【關(guān)鍵詞】文物檔案工作；電子檔案；紙質(zhì)檔案

【摘要】本文從文物檔案工作的角度分析了電子檔案與紙質(zhì)檔案的異同，并談了根據(jù)其不同特點在檔案管理使用上如何揚長避短，更好地做好文物檔案工作。

隨著辦公自動化和計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用，文物部門的檔案制作也進入了電子時代。在此，筆者僅從文物工作的角度分析電子檔案的特點及其與紙質(zhì)檔案的差異，以更好地做好文物檔案工作。

一、電子檔案的依賴性和不可識別性

電子檔案是具有保存價值的電子文件。與紙質(zhì)檔案一樣，它是文件存在的一種方式，是信息與載體的統(tǒng)一體，同樣具有物理實態(tài)的特征，是形成者真實活動的記錄，具有參考與利用價值。

由于電子檔案是通過計算機錄入制作生成的，所以必須借助于計算機解碼轉(zhuǎn)換成人們可以識別的符號后，才能為人所用。這種對計算機的依賴性和不可識別性，與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在載體質(zhì)量上有著根本的不同。紙質(zhì)檔案是采用人工可識讀的記錄符號，人們可以直接識別出來。從文物保護和檔案工作的角度講，紙質(zhì)檔案更具有科學價值和研究價值，紙質(zhì)檔案一旦形成，其制成材料——紙張、字跡材料、字跡三者永遠結(jié)合在一起。從某種意義上講，紙質(zhì)檔案本身不僅承載著歷史，也代表著一段歷史，這一點是電子檔案無法替代的。

二、電子檔案信息存儲量大，便于資源共享

電子檔案的存儲載體一般是光盤和移動硬盤，存儲量大大高于過去的各種信息介質(zhì)，特別是移動硬盤，信息存儲量可以用“海量”來形容。如涿州市現(xiàn)有142處文物保護單位和1.5萬件館藏文物，如果用A4紙型制作成紙質(zhì)檔案，其重量恐怕一個人難以搬動；而制成電子文本，存入移動硬盤，則攜帶非常方便。這種信息存儲的高密度性大大減少了檔案的存儲空間，便于存放，便于查閱。

同時，它具有信息與載體之間的可分離性。電子檔案的信息無須固定的物理位置，它可以以非實體進行加工和管理，這種可分離性造成了電子檔案信息易于更改，不留痕跡，易于復(fù)制、傳輸，便于異地調(diào)閱或形成文件。

電子檔案還可以不受時間、地點、空間的限制，若干用戶可同時共享同一信息，實現(xiàn)了資源共享。在實際的文物工作中，電子檔案可以實現(xiàn)局域網(wǎng)內(nèi)的共享，使用者能及時、準確地查閱和使用相關(guān)信息。而紙質(zhì)檔案由于受原件的約束，在同一時間只能有一個用戶利用一卷檔案，并且要到檔案管理者那里才能查詢到相關(guān)信息。

三、電子檔案的弱點和不足之處

首先是電子檔案載體壽命短。電子文件的載體材料一般是光盤和移動硬盤。光盤是利用激光進行信息的存取，由盤基、記錄介質(zhì)和保護層等部分組成。目前光盤常用的記錄介質(zhì)主要有碲、碲合金、硒、碳鋁化合物，以及一些在激光熱效應(yīng)作用下易產(chǎn)生物化性質(zhì)變化的材料。這些材料不穩(wěn)定，易氧化，易與堿溶液發(fā)生反應(yīng)。與紙質(zhì)檔案載體相比，電子文件載體材料的壽命要短得多，一般僅為５～15年。而紙張的耐久性取決于纖維素的性質(zhì)，盡管纖維素在一定的條件下（如高溫、高濕、酸、酶、氧化劑等）可發(fā)生水解和氧化反應(yīng)，但只要我們在檔案保護過程中注意排除發(fā)生這兩大化學反應(yīng)所需要的條件，就可以使紙質(zhì)檔案的壽命達到上百年甚至上千年。文物保護單位的檔案要求是永久性的，電子檔案的壽命問題對檔案的使用年限形成了一定的制約。

其次是電子檔案信息的不安全性。紙質(zhì)檔案保護工作的目標是使檔案的載體——紙張“延年益壽”，因為載體和記錄的信息是結(jié)為一體的，保住了紙質(zhì)文件的載體，以文字記錄的信息就得以保存。而對電子文件而言，信息與載體是可分離的，這種可分離性使文件信息隨時面臨著被修改、盜竊，甚至被銷毀的危險。此外，電子信息保護還面臨一個不可忽視的隱形殺手——電腦病毒。

四、要揚長避短，充分發(fā)揮兩種檔案的作用

針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的這些特點，我們在文物檔案工作中就要通過不同的方式分別對檔案進行保護。紙質(zhì)檔案的文字有個人字跡特征，有書寫墨跡的新舊之別，不易更改和偽造，我們可以通過或提供檔案原件，或提供檔案副本或復(fù)制品，或提供檔案信息加工品等來滿足不同的檔案用戶的需要。而電子檔案的不安全性和資源的共享性，可以運用計算機的限讀功能及反刪改、反復(fù)制、反銷毀功能，向使用者提供所需檔案信息的復(fù)制磁盤、光盤等。

文物檔案工作具有特殊性，因此電子和紙質(zhì)兩種檔案形式不可或缺，亦不可偏廢。紙質(zhì)檔案的原真性、持久性是電子檔案所不及，電子檔案的實用性、儲容性是紙質(zhì)檔案所不及。因此，紙質(zhì)檔案適宜“藏珍”，電子檔案方便“共享”。只有充分認識到電子檔案的特點及其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的本質(zhì)區(qū)別，揚長避短，充分發(fā)揮這兩種檔案的作用，才能維護好文物檔案的安全，更好地執(zhí)行文物工作“保護為主，搶救第一，合理利用，加強管理”的16字方針，進一步做好文物檔案的管理工作。

〔責任編輯：成彩虹〕