摘要：文章從發(fā)文角度和收文角度兩個(gè)方面談了作者對(duì)檔案與文件的關(guān)系的認(rèn)識(shí)：無(wú)論從發(fā)文角度還是從收文角度看，檔案與文件的關(guān)系都可以概括為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。同時(shí)，文章針對(duì)劉東斌先生的“檔隸形成在前”和“收文不是檔案”的觀點(diǎn)談了不同看法。

關(guān)鍵詞：檔案 文件 關(guān)系 發(fā)文 收文

2007年《檔案管理》雜志第2期刊發(fā)了劉東斌先生的《論檔案形成在前》一文，由此引發(fā)了一場(chǎng)關(guān)于“檔案形成在前說(shuō)”與“文件形成在前說(shuō)”的激烈爭(zhēng)論，成為2007年《檔案管理》雜志的一條“亮麗的風(fēng)景線”。筆者認(rèn)真閱讀了《檔案管理》雜志刊發(fā)的一系列爭(zhēng)鳴文章，深感雙方論點(diǎn)論據(jù)均有一定的道理，但似乎也都有不足之處。因爭(zhēng)論雙方站的角度不同，恐怕短時(shí)間內(nèi)很難達(dá)成一致意見(jiàn)。綜合分析爭(zhēng)論雙方的觀點(diǎn)，并結(jié)合檔案工作實(shí)際，經(jīng)過(guò)深入的思考，筆者認(rèn)為探討檔案與文件的關(guān)系可以從發(fā)文角度和收文角度兩個(gè)方面來(lái)審視：一方面，從發(fā)文角度看，文件來(lái)自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件：從收文角度看，檔案所包含的信息內(nèi)容多于文件所包含的信息內(nèi)容并且包含文件所包含的信息內(nèi)容，文件是檔案的一部分，檔案包含文件。簡(jiǎn)言之，無(wú)論從發(fā)文角度還是從收文角度看，檔案與文件的關(guān)系都可以概括為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。筆者不揣淺陋，僅就“檔案包含文件”問(wèn)題談點(diǎn)粗淺認(rèn)識(shí)，并針對(duì)劉東斌先生的“檔案形成在前”和“收文不是檔案”的觀點(diǎn)談點(diǎn)不同看法，與劉東斌先生商榷。

1、從發(fā)文角度看。文件來(lái)自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件

什么是發(fā)文呢?《檔案學(xué)詞典》解釋為：“亦稱(chēng)‘對(duì)外文件’。本機(jī)關(guān)對(duì)外發(fā)出的文件，由本機(jī)關(guān)擬制，對(duì)外傳達(dá)本機(jī)關(guān)的意圖，發(fā)給需要與其進(jìn)行聯(lián)系的針對(duì)機(jī)關(guān)。有向上級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示、報(bào)告。對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)的指示、規(guī)定、決定、批復(fù)、通報(bào)以及對(duì)平行機(jī)關(guān)的通知、公函、便函等?！睆陌l(fā)文角度看，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件三部分，“重要的檔案還有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)，有擬稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的簽字”，并且檔案一經(jīng)形成，就交由檔案人員或者有關(guān)人員存檔或者以備存檔之用：而文件即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)，一般僅僅是指作為檔案保存的一份完整的檔案的三部分中的最后一部分即印制的文件。很顯然。從發(fā)文角度看，檔案包含文件。筆者認(rèn)為，從發(fā)文角度看，檔案與文件的關(guān)系可以表述為：文件來(lái)自檔案，檔案孕育了文件，文件是檔案的一部分，檔案包含文件。這一觀點(diǎn)顯然與劉東斌的“檔案形成在前，是文件的前身，文件是檔案的復(fù)制件”的觀點(diǎn)不同，在此筆者分是“檔案形成在前”還是“文件來(lái)自檔案”、是“檔案是文件的前身”還是“檔案孕育了文件”、是“文件是檔案的復(fù)制件”還是“文件是檔案的一部分”三個(gè)方面對(duì)兩個(gè)觀點(diǎn)作一比較，與劉東斌先生商榷。

1．1 從發(fā)文角度看，是“檔案形成在前”還是“文件來(lái)自檔案”。從發(fā)文角度看，是否“檔案形成在前、文件形成在后”呢?在探討這一問(wèn)題之前，有必要對(duì)“形成”一詞作一界定?！靶纬伞币辉~《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》解釋為：“通過(guò)發(fā)展變化而成為具有某種特點(diǎn)的事物，或者出現(xiàn)某種情形或局面”，顯然，“檔案形成在前、文件形成在后”中的形成應(yīng)解釋為“通過(guò)發(fā)展變化而成為具有某種特點(diǎn)的事物”相對(duì)比較合理。根據(jù)這一界定，判斷是否“檔案形成在前”的關(guān)鍵就是檔案形成的標(biāo)志了。那么，檔案形成的標(biāo)志是什么?筆者認(rèn)為，雖然作為檔案重要內(nèi)容的“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”兩部分的形成時(shí)間早于“印制的文件”即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)，僅就此而言，似乎可以說(shuō)“檔案形成在前、文件形成在后”。但問(wèn)題的關(guān)鍵是檔案最終形成的標(biāo)志是什么?前面我們已經(jīng)談到，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件三部分，由此筆者認(rèn)為作為檔案保存的一份完整的檔案形成的標(biāo)志應(yīng)是“文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件”三部分全部形成，顯然這三部分當(dāng)中“印制的文件”最后形成，也就是說(shuō)，作為檔案保存的一份完整的檔案最終形成的標(biāo)志應(yīng)是“印制的文件”的形成，而我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)最終形成的標(biāo)志顯然也應(yīng)是“印制的文件”的形成，從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為劉東斌的“檔案形成在前、文件形成在后”的觀點(diǎn)值得商榷。盡管我們一時(shí)還不能斷定檔案與文件誰(shuí)先形成，但筆者認(rèn)為我們可以說(shuō)“文件來(lái)自檔案”，為什么這樣說(shuō)呢?因?yàn)槲覀兺ǔＫf(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)即“印制的文件”的內(nèi)容來(lái)自作為檔案重要內(nèi)容的“文件定稿”。而文件上的“簽發(fā)人”信息內(nèi)容則來(lái)自作為檔案重要內(nèi)容的“發(fā)文處理簽”上的領(lǐng)導(dǎo)的簽名。也就是說(shuō)，從發(fā)文角度看，“文件”來(lái)自“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”。而“文件定稿”和“發(fā)文處理簽”又是現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案的核心內(nèi)容，正是從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為，從發(fā)文角度看，文件來(lái)自檔案。

1．2 從發(fā)文角度看，是“檔案是文件的前身”還是“檔案孕育了文件”。從發(fā)文角度看，“檔案是文件的前身”嗎?在探討這一問(wèn)題之前，有必要對(duì)“前身”一詞作一界定，“前身”一詞《現(xiàn)代漢語(yǔ)詞典》解釋為：“事物演變中原來(lái)的組織形態(tài)或名稱(chēng)等”。根據(jù)這一界定，判斷“檔案是否是文件的前身”的關(guān)鍵就是檔案是否是文件“演變中原來(lái)的組織形態(tài)或名稱(chēng)等”。顯然。說(shuō)檔案是文件“演變中原來(lái)的組織形態(tài)或名稱(chēng)等”似乎不太妥當(dāng)，盡管從發(fā)文角度看，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常所包括的三部分即文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件當(dāng)中，已經(jīng)包含了我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)即“印制的文件”，說(shuō)“檔案是文件的前身”似乎沒(méi)有錯(cuò)，但我們?nèi)绻屑?xì)想想，就會(huì)覺(jué)得這種說(shuō)法即“檔案是文件的前身”不太妥當(dāng)。為了很好地說(shuō)明這一問(wèn)題，筆者在此想打一個(gè)比方。如果我們把現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案比作懷孕母親的話，那我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文(文件)即“印制的文件”就是懷孕母親的胎中嬰兒或胎兒，從發(fā)文角度看，檔案與文件的關(guān)系就好比懷孕母親與其胎兒的關(guān)系。盡管懷孕母親孕育了胎兒，胎兒來(lái)自懷孕母親，但我們恐怕不會(huì)說(shuō)“懷孕母親是其胎兒的前身”吧?那樣豈不滑天下之大稽!因此，筆者認(rèn)為，從發(fā)文角度看。檔案與文件的關(guān)系不是“檔案是文件的前身”，而是“檔案孕育了文件”。也許有人會(huì)問(wèn)：從發(fā)文角度看，既然檔案好比懷孕母親、文件好比其胎兒的話，那么“懷孕母親”(檔案)的形成豈不早于其“胎兒”(文件)!即“檔案形成在前、文件形成在后”。對(duì)此，我是這樣理解的：“懷孕母親”(檔案)與其“胎兒”(文件)的形成不存在誰(shuí)先誰(shuí)后的問(wèn)題，而是同步共生的，沒(méi)有“懷孕母親”(檔案)就沒(méi)有其“胎兒”(文件)一說(shuō)；反之，沒(méi)有“胎兒”(文件)也就無(wú)所謂“懷孕母親”(檔案)了。但無(wú)論如何說(shuō)“懷孕母親”(檔案)孕育了其“胎兒”(文件)似乎沒(méi)有什么不妥當(dāng)?shù)摹?/p>

1．3 從發(fā)文角度看，是“文件是檔案的復(fù)制件”還是“文件是檔案的一部分”，從發(fā)文角度看，“文件是檔案的復(fù)制件”嗎?在探討這一問(wèn)題之前，有必要對(duì)“檔案的復(fù)制件”一詞作一界定，“檔案的復(fù)制件”一詞《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法釋解》解釋為：“是指利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)對(duì)檔案原件進(jìn)行復(fù)印、拓印、翻錄、翻拍等，使檔案內(nèi)容得到完整體現(xiàn)的復(fù)制件”。根據(jù)這一界定，我們是否可以這樣理解，判斷是否是“檔案的復(fù)制件”的關(guān)鍵是看能否“使檔案內(nèi)容得到完整體現(xiàn)”而不管其復(fù)制形式如何。那么。我們不禁要問(wèn)：文件能“使檔案內(nèi)容得到完整體現(xiàn)”嗎?很顯然，從發(fā)文角度看，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括文件定稿、發(fā)文處理簽和印制的文件三部分，我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的發(fā)文即文件僅是其中的一部分即“印制的文件”，文件不能“使檔案內(nèi)容得到完整體現(xiàn)”，說(shuō)“文件是檔案的復(fù)制件”似乎欠妥，因?yàn)槲募H為檔案內(nèi)容的一部分而非全部。但可以說(shuō)，文件是檔案的一部分，即檔案包含文件。

2、從收文角度看，檔案所包含的信息內(nèi)容多于文件所包含的信息內(nèi)容并且包含文件所包含的信息內(nèi)容，文件是檔案的一部分。檔案包含文件

什么是收文呢?《檔案學(xué)詞典》解釋為：“亦稱(chēng)‘收來(lái)文件’。本機(jī)關(guān)收到的從外機(jī)關(guān)發(fā)送來(lái)的文件。由外機(jī)關(guān)擬制作為傳達(dá)制成機(jī)關(guān)的意圖而發(fā)送到本機(jī)關(guān)。有上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來(lái)的指示、規(guī)定、決定、通知、批示、批復(fù)，下級(jí)機(jī)關(guān)送來(lái)的請(qǐng)示、報(bào)告，以及屬公事性質(zhì)的電報(bào)、信函，內(nèi)部刊物和資料等。”從收文角度看，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的一份完整的檔案通常包括收文、收文處理簽兩部分：而文件即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的收文(文件)，一般僅僅是指作為檔案保存的一份完整的檔案的兩部分中的一部分即收文。很顯然，從收文角度看，檔案包含文件，因?yàn)闄n案所包含的信息內(nèi)容多于文件所包含的信息內(nèi)容并且包含文件所包含的信息內(nèi)容。筆者認(rèn)為，從收文角度看，檔案與文件的關(guān)系可以表述為：文件是檔案的一部分，檔案包含文件。這一觀點(diǎn)顯然與劉東斌的“收文不是檔案”的觀點(diǎn)不同，在此筆者分三個(gè)方面談?wù)剛€(gè)人看法，與劉東斌先生商榷。

2．1 從檔案的本質(zhì)屬性看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。檔案的本質(zhì)屬性是什么呢?“盡管人們對(duì)檔案的定義仍在爭(zhēng)論，但對(duì)檔案這一事物的本質(zhì)特性的認(rèn)識(shí)卻是基本一致的，即檔案本質(zhì)上是社會(huì)生活的原始記錄，換句話說(shuō)，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性?！眲|斌先生認(rèn)為，用檔案的本質(zhì)屬性——原始記錄性來(lái)看“收文”，“收文”沒(méi)有原始記錄性，不是檔案。筆者認(rèn)為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的收文(文件)，不是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，似乎不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，有原始記錄性，而現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統(tǒng)一體保存。也就是說(shuō)，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個(gè)統(tǒng)一體而不可分割，并且具有原始記錄性。正是從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為：從收文角度看，文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。

2．2 從檔案的唯一性看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。劉東斌先生認(rèn)為，檔案“在形體上都是唯一的”，具有原始記錄性和唯一性的才是檔案，檔案是原始記錄性和唯一性的統(tǒng)一體，即檔案只有一件，是唯一的；而“收文”，不論作為收到的文件，還是作為“轉(zhuǎn)化”的“檔案”都不是唯一的，因此，“收文”根本就不是檔案，也不可能“轉(zhuǎn)化”為檔案。筆者認(rèn)為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的收文(文件)，在形體上似乎不具有唯一性，也不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，即具有唯一性，也具有原始記錄性，而現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統(tǒng)一體保存。也就是說(shuō)，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個(gè)統(tǒng)一體而不可分割，并且具有唯一性。正是從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為：從收文角度看。文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。

2．3 從檔案的形成看，是“收文不是檔案”還是“文件(收文)是檔案的一部分”。檔案是如何形成的?劉東斌先生認(rèn)為。檔案是由形成者在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，而不是收到別的形成者形成的再“轉(zhuǎn)化”為“檔案”后而形成的：而“收文”都不是檔案形成者自己制作的，也就不是自己直接形成的，所以，也就不是檔案了。筆者認(rèn)為，從收文角度看，盡管文件即我們通常所說(shuō)的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織的收文(文件)不是由本單位直接形成的，也不具有原始記錄性：但收文處理簽及其所反映的信息則是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，也具有原始記錄性，而現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽通常被作為檔案的統(tǒng)一體保存。也就是說(shuō)，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織作為檔案保存的收文和收文處理簽是一個(gè)統(tǒng)一體而不可分割，并且是本單位“直接形成的”的“原始記錄”，具有原始記錄性。正是從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為：從收文角度看，文件(收文)是檔案的一部分，檔案包含文件。另外。劉東斌先生認(rèn)為，檔案的形成者只能是文件的制作者，而不可能包括收文者。對(duì)此，筆者認(rèn)為雖有一定道理，但不敢完全茍同，筆者認(rèn)為，“對(duì)(檔案)‘形成者’的含義應(yīng)作廣義的理解，既包括文件制作者，又包括收文者。”因?yàn)?，從收文角度看，現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織形成的檔案包括收文和收文處理簽，也就是說(shuō)從收文角度看，作為收文者的現(xiàn)行機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織也是檔案的形成者。正是從這個(gè)意義上講，筆者認(rèn)為，檔案的形成者不僅僅是文件的制作者，而且還可能包括收文者。