[摘 要] 計(jì)算機(jī)具有強(qiáng)大的計(jì)算和檢索功能，要充分利用這些功能為會(huì)計(jì)工作服務(wù)，就必須規(guī)范記賬憑證，才能使具有相同信息的數(shù)據(jù)被檢索#65380;利用，以提高會(huì)計(jì)工作效率#65377;本文就如何規(guī)范記賬憑證進(jìn)行討論#65377;

[關(guān)鍵詞] 規(guī)范;記賬憑證;計(jì)算;檢索;后續(xù)工作

[中圖分類號(hào)]F232[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼]A[文章編號(hào)]1673-0194(2007)07-0027-01

記賬憑證是會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)入會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的一個(gè)非常重要的入口，根據(jù)對已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)單位的工作跟蹤統(tǒng)計(jì)，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)除工資表#65380;銀行對賬單#65380;機(jī)開發(fā)票等之外，會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)基本上來自記賬憑證，按作業(yè)時(shí)間統(tǒng)計(jì)，97%以上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是記賬憑證數(shù)據(jù)，按處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的筆數(shù)統(tǒng)計(jì)，這個(gè)比例還要更高#65377;記賬憑證要方便會(huì)計(jì)#65380;財(cái)政#65380;審計(jì)#65380;銀行#65380;物價(jià)等部門的后續(xù)查賬工作，如果記賬憑證不規(guī)范，使用人員很難確定查賬信息供計(jì)算機(jī)檢索，也很難取到理想的數(shù)據(jù)#65377;為此，有必要對記賬憑證加以規(guī)

范#65377;

一#65380;規(guī)范憑證表頭

憑證表頭包括憑證類型#65380;憑證日期#65380;附單據(jù)張數(shù)等，其中憑證類型國內(nèi)會(huì)計(jì)軟件都不允許修改，必須選擇正確;日期要按原始憑證的日期確定;附單據(jù)張數(shù)按原始單據(jù)的實(shí)際張數(shù)確定#65377;本項(xiàng)內(nèi)容是教學(xué)工作中的一個(gè)弱項(xiàng)，一般情況下老師都不太注意這個(gè)問題，也不大講它的重要性#65377;企業(yè)每年都要接受財(cái)#65380;稅#65380;物價(jià)大檢查，如果登記的數(shù)字與所附單據(jù)不符，就是重點(diǎn)審查的內(nèi)容#65377;

二#65380;規(guī)范摘要

要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的檢索功能，規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)摘要是一個(gè)重要方面#65377;材料入庫業(yè)務(wù)的摘要可以是“材料入庫”#65380;“×材料入庫”#65380;“驗(yàn)收入庫”#65380;“×材料驗(yàn)收入庫”等，如果會(huì)計(jì)軟件不提供模糊查詢，只提供精確查詢，就很難查到所需數(shù)據(jù)#65377;因此，摘要應(yīng)盡可能統(tǒng)一#65380;規(guī)范#65377;

三#65380;規(guī)范會(huì)計(jì)科目的輔助信息

凡是分錄中有輔助核算條件或其他條件的，應(yīng)準(zhǔn)確輸入，如:不輸入收#65380;付款原始憑證編號(hào)就不能進(jìn)行系統(tǒng)自動(dòng)對賬，輔助核算信息(往來#65380;客戶#65380;部門#65380;項(xiàng)目等)設(shè)置模糊也不利于計(jì)算機(jī)檢索和查詢#65377;

四#65380;規(guī)范輸入業(yè)務(wù)金額

有些信息可以不在系統(tǒng)彈出的原始單據(jù)中輸入，但這樣就得不到相關(guān)的會(huì)計(jì)信息，如數(shù)量賬科目不在系統(tǒng)彈出的原始憑證中輸入數(shù)量#65380;單價(jià)等信息，就不能在相關(guān)賬戶中查詢數(shù)量信息#65377;

五#65380;規(guī)范業(yè)務(wù)順序

要按原始單據(jù)的順序編制記賬憑證，如:從甲廠購進(jìn)A材料100噸，每噸1 000元;B材料200噸，每噸1 500元;增值稅68 000元，對方代墊運(yùn)費(fèi)600元，一并以銀行存款支付#65377;本筆業(yè)務(wù)的原始單據(jù)有5張，分別是發(fā)票二聯(lián)#65380;發(fā)票三聯(lián)#65380;貨運(yùn)單#65380;自制運(yùn)費(fèi)分割單和付款單據(jù)#65377;除發(fā)票三聯(lián)用于抵稅外，其余4張均為入賬單據(jù)#65377;業(yè)務(wù)處理如下:

1. 根據(jù)發(fā)票聯(lián)

借:物資采購——甲廠——A材料 100 000

物資采購——甲廠——B材料 300 000

應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅——進(jìn)項(xiàng)稅 68 000

2. 根據(jù)運(yùn)費(fèi)分割單

借:物資采購——甲廠——A材料 200

物資采購——甲廠——B材料 400

3. 根據(jù)付款單據(jù)

貸:銀行存款 468 600

以上業(yè)務(wù)處理在手工情況下，將材料價(jià)款和運(yùn)費(fèi)相加后作為材料成本編制會(huì)計(jì)分錄，其目的是為了減少編制分錄的筆數(shù)#65380;登記賬簿的筆數(shù)和科目匯總的筆數(shù)#65377;

在電算化會(huì)計(jì)條件下，因?yàn)榫幹品咒浐芸?，并且由系統(tǒng)自動(dòng)記賬和匯總，因此，在編制記賬憑證時(shí)盡可能按原始單據(jù)編制會(huì)計(jì)分錄，憑證審核人員和后續(xù)查賬人員根據(jù)原始憑證不用加計(jì)金額就可以直觀審核記賬憑證，線條十分清楚，可大大提高工作效率#65377;

應(yīng)當(dāng)注意的是，第一#65380;二兩筆分錄要在系統(tǒng)彈出的原始憑證中輸入數(shù)量和單價(jià)，第四#65380;五兩筆分錄在彈出的原始憑證中不輸任何數(shù)據(jù)，直接在記賬憑證的金額欄內(nèi)輸入金額，系統(tǒng)自動(dòng)將同一記賬憑證中的同一科目下的兩筆金額相加后除以數(shù)量形成新的單價(jià)#65377;如A材料的新單價(jià)為

1 002元[(100 000+200)÷100]#65377;由于會(huì)計(jì)軟件都提供此功能，所以，在編制記賬憑證時(shí)，凡是能按原始單據(jù)編制分錄的應(yīng)按原始單據(jù)編制會(huì)計(jì)分錄，避免所有后續(xù)人員重復(fù)計(jì)算的麻煩#65377;

會(huì)計(jì)軟件中的報(bào)表系統(tǒng)也提供從憑證中取數(shù)的功能，如果報(bào)表數(shù)據(jù)有必要從憑證(記賬憑證和原始憑證)中取數(shù)時(shí)，從規(guī)范的上述項(xiàng)目內(nèi)容中也可以取到用戶理想的報(bào)表數(shù)據(jù)#65377;