在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機遇。隨著數(shù)據(jù)量的迅速增長和數(shù)據(jù)類型的多樣化，傳統(tǒng)的檔案管理模式已難以滿足現(xiàn)代社會的發(fā)展需求。檔案管理信息化建設(shè)成為必然趨勢，其能夠提高管理效率、促進信息資源共享以及保障檔案安全與穩(wěn)定。然而，在推進檔案管理信息化建設(shè)的過程中，也面臨著諸多問題。因此，應(yīng)積極采取應(yīng)對措施，進而全面提升檔案管理信息化建設(shè)水平。

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理效率

傳統(tǒng)的檔案管理依賴手工操作，效率低下且易出錯。大數(shù)據(jù)時代的檔案管理信息化建設(shè)能夠?qū)鹘y(tǒng)的手工操作模式轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣踊?、智能化管理模式。首先，檔案管理平臺實現(xiàn)了電子化借閱管理，借閱過程更加規(guī)范，系統(tǒng)留痕可追溯，實現(xiàn)了對檔案的科學(xué)性、規(guī)范化使用；其次，檔案借出實時跟蹤，到期自動提醒，實現(xiàn)了在線催還和監(jiān)督，代替低效的人工操作，促進了檔案催還的高效化；最后，檔案管理信息化可以將靜態(tài)存放的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)管理的電子數(shù)據(jù)，實現(xiàn)檔案的及時更新和快速檢索，極大地簡化了檔案管理流程。

（二）增強決策的科學(xué)性

檔案管理信息化能夠整合分散的數(shù)據(jù)資源，構(gòu)建龐大的數(shù)字檔案資源庫，為決策提供全面、準(zhǔn)確、及時的信息依據(jù)。通過數(shù)據(jù)挖掘和分析技術(shù)，可以快速提取有價值的信息，幫助決策者更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)測未來發(fā)展趨勢，從而作出更加科學(xué)合理的決策。同時，信息化建設(shè)打破了部門之間的信息壁壘，實現(xiàn)了檔案信息的共享和協(xié)同。不同部門的人員可以在授權(quán)范圍內(nèi)訪問和使用相關(guān)檔案信息，促進了信息的流通和交流，避免了信息孤島現(xiàn)象，使各部門在決策過程中能夠充分考慮多方面因素，提高決策的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。

（三）保障檔案信息的安全性

其一，降低實體檔案受損風(fēng)險。傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴紙質(zhì)檔案，容易受到自然災(zāi)害、人為破壞及時間侵蝕等因素的影響而造成檔案損壞或丟失。而信息化建設(shè)將檔案信息進行數(shù)字化處理后存儲在計算機系統(tǒng)中，可以有效避免這些風(fēng)險，確保檔案信息的長期保存和安全。其二，加強信息安全防護。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案管理信息化建設(shè)也逐漸注重信息安全防護。采用防火墻、入侵檢測系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密及區(qū)塊鏈等先進的安全技術(shù)，并實施嚴(yán)格的訪問控制策略，可以有效防止數(shù)據(jù)泄露等問題的發(fā)生，保障檔案信息的保密性、完整性和可用性。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

（一）檔案管理信息化建設(shè)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理信息化建設(shè)面臨著管理系統(tǒng)差異大、缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的問題。不同地區(qū)、不同部門之間的檔案管理系統(tǒng)往往缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn)，在使用時可能遇到不通用、不兼容的情況，給跨區(qū)域檔案管理和檔案調(diào)動工作帶來一定的難度。此外，檔案的建立、分類及儲存缺少獨立的標(biāo)準(zhǔn)體系，在操作檔案信息化管理系統(tǒng)時各設(shè)權(quán)限，信息利用的范圍受到限制，缺少向其他層級、部門及區(qū)域擴散的有效機制。這種管理系統(tǒng)的差異和統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的缺失，導(dǎo)致了信息孤島現(xiàn)象的出現(xiàn)，難以實現(xiàn)信息的共享和互通。

（二）資金投入有限

檔案管理信息化建設(shè)需要大量的資金投入來支持軟硬件設(shè)施的建設(shè)和維護。然而，由于資金有限，許多機構(gòu)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)尚不完善，在一定程度上影響了信息化的進程。例如，一些單位由于缺乏資金，無法及時更新檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致系統(tǒng)功能落后，難以滿足大數(shù)據(jù)時代對檔案管理的要求。

（三）復(fù)合型人才短缺

大數(shù)據(jù)時代背景下，傳統(tǒng)的手工操作已難以滿足現(xiàn)代檔案管理的需求，具備信息技術(shù)、數(shù)據(jù)分析等能力的復(fù)合型人才也較為稀缺。在檔案管理信息化建設(shè)的過程中，缺乏專業(yè)的技術(shù)人才開展系統(tǒng)開發(fā)、數(shù)據(jù)管理和安全防護等工作，這將在一定程度上影響檔案管理的效率和質(zhì)量。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）構(gòu)建完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

目前，我國在檔案管理建設(shè)方面還存在著標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、規(guī)范不一致的問題，這給檔案信息管理帶來了極大的困難。首先，檔案管理標(biāo)準(zhǔn)的制訂應(yīng)基于科學(xué)的理論和方法，充分考慮檔案管理工作的實際需求和發(fā)展趨勢。標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容應(yīng)具有科學(xué)性、合理性和可操作性，能夠為檔案管理工作提供有效的指導(dǎo)和規(guī)范。同時，在制訂標(biāo)準(zhǔn)的過程中，應(yīng)廣泛征求專家學(xué)者、檔案管理人員和用戶的意見，充分吸收國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗和技術(shù)，確保標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性和先進性。其次，建立統(tǒng)一的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系，規(guī)范各類技術(shù)產(chǎn)品及服務(wù)的質(zhì)量和安全性能。檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系應(yīng)包括檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)、檔案存儲標(biāo)準(zhǔn)、檔案檢索標(biāo)準(zhǔn)及檔案安全標(biāo)準(zhǔn)等方面的內(nèi)容。這樣既可以規(guī)范檔案管理的各個環(huán)節(jié)，提高檔案管理的質(zhì)量和水平，又可以保證不同檔案管理系統(tǒng)之間的兼容性和互操作性，便于與其他信息系統(tǒng)對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的共享與協(xié)同。最后，密切關(guān)注信息技術(shù)的發(fā)展趨勢，及時將新的技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，并相應(yīng)地更新技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。建立技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的動態(tài)更新機制，確保標(biāo)準(zhǔn)能夠適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展變化。在標(biāo)準(zhǔn)的實施過程中應(yīng)加強監(jiān)督和評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并進行調(diào)整和改進，確保標(biāo)準(zhǔn)的有效性和適應(yīng)性。

（二）完善檔案管理機制

數(shù)字化檔案管理機制應(yīng)涵蓋檔案的收集、整理、存儲、利用及保護等各個環(huán)節(jié)，確保各項工作規(guī)范有序地開展。首先，機制中應(yīng)明確規(guī)定檔案的收集范圍、收集方式、整理標(biāo)準(zhǔn)、存儲介質(zhì)和存儲環(huán)境要求、利用權(quán)限和審批流程以及安全保障措施等。例如，在收集環(huán)節(jié)中，應(yīng)明確規(guī)定何種類型的檔案需要收集、收集的時間節(jié)點以及收集的責(zé)任人等；在利用環(huán)節(jié)中，應(yīng)明確規(guī)定不同用戶的利用權(quán)限、審批流程以及利用方式等。其次，隨著科技的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案管理面臨著新的挑戰(zhàn)和機遇，應(yīng)及時調(diào)整和完善相應(yīng)機制以適應(yīng)新的形勢。同時，也應(yīng)結(jié)合本單位的業(yè)務(wù)特點、檔案類型及管理需求等實際情況進行調(diào)整。例如，隨著移動互聯(lián)網(wǎng)的普及，未來的數(shù)字化檔案管理機制將重點圍繞移動終端而設(shè)立。再次，加強宣傳和培訓(xùn)，使全體員工了解檔案管理機制的重要性和具體內(nèi)容，提高他們的檔案管理意識和遵守機制的自覺性。最后，建立健全的監(jiān)督機制，對檔案管理機制的執(zhí)行情況進行定期檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改，確保機制的有效執(zhí)行。

（三）加強檔案信息安全技術(shù)防護

首先，強化基礎(chǔ)設(shè)施的安全防護。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案管理的數(shù)字化進程不斷加快，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施的安全防護至關(guān)重要。要確保網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的可靠性和穩(wěn)定性，定期進行維護和升級，以應(yīng)對不斷變化的網(wǎng)絡(luò)安全問題。其次，引入安全加密和防控技術(shù)。為保障檔案信息的安全，需引入先進的安全防護技術(shù)，如數(shù)據(jù)加密、區(qū)塊鏈等。數(shù)據(jù)加密可以對檔案信息進行加密處理，區(qū)塊鏈技術(shù)則可以確保檔案信息的不可篡改和可追溯性，提高信息的安全性和可信度。再次，實施嚴(yán)格的訪問控制策略。根據(jù)用戶的身份和權(quán)限，限制其對檔案信息的訪問范圍。例如，管理員可以擁有最高權(quán)限，普通用戶只能訪問與其工作相關(guān)的檔案信息，以防止用戶越權(quán)訪問和操作檔案數(shù)據(jù)，從而保證檔案信息的安全。最后，應(yīng)用備份與恢復(fù)技術(shù)。定期對檔案數(shù)據(jù)進行備份是防止數(shù)據(jù)丟失的重要措施?？梢圆捎萌總浞莺驮隽總浞菹嘟Y(jié)合的方式，以提高備份效率，減少備份時間。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，以防止因自然災(zāi)害、硬件故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。另外，要建立完善的恢復(fù)機制，包括備份數(shù)據(jù)的驗證、恢復(fù)流程的制訂等，確保在最短的時間內(nèi)恢復(fù)檔案信息系統(tǒng)的正常運行。

（四）加大檔案管理資金的投入力度

首先，相關(guān)部門應(yīng)設(shè)立專項資金用于檔案管理信息化建設(shè)。相關(guān)部門應(yīng)充分認(rèn)識到檔案管理信息化建設(shè)的重要性，加大對檔案事業(yè)的資金投入力度，將檔案管理信息化建設(shè)納入年度工作計劃。同時，還可以出臺相關(guān)扶持政策，鼓勵社會力量參與檔案管理信息化建設(shè)，為完善檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、升級維護軟件系統(tǒng)等工作提供多元化的資金支持。其次，檔案管理部門可以積極探索多元化的融資渠道，如與企業(yè)合作、爭取社會捐贈等。與企業(yè)合作可以充分利用企業(yè)的技術(shù)和資金優(yōu)勢，共同開展檔案管理信息化建設(shè)項目，企業(yè)可以通過投資檔案管理信息化建設(shè)，獲得一定的社會效益和經(jīng)濟效益，實現(xiàn)互利共贏；還應(yīng)爭取社會捐贈，借助社會各界的力量為檔案管理信息化建設(shè)籌集資金。例如，檔案管理部門可以通過舉辦檔案展覽、開展檔案文化活動等方式，提高社會公眾對檔案事業(yè)的關(guān)注度和參與度，吸引社會捐贈。最后，在加大資金投入的同時，檔案管理部門還應(yīng)注重優(yōu)化資金使用效率。要制訂科學(xué)合理的資金使用計劃，明確資金的使用方向和重點項目。例如，在檔案管理軟件系統(tǒng)中，一些功能可能在提高管理效率和實用性方面起著關(guān)鍵作用，如檔案的快速檢索功能、安全管理功能以及數(shù)據(jù)備份功能等。對于這些重點功能，要加大資金投入力度，確保其開發(fā)質(zhì)量和效果。此外，還要加強對資金使用的監(jiān)督和管理，確保資金?？顚Ｓ茫环e極開展績效評估，對資金投入的效果進行評估和分析，及時調(diào)整資金使用策略，從而為檔案信息化管理提供堅實的物質(zhì)基礎(chǔ)。

（五）提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理人員是檔案管理工作的具體執(zhí)行者，他們的專業(yè)素養(yǎng)直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量和水平。因此，提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)對于檔案管理工作的開展至關(guān)重要。首先，檔案管理人員應(yīng)掌握檔案學(xué)的基本理論、方法和技術(shù)，了解檔案管理行業(yè)的發(fā)展動態(tài)和趨勢。同時，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作也越來越依賴于信息技術(shù)。檔案管理人員應(yīng)具備一定的信息技術(shù)應(yīng)用能力，包括計算機操作、辦公軟件使用、數(shù)據(jù)庫管理及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用等。其次，檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案管理人員參加專業(yè)素養(yǎng)培訓(xùn)，包括檔案管理專業(yè)知識、信息技術(shù)應(yīng)用、溝通協(xié)調(diào)能力以及學(xué)習(xí)能力等方面的培訓(xùn)。培訓(xùn)可以采用集中培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)及專題講座等形式，根據(jù)實際情況選擇合適的培訓(xùn)方式。同時，檔案管理部門應(yīng)鼓勵檔案管理人員自主學(xué)習(xí)，通過閱讀專業(yè)書籍、參加學(xué)術(shù)交流活動以及觀看在線課程等方式，不斷提高自己的學(xué)習(xí)能力。另外，檔案管理部門應(yīng)提供實踐機會，讓檔案管理人員在實際工作中鍛煉和提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。例如，組織檔案管理人員參與檔案管理信息化建設(shè)、檔案編研及檔案利用服務(wù)等工作，讓他們在實踐中積累經(jīng)驗，提高自己的專業(yè)素養(yǎng)。最后，檔案管理部門應(yīng)建立考核評價機制，對檔案管理人員的工作表現(xiàn)進行考核評價?？己嗽u價結(jié)果可以作為晉升、獎勵、培訓(xùn)等方面的依據(jù)，激勵檔案管理人員積極工作，提高工作質(zhì)量和水平。同時，檔案管理部門還應(yīng)建立激勵機制，對在工作中表現(xiàn)突出的檔案管理人員進行表彰和獎勵，以激發(fā)檔案管理人員的工作積極性。

四、結(jié)語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時代下，檔案管理工作的信息化建設(shè)面臨著諸多挑戰(zhàn)。需要通過加強信息安全防護、構(gòu)建完善的檔案管理機制、加大資金投入力度以及提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)等策略，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、高效化、安全化和可持續(xù)發(fā)展，進而更好地適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展需求。

參考文獻：

[1]周楠.大數(shù)據(jù)時代加強檔案管理信息化建設(shè)的對策[J].四川勞動保障，2024（09）：13.

[2]荊雪飛.大數(shù)據(jù)時代提升檔案管理工作質(zhì)效探析[J].蘭臺內(nèi)外，2024（22）：31-33.

[3]李媛.淺析大數(shù)據(jù)時代檔案信息化建設(shè)路徑[J].黑龍江檔案，2024（03）：190-192.

[4]張憲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].參花，2024（16）：146-148.

[5]王文娜.大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化研究[J].參花，2024（01）：137-139.

[6]翟培元.數(shù)字化時代檔案信息化管理策略探析[J].參花（上），2023（08）：107-109.

[7]張君貴.大數(shù)據(jù)時代，檔案管理的價值提升探究[J].蘭臺內(nèi)外，2023（16）：10-12.

[8]黃可.大數(shù)據(jù)時代下檔案管理工作探究[J].城建檔案，2021（09）：87-88.

（作者簡介：王莉，女，本科，鄂爾多斯市東勝區(qū)檔案史志館檔案技術(shù)保護中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）