［摘 要］ 本文從用友ERP-U8.52實際應(yīng)用角度出發(fā)，闡述了在實驗教學(xué)過程中出現(xiàn)的一些問題，分析了其產(chǎn)生原因，并進(jìn)一步給出了解決問題的方案。

［關(guān)鍵詞］ 用友ERP-U8；總賬工具；演示期限

［中圖分類號］F232［文獻(xiàn)標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2007）07-0020-03

筆者結(jié)合多年教學(xué)經(jīng)驗，總結(jié)出用友ERP-U8.52應(yīng)用中經(jīng)常出現(xiàn)的問題和解決方案，在這里與同行一起探討。

一、 不同賬套間基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的引入

問題的提出：在上機(jī)練習(xí)時，往往要求學(xué)生從建立賬套開始，逐步完成總賬、報表、工資、固定資產(chǎn)、購銷存等子系統(tǒng)的操作練習(xí)。在實驗數(shù)據(jù)上具有連續(xù)性，一旦由于備份文件丟失或遭病毒破壞等原因無法引入賬套，使得前面完成的實驗數(shù)據(jù)缺失的話，在有限的實驗教學(xué)時間內(nèi)又不能要求學(xué)生一遍又一遍地重復(fù)錄入賬套基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，通過賬套引入功能引入其他同學(xué)的賬套數(shù)據(jù)又很難反映每一個同學(xué)的練習(xí)情況，這樣實驗便無法進(jìn)行下去。

解決辦法：對于上述問題，可以利用用友提供的“總賬工具”來解決。現(xiàn)舉例說明。假如2號同學(xué)建立了002號賬套并完成了基礎(chǔ)檔案設(shè)置中的“機(jī)構(gòu)設(shè)置”、“往來單位設(shè)置”、“會計科目和憑證類型設(shè)置”，這時賬套數(shù)據(jù)丟失無法練習(xí)。9號同學(xué)已經(jīng)完成了全部的基礎(chǔ)信息設(shè)置，并且完成了總賬系統(tǒng)的期初余額錄入，如果通過“賬套引入”功能將其賬套數(shù)據(jù)引入2號同學(xué)的機(jī)器，2號同學(xué)需刪掉9號同學(xué)做的“存貨信息設(shè)置”數(shù)據(jù)和全部總賬系統(tǒng)各科目的期初余額等尚未練習(xí)的內(nèi)容，否則不能練習(xí)相關(guān)操作，這樣做既費時又費力。下面以“總賬工具”來解決問題。具體做法如下：

第一步：由2號同學(xué)重新建立002號賬套，但不錄入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，只要建立一個空賬套即可。

第二步：通過“賬套引入”功能引入9號同學(xué)的999號賬套數(shù)據(jù)，這樣在2號同學(xué)的機(jī)器中就存在兩套賬簿（適用于用友單機(jī)版操作情況，如采用的是網(wǎng)絡(luò)版則不用此步驟）。

第三步：啟動用友的“系統(tǒng)服務(wù)”中的“總賬工具”填寫數(shù)據(jù)源信息。如圖1所示。

在總賬工具窗口中左側(cè)列示著可以復(fù)制的數(shù)據(jù)項目，右側(cè)分別反映數(shù)據(jù)源和數(shù)據(jù)目的地信息。我們點選“數(shù)據(jù)源”中的“SQL Server”項并單擊后面的參照按鈕，即彈出如圖1中所示的“數(shù)據(jù)源信息”窗口，分別填列數(shù)據(jù)源所在的“服務(wù)器、用戶名、密碼、會計年度和賬套號（本例應(yīng)為999）”。

第四步：填列“目的數(shù)據(jù)”信息。單擊圖1中“目的數(shù)據(jù)”區(qū)的圖表按鈕，即彈出“企業(yè)門戶登錄”窗口，在其中添列要復(fù)制數(shù)據(jù)的目的賬套信息（本例中為002賬套信息）。添列完畢后結(jié)果如圖2所示。

第五步：復(fù)制相關(guān)數(shù)據(jù)。在圖2所示窗口中分別單擊“會計科目復(fù)制、憑證類型復(fù)制、地區(qū)分類復(fù)制、客戶分類復(fù)制”等數(shù)據(jù)復(fù)制圖標(biāo)即可完成相應(yīng)數(shù)據(jù)的復(fù)制。只是由于有的數(shù)據(jù)間有引用關(guān)系，在操作時需要注意復(fù)制數(shù)據(jù)的先后順序。這樣就可以把999賬套中的相關(guān)數(shù)據(jù)引入002號賬套，又能保留002號賬套自身的其他信息。

圖2 數(shù)據(jù)源和目的數(shù)據(jù)添列結(jié)果

現(xiàn)實意義：這項功能在實際工作中也具有重要作用。例如當(dāng)已經(jīng)輸入很多重要數(shù)據(jù)后發(fā)現(xiàn)建賬信息有誤時，就可以利用此功能將原有賬套的有用信息引入新的賬套內(nèi)，從而避免以前的工作付諸東流。再如如果做代理記賬的工作，同時為幾十家管理賬套，而其中有很多基礎(chǔ)信息各賬套間大致相同，就可以利用此功能將一個賬套的數(shù)據(jù)復(fù)制到其他賬套中，這樣可以大大減少不必要的重復(fù)勞動。

二、演示賬套過期的處理

問題的提出：由于教學(xué)用的軟件有業(yè)務(wù)量和使用期限限制，所處理的業(yè)務(wù)不允許跨期3個月以上，一旦在總賬系統(tǒng)輸入的憑證或在供應(yīng)鏈部分錄入的業(yè)務(wù)票據(jù)跨期3個月，下一次登錄企業(yè)門戶進(jìn)入相應(yīng)子系統(tǒng)時就會出現(xiàn)“演示賬套數(shù)據(jù)過期”的錯誤，導(dǎo)致系統(tǒng)登錄失敗，如圖3所示。

圖3 錯誤信息窗口

而學(xué)生在上機(jī)時往往由于疏忽，在錄入憑證或票據(jù)時未能認(rèn)真檢查制單日期，直接默認(rèn)系統(tǒng)提示的登錄企業(yè)門戶時的操作日期，結(jié)果錄入多期憑證，造成上述問題的出現(xiàn)，致使再也不能進(jìn)入相關(guān)系統(tǒng)操作。

解決辦法：以總賬系統(tǒng)為例講解。由于問題是因跨期錄入憑證所產(chǎn)生的，只要把數(shù)據(jù)表中跨期的錯誤憑證刪除，問題即迎刃而解。我們可以用SQL Server或Office中的Access處理后臺數(shù)據(jù)庫，現(xiàn)在我們以Access為例來說明其用法，具體操作步驟如下：

第一步：啟動Access新建數(shù)據(jù)庫項目文件，在如圖4所示的窗口中選擇第三項“項目（現(xiàn)有數(shù)據(jù)庫）”，確定后進(jìn)入新建數(shù)據(jù)庫文件窗口，如圖5所示，給新文件命名，這里命名為“q1”。單擊“創(chuàng)建”按鈕后進(jìn)入數(shù)據(jù)鏈接屬性設(shè)置窗口。如圖6所示。

第二步：設(shè)置數(shù)據(jù)鏈接屬性。（1）選擇服務(wù)器名（示例中為G57）；（2）輸入超級用戶名（示例中為SA）和密碼；（3）選擇服務(wù)器上的要進(jìn)行操作的數(shù)據(jù)庫文件（示例中為UFDATA-002-2006，即選擇002賬套2006年度數(shù)據(jù)庫文件。用友中數(shù)據(jù)庫文件命名規(guī)則是：UFDATA-賬套號-年度）單擊確定按鈕后即進(jìn)入如圖7所示的數(shù)據(jù)庫列表，在其中選擇文件名為“GL-accvouch”的表雙擊后進(jìn)入如圖8所示的表編輯窗口。

第三步：字段dbill-date反映的就是憑證日期，分析該字段內(nèi)容刪除跨期的憑證記錄，保存文件。這樣就可以解決問題，再登錄企業(yè)門戶后即可進(jìn)入總賬子系統(tǒng)。由于其他系統(tǒng)業(yè)務(wù)跨期所導(dǎo)致的同樣問題，只要找到相應(yīng)的數(shù)據(jù)表文件，均可用此方法解決。

預(yù)防措施：前面所講的是當(dāng)出現(xiàn)演示期限已到的問題的補救辦法，但最好是別讓此類問題出現(xiàn)。由于上機(jī)實驗書中的數(shù)據(jù)所給定的業(yè)務(wù)日期往往與機(jī)器的系統(tǒng)時間不一致，學(xué)生上機(jī)操作如不謹(jǐn)慎是極容易造成該問題的發(fā)生的。因此，最好提前預(yù)防。具體做法是，每次上機(jī)時要求學(xué)生首先將機(jī)器的系統(tǒng)時間改為實驗數(shù)據(jù)中業(yè)務(wù)期的期末。例如要做2006年9月的數(shù)據(jù)，就要求學(xué)生修改系統(tǒng)時間為2006年9月30日。這樣，在登錄企業(yè)門戶時機(jī)器所提示的操作日期就是9月30日，以后填制憑證或票據(jù)時所默認(rèn)的單據(jù)日期也為該日期，即使學(xué)生忘記填列日期而采用系統(tǒng)默認(rèn)日期，也不會出現(xiàn)業(yè)務(wù)日期跨期的問題。