摘要：本文認(rèn)為對于檔案館開展的現(xiàn)行文件公開利用服務(wù)，文件生命周期理論和文件價值理論都難以為其提供理論依據(jù)，而用檔案形成在前說來對現(xiàn)行文件公開利用解讀，許多問題可以迎刃而解。并認(rèn)為檔案在形式、內(nèi)容信息和功能上都與文件有著本質(zhì)的區(qū)別，它們是兩類完全不同的事物。這就決定現(xiàn)行文件公開不等于檔案開放，現(xiàn)行文件以公開為原則，而檔案則應(yīng)有一個相對的封閉期。

關(guān)鍵詞：檔案形成在前 現(xiàn)行文件公開檔案封閉期 文件生命周期理論 文件價值理論

隨著現(xiàn)行文件利用服務(wù)中心在我國檔案館中的普遍建立，向社會開展了提供已公開現(xiàn)行文件利用服務(wù)。與此同時，這一新興事物對檔案學(xué)的相關(guān)理論也提出了新的挑戰(zhàn)，我國檔案界對此在積極的探索，力求為現(xiàn)行文件公開利用尋求理論上的支持和解讀。對于現(xiàn)行文件公開利用的理論依據(jù)，學(xué)者王茂躍認(rèn)為：主要有四種觀點，其一，文件生命周期理論：其二，文件與檔案管理一體化理論；其三，借用委托——代理理論；其四，現(xiàn)行文件的第一價值和第二價值理論。并對這幾種觀點進行了簡評，基本上予以否定。他認(rèn)為：“從我國現(xiàn)有的檔案學(xué)理論中，我們找不到開放現(xiàn)行文件的理論依據(jù)”，“探索精神可嘉，但得出的結(jié)論卻難以令人信服”。當(dāng)然，有不少學(xué)者是贊同文件生命周期理論與文件價值理論(現(xiàn)行文件第一價值和第二價值理論是其中之一)是現(xiàn)行文件公開利用的理論依據(jù)的觀點。筆者認(rèn)為，對這兩種觀點不管是持肯定的還是否定的，都忽略或者回避了一個問題，那就是為什么現(xiàn)行文件可以公開利用，而“轉(zhuǎn)化”成檔案后，卻要封閉30年后才可以開放被利用。對此有人就提出：“文件一般在形成一年之后就要移交機關(guān)檔案室，也就是說現(xiàn)行文件公開只有一年，然后要進入30年的封閉期后才能對社會開放。勢必造成信息公開的斷層?！比绻@個問題不解決和說明，那么任何關(guān)于現(xiàn)行文件公開利用的檔案學(xué)理論依據(jù)都可能是軟弱無力的。對于這種現(xiàn)象，有學(xué)者提出了很有見地的觀點，認(rèn)為：“政府信息公開≠檔案信息公開”，“政府的公開信息與其相對應(yīng)的檔案不能劃等號”，“已公開現(xiàn)行文件與其歸檔的檔案有一定的聯(lián)系，但完全不是同一個事物或同一個概念”。但遺憾的是該學(xué)者可能囿于文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的觀點，沒有對此深入研究下去，在理論上辨析它們?yōu)槭裁床煌?，使其觀點的理論性和周密性大打折扣。事實上很顯然，在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的觀點下是很難說清楚的。因而。筆者就從檔案形成在前的角度，來對這些問題給以解讀，不妥之處，請各位方家予以斧正。

1、文件生命周期理論可以為現(xiàn)行文件公開利用提供理論依據(jù)嗎

對于文件生命周期理論是否能成為檔案館開展已公開現(xiàn)行文件利用服務(wù)的理論依據(jù)，學(xué)者黃霄羽認(rèn)為：“檔案部門組織開展現(xiàn)行文件的利用應(yīng)當(dāng)說具有充分的理論基礎(chǔ)。這一理論根據(jù)可以從中外盛行的‘文件生命周期理論’中去尋找”?！拔募芷诶碚摰暮诵乃枷胧菑谋容^宏觀的角度要求文件從機關(guān)形成直至最終進館都得到全面有效的控制……這種控制不僅要求檔案部門從管理的角度應(yīng)確?，F(xiàn)行文件符合進館檔案的質(zhì)量要求，而且要求檔案部門從利用的角度去考慮現(xiàn)行文件的提供利用，使它們及早發(fā)揮作用?！睂Υ?，學(xué)者王茂躍認(rèn)為：“據(jù)此我們難以得出，文件生命周期理論是現(xiàn)行文件開放的理論依據(jù)的結(jié)論”。一是從保管地點看，現(xiàn)行文件開放利用的地點不符合該理論的解釋，因為提供利用的現(xiàn)行文件處在文件運動的第二階段，即文件的現(xiàn)實使用階段，主要應(yīng)存放在制作、收到和承辦文件的單位或個人手中，也有相當(dāng)部分存放在機關(guān)檔案室中。文件只有到了第四階段，即文件的永久保存階段或歷史階段，此時文件才由檔案館保存；二是文件生命周期理論所要求的“這種前端控制和要求檔案部門從利用的角度去考慮現(xiàn)行文件的提供利用絕不是一回事。”當(dāng)然，對王先生的觀點，也有學(xué)者提出不同意見，認(rèn)為：“從理論層面來看，文件生命周期理論對于檔案館開展現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)具有基礎(chǔ)性意義。”對王先生觀點的第一點，該學(xué)者認(rèn)為：“主要是源于將現(xiàn)行文件理解成為僅具有第一價值而得出的結(jié)論”，“部分現(xiàn)行文件同時具備第一價值和第二價值，有的現(xiàn)行文件甚至其第二價值更為明顯?！薄耙虼?，發(fā)揮和實現(xiàn)文件第二價值的最佳場所應(yīng)是檔案館”。對第二點，該學(xué)者認(rèn)為“這是一種對理論的狹隘理解。文件生命周期理論要求檔案部門開展前端控制，應(yīng)該是全方位的前端控制，當(dāng)然包括對文件的利用控制。”

筆者認(rèn)為，文件生命周期理論并不能為現(xiàn)行文件公開利用服務(wù)提供理論依據(jù)。

首先，來看“前端控制”。“前端控制”的觀點源于對電子文件的安全管理，“前端控制”的提出是“針對電子文件‘稍縱即逝’的特點，防止失誤、控制差錯的時機應(yīng)延伸至文件生命周期的前端，從文件形成階段就注重維護工作，可有效地防止電子文件的損傷和毀壞?！薄皬娬{(diào)將管理措施介入到電子文件形成之初，從源頭抓起，確保電子文件真實與完整。”“判斷電子文件的真實性更多地著眼于其內(nèi)容和屬性，要基于該文件的完整性以及其內(nèi)部聯(lián)系”，“判斷電子文件的完整性應(yīng)通過檢測其內(nèi)容信息、結(jié)構(gòu)信息、背景信息以及元數(shù)據(jù)是否保存完整”。也就是說對電子文件要求的前端控制管理。是為了保證其形成全過程的全部信息的齊全，使其原始的歷史記錄真實可靠，對“電子文件”的“前端控制”的要求，實際是針對電子檔案來說的，而不是針對電子文件來說的。對于電子文件的管理只需要快速傳遞其信息內(nèi)容，對紙質(zhì)文件也是如此。人們無論是了解文件內(nèi)容信息還是辦事運行文件，并不需要了解其背景和結(jié)構(gòu)信息，更無需也不可能鑒別其背景和結(jié)構(gòu)信息的真實和完整性，這種“前端控制”與現(xiàn)行文件公開利用根本就不是一回事。所謂的“前端控制”是對形成“電子文件”的質(zhì)量控制，而現(xiàn)行文件公開利用是對文件內(nèi)容信息的利用問題。對于“前端控制”似乎有一種誤解，對于“電子文件”的“前端控制”不是由檔案行政管理部門，更不是由檔案館直接深入到“電子文件”形成部門去控制，而是由檔案行政管理部門制定標(biāo)準(zhǔn)、制度，并將這些標(biāo)準(zhǔn)、制度貫徹、設(shè)計在電子文件管理系統(tǒng)中，由電子文件形成者操作執(zhí)行。政府機關(guān)是管理的需要而產(chǎn)生的。政府機關(guān)的管理靠什么?靠文件。文件是最重要的管理工具。政府機關(guān)是通過制作文件將文件發(fā)給管理對象，或提供給管理對象利用而行使其職能的。檔案館要通過“前端控制”控制政府機關(guān)電子文件的產(chǎn)生，還要控制現(xiàn)行文件公開利用，檔案館是要控制政府機關(guān)?還是要取代政府機關(guān)呢?從中是不是可以看出，那種認(rèn)為“文件生命周期理論要求檔案部門開展前端控制，應(yīng)該是全方位的前端控制，當(dāng)然包括對文件的利用控制”的觀點有問題呢?

其次，文件生命周期理論本身有問題。按照我國學(xué)者對文件生命周期的階段劃分，可分為第一階段，文件制作(產(chǎn)生)階段；第二階段，文件的現(xiàn)實使用階段；第三階段，文件的暫時保存階段；第四階段，文件的永久保存階段。用圖一來表示。

只看圖一的文件生命周期“四階段”，對于尋找現(xiàn)行文件公開利用的理論依據(jù)，自然會聯(lián)想到向前控制到第二階段的文件的現(xiàn)實使用階段，但是，文件運動并沒有這么簡單。文件生命周期的四階段劃分并沒有真實地反映文件運動的狀況。文件主要可分為“發(fā)文”和“收文”，如果站在“發(fā)文”和“收文”的角度來看文件生命周期的四階段劃分問題就出來了，圖一既不符合“發(fā)文”的運動狀況，也不符合“收文”的運動狀況，它們的實際情況用圖二表示會看得更清楚些。圖二才是文件運動的真實情況。對A單位來說其“發(fā)文”缺失文件的第二階段即現(xiàn)實使用階段，對B單位來說其“收文”缺失第一階段，沒有第一階段那還是原始記錄嗎?(詳細(xì)論述請參閱拙作《從“收文”看文件生命周期理論和文件連續(xù)體理論的缺陷》)這也是筆者為什么提出“收文”不是檔案的原因之一。對于一個缺失文件現(xiàn)實使用階段(“發(fā)文”)，一個缺失文件制作階段(“收文”)的文件生命周期理論能為現(xiàn)行文件公開利用提供多少理論依據(jù)呢?

2、文件價值理論可以為現(xiàn)行文件公開利用提供理論依據(jù)嗎

對于現(xiàn)行文件公開利用的理論依據(jù)不少學(xué)者從文件價值理論中去尋求，學(xué)者何嘉蓀根據(jù)謝倫伯格的文件雙重價值觀提出了：現(xiàn)行文件的第一價值和第二價值的觀點，何先生認(rèn)為：“要正確認(rèn)識文件第一價值”，“文件第一價值的價值主體，既指文件的制作形成者，也指文件的原始接受者。也就是說可以把謝倫伯格提出的‘文件首先對原形成機關(guān)具有原始價值’的命題，進一步發(fā)展為‘文件首先對原形成者和原接收者具有原始價值’。這種原始價值就是第一價值”?！皩υ邮照邉t可以有多種解讀”，“對立法機關(guān)、政府機關(guān)、司法機關(guān)的相當(dāng)一部分現(xiàn)行文件而言，應(yīng)該將社會公眾的需求也同樣納入第一價值的范疇”。并認(rèn)為：“現(xiàn)行文件也有第二價值”，“現(xiàn)行文件的第二價值能否顯現(xiàn)并且得到實現(xiàn)，主要取決于第一價值主體的態(tài)度和做法”。有學(xué)者認(rèn)為，何教授的“這種劃分，文件的第一價值將被無限擴大化，這樣理解和劃分第一價值，可能導(dǎo)致理論上和人們理解上的雙重混亂”。對于謝倫伯格的文件雙重價值觀，“在謝倫伯格的論述中，關(guān)于第一價值、第二價值，有兩點是明確的：第一，第一價值和第二價值是以文件為基礎(chǔ)進行劃分的：第二，第一價值就是原始價值，第二價值又稱從屬價值或檔案價值”。然而，謝倫伯格的觀點“在傳入我國后，在運用和闡述時卻發(fā)生了變異。不僅產(chǎn)生了檔案的第一價值和第二價值概念，也使第一價值和第二價值概念混亂起來”。何先生提出現(xiàn)行文件第一價值和第二價值的概念，則使文件第一價值和第二價值的概念更加混亂。何先生的觀點，明顯地存在著幾個疑點：一是不知這種觀點是以文件為基礎(chǔ)闡述的?還是以檔案為基礎(chǔ)闡述的?還是以現(xiàn)行文件為基礎(chǔ)闡述的?二是第一價值和第二價值是文件價值的兩種形式還是檔案價值的兩種形式?還是現(xiàn)行文件價值的兩種形式?三是不知文件、檔案與現(xiàn)行文件它們之間的第一價值和第二價值是什么關(guān)系?四是現(xiàn)行文件與文件的第一價值和第二價值是不是一回事?

學(xué)者王協(xié)舟提出：“現(xiàn)行文件開放利用服務(wù)的理論基礎(chǔ)：文件價值理論”的觀點，認(rèn)為：“在我國檔案學(xué)界已普遍接受的文件價值觀點是美國檔案學(xué)家謝倫伯格提出的‘文件雙重價值論’”?！拔募倘蝗跃哂械谝粌r值和第二價值，但并非是所有現(xiàn)行文件只突出表現(xiàn)為第一價值”，“有一部分文件一經(jīng)產(chǎn)生，在其現(xiàn)行階段就天然具有第一價值和第二價值，同時對形成者和非形成者有用，甚至部分現(xiàn)行文件主要就是對形成者以外的其他公眾有用，其第二價值更為明顯。如政府在城市建設(shè)、危房改造、建設(shè)占地、群眾搬遷……和公眾切身利益相關(guān)的其他方面的政策規(guī)定等”，“這些文件實際上也構(gòu)成了現(xiàn)行文件開放利用的主體部分”。并認(rèn)為：“按照其所具有的價值形態(tài)的不同”，“可以把文件分成三部分：第一部分是只具有第一價值的文件，在現(xiàn)行作用消失后被銷毀：第二部分是現(xiàn)行階段即同時具備第一價值與第二價值的文件，這部分文件是現(xiàn)行文件開放利用的主體：第三部分是現(xiàn)行階段第一價值突出，第二價值不明顯，但隨著時間的推移最終凸顯第二價值的文件，即檔案。針對文件所具有價值形態(tài)的不同，我們也應(yīng)采取相應(yīng)的管理與利用措施?！蓖跸壬挠^點也存在有明顯的幾個疑點：一是既然是以謝倫伯格的文件雙重價值論為基礎(chǔ)，謝倫伯格的文件的第二價值很明確就是非現(xiàn)行文件階段即檔案階段的價值是檔案價值，王先生說的“部分現(xiàn)行文件主要就是對形成者以外的其他公眾有用，其第二價值更為明顯”，顯然與謝倫伯格觀點的含義不同。王先生說的這種現(xiàn)行文件的第二價值既不是謝倫伯格的文件第一價值，也不是其文件第二價值，也不是我國檔案界說的檔案價值，也不是檔案第一價值和第二價值：二是王先生把文件分成三部分是有問題的，第一部分不說，如果把第二部分和第三部分結(jié)合起來看，問題就來了。第二部分“現(xiàn)行階段即同時具備第一價值與第二價值的文件”，即“現(xiàn)行文件開放的主體”“其第二價值更為明顯”的部分，與第三部分“隨著時間的推移最終凸顯第二價值的文件，即檔案”是什么關(guān)系?有什么區(qū)別?這第二部分“其第二價值更為明顯”的是文件?還是檔案?

還有學(xué)者認(rèn)為：“一些政策與法規(guī)文件，其制作目的恰恰是讓社會公眾執(zhí)行，其具體實施對象就是公民。若不進行公開，僅保留在形成機關(guān)中，這份文件也就失去了它的存在意義”，“文件第一價值應(yīng)該是指文件對于其形成者、接收者及與其內(nèi)容有直接或間接關(guān)系的第三者的作用”，并認(rèn)為：“現(xiàn)行文件不僅對其發(fā)文者和收文者具有作用，某些與人民利益密切相關(guān)的現(xiàn)行文件對其他機關(guān)及社會公眾也具有作用，即具有所謂的第二價值，只不過這種價值不占主導(dǎo)地位”。該學(xué)者提出“一些政策與法規(guī)文件，其制作目的恰恰是讓社會公眾執(zhí)行，其具體實施對象就是公民”的認(rèn)識應(yīng)該說是正確的。事實上，政府機關(guān)的建立是管理上的需要，政府機關(guān)的文件主要是為了管理的需要而產(chǎn)生的，文件只有到了管理對象那里，被管理對象所知曉所利用，才有價值，才能發(fā)揮其作用。但遺憾的是該學(xué)者并沒有深入下去研究這種現(xiàn)象，而是用文件價值理論來解釋，雖然是做了所謂的創(chuàng)新解釋，結(jié)果是其說的文件的第一價值基本上等于文件的第二價值，自相矛盾。

實際上用所謂的文件價值理論來為現(xiàn)行文件公開利用提供理論依據(jù)是有問題的。不僅存在上述所說是問題，最關(guān)鍵的是謝倫伯格的“文件雙重價值論”本身就有問題。謝倫伯格的觀點與文件的實際價值并不相符?！皬闹x倫伯格的文件雙重價值觀中可以明顯地看出缺乏文件價值的最重要的一環(huán)，它并不符合文件的實際價值。也就是說文件雙重價值觀中不包括文件最重要的價值?！?詳細(xì)論述請參見拙作《檔案形成在前說對檔案價值的解讀》)謝倫伯格的文件雙重價值觀事實上是從保管的角度來推測文件價值的，是按保管地方來劃分文件價值的，與文件的實際價值并不相符。用這種與文件價值并不相符的理論來作為現(xiàn)行文件公開利用的理論依據(jù)的正確性必然會大打折扣。

3、檔案形成在前說對現(xiàn)行文件公開利用的解讀

對于現(xiàn)行文件公開利用現(xiàn)象，從上文中可以看出，文件生命周期理論和文件價值理論都很難作為它的理論依據(jù)。用這些理論解釋，不是概念混亂，就是自相矛盾。而且這兩種觀點都忽略或回避了一個關(guān)鍵的問題，就是為什么現(xiàn)行文件可以公開利用，而“轉(zhuǎn)化”成檔案后卻要封閉30年后才能開放利用?在以文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的觀點下的文件生命周期理論和文件價值理論更是難以解釋清這種現(xiàn)象的。

對于現(xiàn)行文件可以公開利用而“轉(zhuǎn)化”成檔案卻要封閉的問題，多數(shù)學(xué)者都是就事論事，認(rèn)為我國檔案法規(guī)規(guī)定有問題，應(yīng)當(dāng)修改檔案法規(guī)。如有學(xué)者認(rèn)為：“按過去規(guī)定，檔案從形成到進館一般需要經(jīng)歷10至30年的時間，然后在形成30年后才向社會開放。在檔案封閉期期滿之前，現(xiàn)行文件的最佳利用期已被錯過了”。也有學(xué)者認(rèn)為：“文件在政府機關(guān)予以公布，待歸檔保存一定年限移交檔案館后反倒要經(jīng)歷‘形成滿30年’的考察，從邏輯推理上似乎具有諷刺意義，從現(xiàn)實執(zhí)行上似乎也存在程序矛盾?！庇袑W(xué)者建議：“不設(shè)置30年的開放期。而是從檔案形成之日起就對社會、公民開放”。也有學(xué)者提出：“檔案開放與利用工作的創(chuàng)新與發(fā)展，給檔案立法工作提出了新的課題和要求，有立法權(quán)的國家機關(guān)應(yīng)與時俱進地制訂新的或修訂現(xiàn)有檔案法律法規(guī)中有關(guān)檔案開放的規(guī)定”?！笆箼n案法律體系中的相關(guān)條款與《條例》(即《政府信息公開條例》，筆者注)相一致”。其實對檔案進行封閉并不是我國的專利，“檔案形成滿30年向社會開放，是中國檔案法律法規(guī)采納國際通行慣例的結(jié)果”?！澳壳?，世界上大多數(shù)國家采用T25－30年的封閉期，如法國、英國、德國、加拿大、俄羅斯等國都設(shè)置了30年的檔案封閉期；美國在1972年發(fā)布第11652號總統(tǒng)令，規(guī)定檔案的封閉期由50年縮短為30年?！?/p>

既然檔案在進入檔案館后按照國際慣例不少國家的法律都規(guī)定有封閉期，那么這個問題就不是僅僅修改法律或取消封閉期的問題，這里面應(yīng)該有更深層次的問題。這就是文件和檔案并不是一回事，文件與檔案既不是同一事物，檔案也不是由文件轉(zhuǎn)化而來的，否則，封閉期的存在怎么說都不合理。學(xué)者王茂躍已經(jīng)認(rèn)識到這一點，他認(rèn)為：“現(xiàn)行文件閱覽中心收集的只是現(xiàn)行的公開文件，而且只是現(xiàn)行公開文件的打印件，并不包括底稿”。這已說明現(xiàn)行文件與檔案并不是一回事。還有學(xué)者更明確提出：“政府的公開信息與其相對應(yīng)的檔案不能劃等號”，“已公開現(xiàn)行文件與其歸檔的檔案有一定的聯(lián)系，但完全不是同一個事物或同一個概念”。遺憾的是兩位先生沒有就此現(xiàn)象深入研究下去，給以理論闡述。文件和檔案并不像文件生命周期理論說的那樣是同一事物不同階段的不同稱謂。文件和檔案是兩種不同的事物，文件開放并不等于檔案開放，所以才有現(xiàn)行文件的公開，才有檔案的封閉期。

對于大部分現(xiàn)行文件需要公開而檔案需要有一個相對的封閉期的問題，深層次的原因就是文件和檔案不是同一事物。檔案也不是由文件轉(zhuǎn)化而來的。對此，如果用筆者提出的“檔案形成在前，是原始記錄，是文件的前身”，“文件則是檔案最終稿本的復(fù)制件”的觀點來解讀這種現(xiàn)象，則問題可以迎刃而解。事實上，文件與檔案有著本質(zhì)的區(qū)別：其一，從形式上看，檔案是唯一的，而文件則有眾多相同的復(fù)制件，檔案是原始記錄，不管是文件的定稿、還是底稿、原稿、原本、原件，它只有一件，即便是定稿和文件正本作為檔案的統(tǒng)一體保存(紙質(zhì)檔案在現(xiàn)代印刷技術(shù)條件下的“雙軌制”現(xiàn)象)，它也只有一件。而文件是檔案最終稿本的復(fù)制件，它是眾多的，一般有數(shù)份至數(shù)千份同樣的復(fù)制件；其二，從內(nèi)容信息上看，檔案記錄了其形成全過程的全部信息內(nèi)容，而文件一般只有檔案的部分內(nèi)容信息。一般的檔案記錄著其形成、修改和核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的全過程全部信息內(nèi)容，重要的檔案還有草稿、一稿、二稿、三稿(甚至更多)到定稿，有擬稿、核稿、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的簽字，有的還需要多個領(lǐng)導(dǎo)會簽。而文件記載的內(nèi)容信息只是定稿的內(nèi)容信息，最多還會有簽發(fā)人的名字：其三，從功能上看，檔案是記憶工具，文件是管理辦事工具。檔案最基本的功能是記憶備忘，檔案保存著它形成全過程的全部信息(包括內(nèi)容、背景和結(jié)構(gòu)信息)。丟失哪一項都有損于其作為記憶工具的存在。而文件則是辦事、管理不可缺少的工具，由于它在處理、管理事務(wù)中面對的管理對象是許多人或許多組織。所以必須制作許多復(fù)制件才能滿足這種社會需求。對于一般處理、管理事務(wù)，或管理對象來說，它只需要其內(nèi)容信息，而并不需要其產(chǎn)生的背景信息。文件本身也只有內(nèi)容信息。而沒有背景和結(jié)構(gòu)信息。

從上述對文件和檔案的對比分析中，可以明顯地看出文件和檔案存在著本質(zhì)的區(qū)別，它們根本就不是同一事物。這也正是檔案開放與文件公開利用的不同的根本原因所在。檔案從形成開始就進入了封閉期直到開放，而且始終沒有離開過形成它的人員和檔案人員的視野與掌控之中。檔案從形成到最后開放的過程是這樣的，一般情況下檔案形成后，就將檔案存檔保存。這時它們在一般的單位有的保存在形成者手中，有的保存在檔案人員或兼職檔案人員手中。當(dāng)然，在一些大的機關(guān)、企業(yè)事業(yè)單位。其內(nèi)部的文書處理部門和業(yè)務(wù)部門都配有專人負(fù)責(zé)“文件資料”(實際主要保管剛形成的檔案)，許多單位還建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)，他們實際是最基層的檔案管理人員，檔案形成后由他們保存。一般是在第二年立卷(歸檔整理)歸檔交檔案室保存，若干年后移交國家檔案館保存，直到從檔案形成30年之后才開放，在這30年中始終處于封閉期。我們再來看文件的運動情況，文件自從由檔案的最后稿本復(fù)制印成后，就發(fā)往有關(guān)單位或部門或被管理對象辦理執(zhí)行。而這些文件既沒有經(jīng)過檔案人員的管理，也沒有回到形成單位的檔案人員的管理之中。這些文件是隨著辦理執(zhí)行的完畢結(jié)束?；蚴寝D(zhuǎn)化為資料或是自生自滅。當(dāng)然，也有部分作為收文單位的“收文”而作為“檔案”保存。對于這部分作為“檔案”保存的“收文”，筆者認(rèn)為它們并不是檔案。而它們地地道道是從公開到封閉的，這是不是也反證它們不是檔案呢?作為現(xiàn)行文件公開它們從形成到最后或是轉(zhuǎn)化為資料或是自生自滅，始終是公開的。為什么檔案要封閉?為什么文件要公開?這都是由于它們的不同性質(zhì)所決定的。檔案由于記錄了其形成的全過程的全部信息，而有的背景信息雖然不是保密的，但是并不宜公開。檔案“在其形成過程中所產(chǎn)生的信息是極其復(fù)雜的。由于它要經(jīng)過多個經(jīng)辦人之手，每個經(jīng)辦人都會在文件的底稿中留下經(jīng)辦痕跡(在電子文件中就稱之為元數(shù)據(jù))，這些痕跡或多或少地代表了每個經(jīng)辦人的思想和觀點，在日常的文件起草過程中，不同經(jīng)辦者之間產(chǎn)生意見分歧是很正常的事，有時甚至達(dá)到?jīng)_突的程度。而這些不同意見分歧，在正式文件中是反映不出來的。對于這些文件形成過程中產(chǎn)生的背景信息，世界各國的政府都是極為重視并嚴(yán)加保護，如果任其擴散與流傳，將嚴(yán)重干擾公務(wù)人員正常履行職責(zé)，公務(wù)人員為了保護個人利益和名聲，甚至不惜犧牲公共利益，而不敢講真話。”所以像那些與公眾切身利益相關(guān)的政策規(guī)定，如危房改造、群眾搬遷、社保等等，記錄這些政策規(guī)定形成過程的檔案，有許多背景信息顯然是不宜公開的。尤其是現(xiàn)在法律法規(guī)政策，其形成過程更為復(fù)雜，按照《立法法》、《行政法規(guī)制定程序條例》和《規(guī)章制定程序條例》的要求，法律法規(guī)的出臺，一般要經(jīng)過立項、起草、審查、通過等程序過程。在這一過程中涉及的人和部門更多，記錄這一過程的背景信息就更不宜公開。如《物權(quán)法》歷經(jīng)七審才通過，作為記錄其形成過程的每次修改稿和修改意見以及審批意見直到定稿的檔案，有許多內(nèi)容信息可能并不適宜公開，只有到了30年后封閉期滿，才可以開放。而作為法律性文件的《物權(quán)法》則必須通過后馬上公開，以利于人們遵照執(zhí)行。因此，文件作為政府機關(guān)的管理工具，它必須為管理對象所了解所利用才能體現(xiàn)其價值，所以文件以公開為原則。由于現(xiàn)行文件不過是檔案最后稿本的復(fù)制件，所以說現(xiàn)行文件的公開與檔案的封閉根本就不是一回事。檔案有一個相對的封閉期不能開放與現(xiàn)行文件必須公開并不矛盾。問題就在于經(jīng)典的檔案學(xué)理論把文件與檔案這兩種不同的事物說成了同一事物或同一事物的不同稱謂。

當(dāng)然，對于檔案館開展現(xiàn)行文件公開利用服務(wù)的現(xiàn)象。該如何認(rèn)識這種現(xiàn)象?有沒有理論依據(jù)?筆者是這樣認(rèn)為的，由于檔案是文件的前身，文件是檔案最終稿本的復(fù)制件，因此，檔案本身不僅具有檔案價值和功能，也具有文件價值和功能。由于受文單位和管理對象的眾多以及文件與檔案功能的分工，檔案的文件價值是通過其大量的復(fù)制件——文件的使用來實現(xiàn)的。然而，由于種種原因，現(xiàn)有的文件公開利用渠道還不能使每一個與之相關(guān)的受眾都能及時的得到利用。檔案館是保管利用檔案的基地，檔案館收集現(xiàn)行公開文件，為人民群眾提供利用發(fā)揮檔案的文件價值，作為現(xiàn)行文件公開利用的補充渠道，應(yīng)該說既是檔案館應(yīng)盡的職責(zé)，也是發(fā)揮檔案的現(xiàn)實憑證價值——文件價值的體現(xiàn)。當(dāng)然，我們必須認(rèn)清，由于檔案和文件的分工不同，作為檔案館提供公開現(xiàn)行文件利用服務(wù)是輔助性的，這一點《政府信息公開條例》的規(guī)定說的很明確。事實上，檔案館一直在做這種輔助工作，只是沒有認(rèn)識到這一點。檔案館開展已公開現(xiàn)行文件利用工作，應(yīng)該說并非從建立已公開現(xiàn)行文件利用中心才開始，以往檔案館其實也在做這項工作，尤其是在市、縣級檔案館。在市、縣級檔案館的利用工作中，可以經(jīng)常看到利用者查閱了“檔案”解決了工資、待遇等問題。查閱的這些“檔案”，實際上大部分都是國家和省里的文件，這些文件的現(xiàn)行期并沒有結(jié)束，而是根據(jù)這些文件的現(xiàn)行作用，才解決問題的。利用這些“檔案”起到的正是現(xiàn)行文件公開利用的效果。只不過沒有稱其是已公開的現(xiàn)行文件，沒有名正言順地開展。雖然，按照《檔案法》此“檔案”仍在封閉期，不應(yīng)該開放提供利用，但是大家都知道查找這樣的“檔案”只是為了其文件信息，發(fā)揮其現(xiàn)行作用，只要有合法證明。也就默認(rèn)允許查閱。這實質(zhì)上等于開放，只是沒有明確公開提出而已。這些“檔案”實質(zhì)上并不是檔案，它們是收文單位的“收文”作為“檔案”保存的。這些“收文”并沒有其形成的背景信息，記錄其背景信息的檔案則保存在其原發(fā)文單位。而且人們在利用這些“收文”解決問題時，只是利用“收文”本身的信息，而不需要其產(chǎn)生的背景信息?，F(xiàn)在開展的已公開現(xiàn)行文件利用，實際上是這項工作的擴展和延伸，所不同的是原來是從檔案室中按照規(guī)定的年限接收所謂的“收文”檔案?，F(xiàn)在是隨時直接從各單位收集。

雖說現(xiàn)行文件公開與檔案的封閉并不矛盾，但是隨著《政府信息公開條例》頒布實施，仍會“有人擔(dān)心，政府公開信息變成檔案，進館以后又要經(jīng)歷漫長的封閉期而無法利用”。不是有人擔(dān)心會“造成信息公開的斷層”嗎?這種擔(dān)心應(yīng)該說不無道理。這就是那些作為“檔案”保存的“收文”的存在，它們是地地道道的從公開的現(xiàn)行文件走向了作為“檔案”的封閉。這種現(xiàn)象的存在才既讓人不可思議又令人擔(dān)憂。只要不放棄檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的觀點，只要認(rèn)為“收文”會轉(zhuǎn)化成為“檔案”，就會有現(xiàn)行文件從公開走向封閉的尷尬現(xiàn)象存在，關(guān)鍵問題是“收文”本不是檔案，而非要在文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化來的觀點下，使它轉(zhuǎn)化為“檔案”，使其有了“檔案”身份，而不得不進入封閉期。筆者認(rèn)為，隨著《政府信息公開條例》的實施，把檔案館定為法定的政府信息查閱場所，我們是不是應(yīng)該還“收文”的本來面貌。還它們的文件身份，把它們作為文件資料保存并提供利用，以避免公開后轉(zhuǎn)化為“檔案”還要封閉的尷尬，

對于現(xiàn)行文件公開利用中的種種現(xiàn)象，我們是不是該反思一下檔案學(xué)理論?究竟檔案與文件是不是同一事物?文件是檔案的前身，檔案是由文件轉(zhuǎn)化而來的觀點真的是正確的嗎?真的符合事實嗎?歸檔保存的“收文”真的是檔案嗎?