銷售經(jīng)理進(jìn)行銷售管理，一個(gè)必不可少的工具就是銷售管理報(bào)表。銷售經(jīng)理從銷售代表填寫的銷售報(bào)表中可以獲取很多信息 銷售代表的工作計(jì)劃、拜訪路線、成交客戶、銷量進(jìn)度，售點(diǎn)的銷售數(shù)據(jù)、SKU分銷比例，經(jīng)銷商的資金儲(chǔ)備、庫(kù)存狀況等等。這些信息在很大程度上可以幫助銷售經(jīng)理了解銷售代表工作狀況，掌控銷售進(jìn)度，分析市場(chǎng)變化．從而因地制宜制定銷售策略，進(jìn)行有效的銷售管理。

可以說，銷售管理報(bào)表是一種有效的銷售管理工具．然而現(xiàn)在有很多企業(yè)將報(bào)表管理當(dāng)做是一種萬能的銷售工具，設(shè)計(jì)出了紛繁復(fù)雜的、各種各樣的銷售報(bào)表讓銷售代表來填寫。銷售代表將大量的時(shí)間用于填寫表報(bào)，用于市場(chǎng)實(shí)際操作的時(shí)間相對(duì)減少。這樣的銷售管理報(bào)表不但沒有有助于銷售，反而成了銷售的累贅。更有甚者，還有一些企業(yè)將銷售管理報(bào)表當(dāng)成是一種監(jiān)控銷售代表的工具。而我們都知道，銷售代表最厭惡的就是行政工作。這些復(fù)雜繁瑣、毫無重點(diǎn)、僅僅用來監(jiān)控銷售代表的報(bào)表只會(huì)引起銷售代表的反感和逆反心理，報(bào)表的填寫變成毫無意義的憑空編造。那么，什么樣的報(bào)表才會(huì)不引起銷售代表的反感，而且能起到監(jiān)督過程、提高銷售并幫助銷售代表成長(zhǎng)的效果呢，這種報(bào)表必須符合以下幾個(gè)指標(biāo)：

一、簡(jiǎn)單的、數(shù)字化的填寫方式

報(bào)表在設(shè)計(jì)的時(shí)候，要避免繁瑣的文字?jǐn)⑹?，減少相同或相似內(nèi)容的填寫項(xiàng)目。

大多數(shù)銷售人員．尤其是基層的銷售代表的工作形式基本上是程序式的工作，每天走的是早已經(jīng)在拜訪路線計(jì)劃中體現(xiàn)的既定路線，拜訪的是分布在既定路線上的固定客戶，拜訪客戶時(shí)采用的是公司已有固定流程的拜訪步驟，那么他在填寫如表1這樣的報(bào)表中”今日工作內(nèi)容”一欄里應(yīng)該怎么填寫呢，只能是流水賬一樣的填寫幾點(diǎn)幾分到達(dá)A客戶，問好．盤庫(kù)存，取得補(bǔ)貨訂單，說再見，幾點(diǎn)幾分到達(dá)B客戶，問好，盤庫(kù)存，取得補(bǔ)貨訂單。說再見，幾點(diǎn)幾分…—這樣填寫的報(bào)表又有什么作用，又會(huì)對(duì)銷售有多大幫助，又有多少銷售主管和銷售經(jīng)理會(huì)逐行逐字地去看這樣地報(bào)表，那么設(shè)計(jì)在報(bào)表中”銷售主管簽字”和“銷售經(jīng)理簽字”這樣的欄目也只是形同虛設(shè)。另外，表1中像“今日工作計(jì)劃”和”明日工作計(jì)劃”本身也是一種重復(fù)的填寫。

合理的報(bào)表要：降填寫的內(nèi)容數(shù)字化．這樣將可能需要一大堆文字描述的過程用數(shù)字指標(biāo)就可以表現(xiàn)出來了，比如表2這樣的報(bào)表。

表2所示的報(bào)表填寫的指標(biāo)清晰，銷售代表只要經(jīng)過簡(jiǎn)單的計(jì)算之后填寫8個(gè)數(shù)字就可以完成這張報(bào)表，但是通過報(bào)表反映出來的信息卻是豐富的 通過”計(jì)劃拜訪客戶”和“實(shí)際拜訪客戶”數(shù)量可以了解到該銷售代表的完成計(jì)劃的能力和他的勞動(dòng)能力是否飽和，通過”咸交客戶數(shù)量”可以了解到該銷售代表的有效生產(chǎn)力，通過“平均每單SKU”數(shù)，可以了解該銷售代表的SKU分銷能力，通過“當(dāng)日銷售金額”、”累計(jì)銷售金額”、”計(jì)劃銷售金額”、“完成銷售比率”等指標(biāo)可以了解到該銷售代表目前的銷售進(jìn)度與計(jì)劃的差距以及完成的比率是否和時(shí)間成正比。不僅僅銷售經(jīng)理可以通過這張報(bào)表獲取很多有用信息，銷售代表也可以通過報(bào)表掌握自己的銷售進(jìn)度。

通過比較．可以看到，表2所示的報(bào)表所涵蓋的內(nèi)容某種程度上是10張表1所示的報(bào)表都不能表達(dá)的。而最重要的是。表2所示報(bào)表簡(jiǎn)單的、數(shù)字化的填寫方式讓銷售代表愿意去填寫．而且通過報(bào)表反映的指標(biāo)能夠給銷售經(jīng)理的管理工作和銷售代表的銷售工作提供幫助。

二、合理的填寫頻率

一家著名的臺(tái)灣企業(yè)w公司在上世紀(jì)90年代初期．由于進(jìn)入中國(guó)較早，在休閑食品領(lǐng)域曾經(jīng)紅極一時(shí)。進(jìn)入90年代后期以后，由于進(jìn)入中國(guó)的外資企業(yè)增多，國(guó)內(nèi)企業(yè)也奮起直追．W公司面臨的競(jìng)爭(zhēng)越來越激烈，市場(chǎng)份額不斷丟失。為了搶回丟失的市場(chǎng)份額W公司決定加強(qiáng)對(duì)競(jìng)爭(zhēng)品牌動(dòng)態(tài)的監(jiān)控．由市場(chǎng)部門設(shè)計(jì)了一張“競(jìng)爭(zhēng)品牌市場(chǎng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控表”，要求銷售代表每曰填寫。在填寫初期，銷售代表都認(rèn)真填寫．可是持續(xù)了不到一周時(shí)間。銷售經(jīng)理就發(fā)現(xiàn)上交的報(bào)表變得五花八門 有的填寫”同昨日”，有的填寫“無市場(chǎng)變化”，更有甚者；降前日?qǐng)?bào)表復(fù)印后將日期涂改后交差了事。

為什么會(huì)有這種現(xiàn)象呢，這就是報(bào)表填寫頻率的問題。很少有企業(yè)的市場(chǎng)策略或促銷政策每天都發(fā)生改變．而w公司要求銷售人員每曰都填寫“競(jìng)爭(zhēng)品牌市場(chǎng)動(dòng)態(tài)監(jiān)控表”，時(shí)間稍稍一久，自然變得沒有東西可填。又得每曰提交．所以報(bào)表自然變得五花八門。但是此報(bào)表的填寫頻率如果變成每周一次．那么效果會(huì)變得截然不同。

不同的報(bào)表應(yīng)該根據(jù)報(bào)表的性質(zhì)和報(bào)表反映指標(biāo)的不同設(shè)計(jì)不同的填寫頻率，這樣報(bào)表的填寫才會(huì)更有效。某些時(shí)候，頻率和效率之間的關(guān)系也許是反比。比如 銷售進(jìn)度報(bào)表填寫頻率應(yīng)為每天一次．庫(kù)存報(bào)表填寫頻率應(yīng)為一到二周一次，SKU分銷報(bào)表應(yīng)為每月一次，促銷報(bào)表應(yīng)為每天一次……

三，有效的對(duì)比和反饋設(shè)計(jì)

很多時(shí)候銷售代表填寫銷售管理報(bào)表時(shí)都是被動(dòng)的，除了報(bào)表設(shè)計(jì)紛繁復(fù)雜、填寫頻率太過頻繁以外，另外一個(gè)原因可能就是銷售代表本身并沒有體會(huì)到銷售管理報(bào)表帶給銷售的幫助，而這種對(duì)銷售幫助的體現(xiàn)反映在報(bào)表里，就是報(bào)表的對(duì)比和反饋設(shè)計(jì)。

由上邊的表2．我們已經(jīng)看到了對(duì)比和反饋的設(shè)計(jì)，通過“當(dāng)日銷售金額”、“累計(jì)銷售金額”、“計(jì)劃銷售金額”、”完成銷售比率”等指標(biāo)銷售經(jīng)理和銷售代表可以對(duì)實(shí)際銷售完成與計(jì)劃銷售進(jìn)度做出比較．對(duì)已完成的比率和時(shí)間是否成正比做出比較，同時(shí)，還可以通過表2對(duì)不同銷售人員的工作完成指標(biāo)進(jìn)行橫向?qū)φ諝w納。這樣，銷售經(jīng)理和銷售人員可以掌握銷售進(jìn)度．通過同其他銷售代表之間的比較也可以了解該銷售代表的不足和同別人的差距，這樣才能制定如何追趕的策略，在月底時(shí)，銷售經(jīng)理和銷售人員還可以利用這張報(bào)表進(jìn)行對(duì)比性的銷售回顧。

填寫簡(jiǎn)單、填寫指標(biāo)數(shù)字化、讓銷售人員填寫方便、符合實(shí)際的填寫頻率不會(huì)浪費(fèi)銷售人員的時(shí)間．而且通過銷售管理報(bào)表的對(duì)比和反饋．又能對(duì)銷售管理和銷售工作起到有效幫助。這樣的報(bào)表才是成功的報(bào)表，這樣的報(bào)表才會(huì)成為銷售經(jīng)理們進(jìn)行銷售管理的一種有效工具。