文件是檔案的前身，檔案是文件的歸宿1]。文件生命周期理論認(rèn)為文件從其形成到銷毀或永久保存是一個完整的生命過程，涵蓋生成、應(yīng)用、暫存、保存等若干階段2。其中產(chǎn)生階段應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確完整、格式規(guī)范統(tǒng)一；應(yīng)用階段應(yīng)重視文件流轉(zhuǎn)、審批、管理等；暫存應(yīng)選擇適宜的存儲方式及介質(zhì)；保存則要做好價值鑒定，并按照檔案管理要求做好整理、歸檔。文書檔案是行政管理過程中產(chǎn)生的具有保存價值的信息資料，蘊含著豐富的信息內(nèi)容，見證了各個時期的發(fā)展變化，具有“存史資政育人”功能。但從文書檔案管理現(xiàn)狀來看，突出表現(xiàn)在流程碎片化、“收管用”脫節(jié)、流程管理復(fù)雜等方面。精細化管理是一種現(xiàn)代管理理念和先進的管理方法，突出強調(diào)管理過程細化、量化、標(biāo)準(zhǔn)化，實現(xiàn)資源優(yōu)化配置及精準(zhǔn)高效管理?；谌鞒汤砟钕挛臅鴻n案精細化管理，就是要把精細化理念應(yīng)用于文書檔案的生成、應(yīng)用、暫存、保存等全流程，以精細化管理推動文書檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。

1精細化管理的相關(guān)理論概述

精細化管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的主要理念，本質(zhì)是以精細、精確、精準(zhǔn)為目標(biāo)，對企業(yè)各項經(jīng)營活動進行全面管控，實現(xiàn)最優(yōu)資源配備與運營效率5。將精細化管理引人文書檔案全流程管理，有利于提高文書檔案管理的質(zhì)量，促進文書檔案管理工作可持續(xù)發(fā)展。

1.1精細化管理的主要內(nèi)容

（1）精細化操作。就是指文書檔案管理活動中的每一個環(huán)節(jié)、每一個行為都符合規(guī)范和要求。所有參與文書檔案工作的人員都要遵守這一規(guī)范和要求，使文書檔案管理整體更趨規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。（2）精細化控制。要求檔案部門要把文書檔案作為一個流程，從文件形成、文書檔案收集、分類、整理、歸檔、保存、利用、銷毀等全流程有計劃、有落實、有總結(jié)，控制好全流程中的每一個過程，提升檔案管理人員流程的參與度、責(zé)任感。（3）精細化核算。檔案管理者要熟悉文書檔案管理的必要條件和主要手段，通過宣傳、培訓(xùn)，讓參與文書檔案管理的工作人員了解這些必要條件和主要手段，通過“核算”發(fā)現(xiàn)問題，提升文書檔案的管理質(zhì)效。（4）精細化分析。分析是總結(jié)成功經(jīng)驗、查找問題和不足，是提升檔案管理核心競爭力的有力手段，也是文書檔案精細化管理的前提和保障。精細分析文書檔案生成、應(yīng)用、暫存、保存等流程的管理質(zhì)量和效率，將成功經(jīng)驗以制度形式固化下來，及時解決問題和不足。（5）精細化規(guī)劃。規(guī)劃是推動文書檔案精細化管理的重要手段。一方面，要根據(jù)文書檔案的管理現(xiàn)狀制定近中遠期目標(biāo)；另一方面，要圍繞這一目標(biāo)而制訂具體的落實計劃。精細化管理就是要求文書檔案管理制定的目標(biāo)、計劃有依據(jù)、可執(zhí)行、能實現(xiàn)。

1.2精細化管理的具體要求

（1）落到實處是前提。精細化管理是文書檔案管理的理念，更是文書檔案管理的方法。精細化操作、控制、核算、分析和規(guī)劃都體現(xiàn)在落實上，并貫穿于文書檔案管理全流程。部署不等于完成。部署只是將精細化理念、要點、方法、步驟進一步清晰化，關(guān)鍵還要將其落到文書檔案管理的各個流程。（2）嚴(yán)格管理是保障。精細化管理與普通管理的區(qū)別在于“精細”。而評價管理是否“精細”的關(guān)鍵又在于嚴(yán)格。即把文書檔案管理中的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和要求嚴(yán)格地落到實處，并要對執(zhí)行效果進行監(jiān)督考核，否則精細化管理效果就會大打折扣。（3）流程控制是關(guān)鍵。在精細化管理執(zhí)行過程中，流程控制是關(guān)鍵。就是要把各個流程、環(huán)節(jié)中文書檔案管理的每一個標(biāo)準(zhǔn)、每一項要求進一步精細化、具體化，同步做好流程跟蹤和反饋，獎懲跟進。

1.3精細化管理人的作用

文書檔案精細化管理是理念，也是一種方法，要特別重視檔案管理人員在其中所發(fā)揮的功能作用。一方面，文書檔案精細化管理主體是人。即分管領(lǐng)導(dǎo)、檔案管理人員和具體執(zhí)行人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，將文書檔案管理理念、習(xí)慣、方法由粗放式向精細化轉(zhuǎn)變，堅持目標(biāo)導(dǎo)向、效果導(dǎo)向，追求極致。另一方面，文書檔案精細化管理的客體是檔案。要把文書檔案管理流程精細地劃分為若干個流程，并把每一個流程再細分若干細節(jié)，確保文書檔案管理零缺項、零差錯、高質(zhì)效。

2文書檔案管理的流程及內(nèi)容

從流程角度來看（見上圖），文書檔案管理始于文件資料收集，止于文書檔案統(tǒng)計，共8個環(huán)節(jié)，構(gòu)成了文書檔案管理的整體。根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》《文書檔案案卷格式》《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，要把精細化理念融入文書檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和編研若干流程，以每一個流程、細節(jié)的精細化實現(xiàn)文書檔案管理整體的精細化。

2.1精細化收集

文書材料的收集工作是文書檔案工作的起始環(huán)節(jié)，凡是立檔單位在黨務(wù)、行政管理等活動中形成的文件材料均應(yīng)納入歸檔收集范圍。做好文書檔案收集精細化，就要達到：（1）熟悉收集要求。即屬于納入收集范圍的文件材料應(yīng)是齊全完整（體現(xiàn)在兩個層面：機關(guān)各門類、各載體文件材料收集齊全完整；各類文件材料組成要件收集齊全完整），符合長期保管要求；文件材料精煉準(zhǔn)確，反映立檔單位的主要職能；移交歸檔應(yīng)及時。（2）掌握收集方法。明確文件材料的具體收集人員，建立文件材料收集制度，堅持定期收集與日常收集相結(jié)合，遵循“誰主辦、誰歸檔、誰承辦、誰歸檔”原則，做到“隨辦隨歸”。精準(zhǔn)劃分文件歸檔范圍，還要建立相應(yīng)的收集歸檔工作獎懲機制，營造收集歸檔的良好工作氛圍。（3）明確收集重點。文件材料收集范圍與歸檔范圍一致，重點收集本機關(guān)形成的重要文件材料，也要收集其他機關(guān)對本機關(guān)主管業(yè)務(wù)密切有關(guān)的文件材料。立檔單位要健全收發(fā)文登記制度，重視“白頭文件”（如計劃、總結(jié)等）材料是否收集歸檔。

2.2精細化整理

文書檔案整理，就是指按照《歸檔文件整理規(guī)則》對檔案進行系統(tǒng)分類、組合、排列、編號、基本編目，使之有序化的過程。精細化整理先要做好文書檔案分類，確定文件材料歸檔范圍及保管期限，再做好“件”的排序，按照事由原則做好件的排序，同時還要注意件內(nèi)稿本排序，如正文在前，附件在后；印件在前，定稿在后等；還要根據(jù)檔案分類方案和文件排列順序編制檔號，并加蓋歸檔章，逐件編制歸檔文件目錄，要科學(xué)編制序號、檔號、文號、責(zé)任者、題名、日期、密級、頁數(shù)、備注等項目，裝訂、編頁、裝盒，并填寫備考表，按照機構(gòu)（問題）序列或保管期限依次上架，避免頻繁倒架。文書檔案精細化整理需要做到嚴(yán)、細、實，即規(guī)定執(zhí)行要從“嚴(yán)”，無論是文書檔案歸檔范圍劃分，還是檔案分類、組合、排列、編號、編目等都要嚴(yán)格遵守檔案整理規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，不得有任何變通或打折扣。日常管理要從“細”，要從實體文書檔案和電子文書檔案兩個方面做細管理，如運用RFID、磁性標(biāo)簽等技術(shù)，注重檔案整理精細化、現(xiàn)代化。措施落地從“實”，要把《檔案法》《檔案法實施條例》《歸檔文件整理規(guī)則》等要求的各項措施落實落地，以實際成效檢驗檔案整理成果。

2.3精細化保管

文書檔案精細化保管是一項技術(shù)性、科學(xué)性很強的工作。要達到精細化保管，就需要做到物數(shù)相符。即文書檔案實體與目錄數(shù)量相一致，入庫時要仔細清點，借閱歸還時要放回原處，還要定期檢查保管情況。突出重點。隨著管理年限的增長，文書檔案的數(shù)量和規(guī)模也呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢，要突出文書檔案中的永久、重要檔案的保護，兼顧一般。管用結(jié)合。精細化文書檔案管理不是一味的管理，還要兼顧文書檔案的利用，正確處理好“管”與“用”的關(guān)系，發(fā)揮文書檔案的利用價值。防治結(jié)合。堅持安全第一、預(yù)防為主原則，確保文書檔案保管的安全。同時，也要針對文書檔案保管面臨的各種安全因素的威脅，積極采取有效措施，提前制定應(yīng)急預(yù)案。

2.4精細化檢索

檢驗、評價文書檔案檢索質(zhì)量和效率的標(biāo)準(zhǔn)為查全率、查準(zhǔn)率，即從全面性、準(zhǔn)確性兩個方面滿足文書檔案利用者的利用需求。文書檔案檢索，即存儲和查找檔案信息的過程。檢索作為檔案利用的重要應(yīng)用場景之一，要善于運用OCR、自然語言理解、視頻解析等AI技術(shù)，將文本文檔等文書檔案內(nèi)容進行智能識別，并將其轉(zhuǎn)化為可檢索查詢的數(shù)據(jù)。文書檔案信息檢索作為檔案精細化管理工作的一項重要內(nèi)容，既要做好各種檢索工具編制，為查找文書檔案資料奠定基礎(chǔ)，也要利用檢索工具、計算機信息檢索系統(tǒng)為查檔者提供檢索服務(wù)。文書檔案信息檢索的質(zhì)量是衡量文書檔案管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，精細化文書檔案檢索要做到迅速、及時、準(zhǔn)確、全面。當(dāng)前，就是要善于運用Deepseek、OCR、自然語言理解等AI技術(shù)，通過關(guān)鍵目錄數(shù)據(jù)庫檢索以及檔案全文檢索，對Word、PDF、jpg等各種文檔格式的文書檔案實現(xiàn)精準(zhǔn)、高效檢索?？衫蒙窠?jīng)網(wǎng)絡(luò)和文本聚類等智能技術(shù)，捕獲場景信息，實現(xiàn)精準(zhǔn)檢索。

2.5精細化利用

文書檔案的利用，即利用者以閱覽、復(fù)制、摘錄等方式使用文書檔案的活動。當(dāng)前，要發(fā)揮文書檔案“存史資政育人”功能，就需要進一步做好文書檔案精細化利用。一方面，要圍繞經(jīng)濟社會發(fā)展的中心大局，拓展服務(wù)領(lǐng)域。聚焦就業(yè)、土地、房屋等民生領(lǐng)域，不斷豐富館藏檔案資源，為檔案精細化利用奠定基礎(chǔ)。另一方面，要優(yōu)化查檔流程，簡化查檔手續(xù)，實化查檔手段，將人工智能技術(shù)應(yīng)用于文書檔案的檢索利用領(lǐng)域，完善檔案查閱須知、檔案室查閱檔案流程圖，做好檔案的開放審核等，提高查檔效率。創(chuàng)新查檔模式，開通“線上”查檔渠道，做好“線下”延時、延伸服務(wù)及信函查詢等，探索“一站式”“一鍵式”查檔服務(wù)。同時，也要做好檔案精細化利用效果的跟蹤調(diào)查，實時收集檔案利用意見的反饋，持續(xù)改進。

2.6精細化編研

文書檔案編研是指檔案工作者圍繞主題，通過收集、歸納、整理、摘編、分析等步驟，將具有價值的文書檔案信息匯成編研成果，使之成為更適合用戶利用的形式，并將成果公開出版、推薦、分發(fā)給相關(guān)人員使用的一種文書檔案資源開發(fā)利用方式。文書檔案編研主要以館（室）藏檔案為對象，要實現(xiàn)編研精細化，就需要從三個方面抓好落實：一是精細化選題。選題是檔案編研成功于否的首要環(huán)節(jié)，要綜合考慮社會需求、現(xiàn)有文獻和編輯力量確定選題方向，并做好編研大綱、選材大綱、計劃擬定等基礎(chǔ)工作。二是精細化選材。要從典型性、新穎性、真實性、完整性方面把握好選材標(biāo)準(zhǔn)，按照初選、復(fù)選、定選等程序把握好選材步驟。三是精細化加工。按照求真、求實、規(guī)范原則，做好內(nèi)容加工及分類編排。

3基于全流程理念下文書檔案精細化管理的措施

3.1樹立文書檔案全流程精細化管理理念

文書檔案管理者要加強《檔案法》《檔案法實施條例》等法律法規(guī)知識的學(xué)習(xí)，以及文書檔案整理相關(guān)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，熟悉文書檔案管理的每一個流程及每一個流程的具體步驟和要求，要把精細化管理理念融入其中，用以指導(dǎo)和推動文書檔案精細化管理落到實處。

3.2落實文書檔案全流程精細化管理的要求

一份部署、九份落實。文書檔案精細化管理關(guān)鍵在于落實與執(zhí)行。因此，要根據(jù)文書檔案的收集、整理、保管、檢索、利用和編研的流程特點和實際，把精細化標(biāo)準(zhǔn)和要求落實到這些流程里，做到統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一口徑、統(tǒng)一規(guī)格地管理文書檔案。同時，做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素能，提高文書檔案精細化管理的能力和水平。

3.3加強文書檔案全流程精細化管理的督查

文書檔案精細化管理是適應(yīng)新時代檔案高質(zhì)量管理的現(xiàn)實需要，要把文書檔案全流程精細化管理作為一項常規(guī)工作抓緊抓實，同時，要做好日常監(jiān)督檢查，確保文書檔案精細化理念和要求真正落實到每個環(huán)節(jié)、每一流程，將監(jiān)督檢查結(jié)果作為考核的重要依據(jù)，以查促改、以改促效。

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作者簡介：樊秀清（1976.6—），大學(xué)學(xué)歷，濟寧市兗州區(qū)市政園林服務(wù)中心館員，主要從事檔案管理研究。