中圖分類號：G27 文獻標識碼：A

機關檔案是機關各項工作的真實記錄，具有重要的憑證、參考和查考價值。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在效率低、利用難、安全風險高等問題，已難以適應新時代機關工作的需求。人工智能技術的引入，為機關檔案管理帶來了新的發(fā)展機遇。通過將人工智能技術與檔案管理工作深度融合，可以有效提高檔案管理的效率、質量和安全性，更好地服務于機關各項工作。

一、人工智能在機關檔案管理中的應用價值

1.在檔案收集、立卷中發(fā)揮前瞻性作用

人工智能技術在檔案收集、立卷階段能夠展現(xiàn)出顯著的前瞻性優(yōu)勢，極大地提高了傳統(tǒng)檔案工作的效率與質量。通過集成自然語言處理（NLP）技術，人工智能系統(tǒng)可以自動理解和分析機關產生的各類電子文件，無論是Word文檔、PDF文件還是電子郵件，都能準確識別其內容、結構和上下文信息。同時，機器學習算法的應用使得系統(tǒng)能夠自動對這些文件展開分類，無須人工逐一判斷，極大地節(jié)省了人力成本。更進一步，人工智能可以自動提取文件中的關鍵詞、摘要和關鍵實體，并實行元數據標引，為后續(xù)的檢索和利用奠定基礎。這種自動化的處理方式不僅提高了效率，還避免了人工操作可能出現(xiàn)的錯誤，確保了檔案信息的準確性和完整性。除了對現(xiàn)有文件的處理，人工智能還能夠通過對歷史檔案數據和當前工作內容的深度分析，預測未來可能需要的檔案信息類型和內容，從而指導檔案的收集工作，使檔案收集更具針對性和前瞻性，避免了盲目收集和遺漏重要信息的情況，真正做到“有的放矢”，為機關決策提供更全面的信息支持。

2.為用戶提供智慧化的檢索和查閱服務

人工智能技術徹底改變了傳統(tǒng)的檔案檢索模式，為用戶帶來了前所未有的智慧化檢索和查閱體驗。傳統(tǒng)的檔案檢索依賴于人工翻閱目錄和文件，耗時費力且效率低下，尤其是在面對海量檔案時，查找所需信息如同大海撈針。而基于人工智能的檢索系統(tǒng)則可以通過構建知識圖譜，將檔案之間的關聯(lián)關系以圖的形式展現(xiàn)出來，用戶可以通過關鍵詞、主題和時間等多種方式展開檢索，系統(tǒng)會自動分析用戶輸入的查詢意圖，并快速定位到相關檔案。更重要的是人工智能技術支持語義檢索，用戶可以使用自然語言提問，無須精確匹配關鍵詞，系統(tǒng)也能理解用戶的查詢意圖并返回準確的結果。此外，人工智能系統(tǒng)還能學習用戶的檢索習慣和興趣偏好，通過分析用戶的歷史檢索記錄和瀏覽行為，為用戶推薦可能感興趣的檔案信息，實現(xiàn)個性化的信息推送。

3.提升檔案服務的便利性

人工智能技術在提升檔案服務便利性方面發(fā)揮著重要作用，打破了傳統(tǒng)檔案服務在時間和空間上的限制。通過構建基于人工智能的檔案服務平臺，用戶可以隨時隨地通過網絡訪問檔案資源，無須親自前往檔案館。這種24小時不間斷的在線服務模式，極大地提高了檔案利用的便捷性。平臺集成的智能客服系統(tǒng)可以自動回答用戶關于檔案利用的常見問題，提供檔案查詢、借閱和復制等方面的指導，用戶還可以通過在線系統(tǒng)提交檔案利用申請，無須填寫煩瑣的紙質表格，簡化了辦事流程。除了基礎的咨詢和服務，人工智能還能提供更高級的功能，如系統(tǒng)可以自動翻譯外文檔案，方便不同語言背景的用戶理解檔案內容；系統(tǒng)還可以語音轉寫音頻或視頻檔案，將其轉換為文本形式，便于用戶查閱和利用。

4.實現(xiàn)檔案庫房管理智能化

人工智能技術與物聯(lián)網、機器人等技術的深度融合，為檔案庫房管理帶來了革命性的變革，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工管理到智能化管理的轉變。通過在庫房安裝各類傳感器，如溫濕度傳感器、煙霧傳感器和紅外傳感器等，可以實時監(jiān)測庫房的環(huán)境狀況，包括溫度、濕度、光照、空氣質量以及安全狀況等。這些傳感器采集的數據會被傳輸到人工智能系統(tǒng)中分析，系統(tǒng)可以根據預設的閾值判斷是否存在異常情況，如溫度過高、濕度過大或有非法人侵等，并及時發(fā)出預警，通知管理人員采取相應措施，有效預防了檔案損壞和安全事故的發(fā)生。除了環(huán)境監(jiān)測，人工智能還可以與智能機器人結合，實現(xiàn)檔案的自動化管理。智能機器人可以根據指令自動開展檔案的盤點、上架、下架、出庫和入庫等操作，無須人工干預，極大地提高了庫房管理的效率和準確性，減少了人工操作可能出現(xiàn)的失誤。同時，也降低了檔案管理人員的工作強度，使其可以將更多精力投入檔案的開發(fā)和利用工作中。

二、加強人工智能在機關智慧化檔案管理中應用的具體建議

1.引進人工智能配套設備設施

為了充分發(fā)揮人工智能在機關檔案管理中的作用，機關單位必須引進一系列與之配套的軟件和硬件設備設施，包括高性能的服務器集群，用于提供強大的計算能力和存儲空間，以支持人工智能算法的運行和海量檔案數據的處理。這些服務器需要具備高可靠性和可擴展性，以確保檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和未來的業(yè)務增長需求。同時，需要引進高速掃描儀和OCR（光學字符識別）軟件，用于將紙質檔案數字化，并提取其中的文本信息。OCR軟件的選擇應注重識別準確率和處理速度，以保證檔案數字化的質量和效率。此外，自然語言處理（NLP）工具和知識圖譜構建工具也是必不可少的。NLP工具用于理解和分析檔案文本內容，提取關鍵信息，實現(xiàn)智能檢索和內容分析；知識圖譜構建工具則用于將檔案之間的關聯(lián)關系以圖的形式展現(xiàn)出來，方便用戶關聯(lián)檢索和深度利用。除了以上核心設備設施，還應考慮引進智能檔案柜、智能密集架等設備設施，實現(xiàn)檔案的自動化存儲和管理。引進這些設備設施時需要充分的調研和論證，確保其與機關的實際需求相匹配，并具有良好的兼容性和可擴展性，為機關檔案管理智能化轉型奠定堅實的基礎。

2.基于人工智能重構檔案管理模式

（1）依托人工智能技術實現(xiàn)檔案的智能收集。人工智能技術為檔案收集帶來了革命性的變革，實現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工收集到智能自動收集的轉變。首先，機關需要建立統(tǒng)一的電子文件歸檔平臺。該平臺能夠自動接收來自各個業(yè)務系統(tǒng)的電子文件，包括辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務審批系統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)等產生的各類電子文件。平臺需要支持多種文件格式，并能夠自動轉換格式，確保不同來源的電子文件都能被統(tǒng)一管理。人工智能技術在其中發(fā)揮關鍵作用，通過自然語言處理（NLP）和機器學習技術，平臺可以自動識別電子文件的內容、類型和元數據信息，無須人工干預即可完成文件的分類、命名和歸檔。對于紙質檔案，可以通過高速掃描儀將其數字化，并利用OCR技術識別其中的文本內容。人工智能系統(tǒng)可以進一步分析識別出的文本，自動提取關鍵信息，如標題、責任者、日期和關鍵詞等，并自動生成元數據，完成檔案的初步整理。這種智能化的收集方式不僅提高了效率，還降低了出錯率，確保了檔案信息的完整性和準確性。同時，也為后續(xù)的檔案管理和利用奠定了堅實的基礎，顯著提升了檔案收集工作的質量和效率。

（2）依托人工智能技術實現(xiàn)智能管理。人工智能技術在檔案智能管理方面發(fā)揮著核心作用，通過構建知識圖譜、應用機器學習算法以及集成智能設備，實現(xiàn)了檔案管理的自動化、智能化和精細化。首先，構建檔案知識圖譜是實現(xiàn)智能管理的關鍵。知識圖譜可以將不同來源、不同類型的檔案信息展開關聯(lián)，形成一個龐大的知識網絡，用戶可以通過關鍵詞、主題、時間等方式展開檢索，系統(tǒng)會自動分析用戶輸人的查詢意圖，并快速定位到相關檔案；其次，機器學習算法可以應用于檔案的價值評估。通過對歷史檔案利用情況和檔案內容的分析，機器學習模型可以自動評估檔案的重要程度和潛在價值，為檔案的鑒定、保管期限劃分和銷毀提供參考，避免人為因素的干擾，使檔案管理更加科學合理。

（3）依托人工智能技術實現(xiàn)檔案的智能利用。人工智能技術極大地提高了檔案利用的智能化水平，使檔案信息能夠更好地服務于機關工作和社會發(fā)展。首先，構建智能檢索系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案智能利用的基礎。該系統(tǒng)不僅支持傳統(tǒng)的關鍵詞檢索，還支持語義檢索、關聯(lián)檢索等高級檢索方式。用戶可以使用自然語言提問，系統(tǒng)能夠理解用戶的查詢意圖，并返回準確的結果；其次，人工智能技術可以應用于檔案內容的深度分析和挖掘。通過自然語言處理技術，可以對檔案內容展開主題提取、情感分析和實體識別等，發(fā)現(xiàn)檔案中隱藏的知識和信息，為決策支持、趨勢預測等提供參考。此外，人工智能還可以根據用戶的歷史檢索記錄和興趣偏好，為用戶推薦相關的檔案信息，實現(xiàn)個性化的信息推送。同時，可以開發(fā)智能客服系統(tǒng)，為用戶提供 7?24 小時的在線咨詢服務，解答用戶關于檔案利用的各種問題，指導用戶使用檔案查詢、借閱和復制等操作。通過這些智能化的利用方式，檔案信息不再是沉睡的資源，而是成為觸手可及、隨時可用的知識寶庫，真正實現(xiàn)了檔案價值的最大化。

3.完善機關檔案管理制度

為了適應人工智能技術在機關檔案管理中的廣泛應用，必須對現(xiàn)有的檔案管理制度展開全面的梳理、修訂和完善，以確保檔案管理工作的規(guī)范化、法治化和智能化。首先，針對人工智能技術在檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環(huán)節(jié)的具體應用，制定詳細的操作規(guī)程和技術標準。例如，在電子文件歸檔方面，要明確規(guī)定電子文件的歸檔范圍、文件格式、元數據著錄規(guī)范、歸檔流程和安全管理要求等，確保電子文件能夠順利、規(guī)范地歸入檔案系統(tǒng)；在紙質檔案數字化方面，要明確規(guī)定掃描的分辨率、色彩模式、圖像處理要求、OCR識別的準確率要求以及元數據標引規(guī)范等，保證數字化檔案的質量和可用性；其次，建立健全數據安全和隱私保護制度。由于人工智能技術的應用涉及大量數據的采集、處理、分析和利用，必須建立嚴格的數據安全管理制度，防止數據被泄露、丟失、篡改和濫用。還要明確規(guī)定數據訪問權限、數據使用范圍、數據脫敏處理要求、數據備份與恢復機制等，確保檔案數據的安全性和完整性。例如，可以借鑒一些先進單位的做法，建立檔案數據分級分類管理制度，對不同密級、不同類型的檔案數據采取不同的安全保護措施；最后，加強對檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。建立定期的檢查評估機制，檢查各部門、各單位檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保各項制度落到實處。可以利用人工智能技術對檔案管理過程實施監(jiān)控和審計，對違規(guī)操作實行預警和記錄，提高監(jiān)督檢查的效率和效果。

4.加強智慧化檔案管理隊伍建設

機關檔案管理智能化轉型，關鍵在于建設一支既懂檔案業(yè)務又懂人工智能技術的復合型人才隊伍。首先，加強對現(xiàn)有檔案管理人員的在職培訓。通過舉辦培訓班、專題講座、研討會和在線學習等形式，組織檔案管理人員系統(tǒng)學習人工智能、大數據和云計算等相關知識和技術，了解人工智能在檔案管理中的應用場景和發(fā)展趨勢，并掌握相關軟件工具的使用方法。培訓內容要注重實用性和針對性，可以結合實際案例講解和演練，增強培訓效果。例如，可以組織檔案管理人員參加一些知名IT企業(yè)或高校舉辦的人工智能技術培訓課程，或者邀請相關領域的專家到單位授課和指導。其次，積極引進具有人工智能、計算機科學和信息管理等相關專業(yè)背景的人才。通過公開招聘、人才引進等方式，吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊伍，為檔案管理智能化轉型提供人才保障。在引進人才時，要注重其專業(yè)能力和實踐經驗，確保其能夠勝任相關工作。例如，可以在招聘公告中明確要求應聘者具備Python編程能力、熟悉機器學習算法以及有檔案信息化項目經驗等。最后，建立健全人才激勵機制。通過合理的薪酬待遇、職稱評聘和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等措施，激發(fā)檔案管理人員學習新技術、應用新技術的積極性和主動性。對在檔案管理智能化工作中做出突出貢獻的人員，要給予表彰和獎勵，營造良好的創(chuàng)新氛圍。

5.加強機關檔案數據庫建設

機關檔案數據庫是實現(xiàn)檔案信息資源共享和智能利用的基礎平臺，必須加強其建設和管理，確保檔案數據的完整性、準確性、安全性和可用性。首先，建立統(tǒng)一的機關檔案數據庫。按照統(tǒng)一的標準和規(guī)范，整合機關各個部門、各種類型的檔案信息，集中存儲到統(tǒng)一的數據庫中，實現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。數據庫的建設要遵循國家相關的標準和規(guī)范，采用先進的數據庫技術，確保數據庫的安全性、可靠性和可擴展性。例如，可以采用關系型數據庫或者NoSQL數據庫，根據檔案數據的特點和應用需求選擇合適的數據庫類型；數據庫的字段設計要遵循統(tǒng)一的元數據標準，方便數據的交換和共享。其次，加強對歷史檔案的數字化處理。對館藏的紙質檔案、照片檔案和錄音錄像檔案等實施全面的數字化，建立完善的數字檔案資源庫。數字化工作要嚴格按照相關技術規(guī)范管理，確保數字檔案與原件的一致性、準確性和完整性。例如，可以采用高分辨率掃描儀掃描紙質檔案，并實施圖像校正、去污和糾偏等處理，保證數字化圖像的質量；對于錄音錄像檔案實行數字化轉碼，并添加必要的元數據信息。最后，加強對檔案數據庫的安全管理。建立完善的數據安全管理制度，采取各種技術手段，防止檔案數據被泄露、篡改、破壞或非法訪問。還要定期備份數據庫，并制定應急預案，確保在發(fā)生意外情況時能夠及時恢復數據。加強對數據庫訪問權限的管理，嚴格控制用戶對數據庫的訪問權限，防止越權操作。

三、結束語

人工智能與機關檔案管理的融合是時代發(fā)展的必然趨勢，為檔案工作帶來了前所未有的機遇。通過引進先進技術、重構管理模式、完善制度規(guī)范、加強隊伍建設和數據庫建設，機關檔案管理正逐步邁向智能化、智慧化的新階段，不僅提高了檔案管理的效率和質量，還為機關決策提供了有力支持，促進了機關治理能力的現(xiàn)代化。隨著人工智能技術的不斷進步，其在檔案管理領域的應用將更加深人和廣泛，檔案工作必將在服務國家發(fā)展以及社會進步中發(fā)揮更加重要的作用。

參考文獻：

[1]唐玉珍.“新質生產力”賦能事業(yè)單位檔案管理工作標準化研究[J].蘭臺內外，2024（24）：48-50.

[2]陳遠霞.大數據時代下的機關檔案智能分類與檢索技術研究[J].辦公自動化，2024，29（14）：60-62.

[3]武凡芝.大數據時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析[J].蘭臺內外，2024（15）：75-77.

作者單位：中共金寨縣委組織部