[摘 要] ERP系統(tǒng)的實(shí)施受多種因素的影響，本文著重分析了實(shí)施ERP后所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，探討了ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)控制的基本策略和具體措施。

[關(guān)鍵詞] ERP；風(fēng)險(xiǎn)；策略；控制

[中圖分類(lèi)號(hào)] F270.7

[文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

[文章編號(hào)] 1673-0194(2006)09-0024-03

［收稿日期］2006-06-03

［作者簡(jiǎn)介］張國(guó)平，陜西高陵人，副教授，主要從事會(huì)計(jì)及會(huì)計(jì)信息化方面的教學(xué)和研究。

ERP（Enterprise Resource Planning，企業(yè)資源計(jì)劃）是一個(gè)對(duì)企業(yè)的多種資源進(jìn)行規(guī)劃的管理信息系統(tǒng)和操作平臺(tái)，它以財(cái)務(wù)管理為核心，使企業(yè)的物流、業(yè)務(wù)流、資金流和信息流相集成，實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)的來(lái)源唯一、實(shí)時(shí)共享、多路徑查詢，使企業(yè)的人、財(cái)、物、產(chǎn)、供、銷(xiāo)等在內(nèi)的資源得到較為充分的調(diào)配和平衡，為企業(yè)決策、計(jì)劃、控制與經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)?cè)u(píng)價(jià)提供全方位、系統(tǒng)化的服務(wù)。但ERP系統(tǒng)的實(shí)施受多種因素的影響，包含眾多的不確定因素，不可避免地帶來(lái)這樣或那樣的風(fēng)險(xiǎn)，如何降低或消除風(fēng)險(xiǎn)是我們面臨的新課題。

一、ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)分析

在ERP環(huán)境下，雖然計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)代替了手工的數(shù)據(jù)采集、處理和輸出，使得企業(yè)信息化建設(shè)的效率和規(guī)范化得到了極大的改善。但是，在企業(yè)實(shí)施ERP后，由于ERP系統(tǒng)具有業(yè)務(wù)處理自動(dòng)化、控制方法和措施程序化、信息存儲(chǔ)數(shù)據(jù)化等特點(diǎn)，又為控制風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)了一些新的問(wèn)題和難點(diǎn)，主要表現(xiàn)在：

1. 內(nèi)部崗位牽制的效力降低

自動(dòng)高效的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，使操作人員的數(shù)量大大減少，各種業(yè)務(wù)核算手續(xù)完全由計(jì)算機(jī)統(tǒng)一執(zhí)行，那種試圖通過(guò)適當(dāng)?shù)膷徫环蛛x而實(shí)現(xiàn)各種業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的相互牽制，就顯得乏力。

2. 口令權(quán)限的局限性

在ERP環(huán)境下，各個(gè)操作人員的權(quán)限分工是靠口令授權(quán)來(lái)完成的，而口令存放在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)，不像手工環(huán)境下代表授權(quán)的印章鎖在箱子里或帶在身上那樣保險(xiǎn)，因此一旦被人破解或竊取便會(huì)帶來(lái)極大的隱患。

3. 加大了風(fēng)險(xiǎn)控制的難度

ERP在開(kāi)放和動(dòng)態(tài)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行，大量信息通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，有可能遭到非法攔截、竊取和篡改；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)通過(guò)ERP系統(tǒng)的采集轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息被存儲(chǔ)在磁（光）介質(zhì)上，而電子數(shù)據(jù)易被修改、刪除、隱匿、轉(zhuǎn)移和偽造而不留痕跡。

4.構(gòu)成要素的復(fù)雜性加大了系統(tǒng)安全控制的難度

ERP是一個(gè)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)硬件、軟件、人員和各種業(yè)務(wù)處理流程等構(gòu)成了一個(gè)復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，而且絕大多數(shù)交易的合法性和有效性是依賴計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來(lái)自動(dòng)完成的，因此，硬件配置的不合理、軟件功能的缺陷、系統(tǒng)操作的失誤、內(nèi)部人員的非法訪問(wèn)及外部的惡意攻擊、人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的控制缺乏應(yīng)有的主動(dòng)權(quán)等，都會(huì)使ERP系統(tǒng)面臨嚴(yán)重的安全威脅。

5. 過(guò)度依賴計(jì)算機(jī)程序的質(zhì)量

一般認(rèn)為，計(jì)算機(jī)程序的質(zhì)量是毋庸質(zhì)疑的，然而也可能存在先天的設(shè)計(jì)缺陷或惡意的“后門(mén)”，一旦程序中存在嚴(yán)重的瑕疵或惡意的“后門(mén)”，都會(huì)嚴(yán)重危及系統(tǒng)安全，而憑操作人員有限的計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)知識(shí)，很難及時(shí)發(fā)現(xiàn)這些漏洞，致使系統(tǒng)發(fā)生多次重復(fù)的錯(cuò)誤。

上述問(wèn)題使得企業(yè)在實(shí)施ERP過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)加大，歸納起來(lái)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1. 準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)

準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)是指在實(shí)施ERP過(guò)程中前期準(zhǔn)備階段存在的風(fēng)險(xiǎn)。例如沒(méi)有制訂規(guī)劃或規(guī)劃不合理、咨詢伙伴選擇不當(dāng)、設(shè)計(jì)流程缺乏有效的控制環(huán)節(jié)、系統(tǒng)選型錯(cuò)誤等。

2. 軟件技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

軟件技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)是指ERP系統(tǒng)軟件本身及其所使用的技術(shù)而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。例如使用的技術(shù)和開(kāi)發(fā)工具不成熟或未經(jīng)授權(quán)、所依賴的技術(shù)過(guò)于復(fù)雜引起實(shí)施者未恰當(dāng)理解、軟件存在先天設(shè)計(jì)缺陷、程序設(shè)計(jì)員設(shè)置秘密“后門(mén)”、軟件自我糾錯(cuò)能力弱等。

3. 運(yùn)行操作風(fēng)險(xiǎn)

運(yùn)行操作風(fēng)險(xiǎn)是指利用ERP進(jìn)行業(yè)務(wù)處理、記錄、維護(hù)和報(bào)告過(guò)程中所帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。如收銀員在收款環(huán)節(jié)可能將收到客戶的現(xiàn)金據(jù)為己有、某業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)誤操作、不正確的業(yè)務(wù)處理、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)遭竊取或被篡改、病毒侵入造成數(shù)據(jù)丟失、操作人員缺乏主動(dòng)性等。

4. 環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)

環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)是指ERP所處環(huán)境而帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)。例如組織結(jié)構(gòu)不合理、職責(zé)權(quán)限不明確、業(yè)務(wù)部門(mén)工作不協(xié)調(diào)、管理制度缺失或未發(fā)揮作用、計(jì)算機(jī)硬件系統(tǒng)不能滿足要求、自然環(huán)境不符合技術(shù)安全要求等。

二、ERP環(huán)境下風(fēng)險(xiǎn)控制的基本策略

風(fēng)險(xiǎn)控制是人們對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、分析、監(jiān)控和解決的過(guò)程。在這個(gè)過(guò)程中，我們應(yīng)當(dāng)采取積極的態(tài)度，尋找解決問(wèn)題的方法。為此，筆者認(rèn)為，ERP系統(tǒng)管理者應(yīng)著重做好以下幾個(gè)方面的工作：

1.風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別是指在實(shí)施ERP的過(guò)程中，找到可能存在的風(fēng)險(xiǎn)，其目的在于查明ERP實(shí)施過(guò)程中的不確定因素、來(lái)源及其相互之間的關(guān)系，為制訂發(fā)現(xiàn)控制預(yù)案提供依據(jù)。該階段主要是通過(guò)一定的手段按照風(fēng)險(xiǎn)的分類(lèi)，從ERP實(shí)施過(guò)程中找出該系統(tǒng)可能存在的風(fēng)險(xiǎn)。識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)的方法有：定期召開(kāi)有關(guān)專(zhuān)家會(huì)議，詢問(wèn)實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)；將ERP實(shí)施項(xiàng)目進(jìn)行分解，使實(shí)施工作不斷細(xì)化，以便于找出風(fēng)險(xiǎn)；將實(shí)際實(shí)施過(guò)程與標(biāo)準(zhǔn)的實(shí)施過(guò)程進(jìn)行核對(duì)等等。

2. 風(fēng)險(xiǎn)的分析

風(fēng)險(xiǎn)的分析是指在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別的基礎(chǔ)上，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)存在及發(fā)生的可能性以及將會(huì)給ERP造成的損失范圍與程度進(jìn)行估計(jì)和衡量，確定各種風(fēng)險(xiǎn)的重要性，使實(shí)施人員將主要精力集中在主要風(fēng)險(xiǎn)上，從而使ERP的整體風(fēng)險(xiǎn)得到有效控制。在進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析時(shí)可結(jié)合使用定性分析和定量分析的方法。

3. 制訂風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案

ERP的實(shí)施是一個(gè)龐大的系統(tǒng)工程，涉及的因素、內(nèi)容和環(huán)節(jié)比較多，因此，不能等到問(wèn)題出現(xiàn)了再想辦法解決，必須在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別和分析的基礎(chǔ)上，事先制訂風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案，指導(dǎo)風(fēng)險(xiǎn)控制，以便使可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)所造成的損失消失或減少。風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案，由專(zhuān)門(mén)的小組或人員負(fù)責(zé)制訂，既包括風(fēng)險(xiǎn)控制的策略，也包括可能存在的風(fēng)險(xiǎn)及其識(shí)別方法、應(yīng)對(duì)措施、責(zé)任單位和責(zé)任人。

風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案是開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理活動(dòng)的依據(jù)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制工作起指導(dǎo)作用，其編制目的是使可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)所造成的損失消失或減少。因此，風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案的編制應(yīng)當(dāng)盡可能全面、合理、有效。同時(shí)，在ERP日常運(yùn)行的過(guò)程中還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)監(jiān)督和控制，跟蹤已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案做出及時(shí)調(diào)整，使之得到進(jìn)一步完善，更加合理，切實(shí)可行。

4. 積極應(yīng)對(duì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)

風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)是指當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)將要發(fā)生或已經(jīng)發(fā)生時(shí)，按照事先編制的風(fēng)險(xiǎn)控制預(yù)案，采取相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，使ERP的整體風(fēng)險(xiǎn)降到最低的活動(dòng)。通常采取的應(yīng)對(duì)策略有消除風(fēng)險(xiǎn)、接受風(fēng)險(xiǎn)和轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。

消除風(fēng)險(xiǎn)是指通過(guò)一定的方法或措施消除風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的條件，以達(dá)到ERP免受風(fēng)險(xiǎn)影響的目的。接受風(fēng)險(xiǎn)是指當(dāng)風(fēng)險(xiǎn)的負(fù)面影響在可以接受的范圍內(nèi)或沒(méi)有找到合適的方法來(lái)消除或轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)時(shí)，直接接受風(fēng)險(xiǎn)給ERP所帶來(lái)的影響。轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)是指將風(fēng)險(xiǎn)所產(chǎn)生的結(jié)果轉(zhuǎn)移給他人，避免己方遭受風(fēng)險(xiǎn)所帶來(lái)的損失。很顯然，我們應(yīng)當(dāng)采取積極的態(tài)度來(lái)消除風(fēng)險(xiǎn)，盡可能減少可接受風(fēng)險(xiǎn)，反對(duì)轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。

三、ERP環(huán)境下風(fēng)險(xiǎn)控制的具體措施

對(duì)待風(fēng)險(xiǎn)人們應(yīng)當(dāng)采取積極的態(tài)度來(lái)消除風(fēng)險(xiǎn)，這需要有具體、有效的防范措施才能實(shí)現(xiàn)。筆者認(rèn)為，ERP系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范的措施主要有：

1. 轉(zhuǎn)變觀念，提升風(fēng)險(xiǎn)管理層次

ERP利用信息技術(shù)的成果，對(duì)企業(yè)內(nèi)部的人、財(cái)、物、信息等進(jìn)行規(guī)劃、統(tǒng)籌和整合，這些工作的實(shí)施必然涉及一些重大問(wèn)題的決策，如網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的決策、網(wǎng)上支付風(fēng)險(xiǎn)的評(píng)估、經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)的審核、風(fēng)險(xiǎn)管理與安全控制的程序決策等等。因此，控制風(fēng)險(xiǎn)不只是各部門(mén)工作人員的事情，企業(yè)的董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)和高級(jí)管理層必須發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督的責(zé)任，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理的職責(zé)進(jìn)行確認(rèn)，明確劃分董事會(huì)和高級(jí)管理層在ERP實(shí)施中的風(fēng)險(xiǎn)管理的責(zé)任，評(píng)價(jià)風(fēng)險(xiǎn)管理體系，提出完善措施，協(xié)調(diào)各方面的問(wèn)題。監(jiān)事會(huì)也不要成為擺設(shè)，應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)，對(duì)董事會(huì)和高級(jí)管理層履行風(fēng)險(xiǎn)管理職責(zé)的情況進(jìn)行監(jiān)督。

2. 做好前期準(zhǔn)備工作

對(duì)于ERP實(shí)施而言，前期準(zhǔn)備工作是ERP具體實(shí)施前的重要環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到ERP的成敗。因此，在ERP項(xiàng)目實(shí)施前，首先要結(jié)合企業(yè)發(fā)展的總體規(guī)劃和內(nèi)外部環(huán)境做好ERP項(xiàng)目的前期規(guī)劃，明確ERP的實(shí)施目標(biāo)、基本步驟、時(shí)間安排、資金預(yù)算、實(shí)施范圍和實(shí)施內(nèi)容；其次，要慎重選擇合作伙伴，考察他們的行業(yè)經(jīng)驗(yàn)、工作能力與職業(yè)信譽(yù)等；再次，要做好業(yè)務(wù)流程的重組和有效的控制環(huán)節(jié)，簡(jiǎn)化工作程序，改進(jìn)組織內(nèi)部以及組織與外部合作伙伴的溝通和協(xié)作關(guān)系，以提高自身的管理水平和響應(yīng)速度來(lái)適應(yīng)新的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境；最后要做好ERP選型工作，考察軟件供應(yīng)商的行業(yè)應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)、研發(fā)能力、信譽(yù)、服務(wù)品質(zhì)等。

3. 合理設(shè)崗，加強(qiáng)內(nèi)部牽制

ERP是一個(gè)龐大的企業(yè)內(nèi)部資源管理系統(tǒng)，包括分銷(xiāo)、制造、會(huì)計(jì)、稅務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、網(wǎng)上結(jié)算、運(yùn)輸?shù)茸酉到y(tǒng)，是由各個(gè)部門(mén)協(xié)同完成來(lái)實(shí)現(xiàn)企業(yè)的目標(biāo)。因此，在ERP實(shí)施的過(guò)程中應(yīng)按照其特點(diǎn)設(shè)置業(yè)務(wù)處理崗位，并明確各個(gè)崗位的職責(zé)范圍。在分工時(shí)，確實(shí)做到不相容的職能由不同的人員或部門(mén)擔(dān)任，同一事項(xiàng)的處理由兩個(gè)或兩個(gè)以上的職能部門(mén)共同完成，使得人員或部門(mén)之間的工作相互聯(lián)系、相互依賴、相互監(jiān)督、相互印證，切實(shí)加強(qiáng)內(nèi)部牽制，從而杜絕錯(cuò)誤、舞弊或欺詐等風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

4. 加強(qiáng)運(yùn)行操作控制

ERP將企業(yè)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)一化，實(shí)現(xiàn)了“數(shù)出一門(mén)，大家共享”和在線管理，這就要求在運(yùn)行操作階段應(yīng)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出這3個(gè)環(huán)節(jié)的控制。其中，輸入正確、可靠的數(shù)據(jù)是保證ERP數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的首要環(huán)節(jié)，如果這個(gè)環(huán)節(jié)發(fā)生錯(cuò)誤，必然會(huì)引起處理環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)錯(cuò)誤，最終使整個(gè)ERP所輸出的信息不正確。因此，除了加強(qiáng)操作人員的責(zé)任心、提高其專(zhuān)業(yè)技能和水平外，還應(yīng)對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出實(shí)施嚴(yán)格的控制措施，以確保數(shù)據(jù)操作的準(zhǔn)確性。

運(yùn)行操作階段的控制措施有：所輸入的數(shù)據(jù)應(yīng)經(jīng)過(guò)必要的授權(quán)，并經(jīng)有關(guān)部門(mén)檢查；采取建立科目對(duì)照文件、設(shè)立對(duì)應(yīng)關(guān)系參照文件、確定合理數(shù)據(jù)范圍、總數(shù)校驗(yàn)、平衡校驗(yàn)等技術(shù)手段，對(duì)所輸入數(shù)據(jù)的正確性進(jìn)行校驗(yàn)、禁止非操作人員操作會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的專(zhuān)用計(jì)算機(jī)；設(shè)置操作人員的操作權(quán)限，并進(jìn)行嚴(yán)格的密碼控制；數(shù)據(jù)的處理和存儲(chǔ)相隔離；合理使用數(shù)據(jù)備份和數(shù)據(jù)恢復(fù)功能；在數(shù)據(jù)輸出前，將輸出總數(shù)與輸入總數(shù)相核對(duì)，以保證數(shù)據(jù)經(jīng)過(guò)處理后沒(méi)有丟失和重復(fù)；對(duì)輸出的數(shù)據(jù)進(jìn)行人工和機(jī)器審核，檢查會(huì)計(jì)報(bào)表有關(guān)項(xiàng)目之間的勾稽關(guān)系是否存在，以保證其完整性和正確性；對(duì)輸出的磁性介質(zhì)資料和打印資料應(yīng)經(jīng)主管人員審批后方能報(bào)出，并由專(zhuān)人保管，登記日期、名稱、份數(shù)、送達(dá)部門(mén)或人員等。

5. 不能忽視環(huán)境控制

ERP是建立在一定的物質(zhì)基礎(chǔ)之上的，設(shè)備能否正常運(yùn)行對(duì)ERP的實(shí)施具有重要的意義。因此，設(shè)備環(huán)境的控制是ERP風(fēng)險(xiǎn)防范中一個(gè)重要的方面，只能加強(qiáng)，不可忽視。設(shè)備的環(huán)境包括所使用的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、軟件及其相互協(xié)同工作等方面，其控制措施主要包括：采取防火、防水、防磁、防震、防掉電、防高低溫等措施；保證恒溫、恒壓和適宜的濕度；裝備不間斷動(dòng)力和穩(wěn)壓裝置；定期對(duì)硬件進(jìn)行測(cè)試；安裝防病毒軟件等。

6. 加強(qiáng)軟件開(kāi)發(fā)、使用和維護(hù)的控制

軟件的控制措施用于保證程序和數(shù)據(jù)不被錯(cuò)用、濫用和非法使用。常用的控制措施主要有：所使用的各種軟件必須經(jīng)過(guò)授權(quán)；安全程度不等的數(shù)據(jù)應(yīng)賦予不同的訪問(wèn)級(jí)別；設(shè)置日志文件以便詳細(xì)登記并保留使用者進(jìn)行業(yè)務(wù)處理的蹤跡；對(duì)程序源代碼采取保密措施，以防操作者對(duì)指令進(jìn)行篡改；重要文檔采取密碼存儲(chǔ)和傳輸?shù)姆绞?；軟件的維護(hù)應(yīng)經(jīng)過(guò)周密計(jì)劃，嚴(yán)格履行審批和測(cè)試手續(xù)；如果是自行開(kāi)發(fā)的軟件，應(yīng)選擇成熟并經(jīng)授權(quán)的軟件技術(shù)和開(kāi)發(fā)工具，并由審計(jì)人員對(duì)數(shù)據(jù)的輸入、處理和輸出環(huán)節(jié)進(jìn)行符合性測(cè)試，以測(cè)試軟件中的內(nèi)部控制是否存在、有效。

7. 重視檔案管理

ERP環(huán)境下的檔案包括各種賬、證、表、數(shù)據(jù)文件、軟件及其技術(shù)和法律文檔，應(yīng)按照檔案管理辦法的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行管理，其控制措施有：建立健全檔案的保管、領(lǐng)用、復(fù)制、修改、銷(xiāo)毀制度；實(shí)行專(zhuān)人、分人、分處管理；數(shù)據(jù)每天做雙重備份，并定期檢查；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱和歸還手續(xù)。

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