中圖分類號：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

在當(dāng)今數(shù)字化飛速發(fā)展的時代背景下，高校作為知識傳承與創(chuàng)新的重要陣地，其檔案管理工作正面臨著前所未有的機遇與挑戰(zhàn)。高校檔案承載著教學(xué)活動、科研成果和學(xué)生成長等方面的珍貴信息，是高校歷史發(fā)展脈絡(luò)的見證者，也是高校開展教學(xué)評估、學(xué)科建設(shè)以及文化傳承等工作不可或缺的重要資源。隨著高校規(guī)模的不斷擴大以及各類學(xué)術(shù)、教學(xué)活動的日益頻繁，檔案數(shù)量呈爆發(fā)式增長，傳統(tǒng)的檔案管理模式在效率、準(zhǔn)確性和服務(wù)質(zhì)量等方面逐漸暴露出諸多局限性。例如，檔案檢索往往只能基于簡單的關(guān)鍵詞匹配，難以精準(zhǔn)滿足用戶復(fù)雜的查詢需求，檔案的安全保障也更多依賴人工巡查等相對低效的方式。

與此同時，人工智能技術(shù)正以前所未有的發(fā)展速度在眾多領(lǐng)域掀起變革浪潮，其憑借強大的數(shù)據(jù)分析、智能識別和自然語言處理等能力，為解決高校檔案管理現(xiàn)存的諸多問題帶來了新的思路和有效途徑。將人工智能技術(shù)科學(xué)合理地應(yīng)用于高校檔案管理工作中，可以實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向智能化模式的轉(zhuǎn)型升級，進(jìn)一步提高檔案管理的效率與服務(wù)水平，更好地發(fā)揮高校檔案的價值。鑒于此，研究人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實意義。

一、人工智能技術(shù)與高校檔案管理概述

1.人工智能技術(shù)的內(nèi)涵與主要分支

人工智能技術(shù)是一門模擬、延伸和擴展人類智能的綜合性學(xué)科，它通過計算機系統(tǒng)等載體，讓機器能夠像人一樣去感知、理解、學(xué)習(xí)和推理，并做出決策。從其內(nèi)涵來看，它融合了數(shù)學(xué)、計算機科學(xué)和神經(jīng)科學(xué)等領(lǐng)域知識，致力于打造具備智能特性的系統(tǒng)或機器，其主要分支豐富多樣。機器學(xué)習(xí)作為核心分支之一，能夠讓計算機基于大量的數(shù)據(jù)開展學(xué)習(xí)訓(xùn)練，自動歸納數(shù)據(jù)模式、規(guī)律，進(jìn)而實現(xiàn)分類、預(yù)測等功能。例如，利用機器學(xué)習(xí)算法對高校檔案實施智能分類整理。自然語言處理專注于人與計算機之間用自然語言實施有效交互，使計算機可以理解、生成人類語言，對于優(yōu)化高校檔案檢索中的語義理解極為關(guān)鍵。計算機視覺則側(cè)重于讓計算機擁有“看”的能力，能識別圖像、文字等內(nèi)容，可應(yīng)用于高校紙質(zhì)檔案的數(shù)字化識別工作。另外，還有專家系統(tǒng)、機器人學(xué)等分支，它們都從不同角度為人工智能在各領(lǐng)域的應(yīng)用提供有力支撐。

2.高校檔案管理的內(nèi)容與特點

高校檔案管理范疇廣泛，涵蓋教學(xué)、科研、學(xué)生、會計、基建以及行政與黨團(tuán)等關(guān)鍵類別。教學(xué)檔案細(xì)致記錄了學(xué)校的課程設(shè)置詳情，如各專業(yè)開設(shè)的具體課程及學(xué)分分配；科研檔案承載著各類科研項目從申報時的項目申請書、可行性報告，到研究過程中的實驗數(shù)據(jù)、調(diào)研記錄，再到結(jié)項時的成果報告等詳細(xì)資料。學(xué)生檔案關(guān)乎學(xué)生在校期間的各個方面，學(xué)業(yè)成績展現(xiàn)其學(xué)習(xí)能力。會計檔案記錄學(xué)校財務(wù)收支，基建檔案涵蓋校園建筑從規(guī)劃到峻工的資料，行政及黨團(tuán)檔案包含學(xué)校日常管理與組織活動的文件。

高校檔案管理具有顯著特點。首先是專業(yè)性。高校檔案涵蓋教學(xué)、科研、行政和學(xué)生等類型，不同類型的檔案都有其專業(yè)領(lǐng)域的規(guī)范要求。例如，教學(xué)檔案需要遵循教學(xué)管理規(guī)范，科研檔案要符合科研管理的專業(yè)性規(guī)定，從收集、整理到保管，每個環(huán)節(jié)都須具備專業(yè)知識與技能。其次是系統(tǒng)性，各類檔案并非孤立存在，而是相互關(guān)聯(lián)，共同構(gòu)成完整的高校發(fā)展記錄體系。從教學(xué)活動反映教學(xué)質(zhì)量，到科研成果展現(xiàn)學(xué)術(shù)水平，再到行政事務(wù)體現(xiàn)管理效能，各方面檔案從不同維度反映高校運行情況，形成有機整體。因而必須嚴(yán)格把控檔案的查閱、使用權(quán)限，通過制度規(guī)范、技術(shù)手段等確保信息安全。

二、人工智能技術(shù)與高校檔案管理的契合點

1.數(shù)據(jù)處理需求與機器學(xué)習(xí)高效分析能力的契合

高校檔案涵蓋教學(xué)、科研和學(xué)生等多個板塊，數(shù)據(jù)日積月累，規(guī)模龐大，且格式多樣，包括文檔、圖片、音頻和視頻等形式。這些數(shù)據(jù)需要實施精準(zhǔn)分類、深度挖掘以及規(guī)律探尋，以便更好地實現(xiàn)檔案的有效管理與利用。機器學(xué)習(xí)能夠依據(jù)預(yù)設(shè)的算法，對海量檔案數(shù)據(jù)展開自動化處理。例如，通過聚類算法，可以依照檔案內(nèi)容的相似性，將眾多檔案自動歸類到相應(yīng)的類別中，避免了人工分類可能出現(xiàn)的主觀偏差與效率低下問題。例如，利用關(guān)聯(lián)規(guī)則挖掘算法，能從大量檔案數(shù)據(jù)里發(fā)現(xiàn)不同數(shù)據(jù)項之間隱藏的關(guān)聯(lián)關(guān)系，為高校的教學(xué)評估、科研方向把握等提供有價值的參考依據(jù)。憑借機器學(xué)習(xí)強大的數(shù)據(jù)分析與處理本領(lǐng)，高校檔案管理在應(yīng)對復(fù)雜的數(shù)據(jù)任務(wù)時，得以更高效、精準(zhǔn)地達(dá)成目標(biāo)，推動檔案管理工作向智能化邁進(jìn)。

2.檢索服務(wù)優(yōu)化與自然語言處理語義理解功能的契合

高校檔案管理工作中檢索服務(wù)的質(zhì)量，關(guān)系到檔案資源能否被高效利用。以往傳統(tǒng)的檢索方式大多依賴簡單的關(guān)鍵詞匹配，使得檢索結(jié)果往往不盡如人意。師生在查找檔案時，用自然語言表述的復(fù)雜需求很難被準(zhǔn)確理解，如想要查找“近三年某專業(yè)實踐教學(xué)中效果顯著的案例”，僅靠關(guān)鍵詞很難精準(zhǔn)定位相關(guān)檔案。而自然語言處理的語義理解功能恰能解決這一痛點，與檢索服務(wù)優(yōu)化形成了完美契合。自然語言處理技術(shù)能夠剖析語句的語法結(jié)構(gòu)、語義內(nèi)涵，真正讀懂用戶查詢語句背后的意圖。運用到檔案檢索中，用戶可以像日常交流般輸入自然語言實施檢索，系統(tǒng)則可以跨越簡單的字詞匹配局限，精準(zhǔn)分析出其想要的是涉及特定時間范圍、專業(yè)、教學(xué)類型以及效果情況的檔案內(nèi)容，并快速準(zhǔn)確地反饋相應(yīng)結(jié)果。如此一來，大幅提升了檢索的精準(zhǔn)度和便捷性，讓高校檔案檢索服務(wù)更貼合用戶的實際需求，進(jìn)一步發(fā)揮檔案資源的利用價值。

3.實體檔案管理與計算機視覺智能識別特性的契合

高校存有數(shù)量可觀的實體檔案，如紙質(zhì)文件、圖紙和照片等，這些實體檔案的妥善管理是檔案工作的重要部分。在實體檔案管理流程里，數(shù)字化轉(zhuǎn)化、信息提取以及狀態(tài)監(jiān)測等都是關(guān)鍵環(huán)節(jié)。計算機視覺的智能識別特性在其中發(fā)揮著獨特作用。一方面，針對實體檔案的數(shù)字化需求，計算機視覺憑借其圖像識別與文字識別能力，可快速掃描紙質(zhì)檔案內(nèi)容，精準(zhǔn)地將文字、圖表等信息轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，提高了實體檔案數(shù)字化的效率與準(zhǔn)確性，減少人工錄入的誤差；另一方面，還能用于監(jiān)測實體檔案的物理狀態(tài)，如識別檔案紙張是否有破損、字跡有無褪色模糊等情況，方便工作人員及時察覺并采取相應(yīng)的保護(hù)修復(fù)措施。因而計算機視覺的智能識別特性為高校實體檔案從轉(zhuǎn)化到維護(hù)的全流程管理，提供了有力的技術(shù)支撐，助力提高實體檔案管理的整體水平。

4.安全保障訴求與人工智能身份識別及監(jiān)控技術(shù)的契合

高校檔案承載著諸多機密信息，無論是教學(xué)改革方案、科研項目核心數(shù)據(jù)，還是師生的個人隱私內(nèi)容等，都對安全保障有著極高要求。傳統(tǒng)的安全管理手段往往存在漏洞和效率不足的問題，難以全方位、實時地守護(hù)檔案安全，而人工智能中的身份識別及監(jiān)控技術(shù)起著關(guān)鍵作用。在身份識別方面，如人臉識別、指紋識別等技術(shù)能夠精準(zhǔn)核驗訪問者身份，嚴(yán)格把控檔案的訪問權(quán)限，杜絕非法人員隨意接觸檔案，確保只有具備相應(yīng)授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案系統(tǒng)或查閱實體檔案。從監(jiān)控角度來看，智能監(jiān)控技術(shù)可實時監(jiān)測檔案數(shù)據(jù)在傳輸、存儲過程中的狀態(tài)，一旦出現(xiàn)異常訪問、數(shù)據(jù)篡改等可疑情況，能迅速發(fā)出警報并記錄相關(guān)信息，方便及時采取應(yīng)對措施。憑借人工智能身份識別及監(jiān)控技術(shù)，高校檔案管理得以構(gòu)建更為嚴(yán)密、高效的安全防線，切實保障檔案信息的安全性與保密性。

三、人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的具體應(yīng)用

1.智能分類與標(biāo)引助力檔案整理

高校檔案整理環(huán)節(jié)至關(guān)重要且任務(wù)繁重，傳統(tǒng)依靠人工實施分類與標(biāo)引的方式面臨諸多挑戰(zhàn)，而人工智能技術(shù)中的智能分類與標(biāo)引功能為其助力。智能分類與標(biāo)引借助機器學(xué)習(xí)算法，能夠快速且精準(zhǔn)地處理海量高校檔案。首先，它可以對檔案的多元特征開展深度分析，無論是檔案的文本內(nèi)容、來源部門，還是涉及的學(xué)科領(lǐng)域、時間范圍等，都能成為分類的依據(jù)。例如，針對教學(xué)檔案，可依據(jù)課程類別、授課教師等要素將其準(zhǔn)確劃分到相應(yīng)的類別中，而科研檔案則按照項目所屬學(xué)科、級別等實施歸類，有效避免了人工分類因主觀判斷差異或?qū)I(yè)務(wù)熟悉程度不同導(dǎo)致的分類混亂問題。其次，在標(biāo)引方面，智能系統(tǒng)能自動提取檔案關(guān)鍵信息并賦予相應(yīng)的標(biāo)引詞，方便后續(xù)檢索與查詢。比如，一份學(xué)生實踐活動的檔案，系統(tǒng)會精準(zhǔn)提取活動主題、參與人員以及舉辦時間等關(guān)鍵內(nèi)容生成標(biāo)引，使用戶在查找時能迅速定位。最后，通過智能分類與標(biāo)引，不僅大幅提高了檔案整理的效率，還增強了檔案管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性，為檔案的高效利用筑牢根基。

2.智能檢索與推薦優(yōu)化檔案利用

高校檔案利用效率的高低很大程度上取決于檢索與推薦服務(wù)的質(zhì)量，而人工智能技術(shù)的融入優(yōu)化了這兩方面的工作。智能檢索依托自然語言處理技術(shù)，打破了傳統(tǒng)關(guān)鍵詞檢索的局限，以往師生在查找檔案時，常因檢索詞選擇不當(dāng)或表述不夠精準(zhǔn)而難以獲取理想結(jié)果，如今，借助自然語言處理強大的語義理解能力，用戶能用日常語言表述復(fù)雜需求，系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確剖析其意圖，如輸入“近五年物理學(xué)專業(yè)優(yōu)秀畢業(yè)設(shè)計成果”，系統(tǒng)就能精準(zhǔn)定位相關(guān)檔案，大幅提升了檢索的精準(zhǔn)度與便捷性。與此同時，智能推薦功能基于用戶的歷史檢索記錄、瀏覽偏好以及檔案的關(guān)聯(lián)屬性等數(shù)據(jù)，運用推薦算法為用戶個性化推薦檔案資源。例如，一位經(jīng)常查閱數(shù)學(xué)學(xué)科教學(xué)改革資料的教師，系統(tǒng)會主動推送與之相關(guān)的最新教學(xué)案例、成果分析等檔案內(nèi)容。通過智能檢索與推薦的協(xié)同作用，高校檔案資源得以被更充分地挖掘和利用，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研以及各項管理工作，讓檔案的價值得到最大限度地彰顯。

3.智能監(jiān)控與預(yù)警保障檔案安全

高校檔案中蘊含著大量珍貴且敏感的信息，其安全保障至關(guān)重要，人工智能技術(shù)所支撐的智能監(jiān)控與預(yù)警機制在此發(fā)揮著關(guān)鍵作用。在實體檔案的保管方面，利用計算機視覺和各類傳感器等人工智能的相關(guān)技術(shù)，能夠?qū)崟r對檔案存放環(huán)境實施全方位監(jiān)控。例如，智能溫濕度傳感器可精確監(jiān)測檔案庫房內(nèi)的溫濕度情況，一旦數(shù)值超出適宜檔案保存的設(shè)定區(qū)間，系統(tǒng)便會迅速發(fā)出預(yù)警，提醒工作人員及時調(diào)節(jié)環(huán)境參數(shù)，防止檔案因溫濕度問題出現(xiàn)霉變、脆化等損壞現(xiàn)象。同時，計算機視覺技術(shù)還能對檔案實體的狀態(tài)實施識別，若發(fā)現(xiàn)紙張有蟲蛀、破損或者字跡模糊等異常，也能即刻反饋信息。在檔案數(shù)據(jù)層面，智能監(jiān)控系統(tǒng)可密切跟蹤檔案數(shù)據(jù)的存儲、傳輸情況。借助人工智能的行為分析算法，能精準(zhǔn)識別異常的數(shù)據(jù)訪問行為，如未經(jīng)授權(quán)的下載、篡改等操作，系統(tǒng)會馬上啟動預(yù)警，阻斷非法行為并通知相關(guān)人員，從而有效防范檔案信息被泄露、破壞等風(fēng)險，切實筑牢高校檔案安全的堅固防線。

4.智能分析與預(yù)測輔助管理決策

智能分析與預(yù)測功能借助人工智能技術(shù)，正逐漸成為輔助管理決策的有力幫手，通過機器學(xué)習(xí)、數(shù)據(jù)挖掘等手段，智能分析可以深入處理高校檔案中繁雜的數(shù)據(jù)信息。例如，針對教學(xué)檔案，能夠梳理不同專業(yè)、不同課程在歷年教學(xué)中的學(xué)生成績分布、教學(xué)反饋情況等，精準(zhǔn)分析出各教學(xué)環(huán)節(jié)的優(yōu)勢與不足；對于科研檔案，可挖掘不同學(xué)科項目的成果轉(zhuǎn)化率、科研投入產(chǎn)出比等關(guān)鍵指標(biāo)，清晰地呈現(xiàn)各學(xué)科的科研實力與發(fā)展態(tài)勢。而基于這些深度分析的結(jié)果，預(yù)測功能進(jìn)一步發(fā)揮作用，它依據(jù)過往的數(shù)據(jù)規(guī)律以及當(dāng)下的發(fā)展趨勢，對未來的教學(xué)走向、科研重點等實施科學(xué)預(yù)估。例如，預(yù)測未來幾年哪些專業(yè)可能面臨教學(xué)資源緊張，需提前調(diào)配，哪些學(xué)科領(lǐng)域的科研項目更具發(fā)展?jié)摿?，值得加大投入等。高校管理者便可依?jù)這些分析與預(yù)測成果，制定更具前瞻性、合理性的教學(xué)管理策略和科研規(guī)劃，讓高校的各項資源得到優(yōu)化配置，推動高校整體穩(wěn)步且高質(zhì)量地發(fā)展。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用越來越多，從智能分類與標(biāo)引、優(yōu)化檢索推薦到保障檔案安全以及輔助管理決策，人工智能正全方位重塑高校檔案管理工作模式，使其朝著智能化、高效化的方向穩(wěn)步邁進(jìn)。然而，在應(yīng)用過程中仍面臨著諸如技術(shù)有待完善、專業(yè)人才短缺和數(shù)據(jù)安全需要進(jìn)一步強化等挑戰(zhàn)。未來，高校需要持續(xù)加強與科技企業(yè)、科研機構(gòu)的合作，不斷優(yōu)化人工智能技術(shù)應(yīng)用方案，同時，注重培養(yǎng)和引進(jìn)兼具檔案管理專業(yè)知識與人工智能技術(shù)能力的復(fù)合型人才，以更好地應(yīng)對挑戰(zhàn)，充分釋放人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的價值，助力高校在教學(xué)、科研等方面實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]龔舒.區(qū)塊鏈和人工智能OCR技術(shù)在高校財會檔案管理中的應(yīng)用研究[J].蘭臺內(nèi)外，2024（31）：33-35.

[2]胡程.基于人工智能技術(shù)的高校檔案管理安全性研究[J].辦公自動化，2023，28（19）：38-40.

[3]周春蓮.人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的比較優(yōu)勢及實踐應(yīng)用[J].山西檔案，2023（01）：126-128.

[4]王萌.人工智能技術(shù)提高高校檔案管理效率的運用研究[J].智慧中國，2021（12）：94-95.

[5]楊曉晶.淺議電子檔案管理在高校檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2021（09）：136-137.

[6]曹青.高校檔案管理中的問題及其綜合利用策略分析[J].蘭臺內(nèi)外，2023（19）：52-54.

[7]趙陽.物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用[J].科技傳播，2019，11（08）：141-142.

[8]王雪純.數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用探討[J]中國設(shè)備工程，2019（13）：203-205.

作者單位：鄭州輕工業(yè)大學(xué)