在數(shù)字化轉(zhuǎn)型背景下，新技術(shù)的廣泛應(yīng)用促使文書(shū)檔案治理方式和管理形式發(fā)生根本性變化，逐步從傳統(tǒng)向現(xiàn)代轉(zhuǎn)變。行政機(jī)關(guān)是國(guó)家政策的執(zhí)行者，文書(shū)檔案的歸集質(zhì)量和服務(wù)能力直接關(guān)系著社會(huì)管理效率。大數(shù)據(jù)等技術(shù)的深度應(yīng)用，傳統(tǒng)的文書(shū)檔案紙質(zhì)管理模式面臨著前所未有的壓力與挑戰(zhàn)，如何適應(yīng)新的治理環(huán)境，成為重要的時(shí)代課題。

1新時(shí)代行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的多維度價(jià)值剖析

隨著對(duì)政府治理效能要求的提升，文書(shū)檔案管理的地位和作用日益受到關(guān)注。文書(shū)檔案是行政機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的最真實(shí)記錄，對(duì)社會(huì)發(fā)展和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行具有重要保存和參考價(jià)值。文書(shū)檔案既對(duì)政府治理和事業(yè)發(fā)展起到憑證作用，也是社會(huì)治理思路和民族精神傳承的載體，對(duì)于總結(jié)治理的經(jīng)驗(yàn)和智慧、探索社會(huì)發(fā)展規(guī)律具有重要文化價(jià)值。

1.1文書(shū)檔案管理具有驅(qū)動(dòng)社會(huì)發(fā)展的引擎作用

從社會(huì)治理角度來(lái)看，文書(shū)檔案的記錄功能是推動(dòng)資源優(yōu)化配置、實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)高質(zhì)量發(fā)展的驅(qū)動(dòng)力。一方面，文書(shū)檔案成為重要的治理寶庫(kù)，與大數(shù)據(jù)、人工智能深度融合，形成驅(qū)動(dòng)社會(huì)發(fā)展的新業(yè)態(tài)，為社會(huì)治理提供了新思路；另一方面，行政機(jī)關(guān)憑借文書(shū)檔案和算法優(yōu)勢(shì)，開(kāi)展檔案增值服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案應(yīng)用范圍的擴(kuò)展，為社會(huì)發(fā)展提供新的檔案產(chǎn)品。

1.2文書(shū)檔案成為重要的智慧寶庫(kù)

行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案在社會(huì)運(yùn)行中扮演著重要角色，檔案的真實(shí)性、連續(xù)性、系統(tǒng)性為社會(huì)發(fā)展提供了可靠依據(jù)。在維護(hù)財(cái)產(chǎn)安全、保障人民根本利益方面發(fā)揮著不可替代的作用。特別是文書(shū)檔案實(shí)現(xiàn)跨部門(mén)、跨領(lǐng)域、跨地區(qū)的有序流動(dòng)，實(shí)現(xiàn)了從“群眾跑腿”到“數(shù)據(jù)辦理”的轉(zhuǎn)變，文書(shū)檔案已成為政府重要的數(shù)據(jù)寶庫(kù)。

1.3文書(shū)檔案高質(zhì)量管理具有示范引領(lǐng)作用

作為行政機(jī)關(guān)管理的主體，文書(shū)檔案管理的方式與質(zhì)量對(duì)檔案工作發(fā)展至關(guān)重要。從方法論上看，文書(shū)檔案“四個(gè)體系”建設(shè)的創(chuàng)新路徑，為其他類(lèi)別提供可復(fù)制可推廣的經(jīng)驗(yàn)做法，有利于提升整體檔案管理的效能。從技術(shù)應(yīng)用上看，文書(shū)檔案與信息技術(shù)相融合門(mén)檻較低，可在管理系統(tǒng)研發(fā)、安全軟件測(cè)試、資源流動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)制定等方面進(jìn)行先行先試，為大范圍應(yīng)用提供經(jīng)驗(yàn)參考l2。

2新時(shí)代行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的現(xiàn)狀分析

近年來(lái)，國(guó)家加大對(duì)檔案工作的重視力度和財(cái)政扶持，檔案事業(yè)發(fā)展環(huán)境更加優(yōu)化，行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理工作取得新成績(jī)，文書(shū)檔案價(jià)值得到釋放，但也應(yīng)看到文書(shū)檔案與治理能力現(xiàn)代化的要求還存在差距，亟需精準(zhǔn)發(fā)力、補(bǔ)齊短板。

2.1依法管理能力顯著提高

隨著檔案法律法規(guī)的日益完善和法治政府建設(shè)的扎實(shí)推進(jìn)，行政機(jī)關(guān)依法治檔能力顯著提高，檔案工作基礎(chǔ)得到進(jìn)一步夯實(shí)。文書(shū)檔案治理結(jié)構(gòu)逐步優(yōu)化，建立了領(lǐng)導(dǎo)小組和組織架構(gòu)，配備專兼職文書(shū)檔案管理人員，保障資金投人，檔案管理基礎(chǔ)更加厚實(shí)；檔案信息化建設(shè)扎實(shí)推進(jìn)，電子檔案單套制在部分單位已經(jīng)推廣，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案收、管、存、用的全流程管理，檔案資源多跑腿、人民群眾少跑路成為現(xiàn)實(shí)，文書(shū)檔案成為數(shù)字中國(guó)建設(shè)重要的一環(huán)，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型取得新成效；《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《電子檔案管理規(guī)范》等行業(yè)法律法規(guī)得到有效落實(shí)，行政機(jī)關(guān)堅(jiān)持依法管理文書(shū)檔案，安全底線不斷夯實(shí)，檔案收集更加齊全、資源連續(xù)性更強(qiáng)。檔案從封閉走向開(kāi)放取得了新成績(jī)，檔案資政服務(wù)范圍與形式越來(lái)越廣，在服務(wù)新質(zhì)生產(chǎn)力、推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)高質(zhì)量發(fā)展方面凸顯了檔案價(jià)值。綜上，新時(shí)代文書(shū)檔案治理體系和治理能力實(shí)現(xiàn)質(zhì)的提升，“四個(gè)體系”建設(shè)效果顯著，檔案影響力不斷擴(kuò)大，檔案工作社會(huì)氛圍更加濃厚。

2.2檔案現(xiàn)代化水平有待加強(qiáng)

2.2.1文書(shū)檔案數(shù)據(jù)化建設(shè)力度不足。檔案信息化尚未完全轉(zhuǎn)型到數(shù)據(jù)建設(shè)層級(jí)，信息化管理系統(tǒng)功能單一，大數(shù)據(jù)、人工智能沒(méi)有充分融人文書(shū)檔案數(shù)據(jù)管理的全過(guò)程，數(shù)字資源影響力和覆蓋面不足，難以產(chǎn)生較大的社會(huì)效益。

2.2.2檔案共享力度需要加強(qiáng)。文書(shū)檔案分級(jí)劃控亟需完善，開(kāi)放審核標(biāo)準(zhǔn)化程度低，檔案開(kāi)放率較低，不能實(shí)現(xiàn)利用與安全的有機(jī)平衡，限制了檔案利用范圍，數(shù)據(jù)流通存在梗阻。共享平臺(tái)建設(shè)滯后，文書(shū)檔案結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)混雜，數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化管理需要加強(qiáng)，部分檔案數(shù)據(jù)格式差異性較大，無(wú)法實(shí)現(xiàn)有效共享，需要按照《電子檔案管理規(guī)范》，實(shí)現(xiàn)共享資源規(guī)范化治理。

2.2.3安全建設(shè)有待提升。安全治理技術(shù)更新不及時(shí)，區(qū)塊鏈等新興防護(hù)技術(shù)未納入治理規(guī)劃，融合力度有待加強(qiáng)，檔案失泄密風(fēng)險(xiǎn)較高，亟需構(gòu)建全方位、立體化的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)。安全意識(shí)不足，宣傳引導(dǎo)不到位，管理人員紅線思維不夠。

2.2.4檔案利用服務(wù)效能不強(qiáng)。文書(shū)檔案價(jià)值尚未完全開(kāi)發(fā)，檔案在服務(wù)中心大局、經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展和人民群眾需求方面還有提升空間。管理者對(duì)社會(huì)熱點(diǎn)問(wèn)題關(guān)注不夠，加之未認(rèn)識(shí)到文書(shū)檔案蘊(yùn)含的治理經(jīng)驗(yàn)和智慧，造成資政服務(wù)未能開(kāi)局破題。

2.2.5檔案管理機(jī)制有待進(jìn)一步優(yōu)化。資金投入需要持續(xù)加強(qiáng)，特別是在軟硬件更新上應(yīng)加大力度。人員培訓(xùn)保障支持力度較弱，管理人員對(duì)新技術(shù)的內(nèi)涵、趨勢(shì)和應(yīng)用理解不夠深刻，創(chuàng)新思維缺乏，應(yīng)著力提升管理人員的技能水平與業(yè)務(wù)視野，適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的工作要求。

2.2.6檔案基礎(chǔ)較為薄弱。對(duì)檔案相關(guān)法律和規(guī)范理解不透徹，檔案收集不齊全問(wèn)題依然存在，全面性、廣泛性建設(shè)需要深化；檔案收集通道不夠順暢，部門(mén)之間缺乏協(xié)調(diào)配合。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范執(zhí)行有溫差，檢查督導(dǎo)不夠經(jīng)常，歸集質(zhì)量需要提高。

3新時(shí)代行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案管理的優(yōu)化策略

文書(shū)檔案管理要按照“四個(gè)好”“兩服務(wù)”要求，踐行“三個(gè)走向”理念，從信息社會(huì)發(fā)展高度重塑管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案工作創(chuàng)新發(fā)展。

3.1堅(jiān)持制度引領(lǐng)

一是建立標(biāo)準(zhǔn)化工作制度。明確管理者的職責(zé)定位，以精細(xì)化理念提升管理效能。行政機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》，明確文書(shū)檔案的歸檔范圍、收集時(shí)限與保管期限，從戰(zhàn)略層面將大數(shù)據(jù)、人工智能等新技術(shù)納人檔案管理的創(chuàng)新實(shí)踐。根據(jù)文書(shū)檔案的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、內(nèi)容、來(lái)源及功能等因素，制定科學(xué)合理的分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，提升文書(shū)檔案管理的效率與準(zhǔn)確性，確保每一份文書(shū)檔案妥善歸類(lèi)、便于檢索。二是加快標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)。針對(duì)文書(shū)檔案數(shù)據(jù)不統(tǒng)一問(wèn)題，要建立從采集到歸檔全流程的通用性標(biāo)準(zhǔn)，建立質(zhì)量評(píng)估制度，為數(shù)據(jù)流通奠定基礎(chǔ)。針對(duì)數(shù)據(jù)非結(jié)構(gòu)化、多元異構(gòu)等難題，依據(jù)《電子檔案管理辦法》要求，因地制宜地制定擴(kuò)展細(xì)則和應(yīng)用規(guī)范，以增強(qiáng)標(biāo)準(zhǔn)的針對(duì)性與可操作性。三是加強(qiáng)方法創(chuàng)新。檔案管理者要提高政治站位，積極將文書(shū)檔案融人數(shù)字中國(guó)等國(guó)家戰(zhàn)略，將現(xiàn)代化的數(shù)據(jù)治理理念和專業(yè)方法應(yīng)用到文書(shū)檔案的管理中，厘清職責(zé)邊界、堅(jiān)持分工協(xié)作，強(qiáng)化對(duì)安全保管、開(kāi)發(fā)利用等重點(diǎn)環(huán)節(jié)的監(jiān)督。四是做好人員培訓(xùn)。創(chuàng)造條件讓管理者熟悉信息技術(shù)前沿，提高檔案數(shù)據(jù)管理能力。注重激勵(lì)機(jī)制建設(shè)，讓管理人員主動(dòng)探索文書(shū)檔案管理的新方法與新路徑，激發(fā)內(nèi)生動(dòng)力。常態(tài)化地開(kāi)展專題講座等活動(dòng)，更新技術(shù)理念，提高信息化治理能力。

3.2提高管理水平

一是建立數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能》的規(guī)定，行政機(jī)關(guān)要建立面向技術(shù)創(chuàng)新的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建檔案收、管、存、用全生命周期管理平臺(tái)。比如，電子文件可通過(guò)語(yǔ)義理解、關(guān)聯(lián)范圍、關(guān)鍵詞匹配等多種智能化手段，讓電子檔案自動(dòng)關(guān)聯(lián)，從任意維度切人，都能夠厘清文書(shū)檔案的流程。在海量的電子檔案庫(kù)中，通過(guò)智能化的識(shí)別、語(yǔ)義分析匹配、關(guān)鍵字模糊查詢、多條件組合查詢、查詢條件自定義等多種方式，快速精準(zhǔn)定位目標(biāo)檔案，實(shí)現(xiàn)秒級(jí)檢索。在安全建設(shè)方面，基于電子簽名技術(shù)，賦予電子檔案防篡改的能力，并擴(kuò)展到所有數(shù)字成果的存檔，讓所有數(shù)智化成果安全保管。二是建立共享平臺(tái)。隨著大數(shù)據(jù)的深入應(yīng)用，行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案資源蘊(yùn)含的巨大經(jīng)濟(jì)和社會(huì)價(jià)值受到極大重視。行政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)以大數(shù)據(jù)助推決策科學(xué)化，將原本分散存儲(chǔ)在不同部門(mén)、行業(yè)的文書(shū)檔案統(tǒng)一管理，整合共享，打破數(shù)據(jù)壁壘，跨越協(xié)同鴻溝。比如，建立檔案來(lái)源可確認(rèn)、使用范圍可界定、流通過(guò)程可追溯、安全風(fēng)險(xiǎn)可防范的檔案可信共享平臺(tái)，有效促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)縱向貫通、橫向聯(lián)通。需要注意的是行政機(jī)

關(guān)要依據(jù)《全國(guó)一體化政務(wù)大數(shù)據(jù)體系建設(shè)指南》，厘清不同層級(jí)部門(mén)文書(shū)檔案共享的邊界，最大限度地挖掘檔案潛能、發(fā)揮文書(shū)檔案價(jià)值、釋放價(jià)值紅利，打造文書(shū)檔案線上利用一體化格局。

3.3做好技術(shù)賦能

人工智能技術(shù)的加速滲透，為文書(shū)檔案價(jià)值提煉提供新的工具。為順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，行政機(jī)關(guān)要做好新技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的創(chuàng)新應(yīng)用。在資源收集層面，發(fā)揮機(jī)器算法高效的預(yù)測(cè)和分類(lèi)優(yōu)勢(shì)，自動(dòng)識(shí)別文書(shū)檔案資源建設(shè)中無(wú)效、低質(zhì)、冗余、錯(cuò)誤的數(shù)據(jù)，提升收集的精準(zhǔn)度。加大智能化集采工具的運(yùn)用，推動(dòng)多元異構(gòu)數(shù)據(jù)的高效歸集。在資源整合層面，利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)將數(shù)據(jù)資源自動(dòng)分類(lèi)到不同類(lèi)別，全方位實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案文本語(yǔ)義的理解和知識(shí)化抽取，實(shí)現(xiàn)智能化、便捷化的搜索應(yīng)用。在內(nèi)容審核方面，利用人工智能平臺(tái)、語(yǔ)義分析系統(tǒng)，嵌人開(kāi)放鑒定的關(guān)鍵詞，優(yōu)化開(kāi)放審核流程，由計(jì)算機(jī)提出初步開(kāi)放鑒定意見(jiàn)，人工再進(jìn)行初審、復(fù)審、終審，確保檔案開(kāi)放審核的準(zhǔn)確性。在資源呈現(xiàn)方面，提高大模型、知識(shí)圖譜混合搜索與知識(shí)化呈現(xiàn)的能力，利用人工智能完善數(shù)據(jù)管理體系，破解文書(shū)檔案數(shù)據(jù)碎片化難題，讓“沉睡”的數(shù)據(jù)資源轉(zhuǎn)化為治理智慧。

3.4深化編研利用

一是做好資政服務(wù)。管理者要圍繞經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重點(diǎn)、難點(diǎn)、熱點(diǎn)問(wèn)題，積極開(kāi)展檔案編研工作，研究編纂具有廣度和深度的編研課題，為領(lǐng)導(dǎo)決策和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展服務(wù)。積極探索文書(shū)檔案“編研 + ”模式，推動(dòng)文書(shū)檔案創(chuàng)造性轉(zhuǎn)化、創(chuàng)新性開(kāi)發(fā)，通過(guò)微視頻、主題展覽等形式，深挖館藏檔案的資源價(jià)值，整合檔案編研力量，拓展檔案利用的服務(wù)范圍，提高服務(wù)中心大局的能力和水平。要用好大數(shù)據(jù)、機(jī)器學(xué)習(xí)等智能化技術(shù)，掌握民生熱點(diǎn)、產(chǎn)業(yè)發(fā)展趨勢(shì)和經(jīng)濟(jì)運(yùn)行態(tài)勢(shì)，加大數(shù)據(jù)整合與部門(mén)聯(lián)合，實(shí)現(xiàn)檔案管理與統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、經(jīng)濟(jì)部門(mén)的聯(lián)動(dòng)與交叉，從文書(shū)檔案中揭示治理規(guī)律、預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)形勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案資源價(jià)值最大化。二是創(chuàng)新檔案服務(wù)。善于從以“收集”為核心的傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)變?yōu)橐浴袄谩睘橹鞯默F(xiàn)代理念，在上級(jí)部門(mén)、人民群眾的利用結(jié)構(gòu)中尋找規(guī)律，以需求為導(dǎo)向開(kāi)展精準(zhǔn)化服務(wù)。在重大項(xiàng)目建設(shè)、突發(fā)應(yīng)急事件處理中，管理部門(mén)要及早介入開(kāi)展檔案收集與指導(dǎo)，提供相關(guān)佐證材料，提高政府運(yùn)行效能。善于把大數(shù)據(jù)分析技術(shù)引入檔案服務(wù)全過(guò)程，更好地滿足個(gè)性化服務(wù)要求。積極深化與高校、科研院所的合作，發(fā)揮檔案在產(chǎn)業(yè)發(fā)展、科技進(jìn)步方面的基礎(chǔ)性作用，實(shí)現(xiàn)檔案增值服務(wù)。

3.5夯實(shí)安全根基

一是加大區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用。文書(shū)檔案共享安全是困擾檔案利用的首要問(wèn)題，區(qū)塊鏈的分布式賬本和加密算法，使得文書(shū)檔案共享數(shù)據(jù)被“上鏈”，實(shí)現(xiàn)檔案調(diào)閱的全流程留痕、防篡改和可溯源，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性。二是完善安全機(jī)制。優(yōu)化文書(shū)檔案審核流程，從收集、整理、歸檔進(jìn)行嚴(yán)格審查，確保內(nèi)容真實(shí)性和完整性。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)文書(shū)檔案使用的監(jiān)管，防止信息被泄露，切實(shí)維護(hù)文書(shū)檔案信息的安全。教育引導(dǎo)干部職工深刻認(rèn)識(shí)檔案安全工作的極端重要性，牢固樹(shù)立底線思維和危機(jī)意識(shí)，嚴(yán)格落實(shí)檔案安全主體責(zé)任，不斷健全和完善檔案安全管理制度體系，制定詳盡可行的應(yīng)急處理預(yù)案，明確各崗位的安全職責(zé)與工作要求，持續(xù)筑牢檔案安全防線。

結(jié)語(yǔ)

當(dāng)前，行政機(jī)關(guān)文書(shū)檔案正加速與大數(shù)據(jù)、人工智能、互聯(lián)網(wǎng) + 等技術(shù)融合，智能化、個(gè)性化、精細(xì)化成為新的發(fā)展方向。隨著實(shí)踐探索的不斷深人，新時(shí)代文書(shū)檔案管理將更加高效、智能、安全，為政府運(yùn)行高效化和社會(huì)服務(wù)精準(zhǔn)化貢獻(xiàn)更多智慧。因此，行政機(jī)關(guān)要持續(xù)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的支持保障力度，善于總結(jié)探索新的治理路徑，為檔案資源發(fā)揮作用營(yíng)造良好環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案治理能力和治理體系的現(xiàn)代化。

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作者簡(jiǎn)介：張玉立（1984—），大學(xué)學(xué)歷，山東省棗莊市政務(wù)服務(wù)中心館員，研究方向：檔案管理。