中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和大數(shù)據(jù)時代的到來，檔案數(shù)據(jù)已成為事業(yè)單位最重要的核心資產(chǎn)之一。在大數(shù)據(jù)時代，傳統(tǒng)檔案管理模式難以滿足現(xiàn)代事業(yè)單位高效、準確和安全的信息管理需求。檔案管理信息化建設(shè)作為提高事業(yè)單位管理水平、促進檔案信息資源共享和保障檔案信息安全的重要途徑，逐漸成為各行各業(yè)關(guān)注的焦點。檔案管理信息化建設(shè)不僅意味著將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，還要構(gòu)建集數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、分析、利用及安全保護于一體的綜合管理系統(tǒng)。因而深入探索檔案管理信息化建設(shè)策略具有重要意義。

一、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)對于提高檔案管理效率，降低檔案管理運營成本、提高檔案服務(wù)水平、促進事業(yè)單位發(fā)展及保障檔案安全具有重要意義。

1.提高檔案管理效率，降低檔案管理運營成本

事業(yè)單位加強檔案管理信息化建設(shè)，可實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、自動化管理以及網(wǎng)絡(luò)化查詢，提高了工作效率。例如，事業(yè)單位利用光學(xué)字符識別（OCR）技術(shù)，可以快速將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，自動提取檔案信息并完成分類歸檔，大幅度減少了檔案管理人員的工作量和降低了錯誤率。

事業(yè)單位利用檔案管理軟件，能夠快速實現(xiàn)海量檔案的分類、歸檔和高效檢索，極大地節(jié)省了人力和時間成本。檔案管理軟件能夠按照檔案管理人員預(yù)設(shè)的規(guī)則，自動分類、編號和存儲檔案，無須人工逐一操作。在檔案檢索環(huán)節(jié)，通過關(guān)鍵詞搜索、全文檢索等功能，檔案管理人員可以在海量的檔案數(shù)據(jù)中迅速定位所需信息，大幅縮短了檢索時間，極大地提高了工作效率。

事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)雖然在初期需要投入一定的資金用于購置硬件設(shè)備、開發(fā)軟件系統(tǒng)和組織人員培訓(xùn)等。但從長期檔案管理情況來看，開展檔案管理信息化建設(shè)能夠降低運營成本。一方面，減少了紙張、裝訂材料等耗材的采購費用。另一方面，自動化的管理流程降低了人力成本。

此外，在信息化管理模式下，檔案的維護和保管成本也得到大幅降低，事業(yè)單位無需投入大量資金建設(shè)和維護檔案庫房及購置防潮、防蟲等設(shè)備設(shè)施。因而加強檔案管理信息化建設(shè)，是推動檔案管理現(xiàn)代化、提高工作效率和降低檔案管理運營成本的重要舉措，對于實現(xiàn)檔案管理的科學(xué)化、規(guī)范化具有重要意義。

2.提高檔案服務(wù)水平

檔案管理信息化建設(shè)促進了檔案信息資源的有效整合與廣泛共享，為用戶提供了便捷、高效的檔案服務(wù)體驗。用戶不再受限于時間和地點，通過接入網(wǎng)絡(luò)，即可輕松獲取所需檔案的信息，提高了檔案的利用效率，同時也提升了檔案的價值。

此外，檔案管理信息化建設(shè)還優(yōu)化了檔案服務(wù)流程，增強了檔案信息的透明度與可信度，提高了整體工作效率。

3.促進事業(yè)單位的發(fā)展

檔案管理信息化建設(shè)對事業(yè)單位的決策具有深遠影響。事業(yè)單位通過系統(tǒng)分析檔案，能夠把檔案中的歷史數(shù)據(jù)和經(jīng)驗轉(zhuǎn)化為寶貴的信息資源，事業(yè)單位能夠清晰地認識到自身在不同發(fā)展階段的強項與短板。特別是在人力資源管理方面，事業(yè)單位深入挖掘干部職工檔案信息，能夠充分了解其專業(yè)能力、工作績效及職業(yè)發(fā)展路徑，從而為人才培養(yǎng)策略、團隊建設(shè)規(guī)劃以及激勵機制的制定提供數(shù)據(jù)支撐。

4.保障檔案安全

事業(yè)單位檔案包含敏感信息，如國家秘密、工作秘密和個人信息等，其安全至關(guān)重要。檔案管理信息化建設(shè)為檔案管理提供了有力保障，能夠精確控制檔案的存儲位置與訪問權(quán)限。事業(yè)單位采用先進的加密技術(shù)和權(quán)限管理系統(tǒng)，可以嚴格限制未經(jīng)授權(quán)的人訪問檔案，有效防止信息被泄露和非法獲取。同時，信息化檔案管理系統(tǒng)還具備數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，能夠有效保障檔案信息的安全。

二、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)呈現(xiàn)信息化程度不斷提高、信息安全問題日益凸顯、檔案法律法規(guī)和標準逐步完善以及檔案管理模式發(fā)生變化等特點。

1.信息化程度不斷提高

隨著大數(shù)據(jù)、云計算和人工智能等技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的步伐不斷加快。當前，越來越多的事業(yè)單位積極擁抱技術(shù)變革，采用電子檔案管理系統(tǒng)，把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案。電子檔案管理系統(tǒng)顯著提高了檔案管理的效率，使得檔案的存儲、管理和檢索變得便捷和高效。事業(yè)單位積極采用加密技術(shù)和權(quán)限控制功能，極大地保證了檔案信息的安全性和保密性。事業(yè)單位檔案管理模式不斷升級，為事業(yè)單位的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展提供了堅實的信息支撐。

2.信息安全問題日益凸顯

事業(yè)單位檔案管理信息化進程不斷加快，信息安全問題也日益凸顯。事業(yè)單位的檔案包含大量的敏感信息，如國家秘密、工作秘密和個人信息等。這些信息一旦被泄露或被非法利用，將對國家秘密和個人隱私保護構(gòu)成嚴重威脅。因而在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，事業(yè)單位必須將信息安全置于首要位置，利用加密技術(shù)、實施嚴格的權(quán)限控制等手段，構(gòu)建堅固的信息安全防線，全方位地保障檔案數(shù)據(jù)的安全性和保密性，為事業(yè)單位的穩(wěn)健發(fā)展提供堅實的信息安全保障。

3.檔案法律法規(guī)和標準逐步完善

近年來，為了促進檔案管理信息化建設(shè)，國家和地方政府逐步完善了一系列相關(guān)法律法規(guī)與標準。這些法律法規(guī)和標準為檔案管理信息化工作提供了明確的指導(dǎo)和規(guī)范，確保了檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

通過不斷健全檔案的法律法規(guī)體系，明確檔案管理的職責(zé)、權(quán)限和要求，為檔案管理信息化提供了法律保障。同時，相關(guān)標準的出臺也有效促進了檔案管理行業(yè)的規(guī)范化發(fā)展，提高了檔案管理的效率和質(zhì)量。這些法律法規(guī)和標準的逐步完善，為檔案管理信息化建設(shè)提供了有力的支撐和保障，推動了檔案管理行業(yè)的持續(xù)健康發(fā)展。

4.檔案管理模式發(fā)生變化

傳統(tǒng)的檔案管理模式以紙質(zhì)檔案為主，依靠人工操作，存在效率低、易出錯和占用空間大等局限。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位的檔案管理模式經(jīng)歷深刻變革，向自動化、智能化的方向發(fā)展。通過引入先進的檔案管理軟件和技術(shù)手段，事業(yè)單位能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的快速、精準分類、歸檔和檢索，不僅保證了檔案管理的準確性和便捷性，還大幅節(jié)省了存儲空間和管理成本。同時，智能化的檔案管理系統(tǒng)還能夠自動備份數(shù)據(jù)和恢復(fù)數(shù)據(jù)，能夠有效防止數(shù)據(jù)被篡改和損害檔案，進一步提升了檔案管理的安全性和可靠性。

三、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

1.信息化管理制度不完善

當前，信息化管理制度不完善成為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的一大障礙。現(xiàn)有的檔案管理制度未能充分契合信息化管理的實際需求，管理流程煩瑣。

具體而言，在電子檔案的收集環(huán)節(jié)，部分事業(yè)單位缺乏明確的規(guī)范和流程，檔案工作人員常出現(xiàn)收集檔案不及時、不完整，關(guān)鍵信息被遺漏的情況。在整理檔案的過程中，傳統(tǒng)分類方法難以適應(yīng)電子檔案的多樣化特性，檔案檢索和查詢效率低下。在檔案存儲方面，檔案管理制度沒有明確規(guī)定電子檔案的存儲介質(zhì)和方式，增加了數(shù)據(jù)被丟失、損壞的風(fēng)險。此外，檔案的審批流程煩瑣，不利于電子檔案的高效利用。

2.信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

信息化基礎(chǔ)設(shè)施是支撐事業(yè)單位信息化建設(shè)與運行的重要基石，涵蓋硬件設(shè)備，如服務(wù)器、存儲設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備等；軟件系統(tǒng)，如數(shù)據(jù)庫、操作系統(tǒng)和應(yīng)用軟件等。當前，信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善仍是部分事業(yè)單位面臨的重大問題之一。部分事業(yè)單位缺乏信息安全設(shè)備，致使其面臨嚴峻的信息安全風(fēng)險。一旦檔案信息被盜取，很可能給黨和政府帶來比較嚴重的經(jīng)濟損失或其他嚴重后果。

3.信息化人才短缺

目前，部分事業(yè)單位檔案管理方面的人才結(jié)構(gòu)較為單一，缺乏既懂檔案管理又懂信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這種人才短缺現(xiàn)象影響了檔案管理信息化建設(shè)的推進速度和推進質(zhì)量。檔案管理信息化建設(shè)需要融合檔案管理知識與信息技術(shù)的人才。

同時，現(xiàn)有檔案管理人員的信息技術(shù)水平和數(shù)據(jù)分析能力普遍較低，難以勝任檔案信息化管理工作。部分檔案管理人員責(zé)任意識不強，法律意識淡薄，存在違規(guī)操作、泄露檔案信息的問題，給檔案信息安全帶來嚴重威脅。

4.信息安全風(fēng)險較高

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，事業(yè)單位的檔案信息面臨前所未有的安全威脅。一方面，黑客攻擊、病毒入侵等外部安全風(fēng)險不斷增加。黑客利用各種技術(shù)手段，突破事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)防護體系，竊取重要的檔案信息。病毒入侵更是防不勝防，一旦檔案管理系統(tǒng)被病毒感染，可能會導(dǎo)致大量檔案數(shù)據(jù)被篡改、損壞，甚至整個檔案管理系統(tǒng)都會陷入癱瘓。另一方面，管理不善、檔案工作人員操作失誤等內(nèi)部安全風(fēng)險也時有發(fā)生。一些檔案工作人員缺乏安全意識，隨意泄露檔案信息、密碼，或在操作檔案管理系統(tǒng)時，不按照規(guī)范流程管理檔案數(shù)據(jù)，導(dǎo)致數(shù)據(jù)被誤刪、誤改等。部分事業(yè)單位未設(shè)置訪問權(quán)限，一些未經(jīng)授權(quán)的人員能夠輕易接觸敏感的檔案信息。這些安全風(fēng)險嚴重威脅著檔案信息的完整性和安全性。

四、大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位需要綜合考慮檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案數(shù)字化建設(shè)、檔案信息安全、人才隊伍建設(shè)以及檔案資源共享等。

1.加強檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

第一，加大資金投入。購置先進的檔案管理軟件、服務(wù)器和掃描儀等，為檔案管理信息化建設(shè)提供堅實的物質(zhì)保障。在檔案管理軟件的選擇上，事業(yè)單位應(yīng)充分考慮自身的實際需求和業(yè)務(wù)特點。一款優(yōu)秀的檔案管理軟件應(yīng)具備強大的功能，包括檔案的數(shù)字化存儲、分類管理、檢索查詢和權(quán)限控制等。此外，事業(yè)單位還可以考慮購置其他相關(guān)設(shè)備，如存儲設(shè)備和打印機等。事業(yè)單位要定期維護和管理設(shè)備，保證設(shè)備的正常運行，延長設(shè)備的使用壽命。

第二，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)據(jù)庫應(yīng)具備數(shù)字化存儲與高效管理檔案信息的功能。該數(shù)據(jù)庫不僅要具備強大的數(shù)據(jù)存儲功能，還要集成數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)功能，能夠保證檔案信息的安全性與完整性。

此外，數(shù)據(jù)庫要內(nèi)置查詢系統(tǒng)，使信息檢索變得簡便快捷，大幅提高檔案查詢效率。事業(yè)單位需要定期更新和維護數(shù)據(jù)庫，包括數(shù)據(jù)清理、整合以及信息更新，從而保障數(shù)據(jù)的完整性與可靠性，為事業(yè)單位的決策支持與業(yè)務(wù)發(fā)展提供有力支撐。

第三，建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)。檔案信息管理系統(tǒng)要能夠?qū)崿F(xiàn)檔案收集、整理以及存儲到利用的全鏈條自動化管理。該系統(tǒng)要集成用戶管理、權(quán)限管理和日志管理等功能，構(gòu)建檔案管理的規(guī)范與安全體系。通過精細的用戶管理，系統(tǒng)能夠針對不同用戶設(shè)定差異化權(quán)限，確保敏感檔案信息的安全，防止未授權(quán)訪問。權(quán)限管理功能進一步強化了信息安全屏障，日志管理功能要記錄用戶所有操作痕跡，便于追蹤與審計，為檔案管理的合規(guī)性與透明度提供堅實保障。檔案信息管理系統(tǒng)要為事業(yè)單位的檔案資源高效配置與利用奠定堅實基礎(chǔ)。

2.推進檔案數(shù)字化建設(shè)

推進檔案數(shù)字化建設(shè)是一項系統(tǒng)性工程，事業(yè)單位需要制定詳盡的檔案數(shù)字化標準和規(guī)范。首先，明確檔案數(shù)字化的范圍。綜合考慮檔案的重要程度、使用頻率、物理易損性及保密性要求，優(yōu)先數(shù)字化處理具有重要歷史價值、頻繁使用及易被損壞的檔案。其次，采取嚴格的安全保密措施，保護好涉及國家秘密、工作秘密和個人信息等的檔案。采用高速掃描儀和數(shù)碼相機等，高質(zhì)量地完成紙質(zhì)檔案的數(shù)字化工作，并通過嚴格的質(zhì)量檢查和驗收流程，保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性和安全性。最后，建立健全電子檔案管理制度。明確電子檔案的收集、整理、存儲和利用等環(huán)節(jié)的具體要求，并采用先進的安全技術(shù)措施，確保電子檔案的安全存儲與可靠利用，為事業(yè)單位的檔案管理提供有力支持。

3.加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

第一，加強檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括檔案管理知識、保密知識、信息技術(shù)知識和安全防范知識等。在檔案管理知識方面，培訓(xùn)內(nèi)容要涵蓋檔案的收集、整理、鑒定、保管和利用等環(huán)節(jié)的專業(yè)理論和操作技能。事業(yè)單位要鼓勵檔案管理人員深人學(xué)習(xí)檔案分類法、立卷規(guī)則和檔案編目等知識，使他們能夠準確地分類、整理和編目不同類型的檔案，提高檔案管理的規(guī)范化水平。同時，事業(yè)單位要鼓勵他們學(xué)習(xí)檔案價值鑒定的方法和標準，使其能夠準確地判斷檔案的保存價值，合理確定檔案的保管期限。此外，事業(yè)單位還要鼓勵他們掌握檔案利用和服務(wù)的技巧，能夠了解用戶需求，為用戶提供高效、優(yōu)質(zhì)的檔案查詢和借閱服務(wù)。事業(yè)單位要鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)并貫徹國家頒布的各項法律法規(guī)，以現(xiàn)有制度為依據(jù)，持續(xù)改進和完善檔案管理工作，使檔案分類更加合理科學(xué)，日常管理維護工作更加規(guī)范。

第二，建立健全檔案管理人員考核評價機制。事業(yè)單位要考核評價檔案管理人員的工作，激勵他們不斷提高工作質(zhì)效?？己嗽u價機制應(yīng)涵蓋多方面內(nèi)容，尤其是在檔案管理人員工作態(tài)度方面，事業(yè)單位要注重考察檔案管理人員對待工作的敬業(yè)程度和責(zé)任心。只有具有高度敬業(yè)精神和責(zé)任心的檔案管理人員，才會認真對待每一份檔案，保證檔案的安全、完整和準確。同時，良好的團隊合作精神能夠加強檔案管理部門的協(xié)作，提高檔案工作效率。

4.增強檔案信息安全防護能力

在檔案管理信息化建設(shè)進程中，信息安全尤為重要，直接關(guān)系國家安全與事業(yè)單位的發(fā)展。為增強檔案信息安全防護能力，事業(yè)單位應(yīng)建立健全信息安全制度，優(yōu)化信息安全管理流程，注重加強人員信息安全培訓(xùn)，增強檔案管理人員的安全意識和防范能力。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)定期評估信息安全風(fēng)險，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞，制定應(yīng)急預(yù)案，確保在信息安全事件發(fā)生時，檔案管理人員能夠迅速響應(yīng)，有效處置。通過這些措施的實施，事業(yè)單位可構(gòu)建全方位、多層次的信息安全防護體系，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。

第一，應(yīng)用先進的加密技術(shù)，高強度加密檔案信息，實施全方位、高強度的加密處理。借助復(fù)雜加密算法，將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為密文存儲，構(gòu)筑數(shù)據(jù)保護屏障，有效降低數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險，確保檔案信息在傳輸、存儲和使用過程中的安全。同時，為保證加密技術(shù)的先進性與有效性，事業(yè)單位應(yīng)定期更新加密算法和密鑰，及時跟進技術(shù)發(fā)展的步伐，防止因技術(shù)落后而出現(xiàn)的安全風(fēng)險。

第二，實施嚴格的權(quán)限管理策略，精細劃分不同層級人員的訪問權(quán)限。通過明確各級人員的職責(zé)和權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸并操作檔案數(shù)據(jù)，進一步降低信息安全風(fēng)險。為了實現(xiàn)這一目標，事業(yè)單位應(yīng)完善權(quán)限管理制度，包括權(quán)限的申請、審批、分配和回收等。同時，加強對權(quán)限使用的監(jiān)控和審計，通過日志記錄、行為分析等手段，及時發(fā)現(xiàn)并糾正權(quán)限濫用行為，確保權(quán)限管理的規(guī)范性和有效性。

第三，完善信息安全管理制度。事業(yè)單位應(yīng)構(gòu)建完善的信息安全管理制度，將檔案信息的存儲、傳輸、使用和銷毀等環(huán)節(jié)納入嚴密管控。同時，為應(yīng)對可能出現(xiàn)的信息安全事件，事業(yè)單位應(yīng)完善應(yīng)急預(yù)案，不僅能規(guī)范檔案管理流程，還能在信息安全事件發(fā)生時，檔案管理人員能夠迅速采取措施，包括應(yīng)急響應(yīng)、數(shù)據(jù)恢復(fù)和事件報告等，最大限度地減少損失。通過實施制度化和規(guī)范化的管理措施，事業(yè)單位能夠構(gòu)筑堅實的信息安全防線，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。

5.完善檔案信息化管理制度

第一，建立全面的檔案信息化管理制度體系。事業(yè)單位需不斷完善檔案信息化管理制度，以適應(yīng)信息化時代的發(fā)展需求，確保檔案信息化管理工作有據(jù)可依。檔案信息化管理制度應(yīng)詳細規(guī)定電子檔案的收集、整理、存儲及利用等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和流程，以保證檔案信息的真實性、完整性、可用性和安全性。

第二，加強檔案信息化管理的技術(shù)保障。事業(yè)單位應(yīng)引人先進的檔案管理系統(tǒng)和技術(shù)手段，提高檔案管理的自動化和智能化水平。同時，加強對檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力和檔案管理水平。

此外，事業(yè)單位還應(yīng)建立健全檔案信息安全防護體系，采用加密、防火墻等技術(shù)手段，確保檔案信息在傳輸、存儲和利用過程中的安全。

第三，強化檔案信息化管理的監(jiān)督與考核。為確保檔案信息化管理制度的有效執(zhí)行，事業(yè)單位應(yīng)強化檔案信息化管理的監(jiān)督與考核，建立專門的監(jiān)督機構(gòu)或崗位，負責(zé)日常監(jiān)督和定期檢查檔案管理工作。同時，制定科學(xué)的考核指標和評價體系，量化評估檔案管理工作的質(zhì)量和效率。通過監(jiān)督與考核，及時發(fā)現(xiàn)和糾正檔案管理工作中存在的問題，推動檔案信息化管理工作的持續(xù)改進。

五、結(jié)語

在大數(shù)據(jù)時代，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程。事業(yè)單位要認識檔案管理信息化建設(shè)對于提高管理效率、促進信息共享的重要性，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理觀念，建立統(tǒng)一、規(guī)范的檔案管理信息化標準，確保檔案信息的準確性、一致性和可追溯性。同時，加強檔案管理信息化人才培養(yǎng)與引進，組建具備專業(yè)技能和創(chuàng)新思維的高素質(zhì)檔案管理干部隊伍。

此外，檔案信息安全管理工作至關(guān)重要，事業(yè)單位必須建立和完善安全保障機制，保障檔案信息的安全。事業(yè)單位要采取多項舉措，促進檔案管理信息化建設(shè)的高質(zhì)量發(fā)展。

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作者單位：濱州市沾化區(qū)檔案館