高校圖書(shū)館每年進(jìn)口外國(guó)（含港澳臺(tái)地區(qū)）報(bào)刊（以下簡(jiǎn)稱(chēng)外刊）時(shí)，不僅要重視刊物的選購(gòu)，亦要加強(qiáng)到貨驗(yàn)收管理。筆者曾抽樣檢查Springer華南地區(qū)集團(tuán)采購(gòu)后指定存放于中山大學(xué)圖書(shū)館（以下簡(jiǎn)稱(chēng)我館）的全套紙本期刊到館情況，發(fā)現(xiàn)2002～2005年有142種(占34.2%)有不同程度的缺刊，缺434冊(cè)左右。據(jù)了解其它地區(qū)亦存在類(lèi)似或更為嚴(yán)重的缺刊現(xiàn)象。

此外，2005年中國(guó)高校人文社會(huì)科學(xué)文獻(xiàn)中心(CASHL)紙本期刊在我館的到刊情況是：205種刊有31種（占15.1%）具有不同程度的缺刊，合計(jì)缺67冊(cè)（占6.8%）。雖然有的圖書(shū)館、代理商認(rèn)為有缺刊現(xiàn)象是正常的，但筆者要強(qiáng)調(diào)的是：不能輕信代理商給圖書(shū)館準(zhǔn)備的到刊統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，圖書(shū)館自身要促進(jìn)提高紙本現(xiàn)刊的到館率，避免不可追回的損失。為此而討論外刊驗(yàn)收管理問(wèn)題。

1外刊驗(yàn)收的常見(jiàn)問(wèn)題

1.1 個(gè)別刊物出版周期、出版時(shí)間無(wú)規(guī)律

不定期、無(wú)限期延期、某一年延期，后又正常出版、某一時(shí)間段改變出版頻次等都是驗(yàn)收查缺的難點(diǎn)。例如，跨年出版的Environmental Economics，Volume 8(4 issues) to appear in 2006/2007。又如Review of Economic Design訂購(gòu)年是2005年，但刊物出版時(shí)間延遲，拖延到2006年才出版，驗(yàn)收人員常常會(huì)誤認(rèn)為2006年訂購(gòu)的。在系統(tǒng)上是按出版年來(lái)驗(yàn)收，還是按發(fā)訂年來(lái)跟進(jìn)驗(yàn)收？若沒(méi)有專(zhuān)人采用某一個(gè)準(zhǔn)則來(lái)驗(yàn)收，催缺結(jié)果就五花八門(mén)。

1.2刊物到貨清單與實(shí)物不符

例如，2005年中圖公司配送給我館的刊物510VY001，Уκраинсκий математичесκий журнал，其包裝清單上的刊號(hào)、刊名、卷次、期次、冊(cè)數(shù)、年代都與實(shí)物不符。但實(shí)物上貼的刊號(hào)標(biāo)簽與清單上的一致，若僅看被貼的標(biāo)簽而急于驗(yàn)收，則容易驗(yàn)錯(cuò)。尤其是小語(yǔ)種刊物，更要小心謹(jǐn)慎。

再如，刊號(hào)D03GB065的《世界日?qǐng)?bào)》（中文版），菲律賓版，曾被錯(cuò)送刊號(hào)D03GH060的《世界日?qǐng)?bào)》（中文版），泰國(guó)版。若不認(rèn)真查看，也會(huì)魚(yú)目混珠。

1.3刊物被送多或投遞地址有誤

例如，Royal Society of Chemistry出版的soft matter第2卷第9期來(lái)多3冊(cè)，經(jīng)查明才知為贈(zèng)送的廣告刊。再如，2003年Computer Info Sys，標(biāo)簽上注明收貨地址非我館訂戶號(hào)，兄弟院校館所訂刊物被錯(cuò)發(fā)到我館，是退貨，還是幫忙轉(zhuǎn)發(fā)？當(dāng)然，也有非出錯(cuò)多送的，例如Element刊，訂購(gòu)568B0001，附贈(zèng)此刊；同時(shí)訂購(gòu)568B0003時(shí)又套訂了此刊。

1.4驗(yàn)收催缺時(shí)滯有一定限制期

期刊出版后，一般會(huì)限定一個(gè)周期作為合理?yè)Q貨的期限，常見(jiàn)的為三個(gè)月內(nèi)。而外刊從始發(fā)行到國(guó)內(nèi)中介機(jī)構(gòu)的一系列周轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)就占了不少時(shí)間差。另外，有的高校館每年在寒暑假內(nèi)不安排人員及時(shí)收貨、驗(yàn)貨，容易積壓，且發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后若不及時(shí)處理則容易導(dǎo)致無(wú)法催缺，損失由圖書(shū)館承擔(dān)。

1.5按語(yǔ)種驗(yàn)收不便查缺

外刊涉及的語(yǔ)種較多，我館又按照CALIS的有關(guān)編目條例來(lái)對(duì)期刊進(jìn)行分庫(kù)管理，中文、日文期刊歸入CN-MARC分編系統(tǒng)，西文、俄文期刊入U(xiǎn)S-MARC分編系統(tǒng)。查缺時(shí)則需要在不同的語(yǔ)種分編庫(kù)中進(jìn)行切換操作，顯得非常麻煩。如果訂購(gòu)批標(biāo)識(shí)、發(fā)行者沒(méi)有設(shè)置好，又容易將國(guó)內(nèi)出版的外文期刊混雜在一起來(lái)催缺處理。

1.6系統(tǒng)不能順利查缺

我館使用的ILAS系統(tǒng)不能準(zhǔn)確查缺刊物，在“催詢處理”模塊下處理的查缺清單只能查到中間缺期的刊物，如果某刊最后一期一直沒(méi)有到貨，則無(wú)法自動(dòng)提取出這種類(lèi)型的數(shù)據(jù)。在催缺的查詢途徑上，缺少“訂購(gòu)批標(biāo)識(shí)”的選擇項(xiàng)，不能按發(fā)訂批次來(lái)查缺?？梢?jiàn)，報(bào)刊的驗(yàn)收催缺是一個(gè)軟肋，但系統(tǒng)的改進(jìn)、完善周期一般較長(zhǎng)，有時(shí)更覺(jué)遙遙無(wú)期。

1.7驗(yàn)收查缺的冷遇與職責(zé)不明晰

除了以上談到的問(wèn)題外，刊物的改名、改變出版社，附帶索引、光盤(pán)、磁帶，或某一期改變載體，都需要認(rèn)真的查看。不過(guò)，有些驗(yàn)收人員會(huì)顧慮：一般代理商對(duì)采購(gòu)環(huán)節(jié)的意見(jiàn)及要求才加以重視，日常查缺是一種找麻煩的行為，常擔(dān)心負(fù)責(zé)任的查缺、催詢會(huì)有尷尬的冷遇。并且也確實(shí)有如此問(wèn)題。所以他們總想把對(duì)外的查缺任務(wù)推給上游采購(gòu)環(huán)節(jié)。但這樣折疊往返操作反而會(huì)加重查缺的難度，問(wèn)題也容易積壓。

此外，有的圖書(shū)館通過(guò)業(yè)務(wù)重組，在期刊管理上撤銷(xiāo)“一條龍”管理模式，或?qū)?shū)、刊混在一起驗(yàn)收，混淆兩種不同發(fā)行方式的文獻(xiàn)資源，不利于及時(shí)催缺，因?yàn)榭锊煌趫D書(shū)，每訂購(gòu)一種期刊或報(bào)紙，都要在一年內(nèi)等待發(fā)行、送貨，查缺的是某種刊物某一期次而非整年，要隨到隨查，隨時(shí)更新查缺記錄，累計(jì)到年底才能方便統(tǒng)計(jì)出全年的實(shí)際到館情況，才能對(duì)刊物結(jié)算進(jìn)行核對(duì)。有的館業(yè)務(wù)重組后失去了在采訪、編目、驗(yàn)收、現(xiàn)刊管理等環(huán)節(jié)的內(nèi)在環(huán)環(huán)相扣管理線索，各環(huán)節(jié)分屬不同部門(mén)，使驗(yàn)收、催缺責(zé)任模糊、邊緣化?？梢?jiàn)，個(gè)別脫離實(shí)際的業(yè)務(wù)新組合只會(huì)帶來(lái)沒(méi)有新意的老問(wèn)題。

2 驗(yàn)收管理的幾點(diǎn)改進(jìn)意見(jiàn)

2.1 熟悉出版發(fā)行情況，善于總結(jié)問(wèn)題

驗(yàn)收人員對(duì)刊物的熟悉程度應(yīng)不亞于采選人員，因?yàn)榭锏淖兓闆r，驗(yàn)收人員最先了解到。每年外刊完成決策、執(zhí)行發(fā)送訂購(gòu)單任務(wù)后的工作重點(diǎn)則是驗(yàn)收。對(duì)刊物的出版、發(fā)行情況，可通過(guò)國(guó)內(nèi)外書(shū)商提供的在線查詢目錄、烏利希期刊目錄等來(lái)輔助了解。對(duì)于驗(yàn)收中常見(jiàn)的問(wèn)題，可分門(mén)別類(lèi)的歸納，在不斷總結(jié)中提高外刊驗(yàn)收的效率。

2.2充分利用現(xiàn)有條件，并有所創(chuàng)新

當(dāng)使用的圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)不能方便查缺刊物到館情況時(shí)，要積極發(fā)揮主觀能動(dòng)性，使用其它輔助管理的應(yīng)用軟件。純粹抱怨期刊催缺系統(tǒng)在應(yīng)用中存在的各種問(wèn)題，并不可取，形同推卸責(zé)任，畢竟在長(zhǎng)期的工作實(shí)踐中，能夠積累一些好的經(jīng)驗(yàn)來(lái)完善驗(yàn)收工作。例如，政府實(shí)施電子簽名法法案后，催缺的電子郵件即可起到重要的證據(jù)作用，可積極使用e-mail來(lái)驗(yàn)收催缺。再如，當(dāng)前博客已被廣泛使用，一些圖書(shū)館研究人員已將博客的知識(shí)管理應(yīng)用進(jìn)行了可行性分析，可將催缺記錄公示在博客上，方便館內(nèi)同事、領(lǐng)導(dǎo)及被查缺的相關(guān)公司直觀了解查缺的實(shí)際問(wèn)題。日常缺刊問(wèn)題的公開(kāi)化、透明化，也足以引起圖書(shū)館業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)及代理商的重視。

驗(yàn)收查缺工作積累豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)后，對(duì)圖書(shū)館自動(dòng)化系統(tǒng)的完善也能提出更有說(shuō)服力的改進(jìn)意見(jiàn)，使之能順利實(shí)現(xiàn)日常準(zhǔn)確查缺。

2.3明確職責(zé)，勇于承擔(dān)責(zé)任

驗(yàn)收是重要的一個(gè)工作環(huán)節(jié)，在崗位設(shè)置上要有相應(yīng)的驗(yàn)收人員，并明確責(zé)任。例如，認(rèn)真負(fù)責(zé)的查檢刊物到館情況，并做出準(zhǔn)確的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)表。才能對(duì)各個(gè)代理商的供貨方式、交貨地點(diǎn)、服務(wù)態(tài)度作一個(gè)比較，為采購(gòu)過(guò)程中的代理商選擇要求提供參考意見(jiàn)。采購(gòu)與驗(yàn)收要一體化思考，前后顧及，使驗(yàn)收的最終目的不僅僅局限在查缺上，而是要反饋信息給上游采購(gòu)環(huán)節(jié)，使圖書(shū)館能選擇最好的代理商，繼而減輕查缺工作的繁雜性負(fù)擔(dān)，降低整體采、驗(yàn)成本，提高工作效率。驗(yàn)收工作要做細(xì)，例如，查檢出有問(wèn)題的刊物，要盡快與供貨商確認(rèn)。每一筆交貨清單都要保留起來(lái)，作復(fù)查憑證。

驗(yàn)收人員不必?fù)?dān)心查缺時(shí)會(huì)遇到服務(wù)態(tài)度不好的公司，為保障圖書(shū)館的利益而查缺，再麻煩也要開(kāi)展，不能讓準(zhǔn)確、詳細(xì)的缺刊統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)流于形式。目前刊物通過(guò)招標(biāo)、集團(tuán)訂購(gòu)、專(zhuān)款專(zhuān)用等方式引進(jìn)的訂購(gòu)合同條款將越來(lái)越具體，實(shí)際到館統(tǒng)計(jì)起到的作用將更為明顯。外刊結(jié)算時(shí)，驗(yàn)收人員可根據(jù)驗(yàn)收結(jié)果，來(lái)監(jiān)督付款。

結(jié)語(yǔ)

外刊來(lái)自海外不同國(guó)家及地區(qū)，從國(guó)際貨運(yùn)到國(guó)內(nèi)代理商，再?gòu)泥]局或各類(lèi)快遞公司等渠道運(yùn)輸?shù)綀D書(shū)館，中間傳遞的環(huán)節(jié)越多，出錯(cuò)的機(jī)率也會(huì)更高。圖書(shū)館在接收、驗(yàn)收時(shí)需認(rèn)真把關(guān)，把出錯(cuò)的可能性控制在最小處，避免不必要的損失。另外，外刊的銷(xiāo)售價(jià)格一般比國(guó)內(nèi)期刊高，研究型大學(xué)的讀者對(duì)外刊及時(shí)到館需求也有更高要求，這就促使外刊的驗(yàn)收工作要定位在提高驗(yàn)收準(zhǔn)確率、縮短報(bào)刊與讀者見(jiàn)面周期的基礎(chǔ)上來(lái)開(kāi)展工作，才能保證經(jīng)費(fèi)支出真正落實(shí)到每種所訂刊物上。

在數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代，個(gè)別圖書(shū)館片面重視數(shù)字資源的建設(shè)，忽視紙本報(bào)刊的及時(shí)、完整到館問(wèn)題；個(gè)別高校圖書(shū)館實(shí)施招標(biāo)采購(gòu)后，只重價(jià)格，忽視紙本報(bào)刊的到館服務(wù)要求，這些管理上的不重視態(tài)度，一方面會(huì)導(dǎo)致讀者減弱對(duì)圖書(shū)館的依賴，到館讀者人數(shù)下滑，另一方面也給代理商一個(gè)錯(cuò)誤的導(dǎo)向，使紙本報(bào)刊物流環(huán)節(jié)變得更為薄弱。最終給圖書(shū)館帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)損失，其在紙本報(bào)刊服務(wù)上的重要地位也會(huì)動(dòng)搖、并受到質(zhì)疑，所以不容忽視進(jìn)口紙本報(bào)刊驗(yàn)收管理。

（作者單位：中山大學(xué)圖書(shū)館）