［摘 要］ 本文在深入、細(xì)致地分析用友U8 系統(tǒng)中“貨到票未到”業(yè)務(wù)的流程的基礎(chǔ)之上，結(jié)合筆者近幾年在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中的體會(huì)和經(jīng)驗(yàn)，對(duì)“貨到票未到”業(yè)務(wù)在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中存在的難點(diǎn)進(jìn)行分析，并對(duì)操作出錯(cuò)后相應(yīng)的解決方法進(jìn)行了系統(tǒng)、詳細(xì)的探討。

［關(guān)鍵詞］ 用友U8系統(tǒng)；“貨到票未到”業(yè)務(wù)；解析

［中圖分類號(hào)］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2007）07-0092-03

近年來(lái)，隨著我國(guó)計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平和企業(yè)信息化管理水平的提高，高校會(huì)計(jì)學(xué)、會(huì)計(jì)電算化專業(yè)已把“會(huì)計(jì)電算化實(shí)驗(yàn)”作為一門核心、主干課程。目前，較多院校以在國(guó)內(nèi)企業(yè)的占有率和應(yīng)用的成熟度較高的用友ERP系統(tǒng)為支持平臺(tái)并結(jié)合相關(guān)的案例資料來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)電算化實(shí)驗(yàn)。用友U8系統(tǒng)是以中小企業(yè)多部門應(yīng)用為目標(biāo)的戰(zhàn)略性財(cái)務(wù)軟件，由財(cái)務(wù)、分銷、決策支持3部分組成，并采用財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化設(shè)計(jì)，大大提高了數(shù)據(jù)信息的綜合利用功能。

在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化業(yè)務(wù)中，采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)按貨物和發(fā)票到達(dá)的先后，劃分為單貨同行、貨到票未到、票到貨未到3種類型。不同的業(yè)務(wù)類型相應(yīng)的處理方式有所不同，但基本都涉及采購(gòu)管理、庫(kù)存管理、存貨核算、應(yīng)付款管理和總賬系統(tǒng)等多個(gè)模塊，處理流程比較復(fù)雜，因此學(xué)生在實(shí)驗(yàn)過(guò)程中比較容易出錯(cuò)。特別是其中的“貨到票未到”業(yè)務(wù)，由于涉及暫估入庫(kù)及回沖處理，更為復(fù)雜，在多年的實(shí)驗(yàn)教學(xué)中發(fā)現(xiàn)出錯(cuò)率比較高。因此，本文首先對(duì)該流程進(jìn)行了詳細(xì)分析，然后總結(jié)、歸納了學(xué)生在實(shí)際操作過(guò)程中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤的難點(diǎn)及原因，并對(duì)操作出錯(cuò)后的解決方法進(jìn)行了系統(tǒng)、全面的探討，為學(xué)生能夠更好地理解該業(yè)務(wù)，掌握該業(yè)務(wù)的操作及出錯(cuò)后如何解決提供指導(dǎo)。

圖 1 暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)處理流程

一、用友U8系統(tǒng)中“貨到票未到”業(yè)務(wù)的流程分析

在用友ERP- U8系統(tǒng)中，對(duì)“貨到票未到”業(yè)務(wù)采用暫估入庫(kù)的處理辦法。暫估是指本月存貨已經(jīng)到達(dá)，但采購(gòu)發(fā)票尚未收到，不能確定存貨的入庫(kù)成本；月底時(shí)，為了正確核算企業(yè)的庫(kù)存成本，需要將這部分存貨暫估入庫(kù)，形成暫估憑證。對(duì)暫估業(yè)務(wù)，系統(tǒng)提供了3種不同的處理方法，分別是月初回沖、單到回沖和單到補(bǔ)差。本文以月初回沖為例進(jìn)行分析，處理流程如圖1所示。

當(dāng)月，貨到票未到時(shí)：

暫估入庫(kù)業(yè)務(wù)處理流程說(shuō)明：

①當(dāng)月，根據(jù)采購(gòu)到貨簽收的實(shí)際數(shù)據(jù)在庫(kù)存管理系統(tǒng)中填制采購(gòu)入庫(kù)單。

②在庫(kù)存管理系統(tǒng)中審核采購(gòu)入庫(kù)單，以證明入庫(kù)單上的貨物已經(jīng)入庫(kù)。

③月末，發(fā)票未到，在存貨核算系統(tǒng)中輸入采購(gòu)入庫(kù)單的暫估單價(jià)，對(duì)“暫估入庫(kù)單”進(jìn)行單據(jù)記賬，即以暫估單價(jià)計(jì)入存貨明細(xì)賬。

④在存貨核算系統(tǒng)中對(duì)“暫估入庫(kù)單”制單，系統(tǒng)生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證（暫估憑證）并自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)。

⑤下月初，存貨核算系統(tǒng)自動(dòng)生成與“暫估入庫(kù)單”完全相同的“紅字回沖單”，同時(shí)自動(dòng)計(jì)入存貨明細(xì)賬，沖回上月計(jì)入存貨明細(xì)賬中的暫估入庫(kù)單。

⑥在存貨核算系統(tǒng)中對(duì)“紅字回沖單”制單，系統(tǒng)生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證（紅字憑證）并自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)，回沖上月的暫估憑證（這步操作可在第⑩步時(shí)與“藍(lán)字回沖單”一起制單）。

⑦下月，收到采購(gòu)發(fā)票后，在采購(gòu)管理系統(tǒng)中填制采購(gòu)發(fā)票。

⑧將采購(gòu)發(fā)票與對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單做采購(gòu)結(jié)算。

⑨結(jié)算完畢后，進(jìn)入存貨核算系統(tǒng)，執(zhí)行“暫估處理”功能。進(jìn)行暫估處理后，系統(tǒng)根據(jù)發(fā)票自動(dòng)生成一張“藍(lán)字回沖單”，并以發(fā)票中的實(shí)際單價(jià)自動(dòng)計(jì)入材料明細(xì)賬。

⑩在存貨核算系統(tǒng)中對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單，系統(tǒng)生成采購(gòu)入庫(kù)機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證并自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)。

其中第③、⑤、⑨步是對(duì)應(yīng)處理，均是記入存貨明細(xì)賬的操作，第④、⑥、⑩步是對(duì)應(yīng)處理，均是生成機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證并自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)記入總賬的操作。下面以實(shí)例來(lái)表明第③、⑤、⑨步之間和第④、⑥、⑩步之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系。

假設(shè)，11月6日，收到北京聯(lián)想分公司提供的聯(lián)想天禧ＰⅢ/550，數(shù)量為20臺(tái)，商品已驗(yàn)收入庫(kù)，月末未收到發(fā)票，暫估單價(jià)為6 000元。12月10日，收到北京聯(lián)想分公司提供的上月已驗(yàn)收入庫(kù)的20臺(tái)電腦的普通發(fā)票，發(fā)票單價(jià)為5 900元。

注：此例進(jìn)行了簡(jiǎn)化處理，假設(shè)不考慮材料成本差異、專用發(fā)票的應(yīng)交稅金/應(yīng)交增值稅/進(jìn)項(xiàng)稅額以及運(yùn)費(fèi)發(fā)票等因素。

二、用友U8系統(tǒng)中“貨到票未到”業(yè)務(wù)中的難點(diǎn)分析

在實(shí)驗(yàn)教學(xué)中，發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)生對(duì)“貨到票未到”業(yè)務(wù)的整個(gè)流程中第⑤、⑨步容易出現(xiàn)問(wèn)題。

（一）下月初，容易忽略系統(tǒng)自動(dòng)生成的“紅字回沖單”，不對(duì)其進(jìn)行制單

正確操作為：

１． 在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算→生成憑證”命令，進(jìn)入“生成憑證”窗口。

２． 單擊“選擇”按鈕，打開(kāi)“查詢條件”對(duì)話框，選擇“紅字回沖單”選項(xiàng)，單擊“確認(rèn)”按鈕返回。

３． 單擊“全選”按鈕，然后單擊“確定”按鈕， 進(jìn)入“生成憑證”窗口。

4． 選擇憑證類別為“轉(zhuǎn)賬憑證”，輸入紅字回沖單對(duì)方科目“物資采購(gòu)（1201）”，單擊“生成”按鈕，進(jìn)入“填制憑證”窗口。

5． 單擊“保存”按鈕，保存根據(jù)“紅字回沖單”生成的憑證（如有多張紅字回沖單，則單擊“下張”按鈕，繼續(xù)保存下張憑證）。

(二)當(dāng)采購(gòu)發(fā)票到達(dá)時(shí)，不能正確地進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算

當(dāng)采購(gòu)發(fā)票到時(shí)，應(yīng)與采購(gòu)發(fā)票到達(dá)月的上一個(gè)月已到的相對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單進(jìn)行結(jié)算。但在用友ERP-U8中，進(jìn)入到采購(gòu)結(jié)算界面，在默認(rèn)條件下只顯示本月的采購(gòu)入庫(kù)單，這一點(diǎn)用友的實(shí)驗(yàn)教材中并未詳細(xì)說(shuō)明再加上學(xué)生對(duì)該筆業(yè)務(wù)不甚理解，導(dǎo)致有部分同學(xué)發(fā)現(xiàn)找不到對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單就將該筆業(yè)務(wù)置之不理了。而另有大部分同學(xué)則在采購(gòu)發(fā)票到達(dá)的當(dāng)月又補(bǔ)錄了一張采購(gòu)入庫(kù)單，然后將其與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行結(jié)算。這樣進(jìn)行處理，實(shí)際上是在發(fā)票到達(dá)當(dāng)月又虛擬了一張采購(gòu)入庫(kù)單，錯(cuò)誤地將“貨到票未到”業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化為“單貨同行”的業(yè)務(wù)，而對(duì)上月的采購(gòu)入庫(kù)單不管了，結(jié)果是在第⑨步操作時(shí)發(fā)現(xiàn)無(wú)法進(jìn)行暫估處理。

正確操作為：

１． 在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“業(yè)務(wù)→采購(gòu)結(jié)算→手工結(jié)算”命令，進(jìn)入“手工結(jié)算”窗口。

２． 單擊“選單”按鈕，打開(kāi)“結(jié)算選單”對(duì)話框。

３． 單擊“過(guò)濾”按鈕，修改起始日期為對(duì)應(yīng)的采購(gòu)入庫(kù)單（上月到達(dá)）到達(dá)日之前的日期，然后單擊“確定”按鈕返回。

４． 單擊 “刷入”按鈕，窗口下方顯示符合條件的入庫(kù)單列表；單擊“刷票”按鈕，窗口上方顯示符合條件的發(fā)票列表。

５． 選擇要結(jié)算的入庫(kù)單和發(fā)票，單擊“確定”按鈕，返回“手工結(jié)算”窗口。

6． 單擊“結(jié)算”按鈕，系統(tǒng)彈出“完成結(jié)算！”信息提示對(duì)話框，單擊“確定”按鈕返回。

三、用友U8系統(tǒng)中“貨到票未到”業(yè)務(wù)操作出錯(cuò)后的解決方法

以上分析了用友U8系統(tǒng)中“貨到票未到”業(yè)務(wù)中的難點(diǎn)及正確的操作方法，但是并不是說(shuō)在其他步驟不會(huì)出錯(cuò)。無(wú)論是在“難點(diǎn)”步驟還是其他步驟出錯(cuò)，都要進(jìn)行修改。但在修改出錯(cuò)操作之前，要將出錯(cuò)操作的后續(xù)相關(guān)操作反向逐一撤銷退回到該出錯(cuò)操作后才能修改該出錯(cuò)操作。用友實(shí)驗(yàn)教程中僅對(duì)業(yè)務(wù)的正向操作進(jìn)行了說(shuō)明，但對(duì)具體操作應(yīng)該如何撤銷，則沒(méi)有說(shuō)明，大部分同學(xué)在操作出錯(cuò)后不知道該如何撤銷相應(yīng)的操作。假如，在“貨到票未到”業(yè)務(wù)流程中，對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單后，發(fā)現(xiàn)采購(gòu)發(fā)票填制有錯(cuò)誤，采購(gòu)發(fā)票是在第⑦步填制的，要想修改采購(gòu)發(fā)票則必須依次撤銷第⑩、⑨、⑧步所做的操作后才能修改采購(gòu)發(fā)票。

（一）撤銷第⑩步操作：刪除根據(jù)“藍(lán)字回沖單”生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證

在第⑩步操作是對(duì)“藍(lán)字回沖單”制單，結(jié)果是系統(tǒng)生成采購(gòu)入庫(kù)機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證并自動(dòng)傳遞到總賬系統(tǒng)。因此要撤銷該操作就是要?jiǎng)h除系統(tǒng)生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證。這里要注意的是，雖然機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證已傳遞到總賬，但由于是在存貨核算系統(tǒng)生成的，所以應(yīng)該在存貨核算系統(tǒng)中而不是在總賬系統(tǒng)中刪除該憑證。

操作步驟：

１． 在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“財(cái)務(wù)核算→憑證列表”命令，打開(kāi)“查詢條件”對(duì)話框。

２． 單擊“全選”按鈕，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入到“憑證列表”窗口。

３． 選擇要?jiǎng)h除的憑證，然后單擊工具欄中的“刪除”按鈕。

（二）撤銷第⑨步操作：取消暫估處理

這一步是“貨到票未到”業(yè)務(wù)中撤銷的難點(diǎn)，很多同學(xué)都認(rèn)為應(yīng)該通過(guò)執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算→結(jié)算成本處理”命令進(jìn)入“暫估結(jié)算表”窗口來(lái)取消暫估，但進(jìn)入“暫估結(jié)算表”窗口后卻發(fā)現(xiàn)無(wú)法取消暫估。暫估處理實(shí)質(zhì)上對(duì)系統(tǒng)自動(dòng)生成的“藍(lán)字回沖單”進(jìn)行的“單據(jù)記賬”處理，在理解了這一點(diǎn)之后，就不難理解要取消暫估處理實(shí)質(zhì)上是要取消對(duì)“藍(lán)字回沖單”的“單據(jù)記賬”操作。

操作步驟：

１． 在存貨核算系統(tǒng)中，執(zhí)行“業(yè)務(wù)核算→恢復(fù)記賬”命令，打開(kāi)“恢復(fù)單據(jù)記賬條件”對(duì)話框。

２． 選中倉(cāng)庫(kù)為“全選”，單據(jù)類型為“藍(lán)字回沖單”，然后單擊“確認(rèn)”按鈕，進(jìn)入“取消單據(jù)記賬”窗口。

３． 在“選擇”欄位置單擊要取消記賬的暫估單據(jù)，出現(xiàn)“√”標(biāo)記，單擊“恢復(fù)“按鈕。彈出“您正準(zhǔn)備對(duì)１條記錄恢復(fù)記賬，確認(rèn)恢復(fù)嗎？”，單擊“確定”恢復(fù)成功，則取消暫估處理了。

（三）撤銷第⑧步操作：取消采購(gòu)結(jié)算

操作步驟：

１． 在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“業(yè)務(wù)→采購(gòu)結(jié)算→結(jié)算單列表”命令，打開(kāi)“采購(gòu)結(jié)算單”對(duì)話框，單擊“過(guò)濾”按鈕。

２． 進(jìn)入“采購(gòu)結(jié)算表列表”窗口，雙擊要取消結(jié)算的記錄，打開(kāi)“采購(gòu)結(jié)算表”窗口，單擊工具欄中的“刪除”按鈕。

（四）修改采購(gòu)發(fā)票

１． 在采購(gòu)管理系統(tǒng)中，執(zhí)行“業(yè)務(wù)→發(fā)票→采購(gòu)發(fā)票列表”命令，打開(kāi)“采購(gòu)發(fā)票”窗口。

２． 單擊“過(guò)濾”按鈕，進(jìn)入“采購(gòu)發(fā)票列表”，雙擊要修改的發(fā)票進(jìn)入“采購(gòu)發(fā)票”窗口，然后單擊“修改”按鈕進(jìn)行修改（如果要修改發(fā)票類型，則需要先刪除發(fā)票后再在增加發(fā)票時(shí)選擇正確的發(fā)票類型）。

四、結(jié)束語(yǔ)

用友U8是一套的比較復(fù)雜的管理信息系統(tǒng)，涉及很寬泛的知識(shí)面。而在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化的實(shí)驗(yàn)教學(xué)過(guò)程中，就有許多大大小小的難點(diǎn)，特別是對(duì)于操作出錯(cuò)后的解決方法，在實(shí)驗(yàn)教程中并未有說(shuō)明。限于篇幅，本文只對(duì)其中的“貨到票未到”業(yè)務(wù)及其難點(diǎn)和操作出錯(cuò)后的解決方法進(jìn)行了較為詳細(xì)的解析，目的是拋磚引玉，希望通過(guò)對(duì)一個(gè)實(shí)例的具體分析，引導(dǎo)學(xué)生建立將電算化下業(yè)務(wù)的處理與手工下的業(yè)務(wù)處理結(jié)合起來(lái)的思維，能夠通過(guò)實(shí)驗(yàn)深刻地理解電算化下業(yè)務(wù)處理的深層次的含義，并能夠舉一反三，更好地理解和掌握整個(gè)系統(tǒng)。

主要參考文獻(xiàn)

［1］ 王新玲，汪剛. 會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)實(shí)驗(yàn)教程［M］. 北京：清華大學(xué)出版社，2005：145-165.