湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)擁有6報(bào)7刊2網(wǎng)站，就集團(tuán)《楚天都市報(bào)》《楚天金報(bào)》兩張市場(chǎng)類(lèi)日?qǐng)?bào)而言，報(bào)紙上攤零售時(shí)間每延遲10分鐘，大約要減少3萬(wàn)份的零售量；報(bào)紙投遞每晚點(diǎn)30分鐘，讀者來(lái)電投訴量也約增加30%以上。這是我們通過(guò)多次調(diào)查分析摸出的一個(gè)市場(chǎng)規(guī)律。由此可見(jiàn)，報(bào)刊發(fā)行時(shí)效管理在發(fā)行工作中的重要性。

可以說(shuō)，在報(bào)紙同質(zhì)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境下，“好報(bào)不如早報(bào)”，已成為傳媒人的一個(gè)基本共識(shí)；發(fā)行時(shí)效管理已經(jīng)成為了報(bào)紙核心競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容之一。

發(fā)行時(shí)效管理的基本內(nèi)容

發(fā)行時(shí)效管理是以提高發(fā)行時(shí)效，縮短報(bào)刊最終到達(dá)時(shí)間為基本目的而開(kāi)展的各種管理活動(dòng)。發(fā)行時(shí)效管理的對(duì)象既有各個(gè)時(shí)期、各個(gè)相關(guān)環(huán)節(jié)都必須管理的基本時(shí)間指標(biāo)，又有屬于某個(gè)具體時(shí)期重點(diǎn)管理的特定時(shí)間指標(biāo)。發(fā)行時(shí)效管理的內(nèi)容主要包括：報(bào)刊出版時(shí)間、發(fā)行物流速度、讀者響應(yīng)時(shí)間和綜合運(yùn)營(yíng)效率等。這些都是對(duì)報(bào)刊及其發(fā)行戰(zhàn)略和長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展有重要影響的基本時(shí)間指標(biāo)，是衡量發(fā)行時(shí)效管理水平高低的重要指標(biāo)。

1．報(bào)刊出版時(shí)間。報(bào)刊出版時(shí)間主要是指報(bào)刊采編、出版、印刷等工作流程所花費(fèi)的時(shí)間總和，反映了報(bào)刊這種特殊商品成為產(chǎn)成品的工作流程和反應(yīng)速度。要確保報(bào)刊出版時(shí)間，必須要確定報(bào)刊每一個(gè)版塊、每一個(gè)版面的采編時(shí)間、審校時(shí)間、清樣時(shí)間，每一版面的傳版時(shí)間，每一報(bào)刊的開(kāi)印時(shí)間，零售、征訂發(fā)行的印完時(shí)間等。只有明確了每一個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間，才能真正說(shuō)明整個(gè)報(bào)刊出版時(shí)間的長(zhǎng)短和效率。

2．發(fā)行物流速度。報(bào)刊發(fā)行除具有銷(xiāo)售（營(yíng)銷(xiāo)）的特性外，還具有明顯的物流特性。報(bào)刊物流管理的目標(biāo)就是在合理的資金成本基礎(chǔ)上，壓縮時(shí)間成本，提高報(bào)刊物流系統(tǒng)的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。自辦發(fā)行的最大特點(diǎn)就是發(fā)行物流速度大大提高，并將發(fā)行速度競(jìng)爭(zhēng)納入發(fā)行核心競(jìng)爭(zhēng)的重要內(nèi)容，力求將報(bào)刊在第一時(shí)間內(nèi)以最快速度分發(fā)運(yùn)輸?shù)骄W(wǎng)絡(luò)終端，最后用最快的速度送至讀者手中。因而，發(fā)行物流速度管理如同所有其他資產(chǎn)和活動(dòng)的管理一樣，也有一個(gè)計(jì)劃、控制和評(píng)估的過(guò)程。

3．讀者響應(yīng)時(shí)間。報(bào)刊發(fā)行面對(duì)的客戶就是讀者，讀者響應(yīng)時(shí)間是從讀者開(kāi)始對(duì)報(bào)刊咨詢、征訂，到報(bào)刊社或發(fā)行公司向顧客投遞報(bào)刊和提供服務(wù)之間的時(shí)間間隔，主要由向讀者推介報(bào)刊時(shí)間、簽訂訂單時(shí)間、發(fā)行登記準(zhǔn)備時(shí)間、發(fā)行投遞派單時(shí)間、報(bào)刊分發(fā)運(yùn)輸時(shí)間、投遞到戶時(shí)間等具體時(shí)間構(gòu)成。讀者響應(yīng)時(shí)間越短，報(bào)刊發(fā)行就越有競(jìng)爭(zhēng)力。

4．綜合運(yùn)營(yíng)效率。從影響報(bào)刊發(fā)行時(shí)效管理的環(huán)節(jié)過(guò)程看，一般涉及到集團(tuán)的采編、廣告、印務(wù)發(fā)行等部門(mén)，包括報(bào)刊采編、校對(duì)、清樣、傳版、制版、印刷、分發(fā)、運(yùn)輸、投遞到戶，乃至售后服務(wù)諸多環(huán)節(jié)，這就需要一個(gè)良好的運(yùn)營(yíng)機(jī)制來(lái)協(xié)調(diào)，確保各環(huán)節(jié)的運(yùn)營(yíng)暢通。綜合運(yùn)營(yíng)效率高的報(bào)刊社，發(fā)行時(shí)效的競(jìng)爭(zhēng)力就強(qiáng)，反之則弱。

發(fā)行時(shí)效的改善與提高

在管理學(xué)中，時(shí)間是一種有待分配、測(cè)量和主動(dòng)管理的戰(zhàn)略資源。為了對(duì)時(shí)間進(jìn)行有效的控制，各部門(mén)應(yīng)明確職責(zé)，分工協(xié)作，編制時(shí)間報(bào)告表或控制圖，在時(shí)間管理中分別對(duì)各階段或步驟報(bào)告“實(shí)際時(shí)間”“標(biāo)準(zhǔn)時(shí)間”“時(shí)間差異”和“差異說(shuō)明”。

只有明確了時(shí)間這一概念，發(fā)行時(shí)效的計(jì)量與考核才有了依據(jù)，才能將發(fā)行時(shí)效的計(jì)量與考核圍繞時(shí)間來(lái)進(jìn)行。湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)在報(bào)刊發(fā)行時(shí)效管理的實(shí)踐中通過(guò)采取系列措施，不斷調(diào)整改進(jìn)發(fā)行時(shí)效的計(jì)量與考核辦法，落實(shí)各個(gè)流程環(huán)節(jié)的考核評(píng)估，效果顯著。

在提高報(bào)刊出版時(shí)間方面，集團(tuán)制定了報(bào)刊出版印刷“一條龍”考核辦法，該考核辦法主要針對(duì)集團(tuán)報(bào)刊采編、校對(duì)、傳版、制版、開(kāi)印、武漢市零售部分印完、外埠地區(qū)（武漢市外）印完、武漢市征訂及全部印完等各工作環(huán)節(jié)及流程提出了明確的時(shí)間要求，由各流程交接環(huán)節(jié)簽字監(jiān)督，并對(duì)涉及到的編輯部、廣告總公司、印務(wù)總公司、發(fā)行總公司進(jìn)行相應(yīng)的考核管理。該辦法從2000年首先對(duì)發(fā)行量達(dá)130余萬(wàn)份的《楚天都市報(bào)》開(kāi)始，后來(lái)擴(kuò)展到對(duì)集團(tuán)所有報(bào)刊的出版時(shí)效進(jìn)行考核管理。該辦法的實(shí)施增強(qiáng)了集團(tuán)各部門(mén)發(fā)行時(shí)效意識(shí)，提高了各部門(mén)的協(xié)調(diào)運(yùn)營(yíng)能力。各報(bào)刊編輯部、集團(tuán)廣告總公司和印務(wù)總公司等為此都根據(jù)各自實(shí)際情況制定了詳細(xì)的崗位職責(zé)和管理考核辦法，從而確保集團(tuán)整體報(bào)刊出版時(shí)間。

在提高發(fā)行物流速度方面，根據(jù)各報(bào)刊的印數(shù)及集團(tuán)印力情況，合理協(xié)調(diào)與安排印點(diǎn)，目前在省內(nèi)自建或設(shè)立了7個(gè)報(bào)刊分印廠（點(diǎn)），集團(tuán)還在武漢市內(nèi)投巨資新建了占地500余畝的楚天傳媒園，引進(jìn)了國(guó)際上最先進(jìn)的羅蘭寬幅無(wú)軸報(bào)紙印刷機(jī)，輔之以國(guó)際上最先進(jìn)的威瑪（IDAB WAMAC）報(bào)紙分發(fā)流水線，真正實(shí)現(xiàn)了報(bào)紙從傳版到裝車(chē)一條龍自動(dòng)化操作。發(fā)行總公司利用目前近百余臺(tái)專用報(bào)刊運(yùn)輸車(chē)輛，確保集團(tuán)各報(bào)刊在省內(nèi)的及時(shí)分發(fā)運(yùn)輸。

在提高讀者響應(yīng)時(shí)間方面，發(fā)行總公司在創(chuàng)辦自辦發(fā)行網(wǎng)絡(luò)時(shí)，就提出了“上門(mén)征訂、投遞到戶”的服務(wù)口號(hào)，使《楚天都市報(bào)》能在當(dāng)天上午到達(dá)讀者手中；后來(lái)通過(guò)擴(kuò)大印力及分印點(diǎn)，通過(guò)加強(qiáng)對(duì)各印點(diǎn)的考核管理，目前，集團(tuán)所有日?qǐng)?bào)包括《湖北日?qǐng)?bào)》都能確保當(dāng)日上午到達(dá)全省縣城以上的讀者手中，偏遠(yuǎn)鄉(xiāng)村讀者也能在當(dāng)日下午看到該報(bào)。發(fā)行總公司還與北大方正聯(lián)合開(kāi)發(fā)出最新的報(bào)刊發(fā)行管理系統(tǒng)（V8版本發(fā)行管理系統(tǒng)），通過(guò)該系統(tǒng)加強(qiáng)對(duì)各基層報(bào)刊發(fā)行流程管理，實(shí)現(xiàn)了發(fā)行管理的自動(dòng)化；發(fā)行總公司還創(chuàng)建了發(fā)行專用的客戶服務(wù)中心，利用通訊技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及呼叫中心技術(shù)開(kāi)通統(tǒng)一的客服熱線965888，實(shí)現(xiàn)全天候24小時(shí)為讀者提供服務(wù)。

在提高綜合運(yùn)營(yíng)效率方面，集團(tuán)針對(duì)報(bào)刊結(jié)構(gòu)呈多子報(bào)化、形態(tài)呈多媒體化、市場(chǎng)呈多地域化、發(fā)展呈多元化等情況，創(chuàng)新管理機(jī)制，整合集團(tuán)資源，提高綜合運(yùn)營(yíng)效率，成立了楚天報(bào)刊發(fā)行總公司，在這個(gè)同類(lèi)資源盡可能集中使用的共享平臺(tái)上，集團(tuán)通過(guò)經(jīng)管會(huì)議或發(fā)行會(huì)議，充分協(xié)調(diào)發(fā)行與相關(guān)部門(mén)的關(guān)系。在發(fā)行總公司內(nèi)部，形成了運(yùn)營(yíng)總值班制度，成立了運(yùn)營(yíng)小組、督查小組，各小組都規(guī)定了操作、處理及匯報(bào)的流程時(shí)間，大大提高了綜合運(yùn)營(yíng)效率。

多年的實(shí)踐告訴我們，提高發(fā)行時(shí)效也是提高發(fā)行競(jìng)爭(zhēng)力的重要內(nèi)容之一，而要提高發(fā)行時(shí)效管理，必須做到以下幾點(diǎn)：

一是強(qiáng)化觀念。發(fā)行及相關(guān)部門(mén)都要建立時(shí)效性管理的觀念，強(qiáng)化對(duì)管理中時(shí)間資源及時(shí)效要素的監(jiān)控，強(qiáng)化對(duì)時(shí)效管理的考評(píng)，全力營(yíng)造發(fā)行時(shí)效管理建設(shè)的良好環(huán)境。

二是改善流程。在實(shí)踐中，報(bào)刊出版運(yùn)營(yíng)流程還有許多地方有待改進(jìn)，效率有待提高，在競(jìng)爭(zhēng)激烈的情況下，適當(dāng)改變一下管理流程，調(diào)整一下處理方法，也許會(huì)收到意想不到的效果。

三是采用新技術(shù)。千萬(wàn)不要理解報(bào)刊發(fā)行就是只需要“酒水”“汗水”和“淚水”的簡(jiǎn)單工作，利用不上新技術(shù)。真正的報(bào)刊發(fā)行是集市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)、物流管理、網(wǎng)絡(luò)連鎖等于一體的綜合業(yè)務(wù)，它的發(fā)展也離不開(kāi)現(xiàn)代應(yīng)用技術(shù)，如財(cái)務(wù)系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、報(bào)刊發(fā)行管理系統(tǒng)、電子商務(wù)系統(tǒng)、客戶服務(wù)系統(tǒng)（呼叫中心）、資源計(jì)劃系統(tǒng)（ERP）等，只有積極采用，才能使集團(tuán)報(bào)刊發(fā)行朝更專業(yè)化、規(guī)模化、自動(dòng)化、信息化方向發(fā)展，才能真正提高發(fā)行時(shí)效。

四是實(shí)現(xiàn)有效溝通。在集團(tuán)體制下，各報(bào)刊編輯部及廣告、印刷、發(fā)行等部門(mén)召開(kāi)各種協(xié)調(diào)會(huì)議，以及在發(fā)行總公司等內(nèi)部成立各種協(xié)調(diào)小組加強(qiáng)有效溝通，是提高工作效率行之有效的方法。有效溝通機(jī)制的形成是提高運(yùn)營(yíng)效率的保障。

（作者鄭波系湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)楚天報(bào)刊發(fā)行總公司副總經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)濟(jì)師；吳秋華系湖北日?qǐng)?bào)傳媒集團(tuán)楚天報(bào)刊發(fā)行總公司銷(xiāo)售經(jīng)理、高級(jí)經(jīng)濟(jì)師）