摘要：來源原則與檔案鑒定理論作為檔案學(xué)的兩大特色理論，在后保管時代有了新的解釋。對于來源的新定義，使得來源原則力量，在電子文件管理中尤其是在維護(hù)電子文件的真實(shí)性方面重新被發(fā)展，而鑒定理論方面，原先注重文件內(nèi)容和形式特征的鑒定的基礎(chǔ)上，必須增加生成文件保管文件的技術(shù)鑒定，從而構(gòu)成兩大支點(diǎn)的鑒定理論。

關(guān)鍵詞：來源原則 新來源觀 鑒定理論雙重支點(diǎn)后保管時代

檔案學(xué)的兩大特色理論——來源原則和鑒定理論如何調(diào)整，以適應(yīng)后保管時代的實(shí)踐發(fā)展需要，國內(nèi)外檔案學(xué)者已有相關(guān)的研究，本文結(jié)合這些研究，將其納入到三位一體的檔案學(xué)體系框架里作一探討。

1、檔案整序與來源原則的來源異化

在后保管時代，來源原則依然是檔案學(xué)基礎(chǔ)理論之一。但后保管時代的來源原則必須對“來源”的正確解讀，同時更多地用“來源”解決電子文件邏輯結(jié)構(gòu)的有序化問題，適應(yīng)全宗異化后的信息資源組織方式，才能發(fā)揮應(yīng)有的作用。

1．1 電子文件管理中來源原則力量的重新發(fā)現(xiàn)

在傳統(tǒng)的檔案管理中，來源原則主要被運(yùn)用于指導(dǎo)檔案的整理和分類。它的核心是來源或全宗，要求檔案館或文件中心將檔案按其來源或形成單位進(jìn)行整理和分類，同時在整理和分類時不能將同一來源的檔案與其他來源的相混淆，要尊重檔案實(shí)體的原始次序。電子文件產(chǎn)生之前，來源原則曾受到檔案界的推崇，認(rèn)為它是紙質(zhì)文件管理中的最高原則和至善原則。

紙質(zhì)文件所遵循的來源原則內(nèi)容比較單一。所謂的來源即指文件形成者或者機(jī)關(guān)的職能活動。文件形成者即為實(shí)實(shí)在在的機(jī)構(gòu)、組織或個人，機(jī)關(guān)的職能也比較穩(wěn)定且有章可循有跡可覓。正是由于這一時期的來源概念明確，操作性較強(qiáng)，因此檔案館區(qū)分全宗以及保持全宗的獨(dú)立和完整都相當(dāng)簡單。

但上世紀(jì)70年代到80年代中期，電子文件的出現(xiàn)、社會結(jié)構(gòu)的巨大變化使上述來源的含義受到?jīng)_擊。西方學(xué)者擔(dān)心來源原則已經(jīng)過時，特別是源于各種不同結(jié)構(gòu)組織體的數(shù)據(jù)的產(chǎn)生改變了單一來源的概念，電子計算機(jī)信息系統(tǒng)已經(jīng)超越了傳統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)的界限，而來源原則和尊重全宗原則恰恰是由這個界限所決定的。在實(shí)踐中，一些檔案人員對文件信息內(nèi)容的強(qiáng)調(diào)超過了來源聯(lián)系，往往把電子數(shù)據(jù)文件當(dāng)作一種孤立的和分散的媒介物來處理，而沒有把它們看作是文件形成者的綜合性多載體信息領(lǐng)域的組成部分，還有學(xué)者認(rèn)為傳統(tǒng)的來源原則不適用于編制檔案檢索工具，尤其是自動化檢索工具，“計算機(jī)的智能管理和自動分類與組合功能，使得檔案工作可以放棄文件的來源和全宗不可分散原則。”這一時期，來源的力量正在逐漸銷蝕。

但在進(jìn)一步的實(shí)踐中，受謝倫伯格理論熏陶的檔案工作者發(fā)現(xiàn)，新的理論與方法存在很多自相矛盾和模糊不清的地方，“他們不禁發(fā)出疑問：謝倫伯格的理論(特別是情報價值理論)究竟問題何在?”對來源原則的重新審視由此開始。1985年美國電子文件管理專家戴維，比爾曼和查理德，萊德所著《來源的力量》一書，可以看作是來源力量獲得重生的前奏。該書認(rèn)為，來源原則并不是為適用計算機(jī)專業(yè)知識或信息管理技能而必須拋棄的舊有遺產(chǎn)，而是決定檔案人員美妙前景的相關(guān)因素的前提。

1992年召開的第十二屆國際檔案大會從證據(jù)角度認(rèn)識來源原則，認(rèn)為某些決策性文件紙質(zhì)載體的消失，促使人們在評價電子文件時將證據(jù)價值置于信息價值之前考慮，而保證證據(jù)價值的來源原則就顯得極為重要。1996年召開的第十三屆國際檔案大會從檢索角度發(fā)掘其價值，認(rèn)為以來源為基礎(chǔ)的信息檢索注重的是研究規(guī)范文件形成的形式、功能和有機(jī)聯(lián)系，優(yōu)越于主題檢索和以內(nèi)容為基礎(chǔ)的檢索。

重新審視的結(jié)果在于對原有來源觀念的轉(zhuǎn)變更適應(yīng)電子文件管理的特征。加拿大檔案學(xué)者特里-庫克分析指出，“電子時代檔案來源概念需要重新考慮、醞釀和定義，它不僅指文件的形成機(jī)關(guān)，更包括其形成目的、形成活動、過程、處理程序和職能范圍等”，所以檔案人員的關(guān)注焦點(diǎn)應(yīng)該“從以等級結(jié)構(gòu)原始文件產(chǎn)生部門為中心的實(shí)際來源，轉(zhuǎn)變?yōu)橐宰儎?、臨時、甚至‘虛擬’的機(jī)構(gòu)中文件形成者的職能和業(yè)務(wù)活動為重點(diǎn)的概念來源：從傳統(tǒng)理論對實(shí)體保管對象——實(shí)態(tài)文件的關(guān)注，轉(zhuǎn)變?yōu)閷ξ募⑽募纬烧呒捌湫纬蛇^程的有機(jī)聯(lián)系、目的、意圖、相互關(guān)系、職能和可靠性的關(guān)注?！币虼?，“來源不再僅僅表示全宗的單一形成者，而是一種更廣義的、更抽象的、更廣范圍的聯(lián)系”。

至此，來源原則在后保管時代中，“來源”被基本定位于體現(xiàn)文件形成的相互關(guān)系，導(dǎo)致了“來源”解釋具有比較大的靈活性，從而有了更大的應(yīng)用空間，指導(dǎo)作用也將超越檔案館這一重點(diǎn)領(lǐng)域，貫穿文件從機(jī)關(guān)生成直至進(jìn)館保存的整個運(yùn)動過程。

來源原則從上世紀(jì)六七十年代被以北美為代表的西方檔案界質(zhì)疑和批評，到八十年后期逐漸被肯定，普遍承認(rèn)其對電子文件的實(shí)用性及在檔案專業(yè)中的核心地位，這一過程被形象地稱為“來源力量的重新發(fā)現(xiàn)”。

1．2 來源原則對于實(shí)體和邏輯結(jié)構(gòu)有序化的兩重維護(hù)

檔案整理所關(guān)注的對象范圍有一個發(fā)展變化的過程。電子文件產(chǎn)生之前，檔案即指文件實(shí)體，因此那時的檔案整理就是根據(jù)來源原則將檔案實(shí)體以全宗、案卷等為單位組建起來。電子文件出現(xiàn)后，電子文件本身的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)相分離性，而且其實(shí)體性的表現(xiàn)日益淡化，使得需要利用邏輯結(jié)構(gòu)來對電子文件進(jìn)行解讀，并在其物理結(jié)構(gòu)改變時，維護(hù)電子文件本身的真實(shí)性、完整性和有效性。

信息技術(shù)的不斷發(fā)展和來源力量的重新發(fā)現(xiàn)，使得在檔案整理中，強(qiáng)調(diào)文件的邏輯聯(lián)系而不是物理存在形式成為新的趨勢。為此，來源原則體現(xiàn)了“以邏輯整序?yàn)橹鳌?shí)體整序?yàn)檩o”的實(shí)體和邏輯結(jié)構(gòu)有序化的兩重維護(hù)原則，即在簡化檔案實(shí)體原件整理程序的同時，更注重對電子文件邏輯聯(lián)系的整序。

實(shí)體整序主要針對“雙套制”的保管需要。在電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性等問題還不能得到徹底解決之前，紙質(zhì)文件的優(yōu)勢也將存在下去，與電子文件共同記錄真實(shí)的社會信息。因此，“雙套制”同時也是維護(hù)電子文件檔案屬性的一種補(bǔ)救措施。這時實(shí)體保管的目的和意義已經(jīng)發(fā)生改變，因此，對檔案實(shí)體的整序就要在傳統(tǒng)來源觀的指導(dǎo)下本著簡便、省力的原則進(jìn)行。

而電子文件的邏輯整序則包括兩層含義。

一是從構(gòu)成要素的特性講，同一份電子文件中的正文、圖形、批示、附件等，可以不在載體上連續(xù)存儲，甚至可以存儲在不同載體上，而不影響其正常顯示，而且在電子文件的傳輸、載體轉(zhuǎn)換等信息處理過程中，其物理結(jié)構(gòu)卻可以經(jīng)常發(fā)生變化。因此，只有通過對其邏輯聯(lián)系的整序，才能反映電子文件之間的各種關(guān)系及其背景信息，而體現(xiàn)電子文件形成過程中的相互關(guān)系則需要以“概念來源”為指導(dǎo)。

二是電子檔案管理的需要。對電子文件施行前端管理，最重要的實(shí)現(xiàn)步驟就是實(shí)行“邏輯集中、分步管理”的策略。即在文件正式形成和收到的同時就通過網(wǎng)絡(luò)向檔案部門歸檔，這時的文件由于還沒有辦理完畢，歸檔只是一種管理權(quán)的轉(zhuǎn)移，使檔案管理部門能夠提前對電子文件進(jìn)行跟蹤和控制，而文件本身的存儲格式和位置則保持不變，這種管理方式叫做“邏輯歸檔”。

總之，在以電子文件管理為主的后保管時代，隨著來源觀的變化，來源原則的指導(dǎo)作用不但沒有削弱，還表現(xiàn)在更廣闊的領(lǐng)域。

1．3 電子文件組織形態(tài)的變化與全宗的異化

來源原則的最基本要求是保持同一來源檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，這種聯(lián)系首先在全宗這一層級上表現(xiàn)出來。因此傳統(tǒng)來源原則指導(dǎo)下的檔案管理方式相對穩(wěn)定、容易。而電子文件來源范圍、途徑的復(fù)雜性則對傳統(tǒng)的管理方式提出了挑戰(zhàn)。

電子文件來源范圍的擴(kuò)大主要表現(xiàn)在機(jī)構(gòu)組織形態(tài)的變化。一方面。信息傳遞速度加快、傳播范圍變廣，使社會結(jié)構(gòu)發(fā)生巨大變化。組織全力日趨分散、管理層次日趨減少、組織結(jié)構(gòu)日趨扁平等特點(diǎn)使機(jī)構(gòu)內(nèi)部、機(jī)構(gòu)之間的調(diào)整和變動十分頻繁，穩(wěn)定性下降。機(jī)構(gòu)變動沖擊著原有的全宗概念。另一方面，由于計算機(jī)與遠(yuǎn)程通訊手段的結(jié)合，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的普遍使用以及網(wǎng)絡(luò)的出現(xiàn)，使得電子文件可以在分布式控制模式，進(jìn)行邏輯集中管理。

組織形態(tài)和管理手段的變化，改變著在傳統(tǒng)來源原則指導(dǎo)下形成的“全宗”概念，來源外延的擴(kuò)大正在引發(fā)有些學(xué)者所說的“全宗形態(tài)的異化”。

電子文件的整理同樣需要“全宗”，但這個全宗并不是實(shí)體全宗，而是虛擬存在的，是為了反映文件之間的歷史聯(lián)系，反映文件的形成背景，才有必要在計算機(jī)中、在網(wǎng)上顯現(xiàn)出來的，是一種概念上的全宗，因而完全可以“廣泛地集合‘新來源觀’的各種來源形式，并對多元化的來源信息加以整合”。而不必顧忌它們有可能交叉重復(fù)的問題。

因此需要明確的是，后保管時代中，按文件信息之間的歷史有機(jī)聯(lián)系或來源原則處理檔案信息的方法仍將繼續(xù)適用，全宗也仍具有分類意義，需要發(fā)展和豐富的只是全宗的具體形式。

隨著現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)、光盤技術(shù)、通訊網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，全宗的異化還將有更廣泛的意義。其一，全宗實(shí)體形式越來越少，主要將以智能控制形態(tài)出現(xiàn)，其二，全宗將不再是原來意義上的館藏單位，而僅僅是檔案信息處理和用戶利用不可或缺的基本單位，或者說是檔案信息進(jìn)行組織和運(yùn)動的基本單位。

2、雙重支點(diǎn)的鑒定理論

電子文件運(yùn)動過程的多維性和階段的模糊性，不僅引起文件價值這一宏觀層面的變化，需要對文件價值的內(nèi)涵與外延重新審定：而且，更為重要的是它破壞了謝倫伯格的雙重價值理論及其確定的雙重鑒定機(jī)制，使得在后保管時代中，我們不得不對文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、機(jī)制、程序、方法等微觀層面。進(jìn)行相應(yīng)的適應(yīng)性改革，體現(xiàn)出后保管時代實(shí)踐的技術(shù)主導(dǎo)的新特點(diǎn)。

2．1 文件價值的重新定位與區(qū)分

文件運(yùn)動規(guī)律告訴我們，文件價值的變化是推動文件運(yùn)動的動力，文件運(yùn)動的階段依據(jù)文件價值的不同得以區(qū)分。文件連續(xù)體理論出現(xiàn)后。改變了文件生命周期視角下的文件運(yùn)動狀態(tài)，因而，文件(檔案)價值的定位也表現(xiàn)出與以往不同的變化。

第一，文件價值劃分基礎(chǔ)發(fā)生變化。

以往研究中，文件運(yùn)動的階段就是依據(jù)文件價值的不同得以區(qū)分的，隨著文件的第一價值和第二價值的確定，文件運(yùn)動階段也被劃分為相應(yīng)的現(xiàn)行階段和歷史階段，并且文件保管場所和管理方式的選擇也與之有密切關(guān)系。這里的第一、第二價值的區(qū)分就是謝倫伯格所說的文件的“雙重價值”。“文件雙重價值論”作為檔案學(xué)的經(jīng)典理論之一，對于“認(rèn)識文件的運(yùn)動規(guī)律奠定了厚實(shí)的理論基礎(chǔ)”，在當(dāng)時的檔案界“具有劃時代的意義”。

但在后保管時代，電子文件運(yùn)動的多維性和階段的模糊性，使上述穩(wěn)定的文件價值劃分方式失去了意義。一方面文件價值是持續(xù)的，即無論文件保管時間是永久還是短期，其形成始就具有了一切價值(包括現(xiàn)行價值與歷史價值)。另一方面，文件的價值是多維的，同一文件的價值可以有不同類型，同一份電子文件可能處于不同運(yùn)動階段。

第二，文件價值判定方式的變化。

過去對傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的價值的判定主要從文件的內(nèi)容角度考慮，多采用直接鑒定法，由專職鑒定人員集中對文件進(jìn)行價值評價。電子文件的數(shù)量龐大，產(chǎn)生分散，大多呈虛擬狀態(tài)，對軟硬件技術(shù)的依賴等特點(diǎn)，使得上述方法不再適應(yīng)。

因此，后保管時代的檔案價值判定標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)移到以職能分析為主的內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的雙重方式上來。這些思想也是新來源觀作用于鑒定領(lǐng)域的重要表現(xiàn)。提出“宏觀鑒定戰(zhàn)略”的特里，庫克，就主張文件價值鑒定需要了解整個社會的運(yùn)行方式和文件的形成過程，需要全面考慮社會結(jié)構(gòu)、文件形成過程、文件形成者及其職能等多種因素。因此，判定文件價值的依據(jù)也由研究目的，變?yōu)楦鶕?jù)文件形成者的職能和文件所處的技術(shù)環(huán)境上來，

文件價值是鑒定理論的基礎(chǔ)，對文件價值的認(rèn)識直接影響著文件鑒定的標(biāo)準(zhǔn)、方法、模式等中、微觀層面的研究。對電子文件價值的重新定位和區(qū)分，否定謝倫伯格提出的“雙重價值論”，因而也就從根本上破壞了傳統(tǒng)檔案學(xué)時期所確立的“雙重價值鑒定機(jī)制”，因此。文件價值所決定的檔案鑒定理論與實(shí)踐需要在后保管時代作出適應(yīng)電子文件特性的新調(diào)整。

2．2 內(nèi)容鑒定與技術(shù)鑒定的雙重支點(diǎn)

以往對檔案價值的鑒定有三個方面的考慮：自身屬性、社會需求和相對價值標(biāo)準(zhǔn)。但在實(shí)踐中。社會需求和相對價值標(biāo)準(zhǔn)難以定量衡量，只有自身屬性標(biāo)準(zhǔn)是看得見摸得著，可以直接感知的部分，而且在檔案自身屬性標(biāo)準(zhǔn)中，以內(nèi)容的信息重要性、綜合性與新穎性，一直是主要鑒定文件價值的主要依據(jù)。因此，以往檔案鑒定工作主要針對內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)展開。但電子文件的出現(xiàn)，給檔案鑒定帶來了新的研究領(lǐng)域——技術(shù)鑒定。

法國檔案學(xué)者哈羅爾德·瑙格勒1984年在其研究報告《機(jī)讀文件的鑒定》中。深入分析了電子文件與傳統(tǒng)文件鑒定的差異，首次明確提出并系統(tǒng)闡述了電子文件雙重鑒定思想，認(rèn)為“機(jī)讀文件的鑒定包括文件所含信息的鑒定(內(nèi)容鑒定)和文件技術(shù)狀況的鑒定(技術(shù)分析)”。這一思想在理論上為鑒定電子文件的保存價值建立了兩個支點(diǎn)——內(nèi)容的有用性和技術(shù)狀況。

所謂技術(shù)鑒定是“對電子文件的各方面技術(shù)狀態(tài)進(jìn)行全面的檢查，包括對信息的真實(shí)、可靠、完整、可讀性的認(rèn)定和對文件載體性能的檢測?！币簿褪撬追Q的二次鑒定，在電子文件脫機(jī)保存在移動載體上時進(jìn)行。技術(shù)鑒定包括硬件和軟件兩個方面。硬件方面的鑒定主要是對載體、網(wǎng)絡(luò)連接等狀態(tài)檢測。軟件方面的鑒定包括可讀性鑒定、可靠性鑒定、完整性鑒定和病毒鑒定等。

這是傳統(tǒng)文件鑒定中不曾遇到的新情況，因?yàn)槌藘?nèi)容信息的評估外，紙質(zhì)文件的背景信息、結(jié)構(gòu)信息是在其歸檔之后就穩(wěn)定下來，而無需再考慮。電子文件則不同：一方面。電子文件也需要從內(nèi)容上評價其重要程度。來確定其有無保管價值；另一方面，電子文件物理和邏輯結(jié)構(gòu)相分離的特性又需要檔案管理人員從技術(shù)角度對電子文件的各方面技術(shù)狀況進(jìn)行全面的檢查，以確保其檔案屬性不被破壞和質(zhì)疑。

從一定程度上看，技術(shù)鑒定甚至比內(nèi)容鑒定更重要，因?yàn)殡娮游募乃泄芾硇袨?，都必須建立在信息安全這一基礎(chǔ)上，因此從這個意義上說，技術(shù)鑒定開拓了檔案學(xué)的研究領(lǐng)域：而對于鑒定環(huán)節(jié)來講，技術(shù)鑒定還改變了原有的檔案鑒定流程和模式，體現(xiàn)出后保管時代重新審視檔案價值及鑒定理論的必要性和迫切性。

2．3 維護(hù)檔案真實(shí)性、完整性和有效性保障措施

真實(shí)性、完整性、有效性是衡量電子文件能否具備“檔案屬性”的三個方面。對檔案屬性的維護(hù)歷來是檔案工作的主要內(nèi)容和重要目標(biāo)，但由于紙質(zhì)文件時代，檔案的屬性易于判定。一是因?yàn)樾纬蓙碓磫我唬募纬烧呒茨切?shí)實(shí)在在的機(jī)構(gòu)、單位和個人，檔案館通過區(qū)分全宗以及保持全宗的獨(dú)立性和完整性就可以維護(hù)：二是取決于紙質(zhì)文件形式與內(nèi)容相統(tǒng)一的特性。

而后保管時代，電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性的含義相比于紙質(zhì)文件，有著更為復(fù)雜的詮釋。電子文件的真實(shí)性是指對電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息進(jìn)行鑒定后，與形成時的原始狀況保持一致。完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。

與以往的檔案屬性維護(hù)工作相比，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性是后保管時代檔案工作的新內(nèi)容，研究的新領(lǐng)域。

保證電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性，既要靠技術(shù)，也要靠管理。國內(nèi)外目前主要存在以下幾種做法。

一是文件的雙套制保管。 所謂雙套制，是指文件歸檔后二者的共存，亦稱為“雙套歸檔”，雙套制的實(shí)現(xiàn)可以是對電子文件制作紙質(zhì)拷貝：也可以是對紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化。雙套歸檔可使同一份文件的電子版本和紙質(zhì)版本共同處于存儲和可利用狀態(tài)。但這是用傳統(tǒng)手段(原件)的保障方法。

二是將文件轉(zhuǎn)化為不易修改的圖像格式。把紙質(zhì)文件掃描成圖像文件，或者把電子文件轉(zhuǎn)化為圖像文件，通行的如PDF格式。這也是維護(hù)原始性的一種手段。

三是基于生命周期表的保障機(jī)制。在電子文件產(chǎn)生或接收的那一刻起，就有一張生命周期表和它終身相伴，真實(shí)、完整地記載它在“生命期”內(nèi)的全部活動情況并保存它的“成長變化”過程，直到該文件完成終結(jié)審查歸檔為止。在生命周期表運(yùn)行的工作過程中，系統(tǒng)要采用簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫措施等來保證周期表內(nèi)所記信息和電子文件成長過程的準(zhǔn)確性、原始性。所有這些都將作為該電子文件歸檔時檢驗(yàn)其原始性、真實(shí)性、完整性的唯一依據(jù)和憑證。

四是基于XML元數(shù)據(jù)的電子文件集成管理，元數(shù)據(jù)的優(yōu)勢在于，以通用語言的規(guī)范格式來描述文件內(nèi)容和結(jié)構(gòu)以及文件之間的背景，具有一定的穩(wěn)定性，受環(huán)境影響因素小，也不會隨著文件的變化而失效：同時元數(shù)據(jù)還能與電子紙質(zhì)拷貝建立關(guān)聯(lián)，實(shí)時跟蹤和記錄文件的操作和變化過程，為維護(hù)文件的真實(shí)性與完整性提供有力的憑證，從而保證電子文件的證據(jù)效力?；谠獢?shù)據(jù)的電子文件管理，是國內(nèi)外普遍采用的方法，如1999年的InterPARES《永久性保護(hù)真實(shí)電子文件國際研究項(xiàng)目》、美國匹茲堡大學(xué)對于元數(shù)據(jù)六個層次結(jié)構(gòu)的模型研究，英國、澳大利亞等地均采用這種方法，我國也有類似研究。

上述四種方式，第一種是權(quán)宜之計，第二種并非根本方法，第三種不具有普遍推廣意義，只有第四種值得推廣，它通過從源頭起就開始記錄文件各種來源信息的全程跟蹤的方式維護(hù)電子文件的檔案屬性，代表了電子文件管理的發(fā)展方向，同時將來源原則和價值鑒定理論有機(jī)地結(jié)合在一起。

2．4 基于職能分析的自動鑒定模式構(gòu)建

信息技術(shù)的不斷發(fā)展為電子文件實(shí)施技術(shù)鑒定提供了可能，但技術(shù)鑒定在不斷變化的電子文件管理系統(tǒng)中仍然有其局限性。技術(shù)鑒定是由人來操作和完成的，而電子文件所處的技術(shù)環(huán)境確是動態(tài)和多變的，人工不可能實(shí)現(xiàn)實(shí)時監(jiān)控：同時，從內(nèi)容來看，海量的電子文件若仍然采用傳統(tǒng)的人工直接鑒定法也不再可行，基于職能分析的鑒定思路雖然可行，但也只有在電子文件形成之初就得到評估才是保證重要的電子文件能夠及時完整地保存下來的最佳時機(jī)。內(nèi)容鑒定和技術(shù)鑒定的缺陷都在呼吁將文件價值鑒定工作提前到電子文件產(chǎn)生之前，并貫穿整個電子文件管理過程。

因此，許多文件管理專家認(rèn)為應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)設(shè)計階段就著手鑒定工作，檔案工作者則應(yīng)在這個階段向系統(tǒng)設(shè)計人員詳細(xì)闡述文件鑒定的需求。國際檔案理事會電子文件委員會也認(rèn)為，“設(shè)計階段是評估電子文件最合適的階段，因?yàn)檫@個階段提供了證實(shí)評估的決策，是繼評估結(jié)果之后實(shí)際得到實(shí)行的最佳時機(jī)?！?/p>

在設(shè)計階段對于電子文件進(jìn)行前端鑒定，其目的就是讓電子文件管理系統(tǒng)對電子文件進(jìn)行自行的“批處理”，因而，就需要構(gòu)建一種基于職能分析的自動鑒定模式。

簡單而言，使電子文件管理系統(tǒng)具有自動鑒定的功能，其方法是在系統(tǒng)中納入并維護(hù)電子文件保管期限表，系統(tǒng)將文件與保管期限表對照作出判斷，如果某些新文件未納入保管期限表，導(dǎo)致系統(tǒng)暫時無法判斷其保管期限時，應(yīng)及時提示用戶判斷：對于保管期限到期的文件，系統(tǒng)自動提示用戶以便下一步處置。

基于職能分析的自動鑒定模式，實(shí)際上是對傳統(tǒng)的文件鑒定流程進(jìn)行的修正，運(yùn)用技術(shù)手段將原先的確定歸檔范圍和歸檔鑒定，以及進(jìn)館鑒定等環(huán)節(jié)有機(jī)結(jié)合起來。

目前，由于文件保管期限表的劃分還不夠細(xì)致，可拓展性較差，以及技術(shù)方面的一些原因?；诼毮芊治龅淖詣予b定模式還只是利用計算機(jī)手段對文件按職能鑒定論進(jìn)行區(qū)分，沒有涉及到深層次的價值判斷。但在將來，隨著條件的一步步成熟，自動鑒定將越來越普及，并深入到文件的價值判斷，構(gòu)建起真正的鑒定專家系統(tǒng)。

3、結(jié)束語

來源原則與鑒定理論，在后保管時代需要有著跟以往檔案學(xué)體系中不同的新解釋，這種變化，一方面使得這兩種檔案學(xué)特色理論有著繼續(xù)生存的可能，另一方面是它們能夠比以往更具有實(shí)踐的指導(dǎo)作用，不僅僅局限于各自的整理與鑒定環(huán)節(jié)之中。來源原則由于在編目檢索、信息組織和鑒定等領(lǐng)域中有了新作用。從而其“力量”被重新發(fā)現(xiàn)，同時，概念來源、全宗異化、注重邏輯結(jié)構(gòu)有序化的維護(hù)，是來源原則在后保管時代所作的自我調(diào)整。而鑒定理論。由于文件價值這一宏觀層面的概念性變化，導(dǎo)致了文件雙重價值理論與雙重鑒機(jī)制的失效，需要以多維運(yùn)動與跨時間存在的文件運(yùn)動觀去看待文件價值的存在，同時這一變化影響了鑒定標(biāo)準(zhǔn)、鑒定模式、流程與方法等微觀層面的改革，這有著變革百余年來傳統(tǒng)檔案鑒定思想的意義。

總而言之，相比于文件連續(xù)體理論對于文件生命周期理論的根本性沖擊，在后保管時代中，來源原則與鑒定理論找到了自身完善的解釋途徑，從而在電子文件管理中仍然有重要的實(shí)踐意義：同時，這兩種理論內(nèi)容的充實(shí)和完善，既有對傳統(tǒng)思想的繼承，又體現(xiàn)出很好的創(chuàng)新與突破精神?？梢韵嘈?，在后保管時代。三位一體的文件運(yùn)動規(guī)律(文件連續(xù)體理論、來源原則與雙重支點(diǎn)的鑒定理論)，仍然成為檔案學(xué)的核心基礎(chǔ)。