在數(shù)字化時代，信息資源已成為社會發(fā)展的核心要素之一。檔案是記錄人類社會活動的重要信息載體，檔案管理的信息化建設(shè)不僅是提高檔案管理效率、降低管理成本的需要，更是適應(yīng)信息社會發(fā)展、促進信息資源共享、提升社會服務(wù)水平的必然要求。結(jié)合信息化手段，檔案能夠更便捷地被存儲、檢索、利用，為相關(guān)部門決策、學術(shù)研究、企業(yè)發(fā)展等提供有力的支持?；诖?，本文系統(tǒng)探討檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)涵與意義，詳細分析其建設(shè)過程中的關(guān)鍵要素，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源整合、安全保障體系構(gòu)建以及人才培養(yǎng)等，并提出相應(yīng)的建設(shè)策略，旨在為檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供全面的理論依據(jù)與實踐指導，進而提升檔案管理的效率、服務(wù)質(zhì)量和社會價值。

一、檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

檔案管理信息化建設(shè)是指利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息進行數(shù)字化采集、存儲、處理、傳輸和利用的過程。其涵蓋多個層面的內(nèi)容，包括建立數(shù)字化檔案資源庫，將紙質(zhì)、音像等傳統(tǒng)檔案形式轉(zhuǎn)化為數(shù)字格式；構(gòu)建檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理；運用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，打破檔案信息的地域限制，實現(xiàn)檔案信息在不同部門、不同地區(qū)之間的共享與交流；[1]采用數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等技術(shù)，對檔案信息進行深度開發(fā)，挖掘其潛在價值，為用戶提供更精準、更高效的服務(wù)。

（一）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工操作，檔案的整理、分類、檢索等工作耗時費力，且容易出現(xiàn)錯誤。而信息化建設(shè)使檔案管理實現(xiàn)了自動化和智能化，有效縮短了檔案處理時間，提高了工作效率。利用檔案管理信息系統(tǒng)的檢索功能，用戶能夠在短時間內(nèi)獲取所需檔案信息，無需在大量紙質(zhì)檔案中逐一查找。據(jù)統(tǒng)計，信息化管理后檔案檢索時間可縮短80%以上。[2]

（二）促進檔案信息資源共享

信息化建設(shè)改變了檔案信息的封閉狀態(tài)，使不同單位、不同地區(qū)的檔案資源可借助網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)共享。這有利于整合社會檔案資源，避免重復(fù)建設(shè)，提高資源利用效率。此外，在學術(shù)研究領(lǐng)域，研究人員能夠突破地域限制，獲取更多相關(guān)的檔案資料，拓寬研究視野，促進學術(shù)交流與合作。

（三）提升檔案服務(wù)質(zhì)量

信息化的檔案管理可以根據(jù)用戶需求提供個性化、多樣化的服務(wù)。利用數(shù)據(jù)分析技術(shù)，檔案管理部門可以了解用戶的使用習慣和需求偏好，進而為用戶精準推送檔案信息。同時，在線借閱、遠程查閱等服務(wù)也為用戶提供了極大的便利，提升了用戶對檔案服務(wù)的滿意度。[3]

（四）增強檔案保存的安全性與穩(wěn)定性

數(shù)字檔案存儲在專門的存儲設(shè)備和服務(wù)器中，利用數(shù)據(jù)備份、冗余存儲等技術(shù)手段，可以有效防止因自然災(zāi)害、人為破壞等因素導致的檔案信息丟失或損壞。與紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字檔案在長期保存過程中受環(huán)境因素的影響更小，能夠保證檔案信息的完整性和可讀性。

二、檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)鍵要素

（一）硬件設(shè)施

檔案管理部門需配備足夠數(shù)量、性能優(yōu)良的計算機，以滿足檔案信息處理、管理系統(tǒng)運行等工作需求。計算機的配置應(yīng)根據(jù)檔案管理工作的復(fù)雜程度和數(shù)據(jù)量大小進行選擇，應(yīng)對處理器性能、內(nèi)存容量、硬盤存儲容量等方面進行考量。例如，一些大型檔案管理機構(gòu)在處理海量檔案數(shù)據(jù)時，可能需要配備具有多核高性能處理器、大容量內(nèi)存和高速硬盤的計算機。同時，為存儲大量的數(shù)字檔案信息，需采用可靠的存儲設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)附加存儲（NAS）、存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)（SAN）等。這些存儲設(shè)備具有容量大、讀寫速度快、數(shù)據(jù)安全性高等特點。根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的增長預(yù)測，還應(yīng)合理規(guī)劃存儲設(shè)備的容量擴展，確保能夠長期存儲不斷增加的檔案信息。此外，穩(wěn)定、高速的網(wǎng)絡(luò)是實現(xiàn)檔案信息共享和傳輸?shù)幕A(chǔ)。檔案管理部門應(yīng)構(gòu)建內(nèi)部局域網(wǎng)，保證各工作崗位之間的信息傳輸暢通，并連接外部互聯(lián)網(wǎng)，以便與其他單位進行檔案信息交流與共享。網(wǎng)絡(luò)帶寬應(yīng)根據(jù)實際業(yè)務(wù)需求進行確定，若同時在線查閱檔案的人數(shù)較多、檔案數(shù)據(jù)傳輸量較大，則需要較高的網(wǎng)絡(luò)帶寬。[4]

（二）軟件設(shè)施

在檔案管理信息化建設(shè)中，需選擇穩(wěn)定、安全、兼容性好的操作系統(tǒng)，如Windows Server系列或Linux操作系統(tǒng)等，為檔案管理信息系統(tǒng)提供良好的運行環(huán)境。操作系統(tǒng)應(yīng)定期進行更新和維護，及時修復(fù)安全漏洞，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。同時，檔案信息通常以結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的形式存儲，因此需要選擇合適的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)，如Oracle、MySQL等。數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)應(yīng)具備強大的數(shù)據(jù)存儲、管理、檢索和備份功能，滿足檔案管理工作對數(shù)據(jù)處理的要求。例如，對于大型檔案數(shù)據(jù)庫，Oracle數(shù)據(jù)庫的高并發(fā)處理能力和數(shù)據(jù)完整性保障機制，可以有效應(yīng)對復(fù)雜的數(shù)據(jù)管理任務(wù)。此外，檔案管理信息系統(tǒng)是檔案管理信息化建設(shè)的核心軟件，應(yīng)具備檔案信息錄入、分類、整理、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)根據(jù)檔案管理工作流程進行定制開發(fā)，或選擇成熟的商品化軟件進行二次開發(fā)，以適應(yīng)不同檔案管理部門的特殊需求，系統(tǒng)界面應(yīng)簡潔、易用，方便檔案管理人員和用戶操作。[5]

（三）數(shù)字化檔案資源

檔案管理信息化建設(shè)需采用高精度掃描儀對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，掃描分辨率應(yīng)根據(jù)檔案的類型和利用需求確定。對于文字類檔案，掃描分辨率一般為300dpi；而對于圖像、圖紙類檔案，則需要更高的掃描分辨率，以保證圖像的清晰度。在掃描過程中，要注意對檔案原件進行保護，避免損壞；對于音像檔案，需要使用專業(yè)的采集設(shè)備和軟件進行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并進行必要地編輯和整理，如添加元數(shù)據(jù)信息，包括檔案名稱、錄制時間、錄制地點、人物信息等，便于檢索和利用；在檔案數(shù)字化過程中，要對檔案信息進行元數(shù)據(jù)標注，即對檔案的內(nèi)容、格式、來源、時間等屬性進行描述。元數(shù)據(jù)標注應(yīng)遵循相關(guān)的標準和規(guī)范，如Dublin Core元數(shù)據(jù)標準等，便于不同系統(tǒng)之間檔案信息的交換與共享。

（四）信息資源分類與目錄體系

應(yīng)依據(jù)國家檔案分類標準或行業(yè)分類標準，結(jié)合本單位檔案的特點，制定科學合理的檔案信息分類標準。行政機關(guān)可按照組織機構(gòu)、業(yè)務(wù)類型等進行分類；企業(yè)可根據(jù)部門、項目、產(chǎn)品等進行分類。分類標準應(yīng)具有系統(tǒng)性、邏輯性和擴展性，涵蓋所有檔案信息類型，便于檔案的管理和檢索。同時，建立多層次的檔案信息目錄體系，包括總目錄、分類目錄、專題目錄等?？偰夸浭菍λ袡n案信息的總體概括，分類目錄是按照分類標準對檔案信息進行細分后的目錄，專題目錄則是根據(jù)特定的研究主題或利用需求編制的目錄。根據(jù)目錄體系，用戶可快速定位到所需檔案信息所在的位置，提高檢索效率。例如，在歷史檔案管理中，建立“經(jīng)濟發(fā)展專題目錄”“文化交流專題目錄”等，方便研究人員查找相關(guān)檔案資料。

（五）安全保障體系

在數(shù)據(jù)安全方面，應(yīng)對檔案信息進行加密處理，無論是在存儲過程還是在傳輸過程中，都要確保數(shù)據(jù)的保密性。采用對稱加密和非對稱加密相結(jié)合的方式，如使用AES算法對檔案數(shù)據(jù)進行對稱加密，使用RSA算法對對稱加密的密鑰進行非對稱加密。保證只有授權(quán)用戶才能解密和訪問檔案信息，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。同時，建立完善的數(shù)據(jù)備份制度，定期對檔案數(shù)據(jù)進行全量備份和增量備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在異地的安全存儲設(shè)施中，防止因本地突發(fā)狀況導致數(shù)據(jù)丟失。此外，要制訂數(shù)據(jù)恢復(fù)計劃，確保數(shù)據(jù)在丟失或損壞時及時恢復(fù)，保障檔案信息的完整性。在網(wǎng)絡(luò)安全方面，應(yīng)在檔案管理網(wǎng)絡(luò)與外部網(wǎng)絡(luò)之間設(shè)置防火墻。防火墻應(yīng)具備訪問控制、入侵檢測、入侵防范等功能，能夠根據(jù)預(yù)設(shè)的安全策略對網(wǎng)絡(luò)流量進行過濾和監(jiān)控，只允許特定的IP地址或域名訪問檔案管理網(wǎng)絡(luò)，對異常的網(wǎng)絡(luò)流量，如大量的連接請求、數(shù)據(jù)流量異常增長等，及時進行報警和阻斷。此外，安裝網(wǎng)絡(luò)入侵檢測與防范系統(tǒng)，實時監(jiān)測網(wǎng)絡(luò)活動，及時發(fā)現(xiàn)并阻止網(wǎng)絡(luò)入侵行為，如當檢測到有來自外部端口的掃描行為時，系統(tǒng)會立即發(fā)出警報并阻止掃描源繼續(xù)訪問。

三、檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（一）制訂科學規(guī)劃

檔案管理部門應(yīng)根據(jù)自身的發(fā)展戰(zhàn)略、業(yè)務(wù)需求和資源狀況，制訂科學合理的信息化建設(shè)規(guī)劃。規(guī)劃應(yīng)包括短期、中期和長期目標，明確各階段的建設(shè)任務(wù)、實施步驟和預(yù)算安排。例如，短期目標（1～2年）完成檔案管理信息系統(tǒng)的選型與部署，實現(xiàn)檔案信息的初步數(shù)字化；中期目標（3～5年）完善信息資源整合與共享機制，優(yōu)化檔案管理信息系統(tǒng)功能；長期目標（5～10年）構(gòu)建智能化檔案管理服務(wù)平臺，實現(xiàn)檔案信息的深度開發(fā)與利用。在制訂規(guī)劃時，要充分考慮技術(shù)發(fā)展趨勢、行業(yè)標準規(guī)范以及與其他相關(guān)系統(tǒng)的兼容性，確保規(guī)劃的前瞻性和可行性。

（二）加強組織領(lǐng)導

成立專門的檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)導小組，負責統(tǒng)籌規(guī)劃、協(xié)調(diào)推進檔案管理信息化建設(shè)工作，解決建設(shè)過程中遇到的重大問題。領(lǐng)導小組負責審議檔案管理信息化建設(shè)項目的立項申請、預(yù)算方案，協(xié)調(diào)各部門之間的資源分配和工作配合，監(jiān)督項目的實施進度和質(zhì)量。同時，要明確檔案管理部門內(nèi)部各崗位在信息化建設(shè)中的職責分工，確保各項工作的有序開展。

（三）加大資金投入

檔案管理信息化建設(shè)需要大量的資金支持，用于硬件設(shè)備購置、軟件系統(tǒng)開發(fā)與采購、人員培訓、數(shù)據(jù)資源整合等方面。檔案管理部門應(yīng)積極爭取上級部門的財政支持，同時拓寬資金籌集渠道，如與企業(yè)合作開展項目、申請專項科研基金等。例如，與信息技術(shù)企業(yè)合作，由企業(yè)承擔檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)與維護工作；或者申請國家或地方的科技專項基金，用于檔案信息資源開發(fā)與利用的研究項目。在資金使用過程中，要加強預(yù)算管理和審計監(jiān)督，確保資金的合理使用。

（四）推進標準規(guī)范建設(shè)

建立健全的檔案管理信息化建設(shè)標準規(guī)范體系，包括數(shù)據(jù)格式標準、元數(shù)據(jù)標準、檔案分類標準及信息系統(tǒng)建設(shè)標準等。標準規(guī)范的制定應(yīng)遵循國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，結(jié)合本單位實際情況，確保檔案信息的一致性、完整性和兼容性。制定本單位的檔案數(shù)字化操作規(guī)程，明確掃描分辨率、文件格式、元數(shù)據(jù)標注等要求；制定檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口標準，方便與其他相關(guān)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)交換與共享?？傊?，要推進標準規(guī)范建設(shè)，提高檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和水平，促進檔案信息資源的整合與共享。

（五）強化監(jiān)督評估

建立檔案管理信息化建設(shè)的監(jiān)督評估機制，定期對建設(shè)項目的進度、質(zhì)量、資金使用等情況進行檢查和評估。監(jiān)督評估工作可以由內(nèi)部審計部門或外部專業(yè)機構(gòu)承擔。每月對檔案數(shù)字化工作的進度進行檢查，包括已掃描檔案數(shù)量、元數(shù)據(jù)標注準確率等指標；每季度對檔案管理信息系統(tǒng)的運行情況進行評估，包括系統(tǒng)穩(wěn)定性、響應(yīng)速度、功能滿足度等方面。根據(jù)監(jiān)督評估結(jié)果，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的整改措施，確保檔案管理信息化建設(shè)工作的順利推進。

四、結(jié)語

檔案管理信息化建設(shè)是適應(yīng)時代發(fā)展需求的重要舉措，對于提高檔案管理效率、促進檔案信息資源共享、提升檔案服務(wù)質(zhì)量以及保障檔案信息安全具有極為重要的意義。加強對基礎(chǔ)設(shè)施、信息資源、信息資源分類與目錄體系以及安全保障體系等關(guān)鍵要素的建設(shè)，并采取制定科學規(guī)劃、加強組織領(lǐng)導、加大資金投入、推進標準規(guī)范建設(shè)和強化監(jiān)督評估等策略，可有效推動檔案管理信息化建設(shè)的進程，實現(xiàn)檔案管理工作的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型，為社會發(fā)展提供更加優(yōu)質(zhì)、高效的檔案信息服務(wù)。

參考文獻：

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（作者簡介：孫碧珩，女，本科，駐馬店市中醫(yī)院，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責任編輯 劉冬楊）