檔案信息化是指檔案管理部門在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理并提供利用，檔案管理重點從實體保管利用向檔案信息數(shù)字存儲及利用轉(zhuǎn)變。檔案信息化使檔案管理進一步邁向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、社會化，是新時代檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢和方向。根據(jù)《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》（以下簡稱《規(guī)劃》）部署和要求，“十四五”末，我國檔案信息化建設(shè)再上新臺階，新一代信息技術(shù)在檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，信息化與檔案事業(yè)深度融合，信息化發(fā)展保障機制日趨完善，基本實現(xiàn)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)型。2025年是實施《規(guī)劃》的收官之年，也是全面建設(shè)檔案信息化的關(guān)鍵之年。要把加快推進檔案信息化建設(shè)，認(rèn)真落實《實施條例》關(guān)于檔案信息化建設(shè)的各項規(guī)定和要求，不斷提升檔案信息化建設(shè)質(zhì)量和水平?！秾嵤l例》于2024年3月1日起正式實施?！秾嵤l例》是繼《檔案法》之后我國頒布的檔案領(lǐng)域又一條專門性行政法規(guī)，與《檔案法》共同筑起檔案管理的法治保障。《實施條例》共計八章五十二條，整部法規(guī)就檔案機構(gòu)及其職責(zé)、管理、利用和公布、信息化建設(shè)、監(jiān)督檢查和法律責(zé)任等做出了詳細(xì)規(guī)定。其中“檔案信息化建設(shè)”一章七條，從檔案信息化建設(shè)主體、內(nèi)容、電子檔案管理內(nèi)容、安全要求及檔案信息共享等做出了詳細(xì)規(guī)定和要求，成為指導(dǎo)和落實檔案信息化建設(shè)的綱領(lǐng)性文件。

1強化組織領(lǐng)導(dǎo)，重視檔案信息化機構(gòu)建設(shè)

檔案信息化是一項系統(tǒng)工程、長期工程，要高度重視檔案信息化機構(gòu)建設(shè)，打通檔案信息化建設(shè)各部門之間的壁壘，實現(xiàn)整體推進、密切配合效果。一是及時成立領(lǐng)導(dǎo)小組。2017年，國家檔案局專門成立了檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由時任國家檔案局局長、中央檔案館館長任組長。作為貫穿檔案工作始終的檔案信息化建設(shè)，要成立專門的工作領(lǐng)導(dǎo)小組，由單位主要負(fù)責(zé)人任組長，分管領(lǐng)導(dǎo)任副組長，各部門負(fù)責(zé)人為成員。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室于檔案室或辦公室，由部門負(fù)責(zé)人任辦公室主任，負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)的日常工作。二是明確職責(zé)。要把檔案信息化建設(shè)納人單位信息化建設(shè)規(guī)劃，與其他業(yè)務(wù)工作同部署、同落實。要進一步明確檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組的工作職責(zé)，包括檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組、職能部門負(fù)責(zé)人及檔案員及兼職工作的責(zé)任，落實地方黨委政府及單位有關(guān)信息化建設(shè)的部署和要求，推動本單位檔案信息化建設(shè)工作。同時，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)單位檔案信息化工作，制定檔案信息化建設(shè)工作方案，牽頭抓好貫徹落實，出臺單位檔案信息化建設(shè)相關(guān)規(guī)章制度。三是發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)小組的作用。推動檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組實質(zhì)化運行。積極推動檔案信息化建設(shè)月匯報、季分析、半年調(diào)度工作機制，定期評估檔案信息化建設(shè)工作進展，做好經(jīng)驗總結(jié)，并就檔案信息化建設(shè)過程中遇到的困難和問題，及時以小組名義向單位匯報，協(xié)調(diào)解決。

2夯實基礎(chǔ)工作，加強檔案信息化基礎(chǔ)建設(shè)

根據(jù)《實施條例》規(guī)定，檔案信息化建設(shè)包括配備適宜的專門機房，建設(shè)電子檔案管理信息系統(tǒng)，有條件的還要開展數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，提升檔案信息化水平。一是機房。功能齊全、運行可靠的計算機機房是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件。按照《電子信息系統(tǒng)機房設(shè)計規(guī)范》的要求做好機房設(shè)計與施工。按照要求配備相應(yīng)的服務(wù)器、存儲及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、UPS主機等。機房中的網(wǎng)絡(luò)平臺與區(qū)域配置相對獨立，集中布設(shè)服務(wù)器、存儲、網(wǎng)絡(luò)配線等，選用PDS模塊化綜合布線系統(tǒng)。二是網(wǎng)絡(luò)。根據(jù)國家電子政務(wù)基本構(gòu)架，檔案網(wǎng)絡(luò)環(huán)境建設(shè)涵蓋檔案部門內(nèi)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)及政務(wù)網(wǎng)，實行三網(wǎng)物理隔離。同時，為滿足社會公眾對檔案查詢的需要，建立面向普通群眾的部門門戶網(wǎng)站，將可供查詢利用的檔案信息上傳至互聯(lián)網(wǎng)。政務(wù)網(wǎng)中的辦公OA系統(tǒng)要與檔案部門辦公網(wǎng)絡(luò)連接，實現(xiàn)實時在線歸檔。選擇合適的網(wǎng)卡、中繼器、網(wǎng)橋、路由器、網(wǎng)關(guān)、調(diào)制解調(diào)器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備。同時，要配置先進的服務(wù)器，安裝Web服務(wù)器、電子郵件服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和應(yīng)用服務(wù)器，采用基于瀏覽器訪問的三層B/S構(gòu)架，提高系統(tǒng)運行整體性能和安全性。三是設(shè)備。檔案信息化建設(shè)需要必備的數(shù)字化加工、存儲等設(shè)備。購置掃描儀、非線性編輯設(shè)備、音視頻數(shù)字化采集轉(zhuǎn)換設(shè)備等，配備在線、離線和近似在線存儲設(shè)備，包括硬磁盤、磁盤陣列存儲設(shè)備等。近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)附加存儲（NAS）、存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)、虛擬磁帶庫、云存儲等虛擬技術(shù)廣泛應(yīng)用于檔案信息化領(lǐng)域，取得了良好的應(yīng)用效果。

3提升內(nèi)容質(zhì)量，注重檔案信息化資源建設(shè)

《實施條例》中明確提出電子檔案要達到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的要求，同時還要做到全過程可追溯、檔案信息構(gòu)成符合規(guī)范要求等。檔案館接收電子檔案還需要對其進行“四性”檢測1?！兑?guī)劃》中明確提出要深人推進檔案資源體系建設(shè)，按照“增量電子化、存量數(shù)字化”發(fā)展方向，加快推進檔案資源數(shù)字轉(zhuǎn)型，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。一是增量電子化。根據(jù)《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》相關(guān)規(guī)定，以及全國檔案業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建設(shè)為契機，做好新增檔案電子化。增量電子化的核心是電子檔案移交與接收，向前端延展，要求立檔單位檔案信息化管理、電子檔案移交封裝、進館檔案質(zhì)量檢測等。在實踐中，需要做好頂層規(guī)劃設(shè)計，統(tǒng)一電子檔案歸檔標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)資源管理體系，提高檔案數(shù)據(jù)收集的完整性、穩(wěn)定性。此外，增量電子化還要把握電子文件移交，通過云管端模式，即檔案資源接收系統(tǒng)為“云”，覆蓋立檔單位，實現(xiàn)全面信息化。也可通過集約化模式，實現(xiàn)電子檔案實時在線移交、接收，從而達到“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”要求。二是存量數(shù)字化。按照《規(guī)劃》要求，到“十四五”末，全國縣級以上綜合檔案館檔案數(shù)字化率應(yīng)達到 80% 。首先是加強組織領(lǐng)導(dǎo)。選擇具有檔案數(shù)字化資質(zhì)的第三方公司，協(xié)助立檔單位開展檔案數(shù)字化工作。成立檔案數(shù)字化外包工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確檔案數(shù)字化管理部門及人員職責(zé)，加快推動檔案數(shù)字化外包及監(jiān)督管理。其次是精心組織實施。在確定檔案數(shù)字化范圍、外包公司的基礎(chǔ)上，按照需求逐卷逐份逐件地整理，進行數(shù)字化掃描、修復(fù)，并做好數(shù)據(jù)整理，嚴(yán)格按照檔案數(shù)字化工作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，完成存量檔案數(shù)字化工作。同時，要組織人員進行人工抽檢和軟件自動檢驗，對目錄數(shù)據(jù)分批次驗收，把好質(zhì)量檢查登記及檔案數(shù)字化抽檢登記，抽檢合格的再進行數(shù)據(jù)測試、掛接，確保數(shù)據(jù)庫掛接率 .100% 。

4重視體制機制，健全檔案信息化保障建設(shè)

《實施條例》詳細(xì)規(guī)定了立檔單位檔案信息化建設(shè)頂層規(guī)劃，以及電子檔案全過程管理要求，《實施條例》的頒布實施對檔案信息化建設(shè)提出更高更嚴(yán)的要求。目前，檔案已經(jīng)從傳統(tǒng)載體的模擬態(tài)和傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字態(tài)向著結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)態(tài)和內(nèi)容管理的知識態(tài)轉(zhuǎn)變，檔案管理形態(tài)發(fā)生了根本性變化2。一是健全制度保障。首先是制定檔案信息化建設(shè)方案。根據(jù)立檔單位實際，制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，把檔案信息化建設(shè)納入單位信息化建設(shè)總體中謀劃和推動。并要做好頂層規(guī)劃設(shè)計，使檔案信息化建設(shè)系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)歸檔功能相銜接，實現(xiàn)實時在線自動歸檔。其次是完善檔案信息化管理制度。以《檔案法》《保密法》《檔案法實施條例》為基礎(chǔ)，制定檔案信息化管理制度。包括立檔單位檔案信息化收集、整理、歸檔及借閱、銷毀、保密等各項規(guī)章制度，提高檔案管理的規(guī)范化、制度化水平。再次是健全檔案信息化考核機制。檔案信息化建設(shè)是一項長期工程，要把檔案信息化建設(shè)納人業(yè)務(wù)考核范疇，實行獎優(yōu)懲劣，倒逼檔案信息化建設(shè)提檔升級、提質(zhì)增效。二是健全資源保障。檔案信息化建設(shè)需要人財物的支持和保障，根據(jù)立檔單位實際，根據(jù)檔案信息化建設(shè)需要，選配具有檔案學(xué)、信息學(xué)等復(fù)合型人才。同時，要做好檔案工作人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，有重點地加強信息技術(shù)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。根據(jù)立檔單位檔案業(yè)務(wù)的工作量，以及檔案信息化建設(shè)目標(biāo)，適當(dāng)增加經(jīng)費投人，把檔案信息化建設(shè)所需經(jīng)費納人部門年初預(yù)算，確保?？顚Ｓ?，在經(jīng)費使用上要有保障。根據(jù)檔案信息化建設(shè)設(shè)施設(shè)備的需要，配備必要的計算機、掃描儀、數(shù)碼照相機等。三是加大政策支持?！秾嵤l例》頒布時間較短，要在落實《實施條例》中持續(xù)頒布支持檔案信息化建設(shè)方面的政策支持力度。除了要求把檔案信息化建設(shè)納入規(guī)劃，也可以根據(jù)形勢發(fā)展變化，將檔案開放審核信息化納入部門考核，推進電子檔案單套管理等，在政策上做好引導(dǎo)和支持。

5守牢安全底線，強化檔案信息化安全建設(shè)

安全是檔案信息化建設(shè)的底線，也是保障檔案信息化建設(shè)成果的必然要求?！秾嵤l例》就檔案信息化建設(shè)做出諸多規(guī)定和具體要求。一是網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。通過訪問控制、應(yīng)用系統(tǒng)、基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)、身份認(rèn)證等技術(shù)，加強檔案信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)安全建設(shè)。如通過訪問控制技術(shù)，操作人員通過輸入密碼等驗證。安裝查殺毒軟件，定期更新系統(tǒng)軟件，保障系統(tǒng)運行穩(wěn)定。建立安全防火墻，能夠有效保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境安全。此外，還可以通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的物理隔離，確保病毒通過互聯(lián)網(wǎng)入侵網(wǎng)絡(luò)。二是資源安全建設(shè)。檔案信息化安全的關(guān)鍵是資源安全。按照《實施條例》規(guī)定，電子檔案除了“來源可靠”“程序規(guī)范”之外，還要滿足“要素合規(guī)”。移交的電子檔案還需對其進行“四性”檢測。這些舉措和要求都是為了保障檔案信息資源安全、規(guī)范，符合要求。為此，要嚴(yán)格執(zhí)行檔案信息化建設(shè)領(lǐng)域的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求。利用區(qū)塊鏈、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)對檔案信息及其元數(shù)據(jù)進行處理。此外，還要運用數(shù)據(jù)備份等，做好災(zāi)備，確保檔案數(shù)據(jù)安全4。三是環(huán)境安全建設(shè)。主要是指檔案信息化所運行的信息網(wǎng)絡(luò)、存儲的設(shè)備介質(zhì)載體等安全，以及計算機、庫房的設(shè)備運行環(huán)境要安全。檔案室?guī)旆恳凑铡鞍朔馈睒?biāo)準(zhǔn)建設(shè)，按照必要的預(yù)警系統(tǒng)，提升環(huán)境安全管理智能化水平5。

6發(fā)揮檔案價值，做好檔案信息化利用建設(shè)

《實施條例》明確提出要推動檔案信息化建設(shè)，提高檔案信息共享服務(wù)水平，促進全國檔案數(shù)字資源“三跨”共享利用。檔案信息化建設(shè)目標(biāo)之一就是要不斷提升檔案信息化的共享利用，發(fā)揮檔案“存史資政育人”功能。一是加快檔案信息化建設(shè)進程。按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，加快檔案信息資源數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、電子化，搭建檔案數(shù)據(jù)庫。積極構(gòu)建共享網(wǎng)絡(luò)，注重信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用，打造全國統(tǒng)一的檔案“三跨”共享網(wǎng)絡(luò)平臺。二是構(gòu)建檔案信息化服務(wù)平臺。一方面，要做好立檔單位的檔案信息化建設(shè)。另一方面，要將區(qū)域性檔案信息化建設(shè)進行有機整合，匯集各類各級檔案信息資源，將各種檔案信息資源收集、整理、分類、組合，形成更加有序、完整、規(guī)范的檔案信息體系。積極推進檔案一站式服務(wù)。各立檔單位積極對接全國檔案查詢利用服務(wù)平臺，實現(xiàn)全國檔案信息共享利用“一網(wǎng)通辦”。優(yōu)化一站式服務(wù)內(nèi)容及流程，簡化查檔用檔手續(xù)，降低查檔用檔成本，提高檔案服務(wù)效率。三是完善檔案信息化共享機制。實現(xiàn)檔案信息資源“三跨”（跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門）共享利用的規(guī)范化、科學(xué)化，根本在于建立健全檔案信息共享機制。一方面，要完善法規(guī)，明確檔案信息共享內(nèi)容、范圍、路徑，確定檔案信息共享權(quán)責(zé)邊界，壓實各方責(zé)任。另一方面，要建立相應(yīng)的協(xié)調(diào)機構(gòu)。在全國檔案信息資源共享利用“一網(wǎng)通辦”的基礎(chǔ)上，不斷完善資源共享的利用渠道與服務(wù)方式，提高用戶檔案信息資源共享利用的獲得感。

結(jié)語

《實施條例》為檔案工作，為檔案信息化建設(shè)提供了有力的法治保障，當(dāng)前和今后一個時期要重點做好《實施條例》的學(xué)習(xí)宣傳，吃透法規(guī)的精神要義，把準(zhǔn)檔案信息化建設(shè)的要點和關(guān)鍵，推動檔案信息化建設(shè)，

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作者簡介：湯瀟雅（1986.11—），碩士研究生學(xué)歷，就職于泰安市全民健身服務(wù)中心，主要從事檔案管理研究。