摘要：為優(yōu)化館藏，最大限度減少館藏檔案重份現(xiàn)象的發(fā)生，本文提出了只歸檔發(fā)文的構(gòu)想，并對只歸發(fā)文的可行性進(jìn)行了初步探討。

關(guān)鍵詞：檔案館 優(yōu)化館藏 歸檔范圍 發(fā)文

“歸檔，見文書工作制度?！薄皻w檔制度是關(guān)于將辦理完畢的文件移交本機(jī)關(guān)(組織)檔案機(jī)構(gòu)或檔案專管人員保存的規(guī)定。歸檔的范圍是本機(jī)關(guān)在工作活動中直接形成的，具有一定查考利用的各種門類各種載體的文件材料，包括本機(jī)關(guān)收到或制成的公文、電報(bào)、簿冊、表報(bào)、圖紙、錄音、錄像和照片等。歸檔的文件要求完整系統(tǒng)，按照文件之間的歷史聯(lián)系分類，區(qū)分文件的保存價值，組成案卷或相應(yīng)的保管單位。建立歸檔制度是進(jìn)行檔案工作的前提。”這是《中國大百科全書檔案學(xué)分冊》對歸檔的解釋，也是目前檔案界對歸檔的主流看法。從一個立檔單位的視角來看，這種規(guī)定無疑是全面的正確的：但對一個國家綜合檔案館來說，這種歸檔制度勢必會造成館藏檔案的大量重份。本文試提出“只歸發(fā)文”的構(gòu)想，請各位同行指正。

1、對幾個相關(guān)概念的界定

1．1 發(fā)文和收文?！稒n案學(xué)詞典》解釋，發(fā)文“亦稱‘對外文件’。本機(jī)關(guān)對外發(fā)出的文件。由本機(jī)關(guān)擬制，對外傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)給需要與其進(jìn)行聯(lián)系的針對機(jī)關(guān)。有向上級機(jī)關(guān)的請示、報(bào)告，對下級機(jī)關(guān)的指示、規(guī)定、決定、批復(fù)、通報(bào)以及對平行機(jī)關(guān)的通知、公函、便函等?！笔瘴摹耙喾Q‘收來文件’。本機(jī)關(guān)收到的從外機(jī)關(guān)發(fā)送來的文件。由外機(jī)關(guān)擬制作為傳達(dá)制成機(jī)關(guān)的意圖而發(fā)送到本機(jī)關(guān)。有上級機(jī)關(guān)發(fā)來的指示、規(guī)定、決定、通知、批示、批復(fù)，下級機(jī)關(guān)送來的請示、報(bào)告，以及屬公事性質(zhì)的電報(bào)、信函，內(nèi)部刊物和資料等。”筆者認(rèn)為，一個單位的全部文件材料可簡單劃分為發(fā)文和收文兩類，即除了發(fā)文，就是收文。本文所稱發(fā)文。既包括以本單位名義制發(fā)的正式公文，也包括不帶文件頭的非正式公文，還包括單位制定出臺的內(nèi)部管理文件：除以單位名義發(fā)文外，還包括以單位黨組織(黨委、黨組、黨支部)、群團(tuán)組織(工青婦、學(xué)會協(xié)會等)、辦事機(jī)構(gòu)(辦公廳室，以及有行文權(quán)的二級機(jī)構(gòu))名義制發(fā)的文件。收文指一個立檔單位收到的上級機(jī)關(guān)下發(fā)的、下級機(jī)關(guān)報(bào)送的、平行和不相隸屬機(jī)關(guān)工作往來的全部文件材料。

1．2 存檔與歸檔。存檔與歸檔兩個術(shù)語揭示的是文書處理工作中的兩種不同行為，一個是公文辦理完畢后作為檔案暫時保存的行為，一個是將存檔的檔案經(jīng)過整理后交給機(jī)關(guān)單位檔案室保存的行為。二者的區(qū)別極其明顯。對文書處理部門和業(yè)務(wù)部門而言，首先要將處理完畢的文件作為檔案保留、存放起來，然后才能將有保存價值的檔案歸檔，沒有保存價值的檔案或保存價值很小的檔案經(jīng)存檔后無須歸檔。也就是說，歸不歸檔與其是不是檔案沒有對等關(guān)系，歸檔只是為了更好地積累和保存檔案財(cái)富而采取的一種措施，

2、提出問題的緣由

2．1 綜合檔案館館藏檔案重份現(xiàn)象引發(fā)的思考。根據(jù)《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》，在一個立檔單位內(nèi)，歸檔文件一般是不重份的。但到了檔案館重份文件就多了。比如某省轄市委一份關(guān)于縣級干部任免的文件，涉及到10個單位15名縣級干部，這份文件市委全宗是要存永久的，文件所涉及到的10個單位也是要存永久的。此類情況很多，除了上級機(jī)關(guān)制發(fā)的關(guān)于本機(jī)關(guān)機(jī)構(gòu)設(shè)置、領(lǐng)導(dǎo)人任免、人員編制等文件材料外，重要的請示與批復(fù)雙方單位都要存永久：上級機(jī)關(guān)制發(fā)的屬于本機(jī)關(guān)主管業(yè)務(wù)的重要文件材料下級機(jī)關(guān)要存永久，一般的要存10年：下級機(jī)關(guān)報(bào)送的重大問題的專題報(bào)告要存30年。雖然有規(guī)定，綜合檔案館只接收永久和長期檔案(現(xiàn)行規(guī)定30年的可能會比照長期保存檔案進(jìn)館)，但由于機(jī)構(gòu)改革等原因，現(xiàn)在的綜合檔案館內(nèi)都保存有不少短期檔案。對保存期滿的檔案理應(yīng)進(jìn)行鑒定并作必要處理，但不想鑒定、不敢銷毀、不會鑒定的現(xiàn)象卻十分普遍，甚至“鑒而不銷”成了一種潛規(guī)則。為優(yōu)化館藏，盡量減少館藏檔案的重復(fù)，各級檔案行政管理部門也采取了不少辦法，但終不能解決。檔案界稱這種現(xiàn)象為“合理(必要)的重復(fù)”。但既然是重復(fù)?？隙ň筒缓侠?，有沒有徹底的解決辦法呢?依筆者看只有一條，那就是只歸發(fā)文。只要各立檔單位的發(fā)文不重，進(jìn)到檔案館后自然也就不會有重份檔案。

2．2 電子政務(wù)建設(shè)造成的客觀事實(shí)。多年以前，一些垂直管理部門，如金融、稅務(wù)、電力等，已開始推行電子政務(wù)，系統(tǒng)內(nèi)部收發(fā)文件一律通過專網(wǎng)傳輸。收到的文件，打印機(jī)打出來也帶紅頭和生效標(biāo)志，和原稿是一樣的。在這些管理系統(tǒng)中。都有一個檔案管理子模塊，雖可能會與檔案行政管理部門要求的不太一致，也可能過于簡單，但其都可以實(shí)現(xiàn)在文件查收后，直接將其轉(zhuǎn)入歸檔文件數(shù)據(jù)庫中。以后要查找上級下發(fā)的文件，只需在數(shù)據(jù)庫中一搜就成了。據(jù)了解，這些單位后來除了極個別重要文件外，收文都不再專門打印紙質(zhì)文件歸檔保存了。也就是說，在這些行業(yè)，只歸發(fā)文已成為事實(shí)。

2．3 檔案信息化建設(shè)使只歸發(fā)文成為可能。隨著檔案信息化建設(shè)的不斷深化，檔案管理軟件由單機(jī)版變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)版，現(xiàn)在又在大力推行電子文件在線歸檔，借助計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，只要各單位都把自己的發(fā)文歸檔保存了，一個地區(qū)的檔案資源是不會流失的。這樣可以從根本上解決進(jìn)館檔案重復(fù)的問題。

3、“只歸發(fā)文”的構(gòu)想

只歸發(fā)文，是指在檔案信息化發(fā)展到一定階段，尤其是實(shí)現(xiàn)了電子文件在線歸檔后，在一個檔案館接收范圍內(nèi)的所有立檔單位，原則上只歸檔自己的發(fā)文，對收到的文件文書處理部門和業(yè)務(wù)部門可以存檔備查，但不再需要向機(jī)關(guān)檔案室移交(即歸檔)，以后更不需要向檔案館移交。

只歸發(fā)文有兩個前提條件。一是技術(shù)條件，即檔案信息化發(fā)展到一定階段，如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔則更好。雖然在傳統(tǒng)檔案管理模式下，只歸發(fā)文在理論上也是成立的，但可能會因要到有關(guān)單位查找檔案帶來的不便，使人不接受只歸發(fā)文這一新生事物。而隨著檔案信息化建設(shè)的發(fā)展，人們可以很方便地通過網(wǎng)絡(luò)查詢到所要的檔案，變革的阻力會小一些。二是地域條件，在一個檔案館接收范圍內(nèi)的立檔單位。因?yàn)檫@些單位的檔案都要向同一個檔案館移交，只要各單位把自己的發(fā)文收全歸好了，整個地區(qū)的檔案也就齊全完整了。而對于這些單位收到的該檔案館接收范圍之外的單位的文件，則可以根據(jù)具體情況適當(dāng)歸檔保存一些較為重要的。在將來?xiàng)l件成熟后，就可以完全放開。只歸檔發(fā)文了。

4、只歸發(fā)文的可行性

4．1 只歸發(fā)文有一定的政策支持。《各級國家檔案館收集檔案范圍的規(guī)定》第六條規(guī)定：檔案館在接收有關(guān)單位的檔案時，為保證進(jìn)館檔案的完整和減少重復(fù)，除按照《檔案館工作通則》規(guī)定接收有關(guān)保管期限的檔案外，還應(yīng)協(xié)助機(jī)關(guān)檔案室做好案卷進(jìn)館前審核、調(diào)整保管期限的工作，并注意以下幾點(diǎn)：一是凡列入本館收集范圍的單位，其自己制成的反映本單位主要職能活動和基本歷史面貌的各種形態(tài)的檔案，原則上一律進(jìn)館。二是凡列入本館收集范圍的單位之間相互發(fā)送的重要文件，除請示、批復(fù)外，一般只由發(fā)文單位歸檔進(jìn)館、收文單位的上述檔案不予進(jìn)館。三是上級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、專業(yè)主管部門發(fā)給本級的文件，分別由本級黨政領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和專業(yè)主管部門歸檔進(jìn)館，其他機(jī)關(guān)保存的上述檔案，原則上不予進(jìn)館?！逗幽鲜「骷墖覚n案館收集檔案范圍的實(shí)施細(xì)則》(豫檔文[2008]11號)第十一條重申了這一規(guī)定。此外，在有關(guān)規(guī)章中還明確提出，重份文件不準(zhǔn)歸檔，保管期滿檔案經(jīng)鑒定屬于重份的可以銷毀。如果我們將這些規(guī)定和要求，從一個全宗(立檔單位)放大到一個區(qū)域性的國家綜合檔案館的范圍來執(zhí)行，只歸發(fā)文就是順理成章的事。其實(shí)，也只有只歸發(fā)文，才能既保證進(jìn)館檔案的完整，又最大限度地減少館藏檔案的重復(fù)。

4．2 只歸發(fā)文有一定的理論依據(jù)。王茂躍老師對“存檔”和“歸檔”兩個不同概念的研究，有助于我們接受只歸發(fā)文這一觀點(diǎn)。文書處理部門和業(yè)務(wù)部門認(rèn)為有價值，可以存檔，但可以不向檔案室移交，檔案室也可以拒絕接收，即不需要?dú)w檔(對檔案部門來說是接收)。我省學(xué)者劉東斌先生提出了“收文不是檔案”的觀點(diǎn)，如果這一觀點(diǎn)能夠得到學(xué)術(shù)界的認(rèn)可，既然收文不是檔案，那自然就不需要?dú)w檔，只歸發(fā)文也就更是順理成章的事了。

4．3 只歸發(fā)文有一定的實(shí)踐基礎(chǔ)。前面已經(jīng)提到，在金融、稅務(wù)、電力等行業(yè)，事實(shí)上若干年前就已經(jīng)是只歸發(fā)文了。在試行電子文件在線歸檔的地區(qū)，只歸發(fā)文也將成為必然。在《檔案界論壇》與網(wǎng)友討論“只歸發(fā)文”這一話題時，有網(wǎng)友跟帖說，保存來文并存檔一般說是基于對這一文件查詢利用不便的擔(dān)憂，在交通與通訊條件較差的情況下，保存來文不僅必要，而且必須。試想，在那種條件下，如果工作中需要查證一件事情，跑到省里查證，抄錄，再回來需要好幾天，什么事情都延誤了?，F(xiàn)在情況不同了，只存發(fā)文基本可行了。如果實(shí)現(xiàn)電子文件在線歸檔，建成了地區(qū)性的電子文件中心和數(shù)字檔案館，查找利用檔案不方便將不再是個問題。

5、結(jié)束語

只歸發(fā)文，站在檔案館的角度是成立的，也符合有關(guān)規(guī)章制度：但與現(xiàn)行機(jī)關(guān)文件歸檔范圍和保管期限的規(guī)定是相悖的。只歸發(fā)文能否應(yīng)用于實(shí)踐，既需要理論的支持。也需要時間的檢驗(yàn)。另外，本文主要討論的是機(jī)關(guān)文件材料中文書檔案這一塊，只歸發(fā)文對專門檔案、科技檔案、聲像檔案是否適用還有待研究。