[摘要] 材料采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)成本控制的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，材料采購(gòu)成本控制的好壞很大程度上決定了企業(yè)成本控制的成敗。本文調(diào)查研究長(zhǎng)安福特汽車(chē)有限公司的材料采購(gòu)業(yè)務(wù)后，總結(jié)了跨國(guó)公司在材料采購(gòu)中通過(guò)供應(yīng)商審計(jì)進(jìn)行成本控制的經(jīng)驗(yàn)，探討了供應(yīng)商審計(jì)的概念、目的、對(duì)象和流程等。

[關(guān)鍵詞] 材料采購(gòu)供應(yīng)商審計(jì)

成本控制是企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力之一。產(chǎn)品成本不僅要在企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程中得到控制，還應(yīng)在供應(yīng)商的產(chǎn)品生產(chǎn)過(guò)程中得到控制，這是上游成本控制的體現(xiàn)。一個(gè)好的企業(yè)應(yīng)該對(duì)供應(yīng)商的審計(jì)給予足夠的重視，審計(jì)工作做得好，原材料的成本和質(zhì)量所造成的問(wèn)題就可以得到最大程度的減少。本文主要就是探討企業(yè)在材料采購(gòu)成本控制中如何進(jìn)行有效的供應(yīng)商審計(jì)。

一、供應(yīng)商審計(jì)的產(chǎn)生

供應(yīng)商審計(jì)(Supplier Audit）是指企業(yè)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)與外部供應(yīng)商就采購(gòu)訂單和合同進(jìn)行談判，在合同中確定“有權(quán)審計(jì)條款”，保證企業(yè)有權(quán)在某些情況下對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品的生產(chǎn)成本等資料進(jìn)行審計(jì)。通過(guò)供應(yīng)商審計(jì)，企業(yè)能夠有效地防止采購(gòu)回來(lái)的原材料成本過(guò)高。

供應(yīng)商審計(jì)這一理念最早出現(xiàn)在1963年美國(guó)頒布的藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范(Good Manufacturing Practice，GMP）中。GMP是適應(yīng)保證藥品生產(chǎn)質(zhì)量管理的需要而產(chǎn)生的。最初藥品的質(zhì)量是通過(guò)放行前檢測(cè)來(lái)保證的，頻繁發(fā)生的重大藥物災(zāi)難使人們逐漸認(rèn)識(shí)到僅僅檢測(cè)是不能完全確保產(chǎn)品質(zhì)量的，還必須對(duì)生產(chǎn)的整個(gè)過(guò)程進(jìn)行有效的控制。其中，GMP規(guī)定，藥品生產(chǎn)企業(yè)如果將產(chǎn)品分包給分包商進(jìn)行生產(chǎn)或從供應(yīng)商處采購(gòu)原料，那么公司應(yīng)保證所采購(gòu)的原料供應(yīng)商或分包商按照GMP規(guī)范組織生產(chǎn)，而政府有可能隨機(jī)選擇審計(jì)這些供應(yīng)商或分包商。如果官方發(fā)現(xiàn)公司的供應(yīng)商或分包商有重大GMP缺陷，公司必須暫時(shí)中止采購(gòu)或分包生產(chǎn)?？梢?jiàn)醫(yī)藥生產(chǎn)行業(yè)的供應(yīng)商審計(jì)是為了保證企業(yè)所采購(gòu)回來(lái)的原料的質(zhì)量合格。

此后，供應(yīng)商審計(jì)這一方法逐漸為其他行業(yè)的企業(yè)所借鑒并采用，尤其是一些跨國(guó)公司，例如福特汽車(chē)公司和雀巢公司等。相應(yīng)的，供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象也發(fā)生了變化，從以審查原材料質(zhì)量為主轉(zhuǎn)變?yōu)槿鎸徲?jì)供應(yīng)商的基本情況，例如，公司的治理結(jié)構(gòu)、財(cái)務(wù)狀況、信用和合作紀(jì)錄、服務(wù)水平、社會(huì)責(zé)任度，以及產(chǎn)品質(zhì)量和價(jià)格等。就大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，供應(yīng)商審計(jì)主要是用來(lái)控制企業(yè)的材料采購(gòu)成本。供應(yīng)商審計(jì)在國(guó)內(nèi)企業(yè)的應(yīng)用比較少，而一些合資企業(yè)由于采用了外國(guó)企業(yè)的管理體系和經(jīng)驗(yàn)，在材料采購(gòu)業(yè)務(wù)中較多地采用了供應(yīng)商審計(jì)這一方法。例如，重慶的長(zhǎng)安福特汽車(chē)有限公司就是成功實(shí)施供應(yīng)商審計(jì)的企業(yè)之一。

二、供應(yīng)商審計(jì)的特點(diǎn)

1.供應(yīng)商審計(jì)的目的。供應(yīng)商審計(jì)的主要目的是通過(guò)審查被審供應(yīng)商的成本資料，驗(yàn)證其提供的產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否真實(shí)反映了企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)成本；通過(guò)詢(xún)價(jià)等方式，驗(yàn)證供應(yīng)商的報(bào)價(jià)是否高于市場(chǎng)同類(lèi)企業(yè)的產(chǎn)品價(jià)格。也就是說(shuō)，供應(yīng)商審計(jì)主要是防止企業(yè)被“欺騙”，避免原材料的進(jìn)價(jià)過(guò)高，從而能夠有效地控制外購(gòu)材料的成本，減少和避免價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。需要明確的是，被審企業(yè)會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性和完整性由其自己負(fù)責(zé)。企業(yè)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)只是為了知道供貨企業(yè)有沒(méi)有提供過(guò)高的產(chǎn)品報(bào)價(jià)。

2.供應(yīng)商審計(jì)的主體。供應(yīng)商審計(jì)的主體是企業(yè)內(nèi)部審計(jì)部門(mén)。材料采購(gòu)業(yè)務(wù)主要由企業(yè)的采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)，顯然，從內(nèi)部控制的角度出發(fā)，采購(gòu)部門(mén)不適合執(zhí)行供應(yīng)商審計(jì)業(yè)務(wù)。企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)地位相對(duì)獨(dú)立，又有必要的專(zhuān)業(yè)技能，因而承擔(dān)供應(yīng)商審計(jì)業(yè)務(wù)最為合適。就現(xiàn)實(shí)的情況來(lái)說(shuō)，大多數(shù)企業(yè)的供應(yīng)商審計(jì)就是由內(nèi)部審計(jì)部門(mén)執(zhí)行的。當(dāng)然，有些企業(yè)沒(méi)有專(zhuān)設(shè)的內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)，這樣，供應(yīng)商審計(jì)業(yè)務(wù)往往由企業(yè)的財(cái)務(wù)部門(mén)執(zhí)行。例如，長(zhǎng)安福特汽車(chē)有限公司財(cái)務(wù)部下設(shè)的內(nèi)審小組就承擔(dān)了供應(yīng)商審計(jì)這一職責(zé)。

3.供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象。供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象由供應(yīng)商審計(jì)的目的決定。為了控制材料采購(gòu)的成本，供應(yīng)商審計(jì)主要是審查供貨企業(yè)的成本資料。即根據(jù)材料采購(gòu)訂單上的產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格等資料審查被審單位相應(yīng)產(chǎn)品的成本資料，例如有關(guān)生產(chǎn)成本、制造費(fèi)用的總賬和明細(xì)賬，以及成本報(bào)表等。

三、企業(yè)如何進(jìn)行有效的供應(yīng)商審計(jì)

1.供應(yīng)審計(jì)的前提是訂立“有權(quán)審計(jì)條款”。實(shí)行供應(yīng)商審計(jì)的前提條件是企業(yè)在與外部供應(yīng)商訂合同時(shí)，必須明確有“有權(quán)審計(jì)條款”。供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象是供貨企業(yè)的成本資料，這是企業(yè)的內(nèi)部資料，關(guān)系到企業(yè)的商業(yè)秘密能否得到有效地保守，所以企業(yè)不會(huì)輕易地讓外部人員審查自己的成本資料。因此，企業(yè)實(shí)行供應(yīng)商審計(jì)必須在與外部供應(yīng)商訂立合同時(shí)明確有權(quán)在必要的時(shí)候?qū)?yīng)商的成本資料進(jìn)行審查。由于這一前提條件的存在，供應(yīng)商審計(jì)的使用范圍受到了一定的限制。一般來(lái)說(shuō)，只有一些實(shí)力較強(qiáng)的大企業(yè)在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí)，才有能力確定“有權(quán)審計(jì)條款”。而絕大多數(shù)小企業(yè)本身處于弱勢(shì)地位，很難訂立這一條款，也就無(wú)法進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)。

2.供應(yīng)商審計(jì)的實(shí)施條件一般由合同約定。什么情況下企業(yè)才能對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)呢？一種方法是企業(yè)在接受被審企業(yè)為供應(yīng)商前就進(jìn)行審計(jì)，另一種是合同中約定企業(yè)在認(rèn)為必要時(shí)有權(quán)進(jìn)行審計(jì)。有關(guān)企業(yè)在訂立合同的“有權(quán)審計(jì)條款”時(shí)，必須同時(shí)明確具體的有權(quán)審計(jì)的條件，以免引起糾紛。例如，長(zhǎng)安福特汽車(chē)有限公司在和供應(yīng)商簽訂合同時(shí)規(guī)定在以下情況下可以對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行審計(jì)：當(dāng)從供應(yīng)商購(gòu)進(jìn)的工裝未通過(guò)競(jìng)標(biāo)；當(dāng)合同和采購(gòu)定單上的產(chǎn)品價(jià)格不是固定價(jià)格；當(dāng)供應(yīng)商由于合同取消或修訂向公司提起索賠等。

3.供應(yīng)商審計(jì)的實(shí)施程序。有效進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)必須要明確審計(jì)的程序，主要有:（1）制定審計(jì)計(jì)劃，確定審計(jì)小組的組成、審計(jì)的范圍和目的、檢查項(xiàng)目，為審計(jì)做好充分的準(zhǔn)備。（2)實(shí)施審計(jì)，通過(guò)面談、實(shí)地檢查和文件檢查等方式，審查企業(yè)的產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否真實(shí)反映了企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)成本以及成本資料是否真實(shí)。（3)出具審計(jì)報(bào)告并進(jìn)行處理。

4.供應(yīng)商審計(jì)報(bào)告和處理。審計(jì)報(bào)告是審計(jì)的計(jì)劃和執(zhí)行情況的小結(jié)，是審計(jì)的重要組成部分，內(nèi)容主要有對(duì)該供應(yīng)商的總體評(píng)價(jià);審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題；做出該供應(yīng)商的產(chǎn)品報(bào)價(jià)是否如實(shí)反映實(shí)際生產(chǎn)成本和成本資料是否真實(shí)的結(jié)論;審計(jì)日期;審計(jì)人員及其簽名等。

審計(jì)報(bào)告完成后，采購(gòu)企業(yè)的有關(guān)人員還應(yīng)與供應(yīng)商進(jìn)行交流，并要求其回復(fù)將采取的或已采取的整改措施。有些供應(yīng)商的現(xiàn)狀雖然不符合采購(gòu)企業(yè)的要求，但是經(jīng)過(guò)整改后有可能成為合格的供應(yīng)商。采購(gòu)企業(yè)應(yīng)該有一個(gè)跟蹤體系，將每次與供應(yīng)商的交流都記錄歸檔。對(duì)審計(jì)未合格的供應(yīng)商，如果采購(gòu)企業(yè)覺(jué)得有繼續(xù)考察的必要，可在條件成熟時(shí)對(duì)其進(jìn)行再次審計(jì)；對(duì)審計(jì)合格并已接收為正式供應(yīng)商的企業(yè)，采購(gòu)企業(yè)也應(yīng)定期對(duì)其再審計(jì)，以驗(yàn)證其產(chǎn)品成本等會(huì)計(jì)資料的真實(shí)性。

四、供應(yīng)商審計(jì)的發(fā)展

1.審計(jì)的目的由控制原材料的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)為主轉(zhuǎn)變?yōu)榭刂撇牧喜少?gòu)業(yè)務(wù)的整體風(fēng)險(xiǎn)。就現(xiàn)在的情況看，大多數(shù)企業(yè)的供應(yīng)商審計(jì)主要是審查供貨企業(yè)的成本資料，即主要是關(guān)注外購(gòu)材料的價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。但是企業(yè)在材料采購(gòu)業(yè)務(wù)中所面臨的不僅僅是價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)，還有其他一些重大風(fēng)險(xiǎn)。例如，采購(gòu)合同存在欺詐或條款不合理、合同沒(méi)有如約執(zhí)行、采購(gòu)的產(chǎn)品數(shù)量不符要求和產(chǎn)品質(zhì)量不合格等情況。企業(yè)在進(jìn)行供應(yīng)商審計(jì)中對(duì)這些問(wèn)題都應(yīng)該予以關(guān)注，這樣才能大大降低材料采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)。

2.審計(jì)的主體由內(nèi)審部門(mén)為主轉(zhuǎn)變?yōu)槠髽I(yè)的各相關(guān)部門(mén)共同參與?，F(xiàn)有企業(yè)的供應(yīng)商審計(jì)主要由企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)部門(mén)執(zhí)行，但是僅憑借內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)的專(zhuān)業(yè)技能很難審查諸如材料質(zhì)量是否符合標(biāo)準(zhǔn)等情況。因此，隨著供應(yīng)商審計(jì)目的的拓展，參與審計(jì)的部門(mén)也必須發(fā)生相應(yīng)的變化，應(yīng)由企業(yè)的財(cái)務(wù)、審計(jì)、采購(gòu)、質(zhì)量等部門(mén)派員組成審計(jì)小組。此外，為保證審計(jì)的公正性和獨(dú)立性，可以引入注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所等社會(huì)中介機(jī)構(gòu)執(zhí)行或參與供應(yīng)商審計(jì)業(yè)務(wù)。企業(yè)內(nèi)部審計(jì)很難發(fā)現(xiàn)所有的材料采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，而第三方審計(jì)往往可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)審所不能發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，所以能更好地控制企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，但審計(jì)成本也提高了。

3.審計(jì)對(duì)象的擴(kuò)大。供應(yīng)商審計(jì)的對(duì)象隨審計(jì)目的的改變而變化。審計(jì)的對(duì)象應(yīng)該從企業(yè)的成本資料為主轉(zhuǎn)向全面審計(jì)供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的基本情況和財(cái)務(wù)狀況，并對(duì)企業(yè)的材料采購(gòu)過(guò)程進(jìn)行全方位的監(jiān)督。供應(yīng)商的財(cái)務(wù)狀況、生產(chǎn)流程、技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量和采購(gòu)合同的訂立、執(zhí)行以及產(chǎn)品的運(yùn)輸、驗(yàn)收等都是審計(jì)應(yīng)予以關(guān)注的對(duì)象。例如，很多跨國(guó)公司的采購(gòu)行為對(duì)于服務(wù)質(zhì)量的重視是先于采購(gòu)成本存在的。一些問(wèn)題看起來(lái)比較“虛”，比如，供應(yīng)商的質(zhì)量體系、管理體系、創(chuàng)新精神、信用記錄、甚至童工問(wèn)題等。正是這些“虛”問(wèn)題中隱含著公司對(duì)價(jià)格、質(zhì)量、技術(shù)的具體要求。

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