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        數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展策略研究

        2025-08-05 00:00:00王麗霞
        蘭臺(tái)內(nèi)外 2025年20期
        關(guān)鍵詞:轉(zhuǎn)型數(shù)字化

        中圖分類號(hào):G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A

        在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代,各種先進(jìn)的信息技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)不斷涌現(xiàn),帶動(dòng)了各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型發(fā)展。在檔案治理領(lǐng)域,同樣需要抓住數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景帶來(lái)的機(jī)遇,加強(qiáng)對(duì)各種數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用,及時(shí)調(diào)整檔案治理的工作方法,更好地適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型環(huán)境,未來(lái)才能充分發(fā)揮檔案治理的價(jià)值。通過(guò)加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下的檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展策略的探索,可以進(jìn)一步明確檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展的目標(biāo),及時(shí)調(diào)整檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展的策略,帶動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)順利走向現(xiàn)代化發(fā)展的道路。

        一、檔案治理內(nèi)涵

        檔案治理是國(guó)家治理不可或缺的一部分,在保護(hù)檔案信息的原始性和完整性、提升檔案的利用價(jià)值以及推動(dòng)社會(huì)穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展方面發(fā)揮著非常重要的作用。我國(guó)一直以來(lái)都非常重視檔案治理,早在2014年,國(guó)家檔案館就已經(jīng)將提升檔案治理能力、推動(dòng)檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展納入年度工作重點(diǎn)。2021年,中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布了《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》,明確指出要加大檔案依法治理力度,推動(dòng)檔案治理走上現(xiàn)代化發(fā)展道路。在檔案制度規(guī)范建設(shè)方面,2024年,國(guó)務(wù)院發(fā)布了《檔案法實(shí)施條例》,明確了22項(xiàng)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn),推動(dòng)了檔案法治建設(shè)發(fā)展。檔案治理涉及的主體比較多,治理客體范圍較大,涉及公、私部門(mén),需要與社會(huì)相關(guān)主體實(shí)現(xiàn)多元共治,在強(qiáng)化社會(huì)公眾檔案意識(shí)、累積檔案部門(mén)社會(huì)資本以及豐富檔案公共服務(wù)內(nèi)容等方面發(fā)揮著非常關(guān)鍵的作用。相較于檔案管理,檔案治理主體更加多變,且推崇“社會(huì)本位”理念,除了政府檔案管理部門(mén)參與以外,社會(huì)檔案管理部門(mén)也可以參與其中,實(shí)現(xiàn)檔案協(xié)同共治。同時(shí),檔案治理涵蓋的檔案事務(wù)也比較廣泛,治理工作開(kāi)展專業(yè)復(fù)雜性更強(qiáng),同時(shí),兼顧了國(guó)家、社會(huì)以及個(gè)人在檔案領(lǐng)域的利益,最終實(shí)現(xiàn)檔案資源的利用與保護(hù)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,推進(jìn)檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展已成為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必然舉措,是時(shí)代賦予檔案部門(mén)的重要使命。

        二、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案治理發(fā)展變化

        1.治理主體從扁平化到網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展

        不同于檔案管理主體單一,檔案治理主體具有多中心化特征,需要檔案部門(mén)與社會(huì)實(shí)現(xiàn)多元共治,強(qiáng)調(diào)提升檔案治理協(xié)同能力。在信息技術(shù)的支持下,信息傳遞更加便利,檔案治理扁平化特征日益明顯,有效改變了傳統(tǒng)檔案治理以檔案部門(mén)為中心的模式,有更多檔案治理主體得以參與進(jìn)來(lái),包括檔案中介機(jī)構(gòu)、外包機(jī)構(gòu)等,不同治理主體地位平等,共同推動(dòng)檔案治理工作開(kāi)展。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展還需要在扁平化治理的基礎(chǔ)上繼續(xù)發(fā)展,進(jìn)一步加大與其他檔案管理機(jī)構(gòu)合作力度,建立平等的合作伙伴關(guān)系,共同攻克檔案治理難題,吸引社會(huì)上更多的檔案治理主體,推動(dòng)多元主體共治,形成網(wǎng)絡(luò)化治理合力,提升檔案治理的質(zhì)量。

        2.治理手段從人工化到數(shù)字化方向發(fā)展

        檔案治理手段是指在檔案治理方面采用的各種技術(shù)能力。傳統(tǒng)檔案治理在信息資料處理方面,一般以人力為主,采用手動(dòng)方式完成檔案資料的采集、整理、保存和利用,整體的效率低下。檔案資料以紙質(zhì)檔案為主,占據(jù)空間大,保存困難,增加了檔案治理難度。在數(shù)字化背景下,為檔案治理提供了更多先進(jìn)的手段。比如,在檔案資料采集方面,可以應(yīng)用各種先進(jìn)的管理平臺(tái),提高檔案采集的效率;在檔案信息傳遞方面,可以應(yīng)用先進(jìn)的通信技術(shù),加快檔案信息傳遞的速度;在檔案信息存儲(chǔ)方面,可以應(yīng)用“云端”“數(shù)據(jù)庫(kù)”等,實(shí)現(xiàn)海量檔案信息資源的存儲(chǔ);在檔案信息利用方面,可以采用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)、人工智能技術(shù)等,完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息的挖掘與深度利用,上述充分展現(xiàn)了數(shù)字化背景下檔案治理手段從人工化到數(shù)字化方向發(fā)展的價(jià)值。

        3.治理客體從集約化到價(jià)值化方向發(fā)展

        檔案治理客體存在的價(jià)值是通過(guò)對(duì)檔案資料的處理,滿足檔案治理主體的需求。隨著檔案治理工作量增加,各種檔案資料分散在不同部門(mén),部門(mén)之間缺乏有效的信息交流溝通手段,很容易形成“信息孤島”,嚴(yán)重阻礙了檔案治理工作開(kāi)展。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,各種先進(jìn)的信息技術(shù)不斷涌現(xiàn),有效改變了傳統(tǒng)以人工為主的檔案治理工作模式。應(yīng)用各種信息化平臺(tái)、大數(shù)據(jù)技術(shù),可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效采集、存儲(chǔ)與利用,充分滿足檔案治理主體的需求。還可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,節(jié)約更多檔案空間,降低檔案治理難度。在信息技術(shù)的支持下,還能夠增進(jìn)不同檔案治理主體的溝通與交流,推動(dòng)各種檔案信息共享,滿足不同檔案主體的檔案治理需求,成功打破“信息孤島”,進(jìn)一步提高檔案治理效率。

        4.治理過(guò)程從單一化向系統(tǒng)化方向發(fā)展

        在檔案治理過(guò)程中,需要加強(qiáng)必要的制度、標(biāo)準(zhǔn)支持,以更好地保障檔案治理的規(guī)范性。在數(shù)字化背景下,以往的檔案數(shù)字化治理方式依然比較單一,如關(guān)于檔案數(shù)字化治理規(guī)范內(nèi)容與形式均比較單一,標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容不夠細(xì)化,難以為現(xiàn)代化檔案治理提供良好的指導(dǎo)。目前,隨著數(shù)字化進(jìn)程加快,檔案數(shù)字治理越來(lái)越流行,應(yīng)用越來(lái)越廣泛,數(shù)字檔案治理的標(biāo)準(zhǔn)、制度內(nèi)容也越來(lái)越完善。比如,完善了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案數(shù)字技術(shù)和檔案移動(dòng)服務(wù)平臺(tái)等內(nèi)容,規(guī)范了檔案治理。完善的數(shù)字檔案治理規(guī)范、制度為檔案數(shù)字化治理精細(xì)化水平提升創(chuàng)造了有利的條件,促使檔案治理工作越來(lái)越細(xì)化,最終形成了以數(shù)字化檔案治理法規(guī)為基礎(chǔ),以數(shù)字化檔案制度、標(biāo)準(zhǔn)為支撐的檔案治理體系,助力檔案治理朝著系統(tǒng)化、規(guī)范化方向不斷發(fā)展。

        三、數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展策略

        1.強(qiáng)化檔案數(shù)據(jù)治理理念,推動(dòng)檔案治理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

        在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,應(yīng)進(jìn)一步深化對(duì)檔案數(shù)據(jù)治理理念的認(rèn)識(shí),積極響應(yīng)國(guó)家治理體系現(xiàn)代化戰(zhàn)略要求,結(jié)合實(shí)際情況,成功建立多元協(xié)同的檔案數(shù)據(jù)治理體系,并構(gòu)建統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范的檔案治理業(yè)務(wù)體系,促進(jìn)不同治理主體協(xié)同創(chuàng)新,提升檔案治理的實(shí)效性,最終實(shí)現(xiàn)檔案依法治理、創(chuàng)新治理以及協(xié)同治理的目標(biāo)。與此同時(shí),還應(yīng)注重完善檔案數(shù)據(jù)法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。在具體建設(shè)的過(guò)程中,應(yīng)重點(diǎn)參考相關(guān)國(guó)際標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合當(dāng)前國(guó)家最新標(biāo)準(zhǔn),充分考慮當(dāng)下行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范,確保標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的合理合法性。還應(yīng)考慮檔案數(shù)據(jù)類型,制定符合實(shí)際需求的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用方案。通過(guò)立足檔案治理實(shí)際,梳理檔案歸檔范圍、歸檔要求,將其納入檔案治理規(guī)范的制度體系內(nèi),同時(shí),還應(yīng)參考檔案治理的效果,進(jìn)一步修訂、完善檔案治理制度,細(xì)化檔案治理標(biāo)準(zhǔn),建立一個(gè)更加科學(xué)、合理的檔案數(shù)據(jù)治理體系,更好地符合當(dāng)前數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求。此外,還應(yīng)加大投入,在內(nèi)部打造檔案治理智慧平臺(tái),有利于提高檔案數(shù)據(jù)治理效率,保障檔案治理的規(guī)范性。

        2.提高檔案隊(duì)伍數(shù)字化治理水平,加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)

        因?yàn)殛?duì)伍建設(shè)是檔案治理重要的組成內(nèi)容,所以,通過(guò)建立專業(yè)化的檔案治理隊(duì)伍,可以助力檔案治理工作穩(wěn)定順利開(kāi)展。尤其是在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,對(duì)檔案數(shù)字化治理提出了更高要求,所以需要進(jìn)一步提高檔案隊(duì)伍數(shù)字化治理水平,加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)。一方面,針對(duì)現(xiàn)有的檔案治理從業(yè)人員,需要做好系統(tǒng)和專業(yè)的培訓(xùn)工作,根據(jù)當(dāng)?shù)貦n案數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)際情況,合理規(guī)劃科學(xué)、高效的培訓(xùn)方案,提升檔案治理從業(yè)人員綜合素養(yǎng)。在培訓(xùn)過(guò)程中,可以靈活采用網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程授課、現(xiàn)場(chǎng)教學(xué)和實(shí)操講解等多種培訓(xùn)方式,確保培訓(xùn)教育效果。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)建立多維交叉的檔案治理人才培訓(xùn)考核制度,從而保障檔案治理從業(yè)人員既有過(guò)硬的專業(yè)能力,又具備較強(qiáng)的職業(yè)素養(yǎng)和道德素養(yǎng);另一方面,還應(yīng)積極推動(dòng)檔案治理人才強(qiáng)檔工程,落實(shí)檔案治理人才梯度建設(shè)。在“十四五”時(shí)期檔案治理人才要求的指導(dǎo)下,從檔案編纂開(kāi)發(fā)、大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用等方面入手,培養(yǎng)一批專業(yè)的檔案數(shù)字化人才,同時(shí),還可以引入一批年輕的檔案治理人才,進(jìn)一步優(yōu)化現(xiàn)有的檔案治理隊(duì)伍,提升隊(duì)伍中中青年專業(yè)人才的占比,構(gòu)建科學(xué)、合理的人才梯度,更好地實(shí)現(xiàn)檔案治理轉(zhuǎn)型與現(xiàn)代化發(fā)展。

        3.釋放檔案數(shù)據(jù)價(jià)值,實(shí)現(xiàn)檔案治理數(shù)據(jù)全過(guò)程管控

        因?yàn)榉拷üこ添?xiàng)目在建設(shè)過(guò)程中,通常會(huì)產(chǎn)生很多檔案資料信息,這些檔案資料信息類型多樣,包括文字、圖片和視頻等資料,其作為房建工程建設(shè)的重要依據(jù),在工程后續(xù)審核、驗(yàn)收、監(jiān)督和檢查等方面發(fā)揮著非常重要的作用。所以,在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,房建檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)圍繞重點(diǎn)房建工程、關(guān)鍵項(xiàng)目等,建立能夠覆蓋所有的業(yè)務(wù)系統(tǒng)、各種類型檔案數(shù)據(jù)資源體系,進(jìn)一步提升檔案數(shù)據(jù)資源基礎(chǔ)支撐力,為后續(xù)檔案利用創(chuàng)造有利條件。在這一過(guò)程中,需要積極推動(dòng)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型,將各種檔案數(shù)據(jù)信息數(shù)字化歸檔,形成完善的檔案數(shù)字資產(chǎn)。與此同時(shí),還應(yīng)調(diào)整檔案數(shù)據(jù)開(kāi)發(fā)利用過(guò)程,形成統(tǒng)一的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn),建立常態(tài)化的數(shù)字化檔案治理工作機(jī)制,提高檔案數(shù)字化治理水平。在此基礎(chǔ)上,還應(yīng)建立房建檔案數(shù)據(jù)智慧運(yùn)營(yíng)平臺(tái),做好配套的軟件與硬件設(shè)備設(shè)施建設(shè),可以自動(dòng)采集房建檔案數(shù)據(jù),整合與關(guān)聯(lián)相關(guān)的檔案數(shù)據(jù)信息,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)全生命周期協(xié)同化治理。通過(guò)結(jié)合人工智能、機(jī)器學(xué)習(xí)等先進(jìn)技術(shù),助力檔案治理智能決策支持,實(shí)現(xiàn)檔案治理業(yè)務(wù)全過(guò)程實(shí)時(shí)管控,增強(qiáng)檔案數(shù)字化治理效果,提高檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展水平。

        4.應(yīng)用先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù),提高檔案數(shù)據(jù)安全治理水平

        在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,檔案治理數(shù)字化、信息化水平越來(lái)越高,傳統(tǒng)檔案安全技術(shù)已經(jīng)難以滿足如今檔案數(shù)據(jù)治理安全的需求。在推動(dòng)檔案數(shù)字化治理的過(guò)程中,還要應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù),保障檔案數(shù)據(jù)治理的安全性。一方面,在檔案數(shù)據(jù)安全治理的過(guò)程中,可以應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù),立足檔案數(shù)據(jù)全生命周期,有效保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全。在具體實(shí)踐過(guò)程中,可以在改造升級(jí)現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)的過(guò)程中引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù),在正式引入前,主要將檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有的檔案數(shù)據(jù)展開(kāi)處理與簽名,通過(guò)采用非對(duì)稱加密算法,將檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成區(qū)塊鏈可讀模式,結(jié)合簽名實(shí)現(xiàn)身份認(rèn)證,可以有效地保護(hù)檔案數(shù)據(jù)安全。在引入?yún)^(qū)塊鏈技術(shù)后,檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)能夠?qū)n案數(shù)據(jù)與哈希值一起傳遞至檔案管理系統(tǒng),以此來(lái)確保檔案數(shù)據(jù)從業(yè)務(wù)系統(tǒng)到檔案管理系統(tǒng)中的傳輸安全性。在企業(yè)檔案管理系統(tǒng)中,還可以應(yīng)用區(qū)塊鏈技術(shù)四性檢測(cè)檔案數(shù)據(jù),并通過(guò)區(qū)塊鏈系統(tǒng)完成對(duì)檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)工作,從而在檔案管理系統(tǒng)發(fā)生技術(shù)故障時(shí),可以有效保障系統(tǒng)中檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的安全,避免檔案數(shù)據(jù)資料被丟失、泄密。在檔案治理方面,還可以應(yīng)用人工智能技術(shù)保障數(shù)據(jù)安全。比如,通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)可以對(duì)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)開(kāi)展分詞、關(guān)鍵詞抽取及文本分類處理,最終形成檔案數(shù)據(jù)分類分級(jí)詞庫(kù)、語(yǔ)料庫(kù)。在此基礎(chǔ)上,通過(guò)應(yīng)用深度學(xué)習(xí)聚類算法,不斷學(xué)習(xí)與訓(xùn)練,可以確保檔案管理系統(tǒng)自主發(fā)現(xiàn)存在的敏感檔案以及需要保密的檔案數(shù)據(jù),自動(dòng)幫助檔案管理人員完成檔案數(shù)據(jù)的分類存儲(chǔ),防止關(guān)鍵檔案信息被泄露,有效地保障了檔案數(shù)據(jù)的安全。

        5.完善法治保障,推動(dòng)檔案數(shù)據(jù)治理工作規(guī)范開(kāi)展

        推動(dòng)檔案法治建設(shè)是檔案治理重要的工作內(nèi)容。目前,雖然我國(guó)關(guān)于檔案治理已經(jīng)發(fā)布了一些法律法規(guī),但這些法律法規(guī)的規(guī)定依然不夠細(xì)化,有的法律法規(guī)還存在滯后性問(wèn)題,實(shí)際操作性不強(qiáng),最終影響了檔案治理的合法合規(guī)性。數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)一步增加了檔案治理的復(fù)雜程度,由于目前關(guān)于數(shù)字化檔案治理的相關(guān)法律法規(guī)內(nèi)容仍然不夠完善,因而在推動(dòng)檔案治理工作開(kāi)展的過(guò)程中,還應(yīng)注重完善法治保障,細(xì)化現(xiàn)有的法律法規(guī)內(nèi)容,增加數(shù)字化檔案的法律規(guī)范,確保檔案治理能夠適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型環(huán)境,發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

        在具體完善法治保障的過(guò)程中,需要注重結(jié)合實(shí)際,做好不同檔案法律法規(guī)之間關(guān)系的協(xié)同工作,重點(diǎn)解決相關(guān)數(shù)字化檔案治理國(guó)家層面法規(guī)與地方性法規(guī)的銜接與適用問(wèn)題。與此同時(shí),還應(yīng)結(jié)合當(dāng)下數(shù)字化檔案治理提出的新要求,完成對(duì)檔案法律法規(guī)內(nèi)容的調(diào)整與修訂。比如,可以完善《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》,增加關(guān)于數(shù)字檔案館建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范要求,調(diào)整其中的數(shù)據(jù)格式要求,更好地指導(dǎo)檔案治理數(shù)字化轉(zhuǎn)型。同時(shí),還需要結(jié)合數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下對(duì)檔案數(shù)字化治理提出的新要求,新增一些法律法規(guī)內(nèi)容,結(jié)合檔案治理實(shí)際,明確檔案數(shù)據(jù)治理主體、客體,制定檔案治理相關(guān)工具標(biāo)準(zhǔn),進(jìn)一步完善檔案數(shù)據(jù)分級(jí)分類標(biāo)準(zhǔn),從而為后續(xù)檔案數(shù)字化治理工作規(guī)范開(kāi)展提供良好的指導(dǎo),保障檔案數(shù)字化治理合法合規(guī),適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景的需求,使其發(fā)揮應(yīng)有的檔案治理價(jià)值,推動(dòng)檔案治理順利實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

        四、結(jié)語(yǔ)

        在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下,各單位對(duì)檔案治理工作提出了更高的要求。在這一過(guò)程中,檔案管理人員應(yīng)深刻認(rèn)識(shí)檔案治理的內(nèi)涵,做好檔案治理與檔案管理之間的區(qū)分,明確檔案治理的要求。同時(shí),還應(yīng)立足數(shù)字化背景,洞悉檔案治理工作過(guò)程中呈現(xiàn)的新動(dòng)向及未來(lái)發(fā)展趨勢(shì),適時(shí)調(diào)整檔案治理工作的方式與策略。最后,還需要從不同角度出發(fā),積極探索推動(dòng)檔案治理現(xiàn)代化發(fā)展的策略,助力檔案治理更好地適應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型環(huán)境,充分利用數(shù)字化轉(zhuǎn)型帶來(lái)的各種機(jī)遇,迎接各種問(wèn)題挑戰(zhàn),帶動(dòng)檔案治理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化發(fā)展。

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        作者單位:利津縣住房和城鄉(xiāng)建設(shè)事業(yè)發(fā)展服務(wù)中心

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