[摘要]做好高校的公文管理是高校辦公室的一項(xiàng)重要工作，它對(duì)確保公文的有效運(yùn)轉(zhuǎn)，提高學(xué)校工作效率具有十分重要的意義。文章從建立嚴(yán)格的登記制度、采取適當(dāng)?shù)膫鏖喎绞健⒔⒔∪咿k工作制度、做好文件共同承辦單位的協(xié)調(diào)工作、做好文件的清退、銷毀和歸卷工作等五個(gè)方面淺述如何加強(qiáng)公文的管理，提高工作效率。

[關(guān)鍵詞]公文管理 工作效率 管理制度

我國(guó)高等教育的迅速發(fā)展和教育管理體制改革的不斷深入，對(duì)高校公文辦理效率提出了新的更高的要求。高校的公文處理程序是一項(xiàng)涉及學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)關(guān)和各層管理人員的工作，所以，公文處理的質(zhì)量和效率直接體現(xiàn)著一個(gè)學(xué)校各機(jī)關(guān)處室的工作作風(fēng)和辦事效率。公文處理工作時(shí)效性強(qiáng)、環(huán)節(jié)多、責(zé)任大，沒有一套規(guī)范化的操作規(guī)程，就無法抓住重要環(huán)節(jié)，無法做到環(huán)環(huán)相扣，也就談不上公文的高效運(yùn)轉(zhuǎn)。如何提高機(jī)關(guān)公文辦理效率，以適應(yīng)新形勢(shì)的需要，筆者認(rèn)為，關(guān)鍵是加強(qiáng)文件在每個(gè)環(huán)節(jié)及各個(gè)環(huán)節(jié)間的運(yùn)轉(zhuǎn)的管理，努力做到以下幾個(gè)方面。

一、建立嚴(yán)格的登記制度

公文辦理的全過程是由眾多的程序組成的，而每一個(gè)程序辦理快慢、用時(shí)多少，都直接影響著整個(gè)公文辦理過程的長(zhǎng)短。顯而易見，提高公文辦理效率的根本途徑就是努力壓縮每個(gè)程序所用的時(shí)間。這就要求建立嚴(yán)格的運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)登記制度。

首先，要求各處室和院系確立專人辦文，實(shí)行辦文全程負(fù)責(zé)制。該制度要求辦文責(zé)任人在辦文過程中，負(fù)責(zé)包括“登記”程序在內(nèi)的整個(gè)公文辦理過程，嚴(yán)格實(shí)行運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的登記制度，要求各部門辦文人員使用統(tǒng)一的“收文或發(fā)文登記表”，其內(nèi)容包括文件名稱、主辦責(zé)任人、運(yùn)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)、運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)間，這樣保證了公文的迅速運(yùn)轉(zhuǎn)和保管的科學(xué)性，從而保證了工作的順利進(jìn)行。

其次，公文的收發(fā)登記原則應(yīng)是便于文件的運(yùn)轉(zhuǎn)、統(tǒng)計(jì)、查找和催辦，而且應(yīng)該是手續(xù)簡(jiǎn)化，有利于提高工作效率。根據(jù)來文渠道分成國(guó)務(wù)院、教育部、衛(wèi)生部、省政府、省教委、省衛(wèi)生廳、其它等七大類，分別編寫順序流水號(hào)，將收文日期、單位、文號(hào)、標(biāo)題、密級(jí)以及來文份數(shù)等項(xiàng)目登記入冊(cè)。在對(duì)來文進(jìn)行登記時(shí)，要特別注意來文渠道，公文的重要程度和緩急時(shí)限，按照公文的不同要求分類，以便公文的迅速處理和日后查閱。

再次，為提高公文處理的效率，應(yīng)嚴(yán)格控制進(jìn)入文書實(shí)際處理體系的文書量，把好文書入口的登記關(guān)。像一般性的通知、函、電報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)等，有的登記后可直接處理，有的不需登記便可作處理。大大地減少了文書處理量，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

二、采取適當(dāng)?shù)膫鏖喎绞?/p>

公文傳閱是公文處理工作中比較重要的環(huán)節(jié)，是辦公室文秘人員當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)參謀助手的基本功。

分傳是按照合理的傳閱程序分別將文件呈送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批。這種傳閱方式，在管理上比較嚴(yán)密，可以有效地控制文件去向，靈便地進(jìn)行調(diào)整，避免積壓和丟失，但手續(xù)繁瑣，費(fèi)時(shí)較多，尤其在應(yīng)閱人較多的情況下，往往需要很長(zhǎng)時(shí)間。

專傳是指由專人將文件送傳給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批的過程。這種傳閱方式通常用于特急件、絕密件或領(lǐng)導(dǎo)專門交代的文件。秘書必須嚴(yán)格按照限定的閱知范圍，親自將這種文件按指定時(shí)間迅速送達(dá)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱批，坐候領(lǐng)導(dǎo)閱完簽名后馬上送其他領(lǐng)導(dǎo)，直到傳完為止。采用專傳方式可以減少中間環(huán)節(jié)，加快傳閱速度。

回傳即后邊閱批人的指示意見需要向前邊已經(jīng)作過批示的領(lǐng)導(dǎo)通報(bào)，是一個(gè)倒流傳閱的過程。如果遇到領(lǐng)導(dǎo)意見不一致時(shí)，應(yīng)征求有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見后再回傳。

集中傳閱指因緊急程度或密級(jí)所要求，一份公文需在極短的時(shí)間內(nèi)由多人傳閱，而閱件人辦公地分散，采用專傳方式還不能滿足要求時(shí)，將閱件人集中在一起傳閱公文的方式。

公文傳閱的各種方式在實(shí)際操作中是互相聯(lián)系的，有時(shí)是交叉使用的。但無論采取哪種傳閱方式都必須分清傳閱的主次和先后，體現(xiàn)先辦事后閱知，先主辦后協(xié)辦，急件急辦，平件快辦的原則。閱件一般先傳主要領(lǐng)導(dǎo)，后傳主管領(lǐng)導(dǎo)，再傳其他領(lǐng)導(dǎo)；辦件則應(yīng)先傳主管領(lǐng)導(dǎo)，請(qǐng)主管領(lǐng)導(dǎo)作貫徹性批示，再傳有關(guān)主要領(lǐng)導(dǎo)，而后傳分管部門。緊急公文和需要分管領(lǐng)導(dǎo)直接閱處的公文，可以按照先辦后傳，跳躍式傳閱等方法處理。

公文傳閱既要迅速，又要保證質(zhì)量，應(yīng)注意以下幾點(diǎn)。

1.給領(lǐng)導(dǎo)呈送文件時(shí)，要注意按一定的順序。如按順序分作急待處理的文件、需要批辦的文件、上級(jí)機(jī)關(guān)的指導(dǎo)性文件和一般參考性文件，以便領(lǐng)導(dǎo)閱文時(shí)根據(jù)文件的緩急分別處理，保證及時(shí)處理緊急文件和了解上級(jí)文件精神。

2.掌握傳閱時(shí)間，及時(shí)查看、詢問、提醒領(lǐng)導(dǎo)閱文。如遇領(lǐng)導(dǎo)長(zhǎng)時(shí)間外出，或因其他工作短時(shí)間內(nèi)不能閱文等情況，隨時(shí)調(diào)整傳閱順序，以免造成文件積壓。

3.如果文件辦理涉及幾個(gè)部門，應(yīng)按先辦理、后閱知、先主辦后協(xié)辦的順序依次進(jìn)行。文件傳出后，秘書人員要及時(shí)了解和掌握文件的運(yùn)行情況，從而提高工作效率。并嚴(yán)格掌握傳閱范圍，以免傳閱失控，文件遺失，影響工作。

三、建立健全催辦工作制度

催辦是公文處理程序中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，是對(duì)公文承辦情況的查詢督促，是避免積壓、加速公文運(yùn)轉(zhuǎn)的手段。領(lǐng)導(dǎo)批示的辦件，送達(dá)承辦部門后，為使來文得以及時(shí)處理，應(yīng)對(duì)承辦單位進(jìn)行適時(shí)的督查、催詢。對(duì)未辦理的文件，可多次催辦，直至辦結(jié)為止。對(duì)久催不辦或積留未辦件過多等情況，秘書人員應(yīng)親自到承辦部門面對(duì)面了解和詢問文件的承辦情況，催促盡快辦理。

四、做好文件共同承辦單位的協(xié)調(diào)工作

對(duì)一些涉及面廣、內(nèi)容復(fù)雜的公文在運(yùn)傳過程中，如共同承辦單位矛盾重重，意見不一，承辦難以繼續(xù)或有些機(jī)關(guān)部門職責(zé)范圍不明，對(duì)本部門應(yīng)承辦的事項(xiàng)推卸責(zé)任，不能主動(dòng)及時(shí)辦理，這時(shí)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示、報(bào)告，消除辦文拖拉、扯皮的現(xiàn)象，提高辦事效率。

五、做好文件的清退、銷毀和歸卷工作

立卷歸檔是公文處理的最后一個(gè)環(huán)節(jié)，只有完整、準(zhǔn)確地對(duì)文件進(jìn)行歸檔，才能為文件的開發(fā)利用提供保證。堅(jiān)持平時(shí)歸卷制度，對(duì)文件要分類存放、管理，為年終立卷和查閱創(chuàng)造條件。文件經(jīng)辦完就可隨時(shí)收回，并在登記上注明后整理歸卷，避免在承辦人或領(lǐng)導(dǎo)手中積存公文材料，防止文件的散失，保證歸檔文件齊全完整和保護(hù)機(jī)密文件的安全。對(duì)借閱、借用文件，要辦理借閱、借用簽字手續(xù)，借出后要及時(shí)催還，歸還時(shí)要當(dāng)面核清，隨時(shí)歸卷。對(duì)上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的機(jī)密文件，按規(guī)定時(shí)限該交的上交，該銷毀的銷毀。

參考文獻(xiàn)：

［1］ 王曉真.《把握三個(gè)環(huán)節(jié) 做好高校公文處理工作》［J］.秘書之友，2003，（10）.

［2］ 吳孔華.《淺談高校的公文管理與保密》［J］.《福建行政學(xué)院福建經(jīng)濟(jì)管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)》，2005 ，（S1）.

［3］張繼革.《從規(guī)范公文處理入手 提高高校辦公室管理水平》［J］.《秘書之友》.2005，（5）.

（作者單位：山東大學(xué)；山東行政學(xué)院）