一、清查，為企業(yè)的正常運行打下基礎(chǔ)

清查，一要對商場進(jìn)行全面清理整頓，對清理出來的問題進(jìn)行梳理歸類，分不同情況、不同類型的問題，以及輕重程度的不同，進(jìn)行梳理，妥善解決，進(jìn)行整理，為實施企業(yè)信息化掃清道路;二要重點清理供貨渠道，找出黑洞和采購進(jìn)貨的暗箱操作、違規(guī)操作，革故鼎新，使渠道變粗、變短、變暢，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、穩(wěn)定、及時的貨源，為企業(yè)的正常運行打下基礎(chǔ)。

具體清查內(nèi)容包括：對供貨商的清查、對合同的清查、對倉庫庫存商品的清查、對柜組商品的清查，對財務(wù)賬務(wù)的清查、對資金的清查等。清查應(yīng)采取剝洋蔥皮的方法，層層深入，一步一步地將清查的目標(biāo)梳理清楚。

對供貨商的清查，要求通過清查發(fā)現(xiàn)進(jìn)貨環(huán)節(jié)等方面存在的一些問題，從而解決、理順這些問題。要加深對供應(yīng)商了解和認(rèn)識，將供貨商按國內(nèi)、國際，省外、省內(nèi)，市外、市內(nèi)；生產(chǎn)廠商、代理商，總代理、分代理；總經(jīng)銷、分銷商；外部客戶、內(nèi)部客戶、一般客戶、重點客戶、核心客戶，進(jìn)行分別整理。弄清客戶組成結(jié)構(gòu)，為下一步的客戶關(guān)系管理打下基礎(chǔ)。通過整理，優(yōu)化供貨渠道，建立穩(wěn)定可靠的供應(yīng)商客戶群，為顧客提供優(yōu)質(zhì)的產(chǎn)品和服務(wù)，對市場負(fù)責(zé)，對顧客負(fù)責(zé)，也對供應(yīng)商負(fù)責(zé)。在很多商業(yè)企業(yè)里，特別是大型老零售企業(yè)，或多或少存在著一些掛戶問題，也就是一些小商販和一些有名無實的“皮包公司”掛靠在其他代理公司名下，依其他公司的名義同商場進(jìn)行業(yè)務(wù)往來。這些掛戶者是造成商場渠道混亂、供貨混亂、暗箱操作、違規(guī)操作、重復(fù)經(jīng)營、內(nèi)部互相競爭等的最主要因素。因此通過清查要查清、梳理這些問題，認(rèn)識這些問題的嚴(yán)重性、危害性，痛下決心，解決這些問題，并做好有效控制，有效管理，這樣才能使企業(yè)信息化得以順利實施。

合同清查，主要檢查合同的簽訂內(nèi)容，特別是商品質(zhì)量、結(jié)算付款方式是否符合法律、法規(guī)、政策，是否體現(xiàn)依法經(jīng)營，是不是有效合同，合同是否公平公正。另外，要查清合同中約定的進(jìn)貨流程、促銷、折讓、扣率等是否符合計算機(jī)系統(tǒng)的要求，是什么經(jīng)營方式。因為計算機(jī)是要求嚴(yán)格按標(biāo)準(zhǔn)化執(zhí)行的，比如自主經(jīng)營，要求的是按進(jìn)價結(jié)算，賬期結(jié)算；代銷結(jié)算卻是按進(jìn)價結(jié)算，實銷實結(jié)；而聯(lián)營的結(jié)算是按零售價倒扣或保底結(jié)算，實銷實結(jié)的。對前臺折扣承擔(dān)的做法根據(jù)軟件設(shè)計的不同，也有不同的處理方法，如代銷的優(yōu)惠，一般是按優(yōu)惠的金額由廠、商雙方各承擔(dān)一定的比例，而聯(lián)營的處理方法是商家給廠家降低一定的扣率。以前在商場的合同簽訂中，由于是手工管理，靈活性大，隨意性也大，不利于計算機(jī)統(tǒng)一管理。在重新清理時必須理順，分不同的經(jīng)營方式，進(jìn)行整理，并且通過整理，弄清經(jīng)銷、代銷、聯(lián)營、租賃在商場經(jīng)營中所占的比例以及客戶結(jié)構(gòu)、商品結(jié)構(gòu)、品種結(jié)構(gòu)、經(jīng)營方向、經(jīng)營策略、經(jīng)營利潤如何等，為決策者調(diào)整經(jīng)營結(jié)構(gòu)、商品結(jié)構(gòu)、經(jīng)營方式、經(jīng)營策略、營銷策略提供依據(jù)。

倉庫庫存的清查，對于一個已運營了多年的老商業(yè)企業(yè)來說，倉庫里或多或少地存在著一些殘、次、破、損、變質(zhì)、過時、過季、呆滯商品。有些商品的價值所剩無幾，有的二折三折也賣不掉，有的已經(jīng)是垃圾，但在保管員的賬面上還作為正常商品登記著，這些商品占用著企業(yè)有限的庫存地點，消耗著企業(yè)的管理費用，耗費著企業(yè)人員的精力，影響著企業(yè)的資金周轉(zhuǎn)，而且比起正常銷售的商品，其管理費用常常是幾倍甚至幾十倍，這是倉庫清查的重點和難點所在。在實施企業(yè)信息化過程中，企業(yè)應(yīng)該敢于面對過去，面對現(xiàn)實，放下面子，下猛藥瀉肚子，下大力氣清理整頓這些庫存商品。

分不同的類別進(jìn)行整理時要理清，哪些是正常商品？哪些通過一定的降價還能收回一定的資金？哪些要經(jīng)過修理后就能上柜銷售？哪些還有一些殘值？哪些要退回廠家？對那些已無價值，又不能退回廠家的也要公開清理掉，做到賬物相符。因此倉庫在清查后首先要優(yōu)化倉庫、優(yōu)化貨位，分不同的情況將商品按調(diào)整布局后合理擺放，專人負(fù)責(zé)，定位管理。以上問題要在系統(tǒng)運行前處理完畢，否則計算機(jī)難以結(jié)算貨款，不僅影響系統(tǒng)的正常運行，而且財務(wù)處理上如調(diào)整不完，新老問題混在一起將嚴(yán)重阻礙系統(tǒng)的運行，影響企業(yè)經(jīng)營管理的正常秩序，將大大加大工作量。其結(jié)果是理還亂，大大降低計算機(jī)管理系統(tǒng)的運行效率，甚至?xí)a(chǎn)生其他問題。對這一點，萬萬不可粗心大意，草率處之，或掛在那里棄之不理。

還要考慮將來有利配貨的問題，倉庫管理員應(yīng)清楚自己所管理的商品，對商品的所有信息、存放地點、進(jìn)貨批次等要了解得很清楚，真正做到清楚、明了。對有問題商品（如過季積壓、質(zhì)次價高、殘損、過期變質(zhì)、無法確定供貨商和進(jìn)價的商品等）提出處理意見，并及時處理柜組商品的清查，除了要清查出正常商品和一些殘、損、過時、過季商品，將這些商品進(jìn)行分別管理外，另一主要目的是為企業(yè)信息化提供準(zhǔn)確的商品信息數(shù)據(jù)，將商品信息按照計算機(jī)管理要求生成相應(yīng)的商品代碼。計算機(jī)管理是嚴(yán)格的代碼管理，整個企業(yè)信息化的流程管理就是抓住商品代碼進(jìn)行商品的全過程管理，而對商品的管理就必須登記商品信息檔案，因此要求柜組人員必須認(rèn)真對待，在清查時，做到不重復(fù)、不遺漏，不隱瞞，不虛報，嚴(yán)格程序，標(biāo)準(zhǔn)管理，盡量減少和杜絕商品無代碼，一品多碼，多品一碼的現(xiàn)象，減少因重碼、串碼、亂碼而造成經(jīng)營管理上的混亂。

對于商品條碼，由于業(yè)務(wù)的不同，經(jīng)營方式的不同，管理方式的不同，對條碼管理的要求以及管理的方法、運營的規(guī)則也不一樣，是采用一代碼對應(yīng)一條碼，還是一代碼對應(yīng)多條碼管理，不同的公司，有不同的經(jīng)驗和管理方法。有的用一對多的方式比較有利于管理，有的用一對一的方式管理比較方便，這要根據(jù)不同的情況進(jìn)行不同的管理。由于大賣場、連鎖超市，貨源相對穩(wěn)定，并且有專門條碼管理機(jī)構(gòu)，采用一代碼對應(yīng)一條碼管理比較有利，但對于百貨商場中的小超市，商品變化較快，品種不穩(wěn)定，沒有專門的條碼管理機(jī)構(gòu)，采用一代碼對多條碼管理比較有效。

在資金賬戶的清查時要注意：企業(yè)的經(jīng)營要以財務(wù)為中心，財務(wù)管理要以資金管理為中心，資金管理要以現(xiàn)金為中心。要組織財務(wù)、業(yè)務(wù)人員對財務(wù)資金賬目，特別是沉淀資金以及往來應(yīng)收應(yīng)付賬款進(jìn)行清理。清理出來企業(yè)在資金、往來賬上存在著哪些問題，這些問題產(chǎn)生的原因，如何將這些問題進(jìn)行整理，哪些已經(jīng)處理，哪些還未處理，哪些有待進(jìn)一步處理等，以及應(yīng)如何理順，怎樣解決。

清查資金賬戶內(nèi)容包括清查財務(wù)貨幣資金賬戶，如現(xiàn)金余額、銀行存款余額，其他貨幣資金余額，應(yīng)收票據(jù)余額，應(yīng)付票據(jù)余額等；清查商品余額，如各柜組的庫存商品，倉庫的庫存商品，以及分期收款發(fā)出商品余額；清查往來賬戶余額，如各應(yīng)收賬款，應(yīng)收往來單位余額，各應(yīng)付賬款及往來單位余額，代銷商品款的往來余額。

接下來就是對這些問題進(jìn)行處理。要理順哪些是呆賬，哪些是壞賬，哪些是遺留問題還沒有解決，分清情況進(jìn)行處理，做到賬賬相符，賬物相符。通過清查，理清一些問題，查清一些問題，理順一些問題，最后使各個方面條條清、路路順、賬賬明。

二、盤點，保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確真實無誤

系統(tǒng)切換時，新老系統(tǒng)交接，數(shù)據(jù)必須準(zhǔn)確，才能保證系統(tǒng)運行后數(shù)據(jù)的正確運算。因此切換前的盤點工作非常重要。

在盤點時，要根據(jù)不同的情況制定不同的盤點辦法：首先要“準(zhǔn)”，無論是何商品，怎樣的情況，數(shù)量必須準(zhǔn)確。要求盤點時要分組，一組先數(shù)，另一組核對，兩組所盤的數(shù)據(jù)相同才可，如不同就要復(fù)盤，這在盤點中又叫“復(fù)式盤點法”。其次，要“全”，所有商品都要盤出來，不許有遺漏。第三，要“清”，要根據(jù)商品不同情況進(jìn)行分類，將殘損、過時、過季、變質(zhì)的商品單列出來；再將顧客款已付還未提的貨品單列出來，顧客款未付但已提貨的單列出來。因為在計算機(jī)管理之后，就要嚴(yán)格按進(jìn)價核算，單品管理，對于以上的情況，在計算機(jī)中必須使用不同的解決辦法，否則就會造成數(shù)據(jù)的混淆，給后期的調(diào)整帶來一定的難度，影響數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

盤點工作非常重要，因此要求柜組、倉庫在盤點時，要以高度的責(zé)任心對待盤點，要嚴(yán)格認(rèn)真，一絲不茍，不出差錯，使數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。盤點時結(jié)合清查時的情況，要實事求是，不擴(kuò)大，不縮小，不重復(fù)，不隱瞞，不遺漏，不虛報。

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