基金項目：2023年內蒙古自治區(qū)檔案科技局項目“數媒時代高校檔案安全管理與風險控制策略研究”，項目編號：2023-59。

高校檔案主要包括學籍檔案、財務檔案、科研檔案、聲像檔案、實物檔案等，尤其學籍檔案，數量巨大、內容復雜，且在學生錄取入學、畢業(yè)審查、學習考核、社會招聘等活動中承擔重要角色。對如此海量的檔案資源進行信息化管理已成為大勢所趨，不僅為管理人員的日常工作提供極大便利，還加快數據信息流轉的效率，提高檔案文件的資源率，減少自然因素、人為因素對高校檔案資源庫的威脅，進而保障學校、教職工、學生的切身利益。

1數媒時代高校檔案信息化安全管理的特征及面臨的風險

1.1高校檔案信息化安全管理特征

數媒時代，高校檔案工作整體由紙質文件管理的庫房模式轉變?yōu)殡娮訖n案資源的數字模式，進而呈現網絡化、智能化趨勢，實現數字化的收集、管理、利用。其安全性表現在以下三個方面：一是信息的完整性。保證檔案在數字化過程中原始文件的安全，也要保證電子檔案文件保持原始狀態(tài)，不會在加工、保存過程中被篡改、替換、丟失、刪除等。同時要保證檔案的物理保存，做好備份工作，確保數據可理解性和長期可用性。二是信息的可用性。在電子檔案文件生成過程中，其檔案數據類型、格式、存儲方式會受到不同程度的影響，甚至會因為數據加工標準的不統一，導致在后期信息處理、加密傳輸、共享利用過程中由于兼容性問題而受到影響。同時隨著科技的進步，系統、軟件、設備、運行環(huán)境進行了不同程度的更新修復，容易造成新舊更替期間數據處理方式、保存方法的變化，其前后的一致性需重點考慮。三是可追溯性。在檔案原始文件數字化加工、收集整理、分類保存、共享利用過程要做到日志的及時記錄及存儲，以便于歸納總結時定位相關錯誤的時間、人物、事件，從而尋找問題根源及解決方案，為高校減少損失。

1.2高校檔案信息化管理面臨的風險

一是信息安全風險。主要體現在數字化加工外包的過程，容易出現因為服務商管理不善、人員濫用職權、保密意識不夠等因素，導致高校檔案文件在加工過程中出現數據被泄露、文件丟失、信息被篡改等風險，尤其對于部分涉及敏感信息及關鍵數據的檔案，一旦安全管理不規(guī)范，極易為不法分子提供機會，影響檔案的真實性和可靠性，甚至導致嚴重的法律糾紛。二是技術手段風險。在信息化基礎設施建設過程中，沒有配置完善的安全防護硬件設備與先進的殺毒軟件，且在高校檔案開發(fā)利用時沒有設定用戶識別、權限劃控、日志記錄、路徑跟蹤等安全手段，在網絡層面沒有將系統網絡與外網隔離，使得病毒及惡意軟件可能通過掃描設備、存儲介質等途徑傳播，造成電子檔案數據丟失。三是數據保存風險。隨著現代教育的不斷完善及學生擴招政策的不斷普及，使得高校檔案數據量呈幾何級增長，對于海量數據的存儲也有著巨大挑戰(zhàn)，如若沒有開展定期備份工作，且對于存儲介質的保存保管不夠規(guī)范，容易出現文件意外清空、格式被淘汰、存儲介質損壞等風險隱患1。

2數媒時代高校檔案信息化管理存在的現實問題

2.1對高校檔案信息安全的重視程度不到位

受檔案工作性質影響，大多高校認為其是邊緣型工作，無法為自身發(fā)展帶來良好的經濟效益和社會效益，耗費過多的資源去實現精細化、安全化管理得不償失。使得在高校開展檔案信息化過程中，領導與管理人員信息化安全管理意識薄弱，在工作中往往沿用傳統管理模式的思想，認為只要檔案原始文件在庫房中得以妥善保存即可，無需投人過多資金用于安全工作，在頂層設計層面沒有制定安全建設的相關文件，嚴重制約了高校電子檔案管理的成效。與此同時，管理人員檔案法治意識不強，工作閑散，缺乏主動性，不重視高校各項業(yè)務檔案的收集積累，對于已制定的管理制度沒有做到很好的落實，對急用的資料隨用隨拿，對緩用的檔案隨意堆放，對借出的文件沒有及時催交與利用路徑跟蹤，使得檔案資源庫遺失損壞現象較為嚴重。同時還存在著在檔案數據的提取、錄入、導出、利用環(huán)節(jié)，出現數據丟失、冗余等現象，使得目錄數據庫和實體檔案不能相一致，造成檔案管理工作成效有所下降，也給信息化過程增加障礙和困難。

2.2高校檔案信息安全的管理制度不完善

一是安全工作組織建設不足。部分高校未設置專人專班負責檔案工作，在頂層設計層面沒有對檔案的安全性管理進行統籌規(guī)劃，導致有關工作存在關鍵職能缺位，關鍵崗位缺失，任務不明確的現象，安全問題無人負責、無人管理，甚至出現推矮扯皮的現象，嚴重制約了安全防護水平的提高。二是安全管理制度不明確。對于計算機安全漏洞、日常管理缺陷等問題重視不足，部分高校體制機制內容有限，大多是在上級部門制定的通用性制度上進行簡單的修改，沒有根據現實情況制定切實有效的安全管理實施細則，在一定程度上削弱了高校檔案信息數據的真實性與可用性，難以在后期實現標準化、高質量的管理。

2.3高校檔案信息安全的干部隊伍不專業(yè)

一是高校的檔案管理工作大多由辦公室人員負責，大多安排給新上任的職工或即將退休的老職工。大多尚未進行專業(yè)檔案安全管理培訓便直接上崗，最基本的安全管理意識薄弱，甚至部分人員認為只要做好高校檔案的保存管理即可?！拜p開發(fā)、輕服務”的思想嚴重，不主動參與熟練掌握和操作檔案安全管理的業(yè)務培訓，沒有深刻認識到復雜的網絡環(huán)境給信息安全帶來的潛在風險，僅憑過往經驗管理一味敷衍塞責，極易在管理過程中造成重大失誤。二是信息化安全管理教育培訓不到位，大多高校召開的安全工作專題會議較少，沒有開展相關繼續(xù)教育活動，流于形式、參與度較低等問題嚴重，管理人員安全管理實踐經驗較少，無法在出現安全問題、緊急問題時妥善解決。

2.4高校檔案信息安全的技術手段不先進

一是硬件問題。在高校開展檔案信息化工作的過程中，工作人員在采購硬件設備時對其性能、標準、應用性、兼容性缺乏足夠認識。部分院校在系統平臺建設過程中未采購安全設備，導致高校電子檔案管理系統運行面臨極大的威脅。二是軟件問題。檔案管理系統平臺覆蓋整個校區(qū)的各個業(yè)務部門，卻沒有設置完備的安全訪問、規(guī)范利用等制度，容易使不法分子乘虛而入，使高校檔案在日常開發(fā)利用過程中容易出現信息被泄露、文件被盜用等問題。

3數媒時代高校檔案信息化管理的風險控制與安全管理路徑分析

3.1強化檔案信息化建設的安全意識

一是提升檔案管理人員的安全意識以及檔案從業(yè)人員的責任心，扎實做好檔案數據基礎性錄人等環(huán)節(jié)工作。學校要面向檔案管理人員定期開展網絡安全、信息安全宣傳教育活動，針對檔案安全工作相關法律法規(guī)進行重點講解，樹立科學認知，在教育培訓中提升工作人員安全管理的能力。二是提升全體師生的信息安全意識。通過微信公眾平臺、智慧校園App、宣傳展板等方式，在線上線下開展安全教育宣導工作，強化各部門人員與檔案管理部門的溝通協作，在校內外營造良好的檔案安全管理、檔案安全利用服務的氛圍，在高校內部建立安全管理的科學認知梯度，將安全工作自上而下地宣傳貫徹執(zhí)行。

3.2健全檔案信息化管理的制度規(guī)范

一是全面構建高校檔案信息化安全管理的組織體系。由檔案工作分管領導負責統籌，各部門的負責同志落實具體任務，將高校檔案管理及檔案信息化安全業(yè)務工作的實時進展與學校教學等日常工作同研究、同部署，防止關鍵時刻有關部門發(fā)生互相推諉扯皮的情況。同時設置專門的檔案部門負責日常管理、業(yè)務指導、監(jiān)督檢查工作，以“檔案信息化安全管理”為核心，明確職能職責、細化安全分工，明確“誰主管誰負責、誰管理誰負責”的檔案安全責任制，加強領導壓實責任，確保各項工作任務落實落地。二是完善檔案信息安全管理制度。依據《高等學校檔案管理辦法》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等工作規(guī)范，結合安全工作發(fā)展情況，制定本校檔案信息化安全管理制度，修正信息化管理過程中在線征集、分類歸檔、安全存儲、合理利用等業(yè)務流程，不斷填補問題漏洞，加強綜合規(guī)劃，提高管理效果，使相關的電子檔案安全管理工作有據可依、有章可循3。制定“高校檔案管理流程規(guī)范”“高校檔案信息化管理標準”“學籍檔案業(yè)務流程工作職責”“高校檔案管理應急預案”“涉密檔案管理工作手冊”等。三是制定完整的應急預案。加大日常工作的監(jiān)管力度，并定期開展檔案信息化管理安全防護應急演練，對遇到的問題及時查漏補缺，以便在發(fā)生安全事件時可以快速跟進應對。

3.3夯實檔案信息化干部隊伍的基礎

一是構建完善的干部隊伍架構。設置相對獨立、專業(yè)性強的檔案安全技術管理崗位，面向社會積極引進既懂現代檔案信息化管理技術，又了解安全技術防護手段的復合型電子檔案管理人才，不斷充實干部隊伍。二是要定期開展系統管理、網絡安全、軟硬件維護等信息化安全操作技能培訓。邀請當地檔案主管部門、網信辦等業(yè)務專家授課，推動檔案管理人員開拓視野、夯實理論基礎，熟練掌握檔案信息安全應急處理措施，增強管理能力，主動出擊防范數據安全風險。三是加強內部考核，進一步強化工作責任制及作風建設，確保每一位檔案管理人員增強安全意識和社會責任感，堅守道德底線，作風清廉，進而提供安全可靠的服務。

3.4優(yōu)化信息化管理的安全防護體系

一是檔案數字化加工方面。檔案管理部門要根據國家檔案局《紙質檔案數字化規(guī)范》，制定數字化加工標準及質量要求，包括清晰度、分辨率、文件格式、存儲方式等。要求數字化外包公司采用成熟、先進的數據處理技術，如OCR文字識別，提高數據的準確性，高校工作人員要對數字化檔案的質量以及保密工作、安全工作進行全程監(jiān)控，在源頭上保證電子檔案文件的規(guī)范化、安全化。二是硬件設備方面。在系統平臺建設初期，要安排專項資金合理配置可用性強、可兼容、安全防護水平較高的漏洞掃描、日志審計等硬件設備，同時考慮電磁波輻射影響，要選用性能強的電磁波接收器，從而提升信息安全性能。除了配置硬件設備，還要做好機房硬件的定期檢查工作，及時更新老舊的設備設施，修復硬件問題，加強安全抵御水平。三是軟件方面。要充分利用大數據、智能化、云存儲等先進的科學技術，配合相應的病毒風險評估防御體系，在數據流通、信息傳遞、共享利用過程中解決安全問題，實現在安全可控下的檔案開放、對外服務。例如，防火墻技術和數據加密技術，將惡意軟件及病毒阻擋在系統外的同時鑒別電子文件的真實性，提高電子檔案文件的安全性能，起到安全阻擋風險隱患的作用，為檔案的在線流轉、管理利用保駕護航4。四是技術手段方面。要應用區(qū)塊鏈技術，通過密碼學算法對用戶信息加密，保證用戶身份證號、家庭住址等個人數據不被篡改或竊取。在應用入網訪問控制中逐步樹立零信任理念，采用持續(xù)驗證，動態(tài)授權原則，運用網絡權限控制技術，確保檔案管理業(yè)務系統與外部網路的物理隔離。應用身份識別、口令認證、賬號檢查、數字簽章等措施手段，在對外服務過程中識別一些網絡非法操作。五是數據備份方面。高校檔案管理部門要定期開展檔案資源異地異質備份工作，選擇適當的備份媒介和備份策略，同時也可配置磁盤陣列，構建海量存儲器，及時安裝數據庫補丁程序，有效防止重大事件造成全部數據清空刪除、被破壞的安全風險，保障數字檔案信息的完整性和持久性。

綜上所述，安全工作是檔案事業(yè)的第一要務，需要根據實際存在的安全問題進行針對性的解決，利用各種技術手段、制度標準保障檔案信息化安全，形成常態(tài)化、一體化的數據安全管理體系，讓檔案信息資源在高校未來發(fā)展、教育行業(yè)建設、業(yè)務提質增效中發(fā)揮重要作用，可以更好地為高校高質量、精細化發(fā)展提供優(yōu)質服務。

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作者簡介：陰志芳（1977—）大學學歷，呼倫貝爾學院檔案館副研究館員，研究方向：檔案管理。秦敏（1976—），碩士學位，內蒙古師范大學檔案館副館長館員，研究方向：檔案管理。