中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

近年來(lái)，由于全球信息化進(jìn)程加速，大數(shù)據(jù)技術(shù)等新興科技不斷涌現(xiàn)，公眾已不再滿足于簡(jiǎn)單的檔案查閱，要求事業(yè)單位檔案管理不僅要做到信息的準(zhǔn)確記錄與保存，還要注重信息的開(kāi)放共享與深度挖掘，更要積極創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索與高效利用。通過(guò)檔案管理創(chuàng)新，不僅可以提高內(nèi)部運(yùn)營(yíng)效率，優(yōu)化管理流程，減少不必要的行政成本，還可以增強(qiáng)公眾的信任，促進(jìn)社會(huì)和諧發(fā)展。如何在遵守法律法規(guī)的前提下，充分利用政策紅利，創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，優(yōu)化服務(wù)模式，成為事業(yè)單位檔案管理部門必須考慮的問(wèn)題。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理工作比較被動(dòng)

管理工作比較被動(dòng)主要體現(xiàn)在事業(yè)單位在檔案管理工作中缺乏主動(dòng)性，往往是在上級(jí)要求或特定任務(wù)壓力下才被動(dòng)開(kāi)展相關(guān)工作。具體來(lái)說(shuō)，往往是在事件發(fā)生后才展開(kāi)資料的搜集與整理，而非提前規(guī)劃、主動(dòng)收集，使得檔案資料的完整性和時(shí)效性大打折扣。深究其背后原因，主要是工作人員對(duì)檔案資料重要性的認(rèn)識(shí)不足。由于缺乏對(duì)檔案管理價(jià)值的深刻理解，許多工作人員將檔案管理視為一項(xiàng)邊緣化、輔助性的工作，缺乏足夠的責(zé)任心和積極性，使得檔案管理工作長(zhǎng)期處于被動(dòng)應(yīng)對(duì)的狀態(tài)。由于檔案資料信息處理效果不理想，信息的準(zhǔn)確性、完整性和可利用性受到嚴(yán)重影響，難以滿足單位內(nèi)部管理和外部服務(wù)的需求。另外，由于缺乏工作的主動(dòng)性，檔案管理相關(guān)的制度、流程以及標(biāo)準(zhǔn)等可能無(wú)法及時(shí)跟進(jìn)和更新，難以適應(yīng)新形勢(shì)下對(duì)檔案管理的新要求和新挑戰(zhàn)。

2.管理技術(shù)有待提升

盡管信息技術(shù)的發(fā)展推動(dòng)了電子檔案管理模式的普及，但部分事業(yè)單位在實(shí)際操作中，電子檔案的利用效果并不理想，主要表現(xiàn)為電子檔案的檢索效率低下、信息安全性難以保障以及與業(yè)務(wù)流程的融合度不高等問(wèn)題。這些現(xiàn)象反映出即便采用了先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，但由于缺乏有效的管理和技術(shù)手段，電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)并未充分發(fā)揮。深入探究其原因發(fā)現(xiàn)，因?yàn)殚L(zhǎng)期習(xí)慣于傳統(tǒng)的檔案管理方式，部分檔案管理人員對(duì)電子檔案管理持懷疑態(tài)度，且由于檔案管理人員對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)的操作不熟練，所以導(dǎo)致檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性受到影響，進(jìn)而影響檔案的利用價(jià)值。同時(shí)，由于缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)，容易使檔案管理人員在應(yīng)對(duì)大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等新技術(shù)挑戰(zhàn)時(shí)顯得力不從心，難以適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。

3.缺少專職管理人員

就目前來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理缺少集中性，很大程度上源于沒(méi)有專職的管理人員負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。具體來(lái)說(shuō)，在日常工作中，檔案管理工作往往由其他部門的工作人員兼職完成，容易導(dǎo)致檔案管理工作缺乏連續(xù)性和穩(wěn)定性，且檔案資料的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)容易出現(xiàn)疏漏，進(jìn)而影響了檔案管理的整體水平。具體分析發(fā)現(xiàn)，事業(yè)單位在人員配置上存在的不合理問(wèn)題，是導(dǎo)致檔案缺少專職管理人員的主要原因。也就是說(shuō)，由于檔案管理在事業(yè)單位往往被視為輔助性工作，其重要性沒(méi)有得到充分認(rèn)識(shí)和重視。因此，在人員安排上往往被邊緣化。事業(yè)單位的人員編制有限，往往難以單獨(dú)設(shè)立檔案管理崗位，只能由其他部門的工作人員兼職負(fù)責(zé)，這進(jìn)一步加劇了檔案管理缺少專職管理人員的問(wèn)題。此外，由于兼職管理人員往往缺乏信息技術(shù)知識(shí)和技能，難以有效利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段對(duì)檔案展開(kāi)數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理，制約了檔案管理效率的提升和檔案信息的共享利用，阻礙了事業(yè)單位在信息化時(shí)代背景下的創(chuàng)新發(fā)展。

4.管理機(jī)制較為落后

研究發(fā)現(xiàn)，大部分事業(yè)單位在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)并未建立完善的管理制度和管理體系，導(dǎo)致其人事管理機(jī)制相對(duì)落后，無(wú)法為檔案管理工作提供有力的制度保障。在實(shí)際操作中，如果檔案管理流程不規(guī)范，檔案資料的收集、整理和歸檔等環(huán)節(jié)缺乏明確的標(biāo)準(zhǔn)和程序，就會(huì)難以保證檔案管理工作的質(zhì)量和效率。在事業(yè)單位的日常工作中，檔案管理長(zhǎng)期以來(lái)被視為一項(xiàng)輔助性工作，未被納人事業(yè)單位的核心管理體系，因而在具體實(shí)踐中，常出現(xiàn)制度設(shè)計(jì)和體系建設(shè)投人不足、關(guān)注不夠的問(wèn)題，進(jìn)而導(dǎo)致管理機(jī)制相對(duì)滯后，難以適應(yīng)新時(shí)代對(duì)檔案管理的要求。就其后果來(lái)看，檔案管理作為事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要組成部分，其不規(guī)范、不科學(xué)的管理狀態(tài)將會(huì)直接影響事業(yè)單位整體管理水平和運(yùn)行效率。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革路徑

1.信息技術(shù)的應(yīng)用

根據(jù)事業(yè)單位的具體情況，制訂適合的信息化檔案管理計(jì)劃是首要步驟。每個(gè)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)范圍、檔案規(guī)模和管理需求都有所不同，因而在引入信息技術(shù)時(shí)，必須充分考慮這些因素，量身定制信息化檔案管理方案。建立專門的網(wǎng)站是提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量和效率的重要手段。該網(wǎng)站應(yīng)提供檔案信息的在線查詢、數(shù)字化申請(qǐng)等功能，方便用戶隨時(shí)隨地獲取所需檔案，同時(shí)還可以作為檔案管理部門與用戶溝通的橋梁，及時(shí)發(fā)布檔案管理政策、更新通知等，增強(qiáng)檔案管理的透明度和互動(dòng)性。構(gòu)建全面的信息化檔案管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵措施。事業(yè)單位應(yīng)建立電子檔案管理體系，通過(guò)引入先進(jìn)的掃描技術(shù)和OCR識(shí)別技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)構(gòu)建云存儲(chǔ)平臺(tái)，是提高檔案管理服務(wù)水平和能力的有效途徑。云存儲(chǔ)平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的遠(yuǎn)程備份和共享，打破地域和時(shí)間的限制，并實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息深度挖掘和利用，為事業(yè)單位提供決策支持、業(yè)務(wù)優(yōu)化等方面有價(jià)值的信息。

2.檔案管理方法的革新

明確檔案管理的核心價(jià)值與目標(biāo)，是檔案管理方法革新的前提和基礎(chǔ)。在新形勢(shì)下，檔案管理的核心價(jià)值在于為事業(yè)單位提供決策支持、促進(jìn)知識(shí)共享以及保障信息安全等，因而在信息化創(chuàng)新的過(guò)程中，必須清晰地認(rèn)識(shí)檔案管理的目標(biāo)，滿足事業(yè)單位日益增長(zhǎng)的信息需求。建立科學(xué)的檔案分類與編碼體系，是檔案管理方法革新的重要環(huán)節(jié)。在實(shí)際操作中，要根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源及時(shí)間等因素分類，同時(shí)采用合理的編碼規(guī)則對(duì)檔案標(biāo)識(shí)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速定位和準(zhǔn)確查找。加強(qiáng)檔案管理的流程優(yōu)化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是檔案管理方法革新的關(guān)鍵所在。在實(shí)際操作中，要借鑒先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身的實(shí)際情況，梳理和優(yōu)化檔案管理流程，并制定詳細(xì)的操作指南和考核標(biāo)準(zhǔn)，以確保檔案管理工作的質(zhì)量和效果。建立檔案管理的持續(xù)改進(jìn)機(jī)制，是檔案管理方法革新的重要保障。在實(shí)際操作中，要設(shè)立專門的檔案管理評(píng)估小組，定期對(duì)檔案管理工作展開(kāi)檢查和評(píng)估，并建立有效的反饋渠道，鼓勵(lì)用戶和管理人員提出意見(jiàn)和建議，幫助及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問(wèn)題和不足。檔案管理人員具有正確的觀念，是檔案管理方法革新的內(nèi)在動(dòng)力。只有管理人員具備正確的觀念，才能夠積極推動(dòng)檔案管理方法的革新工作。因而加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)和繼續(xù)教育，提高他們的檔案管理意識(shí)和能力至關(guān)重要。

3.管理人員素質(zhì)的提升

重視網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)是提升管理人員素質(zhì)的重要途徑。事業(yè)單位應(yīng)積極通過(guò)組織專業(yè)培訓(xùn)、參與行業(yè)交流以及引進(jìn)優(yōu)秀人才等措施，提高管理人員在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用方面的能力，為檔案管理的信息化、智能化提供有力支持。提高管理人員對(duì)檔案工作的重視度是提升素質(zhì)的關(guān)鍵。檔案管理是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)的重要組成部分，直接關(guān)系單位的信息資源管理和決策支持能力。在實(shí)踐過(guò)程中，可將檔案管理納入日常工作的重要議程，確保檔案管理工作的順利開(kāi)展。相關(guān)工作人員的良好網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)是提升管理人員素質(zhì)的必然要求。在信息化檔案管理中，網(wǎng)絡(luò)安全是保障檔案信息安全、防止數(shù)據(jù)被泄露的關(guān)鍵，管理人員應(yīng)具備良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，了解網(wǎng)絡(luò)安全的基本知識(shí)和防范措施，能夠識(shí)別并應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊和威脅。強(qiáng)化檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)是基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)定期組織檔案管理專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提升管理人員對(duì)檔案管理的全面認(rèn)識(shí)和實(shí)際操作能力，為檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化提供有力保障。此外，建立績(jī)效考核和激勵(lì)機(jī)制是提升管理人員素質(zhì)的保障，有助于形成良性競(jìng)爭(zhēng)氛圍，推動(dòng)整個(gè)檔案管理團(tuán)隊(duì)的整體素質(zhì)提升。

4.動(dòng)態(tài)管理機(jī)制的實(shí)施

動(dòng)態(tài)管理機(jī)制是一種具有自我調(diào)整和優(yōu)化特性的管理系統(tǒng)，其核心在于實(shí)時(shí)監(jiān)控、分析和調(diào)整檔案管理過(guò)程，以適應(yīng)不斷變化的環(huán)境和需求。在實(shí)施動(dòng)態(tài)管理機(jī)制時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)明確其目標(biāo)，并利用信息化手段對(duì)檔案信息實(shí)行實(shí)時(shí)監(jiān)控。監(jiān)控內(nèi)容應(yīng)包括檔案的存儲(chǔ)狀態(tài)、訪問(wèn)記錄及修改歷史等，以確保檔案的完整性和安全性。同時(shí)，還要通過(guò)數(shù)據(jù)分析，及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理中的問(wèn)題和風(fēng)險(xiǎn)，為后續(xù)的調(diào)整和優(yōu)化提供依據(jù)。事業(yè)單位還應(yīng)該根據(jù)監(jiān)控體系提供的數(shù)據(jù)和分析結(jié)果，建立定期評(píng)估和反饋機(jī)制，靈活調(diào)整檔案管理策略。

5.檔案信息資源的利用

真有正確的觀念是做好檔案信息資源利用的前提。事業(yè)單位應(yīng)樹(shù)立檔案信息資源是寶貴資產(chǎn)的理念，并通過(guò)宣傳教育和內(nèi)部培訓(xùn)，增強(qiáng)全體員工的檔案意識(shí)，形成重視檔案、利用檔案的良好氛圍。對(duì)事業(yè)單位的運(yùn)行展開(kāi)有效改革和創(chuàng)新是提升檔案信息資源利用效能的關(guān)鍵。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身業(yè)務(wù)特點(diǎn)和需求，改革和創(chuàng)新檔案管理流程、服務(wù)模式等。在利用檔案信息資源的過(guò)程中，考慮檔案的安全、加強(qiáng)管理并針對(duì)檔案管理的安全問(wèn)題展開(kāi)分析是不可或缺的。事業(yè)單位應(yīng)建立完善的檔案信息安全保障體系，并加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的安全培訓(xùn)和教育，增強(qiáng)他們的安全意識(shí)和操作技能，確保檔案信息資源在利用過(guò)程中的安全性、完整性和可用性。深化檔案信息資源的整合與共享是提升利用價(jià)值的重要途徑。在具體實(shí)踐過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)加大對(duì)檔案信息資源的整合力度，加強(qiáng)與外部機(jī)構(gòu)的合作與交流，形成檔案信息資源的規(guī)模效應(yīng)和協(xié)同效應(yīng)，提高檔案信息資源的利用價(jià)值和利用效率。優(yōu)化檔案信息服務(wù)模式是提高利用效率的有效手段。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)用戶需求和服務(wù)場(chǎng)景的變化，不斷創(chuàng)新檔案信息服務(wù)模式，提升檔案信息服務(wù)的質(zhì)量和效率，促進(jìn)檔案信息資源的有效利用和可持續(xù)發(fā)展。

6.完善單位網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

事業(yè)單位在開(kāi)展網(wǎng)絡(luò)建設(shè)時(shí)，應(yīng)明確其服務(wù)于檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的目標(biāo)，規(guī)劃既符合當(dāng)前需求又具前瞻性的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)。這一架構(gòu)還能夠支持檔案信息資源的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存儲(chǔ)與傳輸，確保檔案信息的高效流通與共享。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，確保檔案信息安全，是保障檔案信息資源有效利用的核心。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，事業(yè)單位要構(gòu)建完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系，并采用先進(jìn)的加密技術(shù)等手段，確保檔案信息在傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中的安全性。同時(shí)，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，定期開(kāi)展安全審計(jì)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并應(yīng)對(duì)潛在的安全威脅，為檔案信息資源的安全利用提供有力保障。而優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)性能，提高檔案管理效率，是推進(jìn)檔案信息資源利用的關(guān)鍵。在具體實(shí)踐過(guò)程中，事業(yè)單位可以通過(guò)采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，如光纖傳輸、高速以太網(wǎng)等，降低網(wǎng)絡(luò)延遲，提高數(shù)據(jù)傳輸效率，并通過(guò)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索與智能分類，進(jìn)一步提高檔案管理的效率。促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)資源共享，推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新，是拓展檔案信息資源利用的重要方向。事業(yè)單位應(yīng)建立統(tǒng)一的檔案管理平臺(tái)，通過(guò)構(gòu)建跨部門的資源共享機(jī)制，打破信息孤島，鼓勵(lì)檔案管理人員積極利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段提供更加個(gè)性化、便捷化的檔案信息服務(wù)，滿足用戶的多樣化需求。此外，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維管理，保障網(wǎng)絡(luò)穩(wěn)定運(yùn)行，是確保檔案信息資源持續(xù)利用的重要保障。在具體實(shí)施過(guò)程中，事業(yè)單位應(yīng)通過(guò)定期巡檢、預(yù)防性維護(hù)等措施，確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的穩(wěn)定運(yùn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)環(huán)境的不斷變化，事業(yè)單位檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇。檔案管理不僅關(guān)乎信息的保存與傳承，還是推動(dòng)事業(yè)單位高效運(yùn)行、服務(wù)升級(jí)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。展望未來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及人工智能等先進(jìn)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案管理將實(shí)現(xiàn)更加高效、精準(zhǔn)的信息處理與利用，且服務(wù)模式也將更加注重用戶體驗(yàn)和需求導(dǎo)向，提供更加個(gè)性化、便捷化的檔案信息服務(wù)。

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作者單位：石林彝族自治縣法學(xué)會(huì)