〔關(guān)鍵詞〕 財務(wù)管理；系統(tǒng)軟件；維護(hù)方法

〔中圖分類號〕 G721

〔文獻(xiàn)標(biāo)識碼〕 C

〔文章編號〕 1004—0463（2007）07（B）—0039—02

隨著計算機(jī)在信息管理領(lǐng)域中的普及和推廣，計算機(jī)財務(wù)管理系統(tǒng)已走進(jìn)了各行各業(yè)。然而每個行業(yè)、每個單位所具有的不同管理特點以及財務(wù)制度的改革所引起的企業(yè)財務(wù)管理的相應(yīng)變化，使計算機(jī)軟件開發(fā)人員越來越感到軟件維護(hù)以及功能模塊的二次開發(fā)其工作量之大，任務(wù)之重叫人難以承受。筆者就如何提高財務(wù)管理系統(tǒng)軟件可維護(hù)性的方法談一些自己的看法。

一、加強(qiáng)系統(tǒng)用數(shù)據(jù)庫的定義

1.“賬簿”名字由系統(tǒng)自動產(chǎn)生

各單位對于正常發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，往往通過會計憑證的填制和審核，可以反映和監(jiān)督這些經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的發(fā)生和完成情況。但是，一個單位在一定時期的會計憑證很多，每張憑證只能反映一項經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，因而會計憑證對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的反映只能是分散的，零星的，不能全面地、聯(lián)系地、系統(tǒng)地反映一個企業(yè)在一定時期內(nèi)發(fā)生的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。為了便于了解一個單位在一定時期內(nèi)的全部經(jīng)濟(jì)活動，就必須設(shè)置會計賬簿。把會計憑證所提供的大量而分散的核算資料加以歸類整理，登記到賬簿中去，以取得經(jīng)營管理上所需要的各種核算資料，這種用來全面、連續(xù)、系統(tǒng)的記錄會計業(yè)務(wù)，具有專門格式而又相互聯(lián)系在一起的賬頁，稱為會計賬簿。設(shè)置和登記賬簿是會計核算的一種專門方法。財務(wù)管理軟件自動產(chǎn)生“賬簿”的程序包括兩部分內(nèi)容：建立“賬簿”和修改已建立“賬簿”的結(jié)構(gòu)?！百~簿”名字由字母開頭并加會計科目表中一級科目編號組成。文件名開頭字母多寡由用戶通過屏幕輸入。在產(chǎn)生“賬簿”之前，應(yīng)先建立一個“賬簿”結(jié)構(gòu)文件，然后根據(jù)用戶輸入的字母及會計科目表，利用文件建立命令或文件拷貝命令自動產(chǎn)生全部一級科目的“賬簿”，接著用戶根據(jù)需要對已建立的文件結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。雖然建立的數(shù)據(jù)文件較多(一般企業(yè)所使用的一級科目在四十個以上)，但在程序執(zhí)行中不需要作索引，省去了建立索引的開銷，這相對提高了系統(tǒng)的運行速度。由于“賬簿”文件名是規(guī)范的，與一級科目編號是一一對應(yīng)的，自然在使用“賬簿”的程序中不會直接使用會計科目所對應(yīng)的文件名。

2．增加會計科目類別字段

建立會計科目是財務(wù)管理及會計電算化初始化工作中的重要內(nèi)容，它主要包括設(shè)立科目編號，輸入科目名稱，定義賬戶類別等內(nèi)容。為了消除程序中出現(xiàn)直接的科目編號，在記賬憑證輸入時，為了滿足用戶要求，凡是往來科目要求作金額核對處理的，在程序中往往會要用具體的科目編號作為比較對象，根據(jù)判斷結(jié)果決定程序的執(zhí)行路線。如果往來科目編號改變必須要對程序作相應(yīng)修改。為了把程序和數(shù)據(jù)相對獨立開來，在定義會計科目表的數(shù)據(jù)庫時增加了科目類別標(biāo)志字段，用標(biāo)志字段代替程序中的具體科目編號。這樣做到了把業(yè)務(wù)變化引起的程序修改轉(zhuǎn)到了數(shù)據(jù)維護(hù)上。

會計報表的編制也是財務(wù)管理系統(tǒng)中不可缺少的部分。會計報表是根據(jù)賬簿記錄和其他日常核算資料，以一定的指標(biāo)體系，總括地反映會計主體一定時期內(nèi)的財務(wù)狀況、經(jīng)營成果和理財過程的報告文件。它是會計核算程序的最后環(huán)節(jié)。編制會計報表是會計核算的一種專門方法。一個單位的經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容、成果及其財務(wù)狀況是通過一定的經(jīng)濟(jì)指標(biāo)來揭示的。會計核算的目的，就是要通過對經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行記錄、加工、整理、綜合、匯總等環(huán)節(jié)，將會計主體的資產(chǎn)、負(fù)債和所有者權(quán)益的變動，利潤的形成與分配，以及資金的取得和運用等各方面的會計信息，以一定的指標(biāo)體系，全面、系統(tǒng)、概括地反映出來，以便人們了解其一定時期經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容、成果和財務(wù)狀況。在會計核算過程中，會計賬簿所提供的會計資料仍然是分散在各類賬戶中的，不能集中而概括地反映出企業(yè)、單位經(jīng)濟(jì)活動的全貌。因此，就必須對賬簿中的會計資料作進(jìn)一步的加工、整理、綜合，并結(jié)合其他日常會計核算資料，按照一定的指標(biāo)體系，以報告文件的形式集中地反映出來，從而全面、系統(tǒng)、概括地提供會計主體一定時期內(nèi)經(jīng)濟(jì)活動的內(nèi)容、經(jīng)營成果和財務(wù)狀況的信息。在編制會計報表處理中，報表項目的變化會直接引起程序的修改且工作量也較大。這也許正是目前市場上銷售的財務(wù)管理軟件中編制會計報表功能模塊分為對用戶開放和半開放的原因吧。這里所指的“開放”是指向用戶提供源程序，用戶在系統(tǒng)運行時遇到報表變化時可由用戶完成程序維護(hù)。它雖然給用戶程序修改的方便，但是銷售者不會向用戶提供系統(tǒng)設(shè)計文檔，只能靠用戶在閱讀源程序、弄清其設(shè)計思想、方法之后才可以動手修改，這無疑給用戶帶來了很大困難，同時也給系統(tǒng)的運行帶來了影響。為了做到使用戶只修改數(shù)據(jù)而不修改程序，在編制會計報表的功能模塊設(shè)計中，可以把報表內(nèi)容作為系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件，建立了一個報表格式定義數(shù)據(jù)庫，把程序與報表的具體內(nèi)容分離開來。

二、加強(qiáng)系統(tǒng)初始化功能

會計軟件的初始化是指從手工會計系統(tǒng)(或舊的計算機(jī)會計軟件)轉(zhuǎn)換成電算化會計軟件過程中所做的有關(guān)初始性工作。這些工作完成后，才可以用會計軟件進(jìn)行日常的會計處理。財務(wù)管理軟件的初始性是指正式錄入記賬憑證前應(yīng)該做的各種前期工作，它包括使用財務(wù)處理軟件前的手工準(zhǔn)備階段，科目代碼的設(shè)置，初始余額的裝入，運行環(huán)境的初始設(shè)定等。初始化工作完成后，就可進(jìn)入正常的計算機(jī)日常賬務(wù)處理階段，即錄入憑證、記賬、出賬階段。由于初始化工作是因為使用電算化會計軟件引起的，而初始化階段計算機(jī)還不能代替手工做會計核算工作，所以，初始化階段會增加會計人員的工作量。但初始化工作是非常重要的，初始化工作的好壞，直接影響到以后工作能否順利進(jìn)行。

為了避免由于管理制度和方法的變化引起功能模塊的二次開發(fā)，我們必須加強(qiáng)系統(tǒng)的初始化功能，盡可能地給用戶提供自定義窗口。

1.工資結(jié)構(gòu)定義

用戶可根據(jù)本單位工資結(jié)構(gòu)定義工資項目(包括工資項目名稱、類型長度等參數(shù)的指定)。因為無論何種工資結(jié)構(gòu)總是包含收入(實發(fā))部分、支出(扣除)部分，從收入部分減去支出部分便是職工的應(yīng)發(fā)部分。系統(tǒng)用表格形式分為收入、支出部分，并按順序由用戶輸入信息，這樣系統(tǒng)同時也完成了工資的計算公式的定義。

2．工資輸出文件項目的指定

一個單位至少有離退休職工和在職職工兩種不同的輸出報表，用戶可以通過自定義窗口，從已定義的工資項目中指定輸出報表包含的項目，用戶還可根據(jù)需要指定所需要的其他報表。如，儲蓄發(fā)放表、水電費發(fā)放表等等。

3．工資分配方式的定義

任何一個單位的工資內(nèi)容會按月按用途分配到相應(yīng)的會計科目中去。由于各單位的分配方式略有不同，且分配到核算科目所包括的工資項目也會隨工資結(jié)構(gòu)變化而變化。所以在初始化中給用戶提供了定義工資分配方式的功能。工資分配的去向大致涉及到以下幾個科目(貸方科目)：

(1)基本生產(chǎn)(在建立了廠內(nèi)銀行核算的單位把應(yīng)分配到該科目的總金額轉(zhuǎn)到廠內(nèi)銀行進(jìn)行核算)；

(2)輔助生產(chǎn)；

(3)企業(yè)管理費；

(4)利潤的營業(yè)外支出；

(5)專業(yè)基金的職工福利、獎勵基金；

(6)銷售。

用戶可按要求輸入信息完成工資分配的定義。系統(tǒng)根據(jù)用戶輸入的信息，自動產(chǎn)生工資分配程序。這樣用戶通過系統(tǒng)初始化便可以完成工資改革發(fā)生變化而引起的系統(tǒng)維護(hù)工作。