[摘 要] 本文提出“臨時輸入”的觀點，旨在解決當在會計軟件系統(tǒng)中取不到數(shù)據(jù)和非“常數(shù)”情況下，如何編制自動轉(zhuǎn)賬憑證公式的問題#65377;

[關鍵詞] 自動轉(zhuǎn)賬;臨時輸入;取數(shù)來源

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)09-0016-02

一#65380;問題的提出

任何會計單位，都必然存在一些不定額或不定率的會計數(shù)據(jù)的計算和分配問題，特別是部門核算較細的單位，需要分攤的數(shù)據(jù)很多，如甲部門占用企業(yè)租入倉庫面積本月為100m2，下月可能是80m2;任意盈余公積的提存率今年是3%，明年可能是4%#65377;數(shù)據(jù)的不定性或在賬簿中取不到數(shù)據(jù)，給憑證自動生成公式的定義帶來了困難#65377;例如企業(yè)按倉庫占用面積分攤倉庫的租金和相關費用，會計軟件系統(tǒng)中就找不到這個數(shù)據(jù)，而且還是變數(shù);任意盈余公積的計提基數(shù)可以從賬務系統(tǒng)中提取，但提存率不是常數(shù)#65377;這些業(yè)務都不能利用自動轉(zhuǎn)賬模塊所提供數(shù)據(jù)來源定義公式#65377;在企業(yè)還存在大量按不同標準為權數(shù)進行數(shù)據(jù)計算和分配的問題，如:按工人工時比例分配#65380;按機械工時比例分配#65380;按定額耗用量比例分配#65380;按受益期限比例分配等#65377;由于它們不確定并且不是系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，從而為編制自動憑證公式帶來了困難#65377;因此，筆者提出要在公式的數(shù)據(jù)來源中增加“臨時輸入”的概念#65377;

二#65380;解決方案設計

如果在期末自動轉(zhuǎn)賬模塊增加“臨時輸入”數(shù)據(jù)來源，編制自動轉(zhuǎn)賬公式定義時，上述問題就可通過輸入原始單據(jù)中的數(shù)據(jù)來解決#65377;也就是說在編制公式時允許有“臨時輸入”項，當生成該項業(yè)務分錄時，遇有公式中的“臨時輸入”項后，系統(tǒng)彈出臨時輸入框，并要求用戶輸入臨時數(shù)據(jù)，

用戶根據(jù)本單位的各種#65380;類原始單據(jù)的記錄，即時輸入相關數(shù)據(jù)并回車，系統(tǒng)則自動制作本條會計分錄，不需要“臨時輸入”的分錄仍由系統(tǒng)自動完成，直至完成一張轉(zhuǎn)賬業(yè)務的憑證#65377;

三#65380;舉 例

× × 集團有運輸車一部，負責對甲#65380;乙#65380;丙三個車間運輸物資，凡車間領料#65380;產(chǎn)品入庫可申請派車(量小時也可由車間自行解決)，本運輸車的一切開支及折舊均單獨核算，列入“車間運輸費”賬戶，科目設置見表1(亦可在制造費用下設“410510制造費用/車間運輸費用”賬戶，本題因為表3寬度不夠而改)#65377;

本月末車間運輸費用賬戶借方余額為30 000元，用車記錄單見表2，根據(jù)用車記錄單編制自動分錄公式，分配車間運輸費用(這些數(shù)據(jù)賬簿中是沒有的)#65377;

方法1:所有轉(zhuǎn)賬分錄都定義公式，公式示意如表3#65377;

編制憑證時，第一#65380;二條分錄分別在“臨時輸入”框中輸入“60/240”并回車，第三#65380;四條分錄分別在“臨時輸入框”中輸入“65/240”并回車，第五#65380;六條分錄分別在“臨時輸入”框中輸入“115/240”并回車，系統(tǒng)自動生成轉(zhuǎn)賬憑證為:

借:制造費用/甲車間 7 500.00

貸:車間運輸費用7 500.00

借:制造費用/乙車間8 125.00

貸:車間運輸費用8 125.00

借:制造費用/丙車間14 375.00

貸:車間運輸費用 14 375.00

這樣定義可能有人認為煩瑣，但筆者認為這是必須的，它可以為后續(xù)查賬工作提供方便#65377;如果將第二#65380;四#65380;六筆分錄合并，從憑證分錄上看似乎說得過去，也不會發(fā)生賬務數(shù)據(jù)錯誤，但憑證記賬后，財政#65380;稅務等部門查賬時不容易看清車間運輸費用都轉(zhuǎn)到哪個賬戶中去了，特別是在不提供轉(zhuǎn)賬公式及數(shù)據(jù)的打印功能時，由于不能打印自動轉(zhuǎn)賬業(yè)務清單，后續(xù)查賬工作可能不便#65377;

方法2:第一#65380;三#65380;五條分錄同前，第二#65380;四#65380;六筆分錄不編制公式#65377;

編制憑證時，第一條分錄在提示框中輸入“60/240”回車，系統(tǒng)生成第一條分錄，并自動顯示第二條分錄的摘要和會計科目;回車將光標打到第二條分錄的“貸方”欄后，按“=”鍵，系統(tǒng)會自動將第一條分錄的金額7 500.00寫在第二條分錄的“貸方”欄(此為會計軟件提供的找平功能)，也就是說憑證的第一#65380;三#65380;五條分錄分別在“臨時輸入”框中輸入“60/240”#65380;“65/240”#65380;“115/240”并回車，而第二#65380;四#65380;六條分錄分別為光標在“貸方”欄時按“=”鍵，本張憑證即可編制完畢#65377;采用哪種方法，可由用戶自行定義，類似這樣的定義和操作技巧還很多，會計工作中應開發(fā)和利用這些功能#65377;

四#65380;建 議

“臨時輸入”的名稱亦可定義為“手工輸入”，其格式應為數(shù)值型，取值范圍應當是“整數(shù)”#65380;“小數(shù)”#65380;“算術表達式”，如“100”#65380;“0.14(14%的變形)”#65380;“(60*20)/240”等，如能增加科學數(shù)字的公式計算則更佳#65377;