摘要：本文從傳統(tǒng)信息服務(wù)和深層次信息服務(wù)角度對(duì)我國(guó)公共檔案館網(wǎng)上信息服務(wù)進(jìn)行調(diào)查分析，探討提高我國(guó)公共檔案館信息服務(wù)水平的思路。

關(guān)鍵詞：公共檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)

本文基于公共檔案館網(wǎng)站傳統(tǒng)(基本)信息服務(wù)和深層次信息服務(wù)統(tǒng)計(jì)分析。傳統(tǒng)信息服務(wù)是相對(duì)于深層次信息服務(wù)而言，主要包括展示性服務(wù)和檢索性服務(wù)兩大類(lèi)，該類(lèi)服務(wù)按照一定固定形式開(kāi)展，是傳統(tǒng)檔案館服務(wù)模式的延伸。深層次信息服務(wù)則是指從各自館藏現(xiàn)狀和服務(wù)水平出發(fā)，針對(duì)檔案館網(wǎng)站用戶(hù)開(kāi)發(fā)的針對(duì)性服務(wù)，是基于“以用戶(hù)為中心”理念下的服務(wù)模式，主要包括特色館藏展示、檔案全文閱覽、網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上咨詢(xún)交流、政府信息公開(kāi)查詢(xún)、信息公告更新等模式。

本文的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)主要是基于因特網(wǎng)對(duì)全國(guó)33個(gè)公共檔案館網(wǎng)站進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，從傳統(tǒng)(基本)信息服務(wù)和深層次服務(wù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，并得出各個(gè)服務(wù)項(xiàng)目的百分比(具體見(jiàn)表1－1。說(shuō)明：各服務(wù)選項(xiàng)中，有該服務(wù)類(lèi)型的打“√”，沒(méi)有的為“－”。檢索時(shí)間：2008年1月)。

1、公共檔案館網(wǎng)上信息服務(wù)分析

1．1 基本信息服務(wù)分析

1．1．1 展示性服務(wù)分析。所統(tǒng)計(jì)的公共檔案館網(wǎng)站展示性服務(wù)主要包括機(jī)構(gòu)設(shè)置、館藏介紹和查檔指南三個(gè)欄目，這一服務(wù)方式是公眾了解檔案館和檔案館館藏的重要途徑，也是公眾查詢(xún)利用檔案必須了解的基本情況。從表格數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)能夠看出，展示性服務(wù)在我國(guó)公共檔案館網(wǎng)上服務(wù)開(kāi)展情況較好，其中網(wǎng)站上開(kāi)展機(jī)構(gòu)設(shè)置的有81％，館藏介紹有64％，查檔指南69％。通過(guò)“機(jī)構(gòu)設(shè)置”欄目的分析得知，所統(tǒng)計(jì)的公共檔案館(局)在“領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系”上主要隸屬于各省市政府或辦公廳領(lǐng)導(dǎo)，自治區(qū)公共檔案館如寧夏回族自治區(qū)、新疆維吾爾自治區(qū)檔案館主要隸屬于自治區(qū)黨委辦公廳領(lǐng)導(dǎo)。從“機(jī)構(gòu)設(shè)置”也能得知我國(guó)公共檔案館絕大多數(shù)采取檔案局和檔案館共同使用一個(gè)域名的“局館網(wǎng)站合一”的模式，這與我國(guó)實(shí)行的檔案局和檔案館“一個(gè)機(jī)構(gòu)，兩種職能，兩塊牌子”的機(jī)構(gòu)設(shè)置模式有直接的關(guān)系。從“館藏介紹”和“查檔指南”欄目，我們基本能夠得知該檔案館中提供利用的館藏檔案情況。

1．1．2 檢索性服務(wù)分析。網(wǎng)站檢索服務(wù)是公共檔案館網(wǎng)站對(duì)傳統(tǒng)檔案檢索服務(wù)模式的延伸和擴(kuò)展，是信息服務(wù)是否完善的重要標(biāo)志。目前我國(guó)公共檔案館網(wǎng)上檔案信息資源檢索服務(wù)模式集中在檔案目錄檢索、站內(nèi)檢索和網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷幾個(gè)方面。所統(tǒng)計(jì)的公共檔案館網(wǎng)站中，72％的網(wǎng)站開(kāi)展檔案目錄檢索，用戶(hù)通過(guò)該項(xiàng)檢索功能迅速查詢(xún)到相關(guān)檔案目錄信息。63％的網(wǎng)站開(kāi)展網(wǎng)上預(yù)約調(diào)卷，檔案館管理人員通過(guò)該項(xiàng)功能得知用戶(hù)所需檔案并做好相應(yīng)的提供利用前期準(zhǔn)備工作，提高檔案利用效率。18％的網(wǎng)站提供站內(nèi)檢索，方便用戶(hù)檢索網(wǎng)站信息與所需檔案信息。從以上數(shù)據(jù)得出，我國(guó)公共檔案館網(wǎng)站開(kāi)始逐步突破傳統(tǒng)檢索服務(wù)模式，隨著網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的改變有相應(yīng)的調(diào)整措施，所實(shí)施的館藏檔案在線檢索已達(dá)到一定的水平，一定程度上滿(mǎn)足了館藏檔案用戶(hù)需求。當(dāng)然，目前我國(guó)公共檔案館網(wǎng)站檢索性服務(wù)仍存在著較大的問(wèn)題：從檢索功能上看，存在著檢索功能單一，館藏檔案主要通過(guò)單一檢索來(lái)實(shí)現(xiàn)；從檢索深度看，主要是以一次信息為主，二次信息為輔；從檢索數(shù)據(jù)類(lèi)型看，數(shù)據(jù)類(lèi)型都為文本信息，多媒體信息尚未實(shí)現(xiàn)。在所調(diào)查的檔案網(wǎng)站中只有3家提供部分檔案全文閱讀，約占本級(jí)別網(wǎng)站的9％，即北京檔案信息網(wǎng)、內(nèi)蒙古檔案信息網(wǎng)和云南檔案信息網(wǎng)提供部分內(nèi)容全文閱讀。

總的來(lái)說(shuō)，相比較其他各級(jí)各類(lèi)檔案館和檔案室，公共檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)建設(shè)起步早、發(fā)展快，以展示和檢索功能為主的基本信息服務(wù)如館藏介紹、目錄檢索、站內(nèi)檢索等基礎(chǔ)性服務(wù)建設(shè)已達(dá)較高水平，服務(wù)內(nèi)容和模式相對(duì)穩(wěn)定，服務(wù)的廣度和深度也逐步發(fā)展。不足在于文件目錄建設(shè)細(xì)化程度、全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和服務(wù)質(zhì)量參差不齊，經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)如上海、北京等城市開(kāi)展情況良好，而中西部地區(qū)的個(gè)別公共檔案館網(wǎng)站僅有一個(gè)網(wǎng)站主頁(yè)，更談不上網(wǎng)絡(luò)信息資源服務(wù)的開(kāi)展，

1．2 深層次信息服務(wù)分析

本文中所統(tǒng)計(jì)的深層次檔案信息服務(wù)主要包括特色館藏展示、網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上咨詢(xún)交流、信息公告更新等方面。

1．2．1 特色館藏展示。特色館藏展示是基于本館特有館藏所建立具有地域優(yōu)勢(shì)、能取得顯著成效的特色資源服務(wù)，即對(duì)本館特色館藏檔案資源的開(kāi)發(fā)利用，特色館藏展示能有效發(fā)揮本館特色館藏資源優(yōu)勢(shì)，提高檔案館檔案利用率，是檔案館信息服務(wù)水平的重要標(biāo)志。所抽查網(wǎng)站中，81％的檔案館網(wǎng)站有特色資源展示，如上海市檔案信息網(wǎng)的“珍檔薈萃”中詳細(xì)介紹了上海市檔案館館藏的“十九路軍將領(lǐng)致嚴(yán)慶祥的感謝狀”。青島市檔案信息網(wǎng)中“老青島特藏室”欄目中的“膠州路1號(hào)－普濟(jì)醫(yī)院”中心詳細(xì)介紹了本市普濟(jì)醫(yī)院的建立、發(fā)展等一些列關(guān)于該醫(yī)院的館藏。

1．2．2 網(wǎng)上辦公。網(wǎng)上辦公是指利用網(wǎng)絡(luò)輔助完成以前使用其他傳統(tǒng)手段來(lái)實(shí)現(xiàn)的工作，網(wǎng)上辦公應(yīng)用到檔案館工作中，能輔助完成電子檔案的收發(fā)登錄、電子文檔管理以及提供利用，是提高檔案館辦公事務(wù)處理效率的有效途徑，也是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的有效方式。根據(jù)表格統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，我國(guó)公共檔案館網(wǎng)站提供網(wǎng)上辦公的比率僅為18％，遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于其他服務(wù)模式。

1．2．3 網(wǎng)上咨詢(xún)交流。網(wǎng)上咨詢(xún)交流是指檔案工作人員采用意見(jiàn)欄、論壇、郵件等形式實(shí)現(xiàn)與用戶(hù)之間的交流溝通，并以此來(lái)了解用戶(hù)需求、解決用戶(hù)問(wèn)題和接受用戶(hù)建議。通過(guò)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)分析。提供網(wǎng)上咨詢(xún)交流服務(wù)的公共檔案館網(wǎng)站為30％。提供網(wǎng)上咨詢(xún)交流的檔案館網(wǎng)站至少提供一種方式與用戶(hù)進(jìn)行交流，交流的方式以電話(huà)連線為主，比例為60％，其次為郵件交流，比例為50％。

1．2．4 政府信息公開(kāi)查詢(xún)

檔案網(wǎng)站政府信息公開(kāi)查詢(xún)是指在檔案網(wǎng)站上設(shè)置查閱、檢索途徑，用戶(hù)通過(guò)該檢索方式查閱法律法規(guī)允許公開(kāi)的政府信息。全世界范圍都將政府文件的開(kāi)放與利用納入到國(guó)家檔案信息資源建設(shè)之中，政府文件的開(kāi)放與獲取已經(jīng)成為衡量一個(gè)國(guó)家檔案事業(yè)發(fā)展、檔案信息化建設(shè)的重要指標(biāo)。所統(tǒng)計(jì)公共檔案館網(wǎng)站中，開(kāi)展政府信息公開(kāi)查詢(xún)的為48％。

2、幾點(diǎn)啟示

通過(guò)對(duì)我國(guó)公共檔案館網(wǎng)站數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果得知，基本檔案信息服務(wù)如館藏介紹、檔案目錄檢索等在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)已達(dá)一定高度。開(kāi)展情況較好，在中西部則有待加強(qiáng)。深層次檔案信息服務(wù)如各館特色館藏、網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上咨詢(xún)交流、網(wǎng)絡(luò)信息更新等在經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)也存在水平參差不齊，館與館之間有較大的差距的問(wèn)題。筆者認(rèn)為應(yīng)該主要從以下三個(gè)角度著手加強(qiáng)公共檔案館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)建設(shè)，

2．1 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念，從“以館藏為中心”向“以用戶(hù)為中心”轉(zhuǎn)變。從“以信息為中心”向“以用戶(hù)為中心”已經(jīng)成為現(xiàn)代信息資源服務(wù)的顯著特征之一。公共檔案館作為社會(huì)信息資源集散中心，亦應(yīng)遵循這一模式逐步發(fā)展。學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外檔案館先進(jìn)的服務(wù)理念和服務(wù)方式，逐步向“以館藏用戶(hù)為中心，提供靈活多樣的服務(wù)形式，主動(dòng)與被動(dòng)結(jié)合的個(gè)性化服務(wù)并存”改變，對(duì)于提高我國(guó)公共檔案館檔案信息資源共享、開(kāi)發(fā)檔案信息資源，提高檔案利用率和利用水平，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和歷史意義。

2．2 充實(shí)服務(wù)內(nèi)容，基本信息服務(wù)與深層次信息服務(wù)并進(jìn)。根據(jù)表1－1數(shù)據(jù)能夠得出，所統(tǒng)計(jì)的公共檔案館網(wǎng)站在服務(wù)模式主要仍是傳統(tǒng)服務(wù)模式的延伸，深層次信息服務(wù)處于探索階段。從筆者所統(tǒng)計(jì)的國(guó)外公共檔案館網(wǎng)絡(luò)信息服務(wù)水平和服務(wù)模式的對(duì)比中能夠得出我國(guó)公共檔案館網(wǎng)站的服務(wù)手段和方式都還有較大的發(fā)展空間。

2．3 加強(qiáng)館際合作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共建、共知、共享。雖然我國(guó)公共檔案館建立了檔案網(wǎng)站，但在線檔案資源獲取方式是單一模式，雖然大部分網(wǎng)站都提供了對(duì)本區(qū)域范圍內(nèi)或全國(guó)乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接服務(wù)，但從本質(zhì)上看只是鏈接到相應(yīng)的檔案網(wǎng)址，仍沒(méi)有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫(kù)檢索，每個(gè)檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理仍然是一個(gè)個(gè)獨(dú)立的信息孤島。因此，公共檔案館應(yīng)充分利用豐富的館藏資源，加強(qiáng)檔案信息資源的共建、共知與共享，將本館融入到整個(gè)社會(huì)的互惠互利的資源共享體系之中，使本館網(wǎng)上信息服務(wù)向高層次、高深度、全方位合作的方向發(fā)展。