[摘 要] 傳統(tǒng)會計軟件提供自動轉(zhuǎn)賬功能，主要局限于結(jié)轉(zhuǎn)損益，并沒有作為一種獨特的憑證數(shù)據(jù)輸入的通用方法。實際上，自動轉(zhuǎn)賬不僅能夠用于期末結(jié)轉(zhuǎn)損益和年終利潤結(jié)轉(zhuǎn)，還可用于單向編碼的結(jié)轉(zhuǎn)，甚至可以由用戶現(xiàn)場指定自動轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容，實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬的全通用。

[關(guān)鍵詞]自動轉(zhuǎn)賬；單向編碼；綜合編碼；全通用

[中圖分類號] F232

[文獻(xiàn)標(biāo)識碼] A

[文章編號] 1673-0194(2006)09-0037-03

[收稿日期] 2006-06-18

[基金項目] 中南林業(yè)科技大學(xué)引進(jìn)人才項目資助。

自動轉(zhuǎn)賬是指在計算機(jī)中預(yù)先一次性定義轉(zhuǎn)賬方法，然后由計算機(jī)自動編制憑證，將指定的某一賬戶余額全部轉(zhuǎn)入另一指定賬戶，自動轉(zhuǎn)賬后轉(zhuǎn)出賬戶一般無余額結(jié)轉(zhuǎn)下期，從而實現(xiàn)憑證數(shù)據(jù)的自動高速輸入，自動轉(zhuǎn)賬功能只涉及賬戶之間的余額結(jié)轉(zhuǎn)。

在會計核算中，往往存在一些每月重復(fù)或每年重復(fù)、且有規(guī)律性的會計事項。如月末將全部損益賬戶的余額結(jié)轉(zhuǎn)到“本年利潤”賬戶，結(jié)轉(zhuǎn)后所有損益賬戶均無余額。又如年末利潤結(jié)轉(zhuǎn)，將全年實現(xiàn)的凈利潤和已分配利潤結(jié)轉(zhuǎn)到“利潤分配（未分配利潤）”賬戶，結(jié)轉(zhuǎn)后“本年利潤”和核算已分配利潤的明細(xì)賬戶均無余額結(jié)轉(zhuǎn)下年。對這些有規(guī)律性的轉(zhuǎn)賬業(yè)務(wù)，電算會計應(yīng)提供全通用的自動轉(zhuǎn)賬功能。

一、商品化軟件自動轉(zhuǎn)賬的局限性

我國商品化會計軟件一般都提供自動轉(zhuǎn)賬功能，但主要局限于結(jié)轉(zhuǎn)損益，并沒有作為一種獨特的憑證數(shù)據(jù)輸入的通用方法。如“現(xiàn)金”、“銀行存款”、“其他貨幣資金”科目按現(xiàn)金流量表的行號設(shè)計的底層單向編碼年終向綜合編碼的結(jié)轉(zhuǎn)；又如“應(yīng)付福利費”科目的單向編碼年終向綜合編碼的結(jié)轉(zhuǎn)；再如按成本項目歸集陸續(xù)發(fā)生的費用時，“基本生產(chǎn)”賬戶（4101）按照明細(xì)編碼歸集的間接費用（直接材料(410101)、直接動力(410102)、鑄造燃料(410103)、鍛造燃料(410104)、直接工資(410105)、制造費用(410106)）月末向中轉(zhuǎn)編碼（成本中轉(zhuǎn)(410111)）的結(jié)轉(zhuǎn)；又如集合分配賬戶（制造費用（4105）等）所歸集費用的月末結(jié)轉(zhuǎn)等。這些固定的、規(guī)范化的轉(zhuǎn)賬內(nèi)容都被排除在商品化會計軟件的自動轉(zhuǎn)賬之外，從而使得自動轉(zhuǎn)賬功能大打折扣。因此，全通用電算會計軟件應(yīng)大大擴(kuò)充自動轉(zhuǎn)賬的功能，主要將其擴(kuò)大到單向編碼的自動轉(zhuǎn)賬。

二、將自動轉(zhuǎn)賬運用于單向編碼的結(jié)轉(zhuǎn)

所謂“單向編碼”，是指有些明細(xì)編碼平時只有借方而無貸方發(fā)生額，或只有貸方而無借方發(fā)生額，待期末將其轉(zhuǎn)平，轉(zhuǎn)入相應(yīng)的綜合編碼。單向編碼期末（年末或月末）必須轉(zhuǎn)平，而接受單向編碼轉(zhuǎn)平的對應(yīng)編碼稱為“綜合編碼”，有單向編碼就必然有相應(yīng)的綜合編碼，兩者互相依存。

使用單向編碼的主要目的是為了滿足編制某些特定會計報表的需要。如為編制現(xiàn)金流量表（直接反映部分），可在“現(xiàn)金（1001）”、“銀行存款（1002）”和“其他貨幣資金（1009）”3個科目的編碼設(shè)計中，直接運用現(xiàn)金流量表的行號作為它們的底層明細(xì)編碼設(shè)計。反映現(xiàn)金流入的那些明細(xì)編碼為借方單向編碼，平時只有借方發(fā)生額，當(dāng)發(fā)生對借方的沖銷數(shù)時，只能在借方用負(fù)數(shù)沖銷，不可在貸方用正數(shù)沖銷，如銷貨退回付現(xiàn)；反映現(xiàn)金流出的那些明細(xì)編碼為貸方單向編碼，平時只有貸方發(fā)生額，當(dāng)發(fā)生對貸方的沖銷數(shù)時，只能在貸方用負(fù)數(shù)沖銷，不可在借方用正數(shù)沖銷，如購貨退回收現(xiàn)；當(dāng)發(fā)生現(xiàn)金及現(xiàn)金等價之間的內(nèi)部轉(zhuǎn)化時，屬貨幣資金形態(tài)的變化，既無現(xiàn)金流入，又無現(xiàn)金流出，可單獨設(shè)計一個底層明細(xì)編碼核算“內(nèi)部結(jié)轉(zhuǎn)（98）”；最后必須設(shè)計一個底層綜合編碼“上年結(jié)轉(zhuǎn)（99）”，年末將所有單向編碼都轉(zhuǎn)入該綜合編碼，全部單向編碼轉(zhuǎn)平，唯有綜合編碼可能有余額結(jié)轉(zhuǎn)到下年?，F(xiàn)以“應(yīng)付福利費明細(xì)表”為例，設(shè)計的單向編碼與綜合編碼如表1所示。

“應(yīng)付福利費”一級科目的編碼為“2153”，其下設(shè)計了3個二級編碼?！?15301”這個二級編碼為綜合編碼；“215302”反映應(yīng)付福利費的貸方發(fā)生額，其下設(shè)計了2個三級編碼，如“21530201”和“21530202”，它們都是貸方單向編碼；“215303”反映應(yīng)付福利費的借方發(fā)生額，其下設(shè)計了較多三級編碼“21530301～21530305”等，它們都是借方單向編碼。這些應(yīng)付福利費單向編碼和綜合編碼的核算方法可規(guī)范如下:

平時增加應(yīng)付福利費時：

借：有關(guān)科目

貸：21530201、21530202

平時支用應(yīng)付福利費時：

借：21530301～21530305

貸：有關(guān)科目

年終單向編碼轉(zhuǎn)入綜合編碼：

借：21530201、21530202（結(jié)轉(zhuǎn)后無余額）

貸：215301

借：215301

貸：21530301～21530305（結(jié)轉(zhuǎn)后無余額）

每期期末單向編碼都要轉(zhuǎn)入綜合編碼，單向編碼必須轉(zhuǎn)平，完全可以納入自動轉(zhuǎn)賬的范圍。

三、自動轉(zhuǎn)賬的設(shè)計原理

自動轉(zhuǎn)賬的理論基礎(chǔ)是“三庫理論”。該理論認(rèn)為會計核算信息系統(tǒng)所提供的大量數(shù)據(jù)被存放在有關(guān)的數(shù)據(jù)庫中，已經(jīng)產(chǎn)生，報表模塊不必另行加工；而各種管理方法和數(shù)學(xué)模型的數(shù)據(jù)則存放在方法庫中；不同會計期的數(shù)據(jù)庫與方法庫相結(jié)合，從而產(chǎn)生管理所需信息的目的庫?！叭龓臁本褪侵笖?shù)據(jù)庫、方法庫和目的庫。對于自動轉(zhuǎn)賬而言，待轉(zhuǎn)平編碼就是轉(zhuǎn)出編碼，它的最新余額已經(jīng)加工產(chǎn)生，存儲在中央數(shù)據(jù)表內(nèi)，不必另外加工，自動轉(zhuǎn)賬時可從中取出指定轉(zhuǎn)平編碼的余額；預(yù)先一次性定義自動轉(zhuǎn)賬的憑證輸入方法，即指定要轉(zhuǎn)出的前導(dǎo)編碼和轉(zhuǎn)出方向，接受轉(zhuǎn)入的編碼全稱，轉(zhuǎn)賬時的摘要信息；將不同會計期中央分類賬待轉(zhuǎn)平賬戶的余額數(shù)據(jù)與相對穩(wěn)定的自動轉(zhuǎn)賬方法結(jié)合起來，就能產(chǎn)生目的庫數(shù)據(jù)，即自動轉(zhuǎn)賬憑證數(shù)據(jù)。自動轉(zhuǎn)賬的三庫就是，中央數(shù)據(jù)表、方法數(shù)據(jù)表和憑證數(shù)據(jù)表。其中，關(guān)鍵是方法數(shù)據(jù)表的定義，主要是表結(jié)構(gòu)和表記錄的定義。

自動轉(zhuǎn)賬表（PAZ.DBF）結(jié)構(gòu)定義如下：

字段 字段名 類型 寬度 小數(shù)位

1 序列號 字符型 3

2 摘要 字符型 20

3 轉(zhuǎn)出編碼 字符型 10

4 轉(zhuǎn)出方向 字符型 2

5 轉(zhuǎn)入編碼 字符型 10

6 執(zhí)行登錄 字符型 50

** 總計 ** 96

以轉(zhuǎn)平應(yīng)付福利費單向和綜合編碼為例，定義的自動轉(zhuǎn)賬方法如表2所示。

表2中的“轉(zhuǎn)出編碼”是指定自動轉(zhuǎn)賬的轉(zhuǎn)平編碼，可用前導(dǎo)匹配的方法指定，不必指定到底層編碼，程序代碼設(shè)計反而會更靈活，如表2中指定的“215302”和“215303”。表2中“轉(zhuǎn)出方向”是指從轉(zhuǎn)出編碼的借方還是貸方轉(zhuǎn)出，這里有4種組合：轉(zhuǎn)出編碼為貸方余額與轉(zhuǎn)出方向為借方，則借方正數(shù)轉(zhuǎn)出；轉(zhuǎn)出編碼為借方余額與轉(zhuǎn)出方向為借方，則借方負(fù)數(shù)轉(zhuǎn)出；轉(zhuǎn)出編碼為借方余額與轉(zhuǎn)出方向為貸方，則貸方正數(shù)轉(zhuǎn)出；轉(zhuǎn)出編碼為貸方余額與轉(zhuǎn)出方向為貸方，則貸方負(fù)數(shù)轉(zhuǎn)出。表2中“轉(zhuǎn)入編碼”必須指定到底層，即指定唯一的一個編碼全稱接受數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，從而避免轉(zhuǎn)賬數(shù)據(jù)在幾個轉(zhuǎn)入編碼之間的分割，如表2中指定的“215301”。表2中“執(zhí)行登錄”將登記最近一次自動轉(zhuǎn)賬的日期和憑證類號，以防止在同一會計期內(nèi)的重復(fù)自動轉(zhuǎn)賬，如上次自動轉(zhuǎn)賬是2004年4月，則本次自動轉(zhuǎn)賬應(yīng)為2004年5月。自動轉(zhuǎn)賬的方法數(shù)據(jù)，用戶可進(jìn)行定義和編輯。在自動轉(zhuǎn)賬的輸入界面中，各序列號的方法數(shù)據(jù)應(yīng)賦值給一個組合框供執(zhí)行時選擇。

自動轉(zhuǎn)賬的過程是：首先，在自動轉(zhuǎn)賬界面的組合框中選擇一項自動轉(zhuǎn)賬內(nèi)容，并從方法表中取出該自動轉(zhuǎn)賬內(nèi)容的信息，然后，判斷是否為當(dāng)前會計期的重復(fù)自動轉(zhuǎn)賬，“是”則返回，“否”可繼續(xù)執(zhí)行；其次，用前導(dǎo)匹配函數(shù)在當(dāng)前中央數(shù)據(jù)表中尋找要轉(zhuǎn)出的底層編碼及其期末余額，根據(jù)定義的轉(zhuǎn)出方向決定是正數(shù)轉(zhuǎn)出還是負(fù)數(shù)轉(zhuǎn)出；最后，將自動轉(zhuǎn)賬的這些信息自動輸入到憑證數(shù)據(jù)表中，在執(zhí)行界面中應(yīng)形象地觀察到這些自動轉(zhuǎn)賬輸入的憑證數(shù)據(jù)。

四、小結(jié)

綜上所述，自動轉(zhuǎn)賬不僅能夠用于期末結(jié)轉(zhuǎn)損益和年終利潤結(jié)轉(zhuǎn)，還可用于單向編碼的結(jié)轉(zhuǎn)，甚至可以由用戶現(xiàn)場指定自動轉(zhuǎn)賬的內(nèi)容，實現(xiàn)自動轉(zhuǎn)賬的全通用。它彌補(bǔ)了商品化會計軟件自動轉(zhuǎn)賬的缺陷，實現(xiàn)了憑證數(shù)據(jù)的高速輸入，更有利于各模塊之間的數(shù)據(jù)共享和交換。它是全通用理論在自動轉(zhuǎn)賬環(huán)節(jié)的擴(kuò)充，有重要的現(xiàn)實意義。

主要參考文獻(xiàn)

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