1、做好檔案利用中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過程中保密工作的一項重要措施，它能有效發(fā)現(xiàn)并及時糾正檔案利用過程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說來，檔案利用監(jiān)督可以從以下三個方面實施。一是制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實際情況，對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使檔案提供利用工作有章可循，在大力開展檔案利用工作的同時，確保不失密、不泄密及文件的完好無損。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡明，便于執(zhí)行，并在實踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實和完善。二是隊伍建設(shè)。擔(dān)負利用服務(wù)工作的檔案管理人員是利用制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責(zé)任，必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、文化素質(zhì)。此外，檔案管理人員還要具有較強的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨立處理利用中出現(xiàn)的一般問題。三是監(jiān)督措施。在檔案利用的過程中，要根據(jù)利用人員的不同目的，掌握其心理和思想動機，加強重點監(jiān)護，有條件的檔案室還可以安裝攝像監(jiān)視器，防止某些為獲取憑證而來館查閱檔案的利用者偷撕或涂改檔案：對一些平時養(yǎng)成不良查閱習(xí)慣的利用者要及時提醒，要做好利用監(jiān)督，就要做到三勤：一是嘴勤，勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用人員交談，掌握其利用目的與動機：二是眼勤，勤觀察動態(tài)，置每個利用者于視線之中：三是手勤、腦勤，勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實。在利用者離去之前，仔細檢查被利用過的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問題及時查處，并在利用登記簿上備注說明，對于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)報告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時查處，挽回損失。

2、正確處理好檔案保密與利用的關(guān)系

在日常工作中，由于傳統(tǒng)保密觀念的影響，檔案工作普遍存在著重保輕用的現(xiàn)象，由此導(dǎo)致大批檔案得不到充分利用，甚至有些很有價值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，最終造成檔案浪費：領(lǐng)導(dǎo)不能及時全面了解情況，有效利用檔案，檔案的價值也難以在利用中體現(xiàn)出來。上述情況表明，檔案部門要改變傳統(tǒng)的觀念，機密檔案應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時間、地點、范圍限制的利用。保而不用只會失去保的意義，失去檔案的價值。當(dāng)然，利用必須是在保密基礎(chǔ)上的利用。因此，對檔案工作來說，保密與利用兩者都十分重要，決不能顧此失彼。

3、進一步做好檔案開放中的保密工作

一成不變地看待檔案的秘密性，而無視其秘密性的時效和范圍是不對的：但如果缺乏保密觀念，對涉密檔案無視其秘密性，無限地擴大開放利用范圍，也是錯誤的。因此，在開放檔案為社會各界提供利用的同時，應(yīng)當(dāng)做好以下三方面的工作。一是做好檔案的審查工作。審查工作是檔案開放前的一項重要工作，也是開放檔案的一個重要環(huán)節(jié)。其主要任務(wù)是科學(xué)而準(zhǔn)確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍，對這項工作可以分三步進行：第一步是初審，檔案工作人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查，初步判定開放與控制使用范圍；第二步是中審，由具有較高政策水平和業(yè)務(wù)能力的同志重點審查初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案，以確定其取舍；第三步是終審，由有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)初審和中審的情況，權(quán)衡利弊，進行綜合分析、審查，最終決定與批準(zhǔn)檔案的開放與否。二是做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的。確定檔案的密級就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的密級采取不同的管理措施，最大限度地提供利用檔案。但是秘密不是一成不變的，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價值，就不能按原有的保密文件進行管理，而應(yīng)該按照公開文件進行管理，這就是檔案保密的時效性。對外單位開放的檔案，必須是到了一定時限的檔案，要開放，必須先進行劃密解密，把未解密的列入控制使用的范圍。三是做好檔案開放前的基礎(chǔ)工作。首先要做好檔案開放的基礎(chǔ)工作，即要提高開放檔案案卷的內(nèi)在質(zhì)量。具體內(nèi)容包括：利用原有基礎(chǔ)進行系統(tǒng)整理，達到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求：建立健全檔號，以適應(yīng)開放后檢索與管理的要求；編制檢索工具，一是基礎(chǔ)性檢索工具，如《開放檔案目錄》，二是骨干性檢索工具，如《開放檔案卡片目錄》，三是文字?jǐn)⑹鲂詸z索工具，如《開放檔案全宗介紹》、《全宗卷》等，使開放檔案的檢索工具逐步形成以骨干性檢索工具為主，以基礎(chǔ)性檢索工具為輔，以敘述性檢索工具為必要補充的檢索工具體系，實現(xiàn)檢索途徑的多元化。對珍貴、重要的檔案，應(yīng)采取抄錄、復(fù)印、照相等形式進行復(fù)制，搞好檔案副本。

檔案的保密工作是一項長期工作，要堅持不懈。同時，要兼顧檔案的保密和利用，使其能更好地為各項工作服務(wù)。