摘要：國(guó)內(nèi)檔案學(xué)界對(duì)檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)有不同的認(rèn)識(shí)，分別主張將檔案、文件的歸宿、管理和檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)。本文認(rèn)為原始記錄性材料內(nèi)容有用性是檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)，原始記錄性材料內(nèi)容潛在的有用性是檔案的本質(zhì)屬性。

關(guān)鍵詞：檔案學(xué) 邏輯起點(diǎn) 檔案本質(zhì)屬性 原始記錄性材料

目前，國(guó)內(nèi)對(duì)檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)的認(rèn)識(shí)大致有以下幾種觀點(diǎn)：以檔案作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)，這是檔案學(xué)界傳統(tǒng)的觀點(diǎn)；以文件的歸宿作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)：以管理作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)：以檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)。本文主張將原始記錄性材料內(nèi)容有用性作為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上將原始記錄性材料內(nèi)容潛在的有用性界定為檔案的本質(zhì)屬性。

1、原始記錄性材料內(nèi)容有用性是檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)

馬克思在研究理論經(jīng)濟(jì)學(xué)的邏輯起點(diǎn)時(shí)，并沒有從商品開始，而是從分析商品的價(jià)值和使用價(jià)值的矛盾開始的。“馬克思敘述的邏輯起點(diǎn)是使用價(jià)值，他把使用價(jià)值當(dāng)作商品二因素之一的單純的因素，類似黑格爾稱之為邏輯學(xué)開端的‘純有’”。正如胡鴻杰所說(shuō)：“一門學(xué)科的邏輯起點(diǎn)不能簡(jiǎn)單地等同于研究對(duì)象。作為對(duì)一門學(xué)科的邏輯起點(diǎn)的分析，在基本事物既定的前提下，則應(yīng)當(dāng)更多地去研究該事物的社會(huì)顯示狀況，研究該事物與學(xué)科之間的邏輯關(guān)系，而不是單純演繹它的概念，應(yīng)從已知狀況出發(fā)，從現(xiàn)實(shí)聯(lián)系出發(fā)，才是認(rèn)識(shí)檔案學(xué)邏輯起點(diǎn)的合理方式。”由此筆者在分析前幾種檔案學(xué)邏輯起點(diǎn)理論的基礎(chǔ)上，經(jīng)過進(jìn)一步的思索與比較，認(rèn)為檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)應(yīng)當(dāng)界定為原始記錄性材料內(nèi)容的有用性。

首先，要探討任何一門學(xué)科的邏輯起點(diǎn)都不可避免地要從該學(xué)科的基礎(chǔ)性問題——定義談起，檔案學(xué)也不例外。目前檔案界對(duì)檔案的定義有很多，主要分為直觀描述型的定義和抽象揭示型的定義。之所以有這么多種定義，主要原因就在于人們看待這一事物的側(cè)重點(diǎn)不同。誠(chéng)如列寧所言：“定義可能有許多，因?yàn)閷?duì)象有許多方面?！彪m然定義很多，但都涉及了界定檔案的一個(gè)最基本的限制因素：作為檔案的事物必須是具有原始記錄性的材料。這是一個(gè)充分非必要條件，也就是說(shuō)不論是文本、圖像、聲音還是電子信息，只要具有原始記錄性都有成為檔案的可能。

原始記錄性材料都可分成兩個(gè)部分：一是內(nèi)容的集合；二是實(shí)體的集合。新型的電子文件雖與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件有所不同，但仍必須存儲(chǔ)在硬盤等一些載體上。正基于此馮湘君、劉新安提出了檔案物質(zhì)實(shí)體的雙重構(gòu)成理論，由此形成實(shí)體管理理論與信息整理理論并存的思想。但該觀點(diǎn)仍有需要完善之處。作者在論文中曾指出“檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成”所肯定的檔案的物質(zhì)實(shí)體屬性以及用歷史性原則構(gòu)造檔案的歷史聯(lián)系等，都是對(duì)經(jīng)典檔案學(xué)的繼承和發(fā)展，也就是說(shuō)檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成是檔案從產(chǎn)生之日起便具備了的性質(zhì)。然而，為何從人類文明產(chǎn)生直到16世紀(jì)前期雖有檔案整理工作卻一直未形成一門學(xué)科，進(jìn)而構(gòu)成學(xué)科理論體系?是歷史發(fā)展的偶然促成該學(xué)科的產(chǎn)生、發(fā)展還是由其他的原因引起的?眾所周知，事物的發(fā)展是內(nèi)因和外因共同起作用的結(jié)果，內(nèi)因是事物變化發(fā)展的根據(jù)，外因是事物變化發(fā)展的條件，外因通過內(nèi)因起作用。既然檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成符合檔案工作實(shí)際，而檔案學(xué)又產(chǎn)生于近代，這是不是說(shuō)明在檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成的內(nèi)部還有更核心的因素存在，并且隨著時(shí)代的發(fā)展，當(dāng)外部環(huán)境發(fā)生變化并不斷作用于這一更核心的因素才促成了檔案學(xué)的產(chǎn)生?如果這一假設(shè)正確，那么既找到了檔案物質(zhì)實(shí)體雙重構(gòu)成這一理論的落腳點(diǎn)，又證明了正是這一核心因素才真正促成了檔案學(xué)的生成，理所當(dāng)然，這一核心要素也才是真正的檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)。基于這一思考，筆者首先考察了檔案學(xué)產(chǎn)生的外部條件。就外國(guó)而言，近現(xiàn)代的檔案學(xué)思想萌芽于16世紀(jì)——18世紀(jì)的歐洲，促使其產(chǎn)生的條件包括：第一，社會(huì)制度的變革。16世紀(jì)以后。歐洲一些國(guó)家的封建制度已經(jīng)沒落，資本主義制度逐步確立，社會(huì)的文化制度和科學(xué)技術(shù)等方面也發(fā)生了革命性的變化……工作業(yè)務(wù)不斷發(fā)展，文件和檔案數(shù)量迅速增加，這種變革直接催生了機(jī)關(guān)檔案室的產(chǎn)生，由此，檔案學(xué)賴以產(chǎn)生的基本社會(huì)制度條件和社會(huì)輿論條件已經(jīng)具備；第二，檔案工作的發(fā)展，紙質(zhì)檔案數(shù)量不斷增加，對(duì)管理紙草檔案、羊皮紙檔案的方法提出了新的挑戰(zhàn)，要求檔案管理人員根據(jù)管理對(duì)象的變化尋求新的管理方法，由此一些國(guó)家的檔案人員已經(jīng)開始就檔案學(xué)的一些基本理論問題展開研究。最終到19世紀(jì)，法國(guó)檔案改革為歐洲檔案學(xué)的形成奠定了重要基礎(chǔ)，其主要標(biāo)志是檔案改革中提出并實(shí)踐了檔案學(xué)的三種思想理論，即檔案館事業(yè)是國(guó)家的一項(xiàng)獨(dú)立事業(yè)，檔案事業(yè)要實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，檔案館要實(shí)行向社會(huì)開放的原則。就國(guó)內(nèi)而言，中國(guó)將有關(guān)檔案現(xiàn)象作為一個(gè)獨(dú)立性的專門問題進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的研究，則始于20世紀(jì)二三十年代，具體表現(xiàn)在：第一，行政效率運(yùn)動(dòng)是促使我國(guó)近代檔案學(xué)思想產(chǎn)生的直接原因：第二，史學(xué)界整理明清歷史檔案和學(xué)術(shù)研究的需要，也是促進(jìn)我國(guó)近代檔案學(xué)思想產(chǎn)生的重要原因：第三，近代意義上的檔案教育的創(chuàng)立，對(duì)促進(jìn)檔案學(xué)思想的產(chǎn)生也起到了積極的推動(dòng)作用……由此可以看出，中外檔案學(xué)產(chǎn)生有其共同之處：首先，社會(huì)制度發(fā)生變化，行政機(jī)構(gòu)產(chǎn)生文件的數(shù)量急劇增加：其次，檔案為大眾服務(wù)這一思想初露端倪。

由此我們可以猜測(cè)，正是這兩個(gè)主流的外部因素的出現(xiàn)并對(duì)原始記錄性材料的內(nèi)容和實(shí)體集合所包含的某一核心要素即內(nèi)因的刺激，使內(nèi)因發(fā)生作用才最終促成了檔案學(xué)的產(chǎn)生。該核心要素到底是什么呢?我們?cè)俜治觥白鳛闄n案的事物必須是具有原始記錄性的材料”這一命題。該命題作為一個(gè)充分非必要條件表明，原始記錄性材料的范圍要大于檔案。人們又是如何區(qū)分、辨別哪些原始記錄性材料才能成為檔案的呢?這涉及對(duì)相關(guān)材料的鑒定問題，而鑒定原始記錄性材料能否成為檔案的主要標(biāo)準(zhǔn)就是判斷該材料是否具有檔案價(jià)值。檔案價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性，它是主體與客體之間的關(guān)系范疇。也就是說(shuō)在原始記錄性材料內(nèi)容和實(shí)體集合的內(nèi)部還存在“有用性”這一要素。“有用性”這一要素是包含在內(nèi)容集合中還是在實(shí)體集合中。抑或存在于二者的交集之中呢?就檔案價(jià)值而言，主體的需要是構(gòu)成檔案價(jià)值的前提條件，而客體的屬性是構(gòu)成價(jià)值的客觀基礎(chǔ)。這里的主體需要很明顯是對(duì)內(nèi)容集合而言的，而客體所包含的能滿足主體的屬性相對(duì)于檔案的價(jià)值而言，也只能是其中的內(nèi)容屬性。至此，可以很明顯地看出，在內(nèi)容和實(shí)體集合的內(nèi)部還存在“有用性”這一要素，它蘊(yùn)含在內(nèi)容集合之中。

“有用性”這一要素是否就是核心要素(即促使檔案學(xué)產(chǎn)生的內(nèi)因)，對(duì)此的論證主要需要解決兩個(gè)問題：其一，該要素是否決定著內(nèi)容集合的選取：其二。該要素是如何作用于內(nèi)容集合，并與實(shí)體集合發(fā)生聯(lián)系進(jìn)而促成檔案學(xué)生成的。對(duì)于該要素是否決定著內(nèi)容集合的選取與屬性其實(shí)在檔案的價(jià)值鑒定中已給出了答案，因?yàn)椤皺n案價(jià)值是指檔案對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織或個(gè)人的有用性”。這就很明確地告訴我們，作為檔案的有用性只能是對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織和個(gè)人的有用性，也就是說(shuō)當(dāng)人們鑒定原始記錄性材料中屬于檔案的那部分材料時(shí)，只需以有用性為指導(dǎo)進(jìn)行鑒別和挑選即可。如果推理正確的話，那么該要素應(yīng)作用于內(nèi)容集合和實(shí)體集合并最終導(dǎo)致早期檔案學(xué)理論體系的生成，事實(shí)是這樣嗎?內(nèi)容集合廣義上而言是指各種數(shù)據(jù)，若受有用性限制的話只能是信息，即滿足主體特定需求的數(shù)據(jù)。實(shí)體集合就現(xiàn)代載體技術(shù)的發(fā)展水平而言可分為傳統(tǒng)實(shí)體集合和非傳統(tǒng)實(shí)體集合。傳統(tǒng)實(shí)體集合主要指紙質(zhì)、磁質(zhì)等材料；非傳統(tǒng)實(shí)體集合主要指電子文件、多媒體性質(zhì)的材料。

從檔案工作實(shí)踐所表現(xiàn)的職能看，針對(duì)傳統(tǒng)實(shí)體集合的整理。人們以“全宗理論”，“檔案自然形成規(guī)律”理論為指導(dǎo)，形成了檔案的收集、整理、鑒定、保管四大部分。從目的角度看，“全宗理論”主要是為了維護(hù)檔案文件之間的歷史聯(lián)系和便于檔案內(nèi)在有用性的開發(fā)，“檔案自然形成規(guī)律”理論則主要體現(xiàn)了原始記錄性材料內(nèi)容有用性的客觀存在及其向檔案的自然轉(zhuǎn)化。所以，在這兩大理論的指導(dǎo)下，檔案的收集、整理、鑒定、保管工作中的原則、標(biāo)準(zhǔn)、要求等無(wú)一不體現(xiàn)出使“檔案文件能夠基本上滿足檔案用戶的當(dāng)前與長(zhǎng)遠(yuǎn)的利用需求，提高庫(kù)藏檔案的整體質(zhì)量，充分實(shí)現(xiàn)檔案文件的積極作用。使檔案文件保持最佳的價(jià)值狀態(tài)”等特征。對(duì)于內(nèi)容的管理在實(shí)際業(yè)務(wù)中又主要體現(xiàn)在檢索、提供利用、編研和登記統(tǒng)計(jì)等四部分。從這四項(xiàng)業(yè)務(wù)的目的上分析，主要是為了促進(jìn)檔案資源的開發(fā)，以便更好地利用檔案資源，更好地發(fā)揮檔案的有用性。由此可以看出在檔案的實(shí)體管理工作和內(nèi)容管理工作中存在一共性的目的——通過管理以達(dá)到更好地發(fā)揮檔案的有用性。這就暗示著與有用性同級(jí)的還存在一個(gè)影響檔案有用性發(fā)揮的因素，即人們通過管理活動(dòng)作用于該因素并最終影響到“有用性”這一要素，筆者姑且將其稱之為“效能”(即檔案有用性發(fā)揮的效率以及某種有用性能發(fā)揮到某種程度的能力)。由此反推，正是該因素與“有用性”相互作用，以有用性為主導(dǎo)(顯然原始記錄性材料中缺乏對(duì)國(guó)家、社會(huì)組織和個(gè)人有用性的材料將會(huì)被拒之門外或被淘汰出檔案領(lǐng)域，也就是說(shuō)有用性的存在決定著該材料是否有發(fā)揮其效能的必要。所以有用性是主導(dǎo)因素)演變發(fā)展出了早期檔案學(xué)體系，至此該體系構(gòu)架基本確立。而“有用性”這一要素的核心地位也已非常明確。如圖(1)所示：

如此一來(lái)，有用性和效能之間的辯證關(guān)系及以有用性為主導(dǎo)在二者相互作用下所構(gòu)成的檔案學(xué)理論體系便一目了然。在文件檔案產(chǎn)生的數(shù)量還很少并只為封建君主所使用的時(shí)代，檔案的需求相應(yīng)也少，需求也缺乏多樣化，以致較低的利用效能并不能影響有用性的發(fā)揮。隨著社會(huì)制度發(fā)生改變，文件檔案的數(shù)量急劇增多，一方面更多的人有了利用檔案的機(jī)會(huì)，另一方面人們對(duì)檔案的各種各樣的需求也在逐步擴(kuò)大。這些需求就催生了檔案內(nèi)容的有用性與現(xiàn)實(shí)中人們對(duì)檔案信息利用程度較低的矛盾，即形成了一種高需求低效能狀態(tài)。對(duì)此，人們依據(jù)一定的原則對(duì)檔案的實(shí)體集合和內(nèi)容集合進(jìn)行整理并借助于相應(yīng)時(shí)代的技術(shù)手段和技術(shù)力量以期提高檔案利用的效能。從而更深、更廣地發(fā)掘檔案的有用性。由于人們認(rèn)識(shí)水平的局限性以及社會(huì)相關(guān)制度、社會(huì)發(fā)展水平的制約和技術(shù)發(fā)展水平的限制，使得有用性的發(fā)揮受到限制，二者之間互相作用，促進(jìn)了檔案工作和檔案學(xué)的不斷發(fā)展、完善。若從人類社會(huì)角度著眼，所有這些管理活動(dòng)來(lái)源于以有用性為基礎(chǔ)的人們的各種各樣的需求，這些需求大體上可以分為個(gè)人需求、社會(huì)組織需求和國(guó)家需求，而導(dǎo)致這些需求產(chǎn)生的則是人類處于某一發(fā)展階段的社會(huì)背景。對(duì)檔案學(xué)體系而言，與內(nèi)容有用性相呼應(yīng)的外部結(jié)點(diǎn)就是一定社會(huì)背景下的各種需求，這二者的相互作用構(gòu)成了當(dāng)代檔案學(xué)的基本理論體系。

2、基于內(nèi)容有用性體系對(duì)檔案學(xué)理論和檔案工作實(shí)踐的解讀

2．1 對(duì)檔案本質(zhì)屬性和檔案工作實(shí)踐的解讀

如果依照上述的推理結(jié)果繼續(xù)進(jìn)行推理，則將對(duì)檔案的本質(zhì)屬性作出新的定義與解釋。所謂本質(zhì)屬性，就是一事物區(qū)別于其他事物的最具特點(diǎn)的性質(zhì)呈現(xiàn)出來(lái)的解釋。由于作為邏輯起點(diǎn)的東西在理論胚芽時(shí)期即包含著貫穿整個(gè)理論體系中的最基本的核心內(nèi)容和主要觀點(diǎn)，是理論的出發(fā)點(diǎn)、著眼點(diǎn)，又是理論的立足點(diǎn)和落腳點(diǎn)。所以檔案的本質(zhì)屬性應(yīng)存在于邏輯起點(diǎn)之內(nèi)，并能區(qū)分別于其他相關(guān)事物。

作為原始記錄性材料內(nèi)容有用性的內(nèi)部還可再細(xì)分為潛在的和已知的有用性，這二者之間以正比關(guān)系存在，且潛在的有用性為主動(dòng)因子，已知的有用性為被動(dòng)因子。當(dāng)潛在的有用性不斷增大(減小)時(shí)，已知的有用性也會(huì)隨之增大(減小)并最終導(dǎo)致質(zhì)變，其有用性的內(nèi)容將以檔案被利用的各種形式呈現(xiàn)出來(lái)。如圖(3)所示：

該圖并不一定是從原點(diǎn)開始的，而是從(x^'，y^')(x^'≥0)點(diǎn)開始運(yùn)行的。由圖可以很直觀地看出，這種潛在的有用性隨時(shí)間的動(dòng)態(tài)變化，最終導(dǎo)致該材料發(fā)生兩種變化：其一，存在一段時(shí)間，被銷毀；其二，因其潛在有用性的增大或被認(rèn)為其潛在的有用性已經(jīng)存在或?qū)㈤L(zhǎng)期存在，故直接進(jìn)行長(zhǎng)久保管。由此我們可以總結(jié)出檔案的本質(zhì)屬性，即原始記錄性材料內(nèi)容潛在的有用性?；谏蠄D我們就很容易地揭示檔案和文件的關(guān)系：當(dāng)文件還處于現(xiàn)行階段時(shí)，即已知的有用性v^'>0，此時(shí)x^'大于0或者等于^'。

2．1．1 若x^'一直為0，則當(dāng)v^'等于0時(shí)文件被銷毀。

2．1．2 當(dāng)已知的有用性(v^')逐漸減小至0，潛在的有用性(x^')凸顯出來(lái)時(shí)，可由此圖顯示其發(fā)展變化的規(guī)律。在此階段，當(dāng)文件的潛在有用性再次降為O時(shí)，該文件將被銷毀。當(dāng)潛在有用性不斷增大時(shí)，必將在某一時(shí)刻發(fā)生質(zhì)變，其內(nèi)容將再次以文件或其他形式展現(xiàn)出來(lái)。如學(xué)籍檔案中的考試分?jǐn)?shù)、就讀院校等內(nèi)容將以新的證明文件的形式發(fā)揮其憑證作用，或者在發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)具有憑證價(jià)值的檔案材料按規(guī)定的形式形成新的證據(jù)性文件等。當(dāng)這些文件的現(xiàn)行有用性消失后又將按照上圖的形式再次循環(huán)。

2．1．3 在檔案界還存在一種現(xiàn)象，如一些文件在發(fā)布之前或同時(shí)，其在形成過程中產(chǎn)生的一系列材料已經(jīng)作為檔案保存了。這種情況在文書檔案中大量存在，類似的現(xiàn)象還存在于基建檔案中。底圖并不用于施工便作為檔案保存，而施工過程中則只依據(jù)藍(lán)圖并在工程結(jié)束后存檔。這二者似乎體現(xiàn)出這樣一種現(xiàn)象，檔案產(chǎn)生在文件之前，在社會(huì)活動(dòng)中使用的只不過是檔案的復(fù)印件，因?yàn)槲募亩ǜ?、底圖還未經(jīng)發(fā)揮效用就已經(jīng)進(jìn)入了保存階段。其實(shí)，這只是表面現(xiàn)象。如果依據(jù)圖(3)進(jìn)行分析的話，很容易看出，這類文件在產(chǎn)生過程中人們就已經(jīng)意識(shí)到其內(nèi)容的重要性，并且這種重要性在未來(lái)非常長(zhǎng)的一段時(shí)間內(nèi)將不會(huì)消失，即潛在的有用性在文件產(chǎn)生的同時(shí)已經(jīng)顯現(xiàn)，此時(shí)人們是將x^'＞0作為前提條件進(jìn)行處理的。公布、使用的文件也不能簡(jiǎn)單地作為復(fù)印件看待和處理，這是因?yàn)檎轿募邆涞臋?quán)力。行使的職能是底稿、底圖所不具有的。正本生成前所形成的一系列文件對(duì)正本具有印證性，而正本本身因含有底圖、底稿等所不具備的性質(zhì)故而也具有原始的憑證性，這也是為什么正本、藍(lán)圖等在職能行使完畢之后依然作為檔案進(jìn)行保存的原因。

由此也可看出，0－x^'這段區(qū)間為檔案室或資料室階段，潛在的有用性逐漸降低將直接導(dǎo)致將文件或部分檔案淘汰。x^'－x這一階段則為檔案館階段，其檔案的潛在有用性恒大于零，也就是說(shuō)必須對(duì)其進(jìn)行長(zhǎng)期和永久保管，這恰與我國(guó)綜合檔案館館藏均為具有長(zhǎng)久保存價(jià)值檔案這一事實(shí)相吻合。

2．2 對(duì)文件與檔案關(guān)系的解讀

胡鴻杰在《論檔案學(xué)的邏輯起點(diǎn)》一文中指出“我們所說(shuō)的檔案，就其主要成分而言，實(shí)際上不過是文件某一特定階段的存在狀態(tài)：不論檔案學(xué)的研究者承認(rèn)與否。檔案管理的基本內(nèi)容都是針對(duì)文件構(gòu)建的……文件的方式是人們從事管理活動(dòng)最一般的活動(dòng)方式，檔案的一些基本屬性實(shí)際上是對(duì)文件屬性的一種‘繼承’”。劉東斌也指出，“檔案的本質(zhì)屬性應(yīng)該具有排他性，是惟檔案獨(dú)有的……如果堅(jiān)持傳統(tǒng)的‘檔案是由文件轉(zhuǎn)化來(lái)的’，文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿和精華的觀點(diǎn)，那么否定檔案的本質(zhì)屬性是原始記錄性的認(rèn)識(shí)也就是‘正確’的了”。如果這些觀點(diǎn)成立，那么原始記錄性是檔案本質(zhì)屬性的說(shuō)法將不成立。筆者將原始記錄性材料內(nèi)容潛在有用性作為檔案本質(zhì)屬性的觀點(diǎn)，是將前提條件放在一個(gè)比檔案更大的集合中來(lái)界定檔案本質(zhì)屬性的，較之傳統(tǒng)的從檔案定義本身出發(fā)界定檔案的本質(zhì)屬性的方法而言，能更好地和其他事物進(jìn)行聯(lián)系、對(duì)比，不至于將檔案和文件的共性作為檔案的本質(zhì)屬性，而且此觀點(diǎn)在實(shí)際工作中也能很好地區(qū)分檔案與文件及其他與檔案有聯(lián)系的非檔案性材料。

如在實(shí)際工作中要區(qū)分文件與檔案，文件是否應(yīng)該保存或歸檔只要看其內(nèi)容的已知有用性是否消失并同時(shí)判斷其是否具有潛在的有用性。如果在文件的現(xiàn)行階段潛在有用性已經(jīng)顯現(xiàn)，則可直接進(jìn)行保存或歸檔，若該文件的潛在有用性在文件的現(xiàn)行階段并不明顯可以在檔案室或資料室存放一段時(shí)間并再次進(jìn)行確定即可。據(jù)此則不必針對(duì)“原始記錄性”進(jìn)行討論，從這個(gè)角度還可以將檔案館看成是維持具有“原始記錄性”這一特定事物的專門機(jī)構(gòu)。檔案因其具有文件所不具備的潛在有用性的觀點(diǎn)，可以很好地解釋文件和檔案現(xiàn)象并能更明確地指導(dǎo)現(xiàn)實(shí)工作。