物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)涵

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制是指物業(yè)企業(yè)根據(jù)企業(yè)的特點和物業(yè)管理區(qū)域?qū)嶋H情況制定的企業(yè)內(nèi)部執(zhí)行的規(guī)章制度，包含一系列規(guī)章制度與操作指南，用于明確各部門和員工的職責(zé)范圍，規(guī)范員工行為，以及促進(jìn)內(nèi)部運營流程之間的協(xié)調(diào)與合作，以確保物業(yè)企業(yè)的高效運作。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制占據(jù)著核心地位，不僅是履行服務(wù)合同、提升服務(wù)質(zhì)量的重要保障，也是組織架構(gòu)中的關(guān)鍵組成部分，為物業(yè)企業(yè)的日常運營和長遠(yuǎn)發(fā)展提供必要的支持與推動力[1]，精心設(shè)計的內(nèi)部控制是實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程順暢運行和支撐物業(yè)企業(yè)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。因此，建立和完善高效的內(nèi)控系統(tǒng)，對于物業(yè)企業(yè)而言，是維持穩(wěn)定運營并達(dá)成長期戰(zhàn)略目標(biāo)的關(guān)鍵任務(wù)。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制涉及物業(yè)企業(yè)運作與發(fā)展的多個層面，其復(fù)雜性體現(xiàn)在各個管理層次之中。從宏觀角度來看，內(nèi)部控制是物業(yè)企業(yè)日常運營的穩(wěn)固基礎(chǔ)，確保所有業(yè)務(wù)活動均按照既定且有序的程序執(zhí)行。為了實現(xiàn)上述目標(biāo)，物業(yè)企業(yè)制定了詳盡的管理規(guī)范，作為員工行為的指引，涵蓋薪酬、福利、行為標(biāo)準(zhǔn)等關(guān)鍵領(lǐng)域，職責(zé)分配條例明確了各職能部門的任務(wù)，如行政、財務(wù)、人力資源、銷售、技術(shù)、設(shè)備維護(hù)及客戶服務(wù)等，清晰界定了各部門的責(zé)任和職能范圍。通過制定明確的規(guī)章制度，保證了各部門工作的高效運行和一致性，從而提升組織內(nèi)部協(xié)作效率。崗位責(zé)任制深入到個人層面，詳細(xì)規(guī)定了員工的工作內(nèi)容、責(zé)任邊界、績效考核標(biāo)準(zhǔn)、培訓(xùn)需求以及獎懲機(jī)制，有助于界定每位員工的具體職責(zé)，還為他們的職業(yè)發(fā)展提供了指導(dǎo)和支持。在實際操作中，跨部門的協(xié)作與溝通對于內(nèi)部控制系統(tǒng)的有效實施至關(guān)重要，一個有效的內(nèi)部協(xié)調(diào)機(jī)制不僅是確保各項控制措施順利實施的基礎(chǔ)，也是推動內(nèi)部控制體系不斷改進(jìn)和完善的關(guān)鍵因素。因此，強(qiáng)化部門間的協(xié)同合作，以提高工作效率，對物業(yè)企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的必要性

物業(yè)企業(yè)的運營管理和成本控制環(huán)節(jié)中企業(yè)遭遇了多樣且復(fù)雜的挑戰(zhàn)與風(fēng)險，面對這些狀況，構(gòu)建一套適應(yīng)行業(yè)特性的高效內(nèi)部控制體系顯得至關(guān)重要。為了確保內(nèi)部管理流程的嚴(yán)謹(jǐn)性和完整性，物業(yè)企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)立一個健全的內(nèi)部控制框架，強(qiáng)化內(nèi)部控制在服務(wù)遞送中的效能，有利于物業(yè)企業(yè)靈活響應(yīng)市場變動，提升競爭力，同時也能促進(jìn)其向現(xiàn)代化服務(wù)業(yè)轉(zhuǎn)型[2]。內(nèi)部控制的核心目的在于通過優(yōu)化資源分配、提升運作效率及削減運營成本來達(dá)成經(jīng)濟(jì)利益的最大化，隨著政府政策改革的推進(jìn)，物業(yè)企業(yè)經(jīng)歷了快速的發(fā)展階段，現(xiàn)代物業(yè)管理的重要性日漸凸顯，市場競爭愈發(fā)激烈，而各企業(yè)間的差異化趨勢逐漸減弱。在此背景下，物業(yè)企業(yè)為了保持和加強(qiáng)其競爭優(yōu)勢，必須深入挖掘自身潛力，制定并執(zhí)行有效的內(nèi)部控制措施，以確保所提供的服務(wù)能夠貼合市場需求，在激烈的市場競爭中占據(jù)有利位置。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制存在的問題

內(nèi)部控制制度不完善 健全的內(nèi)部控制制度是保證工作有效落實的前提，然而，在現(xiàn)行內(nèi)部控制系統(tǒng)與預(yù)設(shè)控制目標(biāo)之間的協(xié)調(diào)方面遇到的挑戰(zhàn)，已經(jīng)對內(nèi)部控制制度的有效性產(chǎn)生了一定程度的影響，并在實際操作中引發(fā)了一些不利的結(jié)果。在物業(yè)企業(yè)內(nèi)，由于缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的內(nèi)部控制流程以及組織結(jié)構(gòu)相對松散的問題，導(dǎo)致了職責(zé)界定不清和部門間協(xié)作機(jī)制薄弱的情況，擾亂了物業(yè)企業(yè)內(nèi)部管理程序的順利執(zhí)行，也增加了實施有效控制措施的難度，鑒于物業(yè)企業(yè)的特點，其成功運營的核心在于合理配置人力資源，但目前組織架構(gòu)設(shè)計上的不足及人員安排的局限性，使得企業(yè)的內(nèi)部控制體系難以達(dá)到預(yù)期的有序狀態(tài)。此外，由于責(zé)任分配機(jī)制尚未健全，面對突發(fā)問題時的響應(yīng)速度和解決效率較低，這直接影響了整體工作效率。在物業(yè)企業(yè)尋求規(guī)模擴(kuò)張的過程中，管理層通常更加注重提高經(jīng)濟(jì)效益和擴(kuò)大服務(wù)范圍，而往往忽略了內(nèi)部控制的重要性，未能充分保障物業(yè)企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的需求。

缺少預(yù)算管理機(jī)制 在物業(yè)企業(yè)日常運營中，預(yù)算管理起著至關(guān)重要的作用，是確保組織運作順暢的關(guān)鍵機(jī)制之一，作為指導(dǎo)方針，預(yù)算管理不僅為年度績效評估提供重要依據(jù)，還為企業(yè)活動的激勵與控制提供了基本框架，財務(wù)規(guī)劃與內(nèi)部控制體系相輔相成，共同勾勒出企業(yè)在特定時間段內(nèi)的經(jīng)營活動和財務(wù)狀態(tài)的全面視圖，并據(jù)此制定相應(yīng)的管理策略，以支撐物業(yè)企業(yè)的長期發(fā)展戰(zhàn)略[3]。然而，在實際應(yīng)用中，特別是目前多數(shù)以小規(guī)模企業(yè)為主的物業(yè)企業(yè)自身缺少一套有效的預(yù)算組織方案，這些物業(yè)企業(yè)由于人力資源有限，難以進(jìn)行詳盡的前期研究，導(dǎo)致內(nèi)部信息收集不充分或不夠準(zhǔn)確，對外部市場的分析也不夠深入。此外，整合內(nèi)外部信息的有效性構(gòu)成了一項挑戰(zhàn)，這使得編制的預(yù)算無法精確反映實際情況。例如，在資金規(guī)劃方面，由于缺乏嚴(yán)格的系統(tǒng)評估方法，資金使用效率受到一定影響，同時削弱了預(yù)算結(jié)果的可靠性。部分物業(yè)企業(yè)在編制預(yù)算時存在形式主義傾向，雖然設(shè)立了預(yù)算管理制度，但在執(zhí)行過程中未能根據(jù)具體的經(jīng)營環(huán)境靈活調(diào)整，而是側(cè)重于達(dá)成管理層設(shè)定的目標(biāo)，揭示了預(yù)算工作的規(guī)范化需求以及物業(yè)企業(yè)在預(yù)算評價機(jī)制上的不足，無法確保預(yù)算成果的真實性和有效性。

內(nèi)部控制監(jiān)督力度薄弱 在推進(jìn)物業(yè)企業(yè)內(nèi)部建設(shè)的過程中，當(dāng)前面臨的主要挑戰(zhàn)包括管控措施實施力度不足和內(nèi)建工作中的缺陷。盡管多數(shù)物業(yè)企業(yè)已構(gòu)建了初步的內(nèi)部控制框架，但在監(jiān)督機(jī)制的重視程度與實際執(zhí)行方面仍然存在欠缺，未能實現(xiàn)體系的全面完善與優(yōu)化。因此，監(jiān)督制度的設(shè)計缺乏細(xì)致考量，而監(jiān)督活動也未達(dá)到應(yīng)有的深度，這影響了政策的有效實施，未能完全達(dá)成預(yù)期設(shè)定的目標(biāo)。由于內(nèi)部控制及監(jiān)督結(jié)構(gòu)的不健全，物業(yè)企業(yè)的管理流程難以符合規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)，削弱了其對經(jīng)營活動進(jìn)行實時監(jiān)控和適時調(diào)整的能力，進(jìn)而影響到管理的規(guī)范性和內(nèi)部控制的效果，對物業(yè)企業(yè)穩(wěn)定運營和健康發(fā)展產(chǎn)生負(fù)面影響。此外，內(nèi)部審計作為企業(yè)內(nèi)部控制評估系統(tǒng)構(gòu)建和完善的重要環(huán)節(jié)，對于物業(yè)企業(yè)的發(fā)展具有不可替代的作用。然而，部分管理層成員對待審計工作的態(tài)度較為表面化，未能給予充分的重視和支持，限制了審計在內(nèi)部控制中發(fā)揮其應(yīng)有的效能，導(dǎo)致內(nèi)控環(huán)境出現(xiàn)混亂，阻礙監(jiān)督工作的有效開展，一旦問題顯現(xiàn)使得及時且有效的解決方案難以制定和落實，為物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制和風(fēng)險管理帶來了顯著的挑戰(zhàn)。

缺乏完善的風(fēng)險系統(tǒng) 在物業(yè)企業(yè)治理與管理實踐中，風(fēng)險控制作為內(nèi)部控制體系的核心要素，是管理體系中的一項關(guān)鍵挑戰(zhàn)。雖然大部分物業(yè)企業(yè)已經(jīng)成立了專門的風(fēng)險管理機(jī)構(gòu)，但是還沒有形成一個完善、高效的風(fēng)險體系，這主要是由于物業(yè)企業(yè)缺乏對風(fēng)險管控機(jī)制和內(nèi)控過程的認(rèn)識。在實務(wù)操作中，物業(yè)企業(yè)的活動通常聚焦于數(shù)據(jù)的初步處理和分析，而未能充分進(jìn)行潛在風(fēng)險的深度評估，限制了管理層在面對突發(fā)風(fēng)險事件時快速制定精確決策并有效執(zhí)行應(yīng)對措施的能力，從而降低了風(fēng)險控制系統(tǒng)預(yù)期的效能，對物業(yè)企業(yè)管理和運營質(zhì)量產(chǎn)生負(fù)面影響，制約了企業(yè)的成長與發(fā)展。此外，部分物業(yè)企業(yè)為了追求更高的經(jīng)濟(jì)效益，可能會忽略管理模式的改進(jìn)，未使管理實踐深入到實質(zhì)層面，也未能依據(jù)企業(yè)發(fā)展的實際狀況及時調(diào)整內(nèi)部治理結(jié)構(gòu)，不僅為物業(yè)企業(yè)埋下了潛在隱患，還引入了額外的風(fēng)險因素，從長遠(yuǎn)來看，不利于物業(yè)企業(yè)的穩(wěn)定和持續(xù)發(fā)展。

物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制有效實施的對策

健全內(nèi)部控制制度 為確保物業(yè)企業(yè)能夠持續(xù)提供高質(zhì)量的服務(wù)并保持高效的管理水平，建立一個健全且有效的內(nèi)部管理體系至關(guān)重要，著重于強(qiáng)化管理層的責(zé)任意識，以及提高其對內(nèi)部控制系統(tǒng)的重視程度。在保障員工權(quán)益和考慮物業(yè)企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的前提下，必須確立清晰的崗位責(zé)任制度，明確每個職位的具體職責(zé)，以推動工作流程的標(biāo)準(zhǔn)化和效率提升。根據(jù)物業(yè)企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)和實際運營情況，設(shè)計科學(xué)合理的內(nèi)部控制框架是不可或缺的，涉及優(yōu)化組織架構(gòu)，營造積極的工作環(huán)境，確保所有員工行為符合法律規(guī)范和公司規(guī)章制度，促進(jìn)跨部門協(xié)作與信息共享，為管理層提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，以便進(jìn)行有效的決策制定。在加強(qiáng)內(nèi)部控制的過程中，管理層應(yīng)當(dāng)深入理解各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的運作細(xì)節(jié)，對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行深入分析，并適時調(diào)整或更新相關(guān)政策，以實現(xiàn)內(nèi)部控制措施的不斷優(yōu)化，保證所有內(nèi)部控制機(jī)制活動覆蓋所有業(yè)務(wù)操作，助力物業(yè)企業(yè)實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)。

加強(qiáng)預(yù)算管理，提高預(yù)算編制的準(zhǔn)確性 提升內(nèi)部控制的效能，預(yù)算管理是一項重要的工作，要保證預(yù)算的準(zhǔn)確性，就需要認(rèn)真地分析物業(yè)企業(yè)目前的經(jīng)營情況、財務(wù)穩(wěn)健性以及未來的發(fā)展趨勢，以此為基礎(chǔ)制定詳盡的規(guī)劃和管理策略，確保預(yù)算能真實反映企業(yè)實際情況。

在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制中，有效的預(yù)算不僅是實現(xiàn)公司目標(biāo)的關(guān)鍵工具，也是戰(zhàn)略導(dǎo)向型全面參與式管理的重要組成部分，精確的預(yù)算編制有助于將設(shè)定的目標(biāo)與實際成果相對照，使管理層能夠迅速識別運營中的潛在風(fēng)險，并及時采取糾正措施，從而支持企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的達(dá)成[5]。此外，預(yù)算編制還為管理層提供了一個跨部門協(xié)調(diào)工作的平臺，促進(jìn)了不同部門間的協(xié)作，統(tǒng)一調(diào)配各項業(yè)務(wù)活動。作為績效評估的重要依據(jù)，預(yù)算執(zhí)行情況用于評估各部門及管理者的表現(xiàn)，為人力資源管理決策提供了堅實的基礎(chǔ)，預(yù)算工作強(qiáng)調(diào)前瞻性規(guī)劃，而內(nèi)部控制則聚焦于過程監(jiān)督和事后審查，涵蓋政策執(zhí)行的監(jiān)督、財務(wù)信息真實性的驗證、跨部門合作效果的評價以及管理者業(yè)績的審核。通過內(nèi)部審計，可以識別經(jīng)營中存在的問題并提出改進(jìn)建議，協(xié)助企業(yè)管理層進(jìn)行診斷、分析原因，并制定相應(yīng)的解決方案，進(jìn)而增強(qiáng)企業(yè)的市場競爭力，促進(jìn)其健康發(fā)展，內(nèi)部控制旨在優(yōu)化和規(guī)范各項業(yè)務(wù)流程，特別是針對容易出現(xiàn)問題的環(huán)節(jié)，強(qiáng)化監(jiān)督機(jī)制，確保各流程之間形成有效的制衡，共同推動物業(yè)企業(yè)的持續(xù)改進(jìn)和發(fā)展。

制定內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制 在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的實施與價值挖掘進(jìn)程中，建立一個健全的監(jiān)督框架是必不可少的，確保內(nèi)部控制活動的有效性和連續(xù)性提供基礎(chǔ)，保障企業(yè)長期穩(wěn)定發(fā)展的關(guān)鍵因素，因此應(yīng)當(dāng)予以高度重視?？紤]到物業(yè)工作人員直接面向社區(qū)居民，其行為和態(tài)度能夠直接影響公司的公眾形象，在日常管理實踐中強(qiáng)化監(jiān)控機(jī)制并設(shè)立合理的組織架構(gòu)顯得尤為重要，明確崗位職責(zé)，預(yù)防腐敗及欺詐等不法行為，對于保護(hù)公司聲譽(yù)以及促進(jìn)高質(zhì)量發(fā)展具有不可替代的重要性。進(jìn)一步確立明確的責(zé)任制度至關(guān)重要，即詳細(xì)規(guī)定各部門和個人的具體職責(zé)范圍，以確保每個職位的責(zé)任清晰，有助于在問題出現(xiàn)時快速定位責(zé)任主體，并立即采取適當(dāng)?shù)募m正措施，從而避免因責(zé)任不明而導(dǎo)致的工作效率和服務(wù)質(zhì)量下降，通過合理分配管理、決策和監(jiān)督權(quán)限，可以提升內(nèi)部控制的效能和效率。

建立完善風(fēng)險管理系統(tǒng) 在物業(yè)企業(yè)內(nèi)部控制的構(gòu)建過程中，強(qiáng)化管理層的風(fēng)險意識與建立健全的風(fēng)險管理機(jī)制至關(guān)重要，為確保內(nèi)部控制的有效實施，提升管理層對風(fēng)險的認(rèn)知水平是必不可少的一步。通過優(yōu)化內(nèi)部環(huán)境，可以增強(qiáng)管理者應(yīng)對不確定性因素的能力，并將風(fēng)險管理原則融入日常運營，從而確保員工能夠及時識別并快速響應(yīng)潛在風(fēng)險，準(zhǔn)確評估內(nèi)部風(fēng)險，必須深入理解物業(yè)企業(yè)的運營模式。系統(tǒng)化地分析風(fēng)險案例，不僅為內(nèi)控制度的持續(xù)改進(jìn)提供了依據(jù)，也提升全體成員的風(fēng)險意識，支持定期風(fēng)險評估工作的有效開展，其目標(biāo)在于最大限度地降低風(fēng)險，保障內(nèi)部控制的有效性。在推進(jìn)內(nèi)部控制建設(shè)時，管理層應(yīng)注重內(nèi)部環(huán)境的優(yōu)化，確立科學(xué)的風(fēng)險預(yù)防理念，并加強(qiáng)對風(fēng)險管理的重視，通過更新內(nèi)部控制策略，結(jié)合信息技術(shù)進(jìn)行實時數(shù)據(jù)分析和信息整合，可為決策過程提供堅實的支持，促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)定與可持續(xù)發(fā)展。在此過程中，信息技術(shù)展示了其作為物業(yè)企業(yè)管理核心工具的重要性，提高信息透明度，還在輔助決策方面發(fā)揮了關(guān)鍵作用，推動物業(yè)企業(yè)邁向更加穩(wěn)健的發(fā)展路徑。

物業(yè)企業(yè)在推進(jìn)內(nèi)部控制的過程中，面臨著諸多挑戰(zhàn)與機(jī)遇，通過構(gòu)建內(nèi)部控制體系，物業(yè)企業(yè)不僅能提高內(nèi)部管理效率與服務(wù)水平，還能更好地適應(yīng)市場變化，增強(qiáng)自身的競爭力和抵御風(fēng)險的能力。完善的內(nèi)部控制框架，對于保障物業(yè)企業(yè)的穩(wěn)定運營和實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展目標(biāo)具有重要意義，為管理層提供了明確的決策依據(jù)，促進(jìn)了各部門之間的協(xié)同工作，確保了資源的合理分配，同時也有利于塑造良好的企業(yè)形象。

（責(zé)任編輯" 莊雙博）

（作者單位： 安徽省高速地產(chǎn)物業(yè)管理服務(wù)有限公司）