有這樣一組數(shù)據(jù)令人咋舌：從1991年到2003年的13年間，中國行政管理費增長了10.33倍，同期財政支出增長了6.28倍，國民生產(chǎn)總值僅增長了4.41倍。在財政支出中，全國一年會議支出就高達1000億元。這1000億元花得是否經(jīng)濟，是否體現(xiàn)出效率，可以從經(jīng)濟學(xué)的視角對其進行分析，然后再厘清會議成本控制的思路。

會議的成本分析

在經(jīng)濟學(xué)上，衡量某種產(chǎn)品和服務(wù)是否具有效率，就看其邊際成本與邊際收益能否等值。邊際收益是指人們在某個數(shù)量水平下愿意為單位產(chǎn)品支付的價格，而文山會海的成本遠遠高于老百姓愿意為這樣的產(chǎn)品買單的價格，因此這樣的產(chǎn)品和服務(wù)提供是效率缺失的。那么，在一場會議中會發(fā)生哪些成本呢？

會議的成本包括直接成本和隱性成本。會議固定費用和會議彈性費用都屬于直接成本。從會議準備到會議結(jié)束所必須開支的經(jīng)費屬于固定費用范疇，包括車船機票、市內(nèi)交通、住宿、會場租賃、就餐、資料費等；會議彈性費是指在會議過程中非硬性支出，可以部分節(jié)約壓縮的費用，包括考察學(xué)習(xí)，研討、會議記錄、攝影、旅游費用等。而會議隱性成本是指會議人員由單位支付的工資及附加費。

從會議成本構(gòu)成中可以看出，不僅會議彈性費可以壓縮節(jié)約，會議的固定費也可以通過減少會議時間、合理選擇會議地點和合并減少次數(shù)，來控制會議成本。

會議的目的就是信息的交流與傳遞，在實際工作中并不是所有會議都需要進行面對面交流，如果會議只是宣讀文件，完全沒有必要在同一時間同一地點把幾十人、幾百人、甚至上千人集中起來而花費巨大的成本。為了實現(xiàn)信息傳遞交流的目的，可以設(shè)計多個方案，通過比較不同方案成本開支的大小，來選擇確定其中費用開支最少的一種方案，并據(jù)此方案支出或使用財政資金，這種方法就是公共支出效益分析方法中的最低費用選擇法。

開會方式的選擇

2003年抗擊非典期間，北京、廣州、香港和臺灣四地的專家通過視頻會議系統(tǒng)，研討交流病毒的研究以及疫情控制經(jīng)驗，是一個視頻會議的經(jīng)典例子。

隨著信息技術(shù)的完善和通訊工具的發(fā)達，信息傳遞和交流不必再完全依賴傳統(tǒng)的會議方式，互聯(lián)網(wǎng)時代的信息傳遞、交流方式已經(jīng)多樣化，選擇費用最低的方式就成為控制會議成本的重要方法。電話、傳真、電子郵件可以傳達信息，但存在無法面對面交流的障礙，而視頻會議系統(tǒng)則可以解決這個問題。

青島環(huán)衛(wèi)局一直期望能夠建立一套高效的會議系統(tǒng)來提高辦公效率，同時也為市局行政辦公和管理節(jié)約大量成本。經(jīng)過詳細的需求分析及嚴格的測評后，安裝了瑞福特公司的視頻會議系統(tǒng)，其中九個點的會議室覆蓋了整個市局、各基層會議室及其他相關(guān)科室，實現(xiàn)了電子會議，有效進行日常管理工作和行政事務(wù)的溝通，提高了辦公效率，節(jié)約了成本。對于全國性會議來說，通過視頻會議系統(tǒng)可以避免與會人員的舟車勞頓，而且可以大大提高效率，節(jié)省費用。

會議的預(yù)算控制

對會議所產(chǎn)生的財政支出進行成本控制，說到底是個技術(shù)性要求不高且操作性較強的手段，但這樣的操作必須基于政府部門有成本控制的意愿和動力。就湖南衡陽縣壓縮會議支出的做法來看，政府部門的動力來自財政壓力而非自覺行為。

按照公共選擇理論的觀點，政府官員與普通人一樣其行事的準則也是追求自身利益的最大化。以文山會海為例，不僅領(lǐng)導(dǎo)，一般公務(wù)人員也熱衷開會，以會代管、以會創(chuàng)收、以會享受、以會逞威、以會邀功、以會混事、以會安撫，每個人都可以通過開會獲得自己個人所需要的東西，開會甚至成為獲取個人福利的一種方式。

從這個角度出發(fā)，文山會海現(xiàn)象難以解決的根子在于政府官員的自我利益最大化的追求，因此，解決問題的關(guān)鍵最終需要落腳于建立制度約束機制，并且完善監(jiān)督機制。成本化管理還需輔之于完善的預(yù)算編制，嚴格執(zhí)行財務(wù)制度，這樣才能避免會務(wù)費成為什么開支都可以裝的大籮筐，最終使得開得不夠經(jīng)濟的會議變得經(jīng)濟起來。