學(xué)校檔案，是學(xué)校工作的歷史記載，是總結(jié)工作經(jīng)驗、教訓(xùn)的重要依據(jù)，是提高學(xué)校管理水平、教育教學(xué)質(zhì)量不可缺少的重要資料，是學(xué)校寶貴的精神財富。學(xué)校檔案在學(xué)校管理中發(fā)揮著愈來愈重要的作用，已成為學(xué)?？茖W(xué)管理的重要內(nèi)容和組成部分，反映著學(xué)校的管理水平，是學(xué)校管理不可或缺的重要內(nèi)容。近年來，通過開展創(chuàng)建“文明單位”、“示范學(xué)?！?，“升級達標(biāo)”活動，各學(xué)校檔案管理逐漸走向科學(xué)化、制度化、規(guī)范化軌道。在學(xué)校檔案的收集工作中，有些材料比較容易收集，但是以下幾種材料則由于種種的原因，收集難度較大，容易短缺或疏漏，因此應(yīng)注意做好收集工作。

1、各種原始會議記錄和典型匯報材料。由于制度不夠健全或制度執(zhí)行不嚴(yán)格，也由于個別人認(rèn)識的局限，不少學(xué)校對人事工作、教學(xué)管理等方面的原始會議記錄分散記在幾個主要負(fù)責(zé)人的筆記本里，或片面強調(diào)這些內(nèi)容需保密而不愿歸檔。學(xué)校由于許多管理決策都是以會議形式?jīng)Q定的，會后沒有正式文件下發(fā)，所以，這些會議記錄應(yīng)該保存下來，以備日后查考。此外，像一些工作匯報、典型材料、大事記、學(xué)校概況等沒有經(jīng)過正式公文處理程序的材料，也要注意搞好收集工作。

2、教師自編教材、教案以及學(xué)生第二課堂形成的材料。以上材料都是教師或?qū)W生在教育教學(xué)活動中形成的個人原始記錄，反映了一個學(xué)校教育教學(xué)活動實際開展情況，這些材料對研究教學(xué)改革、提高教學(xué)質(zhì)量及對教職工進行工作查考、工作實績評定、教育教學(xué)水平評估、工作經(jīng)驗總結(jié)等，都具有科學(xué)價值和依據(jù)作用。這些材料應(yīng)該通過健全學(xué)校檔案的收集制度，做好收集工作。

3、教職工個人獲得的獎勵榮譽和發(fā)表交流的論文論著材料。教職工個人獲得的獎勵榮譽是學(xué)校工作成績成果的重要組成部分，也是學(xué)?？己私搪毠すぷ鳎u選獎勵先進，職稱評定的重要依據(jù)。教職工個人發(fā)表交流的論文論著，既是教職工個人業(yè)務(wù)素質(zhì)的反映，也體現(xiàn)學(xué)校教育教學(xué)、學(xué)校管理、學(xué)生管理、后勤服務(wù)水平。這些材料既是教職工個人的財富，也是學(xué)校寶貴的財富，它們常常散存在教職工個人手里。學(xué)校檔案部門應(yīng)定期不定期向教職工個人征集這些材料。將它們登記造冊，攝影復(fù)印后歸檔，原件退還本人。

4、有關(guān)會議材料。除了本學(xué)校召開會議形成的文件材料應(yīng)列入歸檔范圍收集外，本學(xué)校有關(guān)人員外出參加專業(yè)會議帶回的有關(guān)材料，凡有價值的也應(yīng)收集歸檔。這種類型的材料常常散存在有關(guān)人員個人手里，不易收集集中，除應(yīng)健全制度、納入歸檔范圍、認(rèn)真實行歸檔外，作為學(xué)校的檔案管理者還應(yīng)主動做好上門跟蹤服務(wù)，以確保這部分材料的收集歸檔。

5、學(xué)生檔案與班級檔案。學(xué)生檔案主要包括新生檔案和畢業(yè)生檔案。新生檔案主要有：入學(xué)登記表、體檢表、考試成績、獎勵、處罰、黨/團員等材料。畢業(yè)生檔案主要包括：畢業(yè)生登記表、成績總表、學(xué)位情況、畢業(yè)生就業(yè)派遣通知單、體檢表、黨/團員登記表、入黨/入團申請書，志愿書、預(yù)備黨員考察表、入黨積極分子材料，以及在校期間受校級以上獎勵、處罰等材料。在校期間學(xué)生的獎懲材料一經(jīng)形成，應(yīng)及時歸檔。

班級檔案包括班級基本情況(含學(xué)生名單，學(xué)生基本狀況，班主任任職，學(xué)生人數(shù)變化轉(zhuǎn)學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、留級的有關(guān)證件、存根及失學(xué)、死亡原因的情況登記等)、班級活動記錄，班級工作計劃、總結(jié)，團支部基本情況、黨支部基本情況、黨、團、班委會干部簡表，學(xué)習(xí)及學(xué)科質(zhì)量分析表、特長生成長記錄，后進生轉(zhuǎn)化記錄。貧困生情況、班級和學(xué)生個人成績記錄表及處分情況等。班級檔案是班級常規(guī)管理的重要內(nèi)容，是班集體建設(shè)的工作資料，它對學(xué)生的家庭情況、個性特長、成長足跡有較詳細(xì)的持續(xù)的記載，班主任變更時，班級檔案是新班主任了解學(xué)生的基本載體，更是學(xué)校、班級管理學(xué)生的重要依據(jù)。班級檔案一般由班主任保管，有條件的學(xué)校存放在班級檔案櫥中。隨著學(xué)生畢業(yè)，一個班級完成了它的生命周期，班級檔案除少數(shù)材料歸檔或留存在班主任手中，大部分作為無用之物隨意處置，學(xué)校應(yīng)該健全檔案收集制度，做好這些材料的收集工作。

改革開放30年，教育事業(yè)蓬勃發(fā)展，學(xué)校正處于快速發(fā)展時期，建立與現(xiàn)代教育改革發(fā)展相適應(yīng)的管理模式，學(xué)校檔案工作地位日趨重要，科學(xué)化、制度化、規(guī)范化建設(shè)的任務(wù)繁重。做好上述幾種易短缺檔案材料的收集工作，對加強學(xué)校檔案建設(shè)，規(guī)范學(xué)校檔案管理，提升學(xué)校檔案工作水平，服務(wù)學(xué)校教育改革發(fā)展具有重要意義。