[摘 要] 本文闡述了構建基于Excel VBA編程模式的小型會計信息系統的實踐意義#65380;作用和該系統特征，并討論了需要解決的幾個主要技術問題#65377;

[關鍵詞] 會計信息系統;VBA編程模式;用戶窗體;管理模型

[中圖分類號]F232[文獻標識碼]A[文章編號]1673-0194(2007)09-0003-03

構建基于Excel的小型會計信息系統，利用Excel平臺進行會計信息核算的設想與實踐，曾有一些文章討論過(見參考文獻[1]#65380;[2]#65380;[3])#65377;這些文章所述實現會計信息系統的基本方法是:以Excel的sheet表代替紙質憑證#65380;賬頁和報表，把手工會計業(yè)務中數據登錄#65380;計算#65380;歸類轉抄等工作變?yōu)樵趩卧裰羞M行的輸入#65380;運算#65380;復制粘貼和合并，按照會計核算法則設置賬簿和報表運算公式，從而建立起從憑證到賬簿#65380;報表的一整套表格勾稽關系，完成會計核算業(yè)務#65377;實踐中也親睹過一些小公司在市場銷售#65380;庫存管理和賬務處理中進行著這樣的實際操作#65377;對于擁有熟練的Excel數據處理人員的小型公司和企業(yè)，采用Excel表格替代手工做賬，確實在時效上和應用靈活性上見效顯著，但是直接利用Excel表格做賬，也會存在種種弊端和制約:(1)這種做法需要有熟練的Excel數據處理人員，對人員素質要求較高#65377;(2)與傳統的會計軟件相比，難以進行人員權限分工，無法實現相應的會計稽核和責任監(jiān)督#65377;(3)會計業(yè)務核算基于操作者對表格數據的計算#65380;復制粘貼等編輯工作完成，同類操作周期性地重復，工作量大且易出差錯，影響其使用性能#65377;(4)由于是直接在sheet上進行操作，系統呈全開放狀態(tài)，沒有構成一個明確的信息處理系統邊界，缺乏系統集成性和安全性#65377;為了克服上述弊端，本文提出構建基于VBA編程模式的Excel小型會計信息系統，來改造和完善直接利用Excel表格做賬的核算方法，充分發(fā)掘Excel在數據處理分析中的強大功能，更好地為企業(yè)管理服務#65377;

一#65380;建立Excel VBA編程模式的小型會計信息系統的意義

社會信息化進程的不斷推進，企業(yè)和公司業(yè)務人員計算機應用能力的不斷提高，為自主(或合作)開發(fā)應用VBA編程模式的小型會計信息系統提供了技術支撐#65377;現代企業(yè)管理理論和實踐的發(fā)展，小型公司和企業(yè)處理業(yè)務的現實需要，也十分期盼內嵌多種管理模型的小型會計信息系統#65377;因此有必要對原有的直接利用Excel表格進行小型會計核算處理的體系加以改造和發(fā)展，構建基于VBA編程模式的小型會計信息系統#65377;這種編程模式的Excel會計信息系統，主要有如下特征:(1)有軟件的系統集成性特征#65377;與直接使用Excel表格做賬不同，該系統應有與商品化會計軟件相類似的用戶窗體操作界面和菜單工具欄#65377;通過控件實現賬套初始化#65380;憑證處理#65380;賬簿使用#65380;月末轉賬和報表處理#65377;會計數據儲存于Excel表格，表格取代了會計軟件的數據庫#65377;(2)兼有核算和管理的功能#65377;軟件應集成若干主要的會計數據管理模型，能充分利用Excel強大的數據分析功能且使操作過程簡單易用#65377;因為應用Excel建立數學模型實現會計數據管理，需要一定的數學知識和會計業(yè)務知識，為了實現操作易用性，編程模式的系統可以通過VBA編程方法來調用設定的Excel管理模型，從而實現自動化和易用性#65377;(3)有較健全的數據安全保護機制#65377;如運行時工作表呈只讀狀態(tài)，只能通過用戶窗體操作數據，不允許直接對表單元格數據進行操作等#65377;

在當前全球經濟快速發(fā)展的大背景下，小型公司企業(yè)構建編程模式的Excel小型會計信息系統，具有如下幾方面的實踐意義:

1. 比較契合小型公司企業(yè)實現管理信息化要求#65377;在企業(yè)的信息化進程中，大公司大企業(yè)借助其雄厚的資金和實力，可以量身定制開發(fā)出成套成系列的管理信息系統軟件，包括會計信息系統軟件#65377;而小公司小企業(yè)由于其業(yè)務處理量較小，資金實力較弱，所以既沒有能力也沒有必要仿效大公司大企業(yè)，它們構建會計信息系統的途徑，一般可以選購品質較好#65380;市場信譽度較高的商品化會計軟件，也可以在Excel平臺上建立小型會計信息系統#65377;實際上，前一實施途徑被普遍采用#65377;商品化軟件的優(yōu)勢在于軟件性能較可靠，售后服務有保障#65377;但小型企業(yè)公司要構建較完整的會計信息系統，由此逐步實現整個管理系統信息化的目標，購買成套商品化軟件的路卻不一定能走通，這是因為企業(yè)形態(tài)的多樣性和復雜性，決定了信息系統的多樣性和復雜性，使得程式化的商品化軟件很難做到普遍適用#65377;由于信息系統必須與企業(yè)組織機構的業(yè)務處理流程相適應，所以購買管理軟件，事實上也購買了管理模式，該管理模式能否適合本企業(yè)的運行環(huán)境，具有一定的風險性#65377;另外，購買成套管理軟件價格不菲#65377;而基于編程模式的Excel小型會計信息系統技術起點不高，比較適合小型公司企業(yè)與專業(yè)單位合作開發(fā)，企業(yè)可以經過逐步自我學習和消化掌握，培養(yǎng)鍛煉開發(fā)和維護隊伍，最終構建適合本企業(yè)環(huán)境特點的全部管理信息系統#65377;另外從極低廉的投入成本上來講，這種方式也十分適合小公司小企業(yè)#65377;

2. 便于二次開發(fā)系統集成#65377;商品化軟件由于不是針對企業(yè)自身特點進行量身定制的，往往不能滿足企業(yè)某些應用上的特殊需要#65377;此外，外部環(huán)境的變化，企業(yè)經營業(yè)務的發(fā)展，很可能對商品化軟件在模塊結構上#65380;應用功能上有維護和擴充的新要求#65377;為了解決上述問題，必須對商品化軟件進行二次開發(fā)，即用戶根據需要開發(fā)的新軟件，作為插件或子系統集成到商品化軟件中#65377;但由于市售軟件都是被編譯為可執(zhí)行文件的，并且出于安全上的考慮，數據文件也往往是被加密的，因此通過二次開發(fā)實現與商品化軟件的系統集成在技術上是比較困難的#65377;如果訴求于軟件開發(fā)商則又將造成較大的資金投入#65377;而編程模式的Excel會計信息系統是一個半開放的系統，很容易對用作數據存儲的Excel工作表實施操作滿足特殊的數據處理需要#65377;在同一平臺上所做新的二次開發(fā)，自然很容易實現系統集成#65377;

3. 數據處理能力強#65377;會計信息處理中使用現代數學方法建立定量化管理模型，提高數據加工深度，挖掘數據潛在價值，對企業(yè)的財務管理和經營發(fā)展具有重大的意義#65377;Excel具有很強的數據統計分析功能，如利用Excel回歸分析工具和時間序列預測工具可進行成本變動預測分析#65380;銷售預測分析和收入預測分析，利用規(guī)劃求解工具可進行資源最合理配比和最優(yōu)化決策，利用模擬運算表可進行決策變量的目標靈敏度分析，使用單變量求解工具可進行目標利潤規(guī)劃，利用方差分析工具可進行各因素效應分析，利用豐富的財務函數建立模型可進行籌資或投資決策分析，使用數據透視表可進行多種賬務數據管理等，甚至還可以自定義宏函數滿足特殊的財經數據處理需要#65377;而商品化會計軟件要采用語言編程才能實現上述功能，不僅編程工作量大且有相當難度，往往所能提供的數據分析處理功能有限，使得實際使用中感到缺乏靈活性和應變調整能力#65377;基于Excel平臺的編程模式會計信息系統，不僅可方便地設計多種經濟數據處理模型，輕松靈活地借助于Excel數據分析工具求解這些數學模型，而且可以通過VBA編程方法調用上述功能并提供良好的人機操作界面，充分體現出系統的智能化#65380;自動化和易用性#65377;

4. 能方便地實現與其他各類經濟信息系統的數據共享#65377;Excel的MS Query可方便地導入其他軟件多種格式的數據庫數據，也可方便地進行這樣的導出操作，為信息系統間實現跨平臺數據共享和數據服務提供了有效途徑#65377;

5. 強大的表處理功能#65377;一般會計信息系統都有內置的自定義報表子系統以滿足財務管理上的需要#65377;國內一些著名的商品化會計軟件內置的自定義報表子系統往往功能不盡人意，其表處理功能和操作易用性與Excel相比有較大差距#65377;

6. 由于Excel的普及性和易用性，與常規(guī)編程語言開發(fā)的商品化會計軟件相比，基于編程模式的Excel會計信息系統具有操作容易#65380;界面熟悉#65380;容易上手#65380;無師自通的優(yōu)點，并且系統維護簡單方便，用戶有能力自行維護，為系統正常運行提供有力保障，同時可節(jié)省大量的維護費用#65377;

二#65380;VBA編程模式的Excel小型會計信息系統的若干技術問題

在Excel平臺上實現編程模式的小型會計信息系統，從技術層面上來講，需要解決好以下幾個主要的技術問題#65377;

1. 數據輸入問題#65377;從系統開發(fā)角度考察一個信息處理系統，數據輸入模塊是最重要的模塊，它是人與軟件對話的主要入口界面，它的正確性決定了處理和輸出的正確性，它的易用性和使用效率很大程度上決定了系統的效率#65377;因此商品化會計軟件的輸入界面都十分重視操作的正確率和易用性，并盡可能照顧到業(yè)務人員的使用習慣#65377;以憑證輸入為例，Excel會計信息系統如果輸入方式是將原始憑證數據直接輸入到sheet表上，那么無論從易用性#65380;正確率還是效率上講都有很大的不足#65377;因此編程模式的Excel會計信息系統必須借助于Excel用戶窗體，構造類似于商品化軟件的憑證輸入界面，采用VBA編程方法，實現科目參照選擇輸入#65380;借貸平衡校驗及摘要文字庫調用等憑證輸入必備功能，使文本框對應單元格，將原始憑證的數據經由憑證輸入用戶窗體正確#65380;高效#65380;方便地輸入到sheet表上，讓系統有一個良好的數據輸入端口，提高系統的品質#65377;

2. 賬簿的生成和查詢#65377;參考文獻[1]#65380;[2]#65380;[3]討論了Excel會計信息系統的憑證#65380;賬簿#65380;報表的工作表單元格在數據上的勾稽關系#65377;具體使用時采用復制#65380;粘貼#65380;編輯公式等方法完成賬簿和報表的制作#65377;相同的操作周期性地重復，工作量大且易出差錯#65377;為了提高系統的自動化和可靠性，避免誤操作，提高工作效率，本系統應采用VBA編程方法，使用控件按鈕或菜單操作，實現賬簿登錄#65380;賬簿查詢#65380;月末轉賬#65380;自動生成月報表等操作#65377;

3. 管理模型的應用#65377;企業(yè)管理的科學化和現代化，很重要的一點是在企業(yè)管理活動中使用成熟的管理方法和定量化的管理模型#65377;企業(yè)中一些常用的管理模型，主要有以下幾類:

(1)財務成本管理模型:包括成本核算模型#65380;成本預測模型和成本分析模型，所用的方法有Excel的散點圖技術#65380;相關性分析技術#65380;數量經濟模型#65380;投入產出模型#65380;回歸分析模型#65380;指數平滑模型#65380;量本利分析模型以及各類比較模型#65377;

(2)生產計劃管理模型:包括編制生產計劃大綱和生產作業(yè)計劃#65377;常用的模型有物料需求計劃模型#65380;能力需求計劃模型#65380;投入產出模型#65380;網絡計劃技術#65380;線性規(guī)劃模型#65380;滾動作業(yè)計劃等#65377;

(3)統計分析與預測模型:反映銷售#65380;市場#65380;質量#65380;財務狀況等變化情況及未來發(fā)展的趨勢#65377;包括市場占有率分析#65380;消費變化趨勢分析#65380;利潤變化分析質量狀況與指標分布分析#65380;綜合經濟效益指標分析等#65377;常用的模型有多元回歸預測模型#65380;時間序列預測模型和普通類比外推模型等#65377;

(4)庫存管理模型:包括庫存物資的分類法#65380;庫存物資程序化的管理模型#65380;存貨的“最優(yōu)數量控制”和“最佳經濟批量訂貨”模型#65377;

Excel 具有強大的數據分析和數據處理功能，可以用作為建立上述各類管理模型的理想工具#65377;例如在財務成本管理模型中，可以用Excel數據分析功能進行成本性態(tài)分析#65380;成本動因選擇和成本預測等數據處理工作#65377;基于VBA編程模式的Excel小型會計信息系統，可以將這些管理模型的應用自動化和程序化，簡單地通過按鈕或菜單調用，降低管理模型應用的門坎，提高其使用效能#65377;

4. 系統安全和數據加密問題#65377;Excel軟件本身提供的口令設置可以實現以下功能:(1)對工作簿的打開#65380;修改進行保護#65377;(2)禁止改動工作簿內工作表的表名#65380;位置結構等#65377;(3)工作表單元格的只讀和公式的隱藏#65377;這些都可以應用于系統安全#65377;同時系統安全的實現也可通過VBA編程建立軟件口令檢查機制#65377;若有必要，還可通過VBA編程使用加密算法對所處理的數據結果進行進一步加密#65377;

基于VBA編程模式的小型會計信息系統，從技術實施難度上講，由于VBA編程與VB編程相類似，難度基本上不高于基于VB開發(fā)會計信息系統#65377;主要差別在于VB通過數據庫數據綁定對記錄集進行操作，而Excel VBA將數據直接存儲在工作表上，通過語句對單元格進行操作#65377;由于Excel具有錄制宏功能，提供了信息系統VBA源代碼學習和研制的有效途徑，這為本系統的開發(fā)帶來了極大的便利#65377;

主要參考文獻

[1] 樊斌，周鴻.會計信息系統實現新思路[J]. 現代情報，2004，(5):209-214.

[2] 趙宏宇.在Excel下實現小型會計信息系統的設計方案[J]. 內蒙古科技與經濟，2004，(20):81-83.

[3] 蔣亞東，徐緒堪，章瑜楨.基于Excel 平臺的會計信息系統的設計探討[J]. 河海大學常州分校學報，2003，(6):36-39.