[摘 要] 輔助核算是會計信息化軟件提供的一項重要功能，它不同于傳統(tǒng)的明細賬核算，更加適應會計信息化環(huán)境的特點，能夠以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。在會計信息化方式下，輔助核算是一種不可或缺的核算方法，占有舉足輕重的地位，具有不可替代的作用。輔助核算受到了各會計信息化軟件商的青睞，也得到了企業(yè)的認可。幾乎所有會計信息化軟件都提供了輔助核算功能，并在會計信息化實務中得到了廣泛的應用。然而，目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，這顯然無法滿足那些只實現(xiàn)了賬務報表等財務子系統(tǒng)信息化、而尚未實現(xiàn)供應鏈管理信息化的中小企業(yè)的管理需求。如何實現(xiàn)從輔助核算向輔助管理質(zhì)的飛躍是會計信息化軟件商必須考慮的一個現(xiàn)實問題。筆者將結合多年的企業(yè)實踐活動及教學經(jīng)驗，在對目前輔助核算功能深刻認識的基礎上，就其不足之處及改進方法進行詳細闡述，從而完善目前的輔助核算功能，以期拋磚引玉，實現(xiàn)從輔助核算到輔助管理質(zhì)的飛躍。

[關鍵詞] 會計信息化；輔助核算；管理

[中圖分類號] F232

[文獻標識碼] A

[文章編號] 1673-0194(2006)09-0043-03

[收稿日期] 2006-07-02

一、深刻理解輔助核算的內(nèi)涵及作用

1. 輔助核算的內(nèi)涵

輔助核算是在會計信息化特定環(huán)境和方式下產(chǎn)生的一種新型核算方式，它采用傳統(tǒng)明細賬會計核算原理，同時兼顧了會計信息化處理方式的特點，能夠以最簡便的方式最大限度地滿足企業(yè)的核算要求。目前，各會計信息化軟件均提供輔助核算功能，但所提供的輔助核算類型不盡相同。典型的輔助核算類型包括客戶核算、供應商核算、個人核算、部門核算和項目核算，分別完成對賬戶的各客戶信息、供應商信息、個人信息、部門信息及項目信息的獨立核算和反映。

必須指出的是，有些教科書也將客戶核算、供應商核算和個人核算分別稱之為客戶往來核算、供應商往來核算和個人往來核算，認為這3種核算只能應用于客戶往來賬戶、供應商往來賬戶和個人往來賬戶的核算。而有的軟件甚至不允許賬戶同時設置為客戶核算和供應商核算，也不允許對同一賬戶實施多個項目的核算。同時，也有人認為部門核算只能用于費用核算，而項目核算只能用于在建工程、產(chǎn)品等的成本核算。筆者認為，這樣的認識是狹隘的、不全面的、不準確的，沒有把握輔助核算的內(nèi)涵。只要有核算需求，任何賬戶都可以設置為相應的輔助核算類型。在利用輔助核算功能時，應該廣開思路，不應拘泥于形式化的術語，而更應看重核算與管理要求的本質(zhì)，應該遵循“實質(zhì)重于形式”的原則。例如，對于只實現(xiàn)了賬務報表等財務子系統(tǒng)的信息化、而尚未實現(xiàn)供應鏈管理信息化的中小企業(yè)而言，當企業(yè)需要按客戶對商品銷售進行流向分析以反映各客戶購買排序及比重情況時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為客戶核算；當企業(yè)需要對不同供應商所供應商品的銷售情況進行反映和分析時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為供應商核算；當企業(yè)需要反映不同業(yè)務員的銷售業(yè)績時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為個人核算；當企業(yè)需要反映不同部門的銷售業(yè)績時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為部門核算；當企業(yè)需要反映不同商品的銷售情況時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為項目核算，而將不同商品看作不同的項目；當企業(yè)需要反映在不同地區(qū)的銷售情況時，就可以將主營業(yè)務收入賬戶設置為項目核算，而將不同地區(qū)看作不同的項目。當然，只要需要，也可以綜合應用以上各種輔助核算。例如，可以同時將主營業(yè)務收入賬戶設置為個人核算和項目核算，而將各商品看作不同的項目，從而可以反映不同業(yè)務員、不同商品的銷售情況。

2. 輔助核算的作用

輔助核算之所以受到了企業(yè)的普遍歡迎，是因為在會計信息化方式下，輔助核算較之傳統(tǒng)明細賬核算有著無法比擬的優(yōu)勢，主要表現(xiàn)在以下3個方面。

(1)簡化會計科目體系的設置。例如，某商業(yè)企業(yè)經(jīng)營10種商品，有10名銷售員，假定該企業(yè)欲分別反映各銷售員各商品的銷售情況。如果采用傳統(tǒng)明細賬核算方式，必須設置1個主營業(yè)務收入一級賬戶、按不同銷售員設置10個二級賬戶、在各二級賬戶下按不同商品設置10個三級賬戶，因而總共需要設置111個賬戶，顯然科目體系會變得非常龐大和繁瑣。而如果采用輔助核算，只需要設置1個主營業(yè)務收入一級賬戶，同時將該賬戶設置為個人核算和項目核算，而后再建立10個職員檔案和10個商品項目檔案即可。由此可見，使用好輔助核算，可以極大地簡化會計科目體系，提高核算效率。

(2)使會計科目體系變得相對穩(wěn)定和獨立。由于使用輔助核算時，可以不必設置相關的明細賬戶，而代之以輔助檔案，因而使用輔助核算可以使得會計科目體系變得相對穩(wěn)定。如在上例中，當銷售員數(shù)量或商品數(shù)量發(fā)生變動時，如果采用傳統(tǒng)明細賬核算方式，則必須對會計科目體系做出相應的調(diào)整。而如果采用輔助核算方式，則只需要對職員檔案和商品項目檔案做出相應調(diào)整即可，而會計科目體系可以保持不變，從而保持相對的穩(wěn)定性和獨立性。

(3)便于信息的查詢。使用傳統(tǒng)明細核算時，只能進行“縱向查詢”，而使用輔助核算時，不僅可以進行“縱向查詢”，還可以進行“橫向查詢”，從而豐富了信息查詢手段，使得用戶可以及時方便地獲取必要的信息，符合會計信息化環(huán)境的特點和對會計信息質(zhì)量的要求。例如在上例中，當采用傳統(tǒng)明細賬核算時，只可以直接查詢各銷售員的商品銷售信息即縱向查詢，對于直接查詢不同銷售員對同種商品的銷售情況即橫向查詢則顯得無能為力。而如果采用輔助核算方式，則不僅可以很方便地查詢各銷售員的商品銷售信息，也可以方便地查詢各銷售員對同種商品的銷售情況。

二、目前輔助核算功能的不足及改進方法

盡管目前會計信息化軟件一般都提供輔助核算功能，但是筆者認為目前的輔助核算功能在很大程度上還僅僅停留在“核算”層面上，無法滿足企業(yè)在控制、預測、決策等管理方面的信息需求。如何充分利用已有的信息，消除那些只實現(xiàn)了賬務報表等財務子系統(tǒng)信息化、而尚未實現(xiàn)供應鏈管理信息化的中小企業(yè)管理信息的需求瓶頸，從而實現(xiàn)從“輔助核算”到“輔助管理”質(zhì)的飛躍，是會計信息化軟件商必須考慮的一個現(xiàn)實問題。有效的管理是通過分析過去、控制現(xiàn)在和預測未來實現(xiàn)的。因而要解決這一問題，筆者認為可以從以下幾個方面進行嘗試。

1. 提供更加豐富的信息統(tǒng)計和分析功能

輔助核算功能所提供的信息查詢不應僅僅停留在類似于傳統(tǒng)總賬、明細賬的輔助賬簿的查詢層面上，而應該更多地關注如何對現(xiàn)有信息進行深加工，從而提供給用戶更多的有助于決策和管理的信息，增強輔助信息的“相關性”。為此，會計信息化軟件應該至少提供如下功能：

(1)統(tǒng)計分析。系統(tǒng)應該可以從多個角度對各輔助項信息方便地進行統(tǒng)計分析。如在前例中，應該能夠提供以下幾個方面的統(tǒng)計分析：

①對各銷售員的各商品銷售情況進行統(tǒng)計分析；

②對各銷售員的所有商品銷售額進行統(tǒng)計分析；

③對各商品的各銷售員銷售情況進行統(tǒng)計分析；

④對各商品的所有銷售員銷售額進行統(tǒng)計分析。

(2)趨勢分析。系統(tǒng)應該可以從多個角度對各輔助項信息進行縱向趨勢分析，以了解各輔助項過去若干期間的發(fā)展趨勢。如在前例中，應該能夠提供以下幾個方面的趨勢分析：

①對各銷售員的各商品銷售情況進行趨勢分析(同時顯示增減額及增減百分比，下同)；

②對各銷售員的所有商品銷售額進行趨勢分析；

③對各商品的各銷售員銷售情況進行趨勢分析；

④對各商品的所有銷售員銷售額進行趨勢分析；

⑤對企業(yè)銷售總額進行趨勢分析。

(3)構成比例分析。系統(tǒng)應該可以從多個角度對各輔助項信息進行構成比例分析，以了解各輔助項在總體中所占比例情況，便于企業(yè)“抓大放小”，重點跟蹤、重點控制。如在前例中，應該能夠提供以下幾個方面的構成比例分析：

①對各銷售員的各商品銷售情況進行比例分析；

②對各銷售員的所有商品銷售額進行比例分析；

③對各商品的各銷售員銷售情況進行比例分析；

④對各商品的所有銷售員銷售額進行比例分析。

2. 提供計劃及分析功能

系統(tǒng)應該能夠針對各輔助項設置計劃，并在此基礎上對各輔助項的實際發(fā)生情況與其計劃進行對比分析，從而可以動態(tài)地考查計劃的執(zhí)行狀況，以便及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應措施確保計劃的實現(xiàn)，也可以為下一周期計劃的制訂提供更加可靠的信息。如在前例中，可按以下方法對銷售情況設置計劃及分析：

(1)設置各銷售員各商品的銷售計劃；

(2)對各銷售員各商品實際銷售情況與銷售計劃進行對比分析(同時顯示實際銷售與計劃的差額及計劃完成百分比，下同)，以考查各銷售員各商品銷售計劃完成情況；

(3)對各銷售員實際銷售總額與其計劃銷售總額進行對比分析，以考查各銷售員銷售總額計劃完成情況；

(4)對各商品各銷售員實際銷售情況與銷售計劃進行對比分析，以考查各商品各銷售員銷售計劃完成情況；

(5)對各商品實際銷售額與其計劃銷售總額進行對比分析，以考查各商品銷售計劃完成情況；

(6)對企業(yè)實際銷售總額與計劃銷售總額進行對比分析，以考查企業(yè)銷售總額計劃完成情況。

3. 提供多種方式的預測功能

系統(tǒng)只有具備科學、準確的預測能力，才能保證會計信息經(jīng)濟決策的相關性。因此，系統(tǒng)應該提供多種科學的預測方法，如趨勢預測法、多因素預測法等，以便企業(yè)對各輔助項的未來發(fā)展趨勢做出科學準確的預測，從而有利于企業(yè)運籌帷幄，決勝千里，防患于未然，在激烈的市場競爭中永遠立于不敗之地。如在上例中，可按以下方法對銷售情況進行預測：

(1)由用戶選擇預測內(nèi)容，如對各銷售員各商品銷售情況進行預測、對各銷售員銷售總額情況進行預測、對各商品銷售總額進行預測、對企業(yè)銷售總額進行預測等；

(2)由用戶選擇預測方法，如趨勢預測、多因素預測。如果選擇多因素預測，還應該由用戶設置影響因素、歷史期間因素值以及未來期間因素值，以便系統(tǒng)正確地預測銷售情況；

(3)顯示預測結果，包括預測結果、預測結果較前期增減額及預測結果較前期增減百分比等信息。

誠然，實現(xiàn)從輔助核算向輔助管理質(zhì)的飛躍、以消除中小企業(yè)對管理信息的需求瓶頸從而為其加強和改善管理提供相關決策信息是一個相當復雜的現(xiàn)實問題，不但會涉及設計思想等核心問題，也會涉及開發(fā)技術問題，會計信息化軟件商會在“成本效益原則”約束下進行通盤考慮。筆者僅在此對其設計思想及實現(xiàn)思路進行了一些大膽的設想和嘗試，希望能夠對我國的會計信息化軟件商有所啟迪。