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        梁星

        2008-07-08 09:34:56
        AMT前沿論叢 2008年6期
        關(guān)鍵詞:決策權(quán)與會(huì)者體系化

        一個(gè)企業(yè)的會(huì)議有效與否不僅能夠反映領(lǐng)導(dǎo)人時(shí)間安排的規(guī)律性,也能從側(cè)面反映出企業(yè)的很多實(shí)際問題。

        梁星

        AMT Consulting 咨詢顧問

        交流信箱:cindy.liang@amt.com.cn

        戰(zhàn)略會(huì)、預(yù)算目標(biāo)會(huì)、審批會(huì)、經(jīng)營例會(huì)、匯報(bào)會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)……案例中的楊總被淹沒在會(huì)議的海洋中。楊總遇到的問題,絕對不是個(gè)案。很多企業(yè)的老總們經(jīng)常碰到類似的難題。即使一天24小時(shí)連軸轉(zhuǎn),仿佛也是有一大堆忙不完的事情。這問題的根源到底出在哪里呢?有什么方法可以把自己從雜亂無章的會(huì)議中解放出來,做時(shí)間的主人呢?

        會(huì)議體系化梳理

        據(jù)統(tǒng)計(jì),企業(yè)高層大約有80%的時(shí)間在開會(huì),老總們覺得自己整天都陷在無盡的會(huì)議中,脫不開身,留給自己單獨(dú)思考的時(shí)間少之又少,自己的行程安排經(jīng)常被一些臨時(shí)性的會(huì)議打亂,真是非常痛苦。

        如果這些占用工作時(shí)間80%的會(huì)議,大都是沒有體系的、臨時(shí)召開的會(huì)議,那么也就意味著他的工作時(shí)間就是沒有經(jīng)過事先計(jì)劃和安排,那么由此而造成的陷入會(huì)議海洋的情況,可以看作是一種必然的現(xiàn)象。只有經(jīng)過設(shè)計(jì)的時(shí)間安排,才可能讓自己抽身于各種臨時(shí)召開的會(huì)議之外,才能作時(shí)間的主人,主宰自己的時(shí)間。

        實(shí)際上,由于企業(yè)的運(yùn)營是有節(jié)拍的,所以,企業(yè)的會(huì)議是可以按照企業(yè)的運(yùn)營節(jié)拍來體系化的。體系化的會(huì)議不僅可以讓高層們從雜亂無章的會(huì)議中解放,更能讓企業(yè)按照既定的節(jié)拍有效運(yùn)轉(zhuǎn)。

        會(huì)議體系的梳理主要是要明確所有經(jīng)理層以上人員參加的會(huì)議,這些會(huì)議之間的邏輯關(guān)系,以及每個(gè)會(huì)議的定位、主要參與人、召開時(shí)間、主要議題和會(huì)上需要準(zhǔn)備的資料等,從而梳理出個(gè)人的會(huì)議地圖。

        會(huì)議要會(huì)而有議,議而有決

        會(huì)而有議。參加會(huì)議的目的是為了協(xié)商解決問題的,而不是各抒己見后,爭個(gè)面紅耳赤,也不需要和會(huì)議要解決的問題無關(guān)的人參加。因此,所有參加會(huì)議的人,都應(yīng)該是發(fā)表意見的人,如果從始至終都不發(fā)表意見的人參加會(huì)議,那么說明這個(gè)會(huì)議不需要他參加。

        一個(gè)會(huì)議是否有效果,很重要的一個(gè)因素是看這個(gè)會(huì)議是否有決議。一個(gè)沒有決議的會(huì)議,肯定是沒有效果的,等于白白浪費(fèi)所有與會(huì)者的寶貴時(shí)間。一個(gè)會(huì)議如果以爭論結(jié)束,要么就是關(guān)鍵決策人沒有參加會(huì)議;要么就是應(yīng)該負(fù)起決策責(zé)任的人,沒有擔(dān)當(dāng)起應(yīng)有的責(zé)任;要么就是與會(huì)者會(huì)前準(zhǔn)備不足,沒有給決策人足夠的決策信息支持。

        重視會(huì)前準(zhǔn)備,提高會(huì)議效率

        參加會(huì)議的目的,是與會(huì)者對解決某個(gè)問題發(fā)表自己的見解,共同協(xié)商來確定問題的解決方法。如果在參加會(huì)議前,與會(huì)者不知道要討論的議題是什么,就沒有辦法發(fā)表自己的見解,因?yàn)榕c會(huì)者根本無法在會(huì)前思考和收集能論證自己見解的有效支持信息。會(huì)前準(zhǔn)備通常包括以下幾個(gè)方面的內(nèi)容:

        ★ 會(huì)前確定議題。在會(huì)議組織之前,要有專門的會(huì)議組織者,來組織議題。

        ★ 會(huì)前分發(fā)閱讀資料。在會(huì)前,會(huì)議組織者要分發(fā)會(huì)議資料,讓與會(huì)者提前閱讀會(huì)議資料,了解會(huì)議議題,提前做好準(zhǔn)備。

        ★ 會(huì)議前仔細(xì)閱讀會(huì)議資料。與會(huì)者在會(huì)前收到會(huì)議資料后,要仔細(xì)閱讀會(huì)議資料,明確會(huì)議的目的和議題。準(zhǔn)備會(huì)議討論中支持自己觀點(diǎn)的各種素材,為會(huì)議決策者的決策提供足夠的信息。決策信息準(zhǔn)備不足或者沒有準(zhǔn)備,那么這種會(huì)議完全是浪費(fèi)與會(huì)者的時(shí)間。

        決策權(quán)的下放和明確

        在案例中我們可以看到,即使楊總意識到了會(huì)議需要體系化的梳理,而且也已經(jīng)進(jìn)行了體系化的梳理,但仍然不能把自己很灑脫地從會(huì)議中解放出來,這就說明,在會(huì)議的背后肯定還隱藏著其他問題。

        深究問題的根源,我們可以發(fā)現(xiàn),會(huì)議背后隱藏的是決策權(quán)的不明晰。當(dāng)一個(gè)企業(yè)規(guī)模很小的時(shí)候,老板可以一個(gè)人或者很小范圍的人一起決策所有的事項(xiàng)。這時(shí)候,老板一個(gè)人拍板可能是最有效率的決策方法。但是,當(dāng)一個(gè)企業(yè)規(guī)模越來越大的時(shí)候,老板一個(gè)人不可能有那么大的精力來決策所有事項(xiàng),非但影響決策的效率,而且也影響決策的準(zhǔn)確性。

        決策權(quán)應(yīng)該有層次地下放給各個(gè)副總,要分清楚,每個(gè)人的決策權(quán)到底有哪些,哪些事項(xiàng)是需要楊總決策的,哪些事項(xiàng)是需要副總決策的,哪些事項(xiàng)是需要部門經(jīng)理決策的。在明確決策權(quán)的前提下,就可以保證不會(huì)出現(xiàn)一個(gè)會(huì)議變成了沒有結(jié)論的“爭論會(huì)”的情況出現(xiàn)。

        企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性

        一個(gè)企業(yè)只可能有一套經(jīng)營數(shù)據(jù)。當(dāng)一個(gè)企業(yè)出現(xiàn)多套經(jīng)營數(shù)據(jù)的時(shí)候,很可能是不同部門的統(tǒng)計(jì)口徑不一致造成的。使用多套不同的經(jīng)營數(shù)據(jù),肯定會(huì)影響決策的準(zhǔn)備性。為了保證企業(yè)經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性,可以從以下幾個(gè)方面來思考:

        ★ 明確經(jīng)營數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑。當(dāng)企業(yè)所有人員對經(jīng)營數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑達(dá)成一致的時(shí)候,出現(xiàn)多套經(jīng)營數(shù)據(jù)的可能性就會(huì)減少很多。

        ★ 基礎(chǔ)數(shù)據(jù)要做到一處創(chuàng)建,多處引用。企業(yè)各個(gè)部門在統(tǒng)計(jì)和分析經(jīng)營數(shù)據(jù)的時(shí)候,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的來源必須是一致的,否則即使統(tǒng)計(jì)方法和統(tǒng)計(jì)口徑一致,得出的經(jīng)營數(shù)據(jù)也是不一致的。

        只有做到了企業(yè)會(huì)議的體系化梳理,注重會(huì)議效率提高的各個(gè)環(huán)節(jié),明確決策權(quán),做到為決策服務(wù)的經(jīng)營數(shù)據(jù)的唯一性等等,老總們才能做到“我的時(shí)間我作主”,否則只能做時(shí)間的“奴隸”,淹沒在會(huì)議的海洋中。

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