摘要：數(shù)字時代，集團型企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）成為一種必然趨勢。論文從集團型企業(yè)三種不同的檔案管理模式入手，比較建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的成本投入，提供優(yōu)選方案，同時通過分析建設(shè)過程中可能遇到的困難與挑戰(zhàn)，從頂層設(shè)計、接口建設(shè)、科技賦能、安全防護等角度出發(fā)，提出建設(shè)策略，以供集團型企業(yè)參考。

關(guān)鍵詞：集團型企業(yè) 數(shù)字檔案館（室） 電子檔案

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等新興數(shù)字技術(shù)帶來重大產(chǎn)業(yè)變革，檔案管理與利用正向著自動化、數(shù)字化、智能化的方向發(fā)展。2017年，國家檔案局制定《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》（以下簡稱《指南》），對企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）的標(biāo)準(zhǔn)要求做出明確規(guī)定。[1]2021年，《中華人民共和國檔案法》頒布實施，提出要加強檔案信息化建設(shè)、保障檔案信息安全、推進(jìn)電子檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化等，為促進(jìn)集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)奠定了堅實的法律基礎(chǔ)。[2]近年來，“數(shù)字中國”也頻頻登上熱搜，在中共中央、國務(wù)院2023年印發(fā)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》中，明確要夯實數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施和數(shù)據(jù)資源體系“兩大基礎(chǔ)”，強化數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系和數(shù)字安全屏障“兩大能力”，[3]為未來發(fā)展指明方向。集團型企業(yè)作為當(dāng)今社會非常重要的組成部分，應(yīng)響應(yīng)國家號召，順應(yīng)數(shù)字化轉(zhuǎn)型趨勢，推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)。

一、集團型企業(yè)檔案管理模式分析

集團型企業(yè)是以一個或多個大型企業(yè)為核心，以若干個在資產(chǎn)、資本、技術(shù)上有密切聯(lián)系的企業(yè)、單位為外圍層，組合形成的一個穩(wěn)定的、多層次的經(jīng)濟組織。集團型企業(yè)各成員單位既接受統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，又保持相對獨立，多存在跨行業(yè)、跨地域情況，在業(yè)務(wù)的不斷變化發(fā)展中，兼并、重組時有發(fā)生，這就導(dǎo)致集團型企業(yè)形成了不同的檔案管理模式。

（一）集團型企業(yè)檔案管理模式介紹

集團型企業(yè)檔案管理模式主要有三種：集中式、分級式、分散式。

1.集中式，即建立一套檔案系統(tǒng)，建立一個集團檔案館，將所有實物檔案及電子檔案都集中到一起進(jìn)行統(tǒng)一管理。此種管理模式多存在于集團成員單位性質(zhì)單一、數(shù)量較少的企業(yè)。

2.分級式，即建立一套檔案系統(tǒng)，建立多個成員單位檔案室，對電子檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，而對實物檔案進(jìn)行分散管理。此種管理模式多存在于集團成員單位性質(zhì)單一、數(shù)量多且分散的企業(yè)。

3.分散式，即建立多套檔案系統(tǒng)，建立多個成員單位檔案室，對實物檔案和電子檔案都自行管理。此種管理模式多存在于通過兼并其他企業(yè)形成的集團型企業(yè)，或是成員單位分屬不同行業(yè)的集團型企業(yè)。

（二）集團型企業(yè)檔案管理模式投入比較

筆者對三種檔案管理模式下集團型企業(yè)可否通過一次性投入完成數(shù)字檔案館（室）建設(shè)進(jìn)行比較分析，形成表1?！耙淮涡酝度搿笔侵钢饕梢粋€機構(gòu)完成軟硬件設(shè)計、配備、測試，其他機構(gòu)則可在此基礎(chǔ)上直接應(yīng)用，或是主要由一個機構(gòu)制定標(biāo)準(zhǔn)，投入一定人力、物力、財力，即可實現(xiàn)工作正常運轉(zhuǎn)。“一次性投入”占比越多，代表資源利用效率越高，并且成員單位數(shù)量越多，效果越明顯。

從表中對比情況可以看出，采取集中式、分級式管理的集團型企業(yè)通過一次性投入即可滿足建設(shè)要求的任務(wù)數(shù)量占比較多，而采取分散式管理的則占比較少。

對于采取集中式管理的集團型企業(yè)而言，“歸檔數(shù)量”和“歸檔過程”兩項任務(wù)能否通過一次性投入完成，主要取決于檔案系統(tǒng)及業(yè)務(wù)系統(tǒng)在歸檔前能否實現(xiàn)自動分類、智能鑒定等自動化功能，如能實現(xiàn)，則可通過一次性投入完成；“傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”“數(shù)字化場所及數(shù)字化工作安全保密”兩項任務(wù)取決于集團總部制定的政策，即檔案數(shù)字化是選擇集中一起完成，還是在業(yè)務(wù)開展過程中完成，如為前者，則可通過一次性投入完成；“專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)”取決于制定的專題是屬于全局性的，還是某成員單位特有的，如為全局性專題，可由集團總部或獨立的集團檔案館通過一次性投入完成。

對于采取分級式管理的集團型企業(yè)而言，在與系統(tǒng)有關(guān)的任務(wù)中一般可通過一次性投入完成，而與實物檔案有關(guān)的任務(wù)則多由各級成員單位自行完成。

對于采取分散式管理的集團型企業(yè)而言，除了制度、存儲格式由總部進(jìn)行統(tǒng)一外，其他大部分需由各成員單位自行建立。

綜上，在建設(shè)集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）時，如各方面條件允許，集團總部可以提高系統(tǒng)自動化管理水平，統(tǒng)籌多方需求，做好整體布局，采用集中式或分級式檔案管理模式推動相關(guān)工作開展。

二、集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)難點與挑戰(zhàn)

集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)涵蓋總部和成員單位兩部分內(nèi)容，總部在相關(guān)系統(tǒng)、設(shè)施設(shè)備、制度標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)方面，需要以上率下，指導(dǎo)協(xié)調(diào)各成員單位共同推進(jìn)。在此過程中，集團型企業(yè)經(jīng)常會遇到以下困難。

（一）成員單位檔案管理水平不均

集團型企業(yè)通常規(guī)模較大、駐地分散，一些政治、經(jīng)濟、文化水平相對落后地區(qū)的成員單位，其接受新思想、新技術(shù)的速度較慢，檔案管理水平相對不高。一些集團擁有橫跨不同行業(yè)領(lǐng)域的成員單位，檔案在其中發(fā)揮的效用不一樣，所受重視程度不同，比如軍工企業(yè)的科研檔案多是技術(shù)核心，單位對檔案的重視與保護程度高，而服務(wù)企業(yè)的文書檔案多起記錄備查作用，管理方面很容易被忽視。此外，因各成員單位的歷史背景、發(fā)展階段、所在層級不同，其檔案管理水平也往往呈現(xiàn)出不均衡的特點。例如，筆者所在單位有總行、省級分行、市級分行、縣級支行四級機構(gòu)，越到基層，專職檔案人員越難配備，在檔案方面投入精力越少。有些成員單位從事檔案工作的人員頻繁更換，新來的人員缺乏專業(yè)知識和經(jīng)驗，在實際操作過程中，對標(biāo)準(zhǔn)要求掌握不準(zhǔn)、不透，容易在檔案管理方面出現(xiàn)問題。

（二）系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)交互存在障礙

“系統(tǒng)之間”既包含“上下級單位檔案系統(tǒng)之間”，也包含“業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案系統(tǒng)之間”。而數(shù)據(jù)交互的前提是在系統(tǒng)之間建立接口，很多系統(tǒng)在早期建立時未考慮系統(tǒng)間的關(guān)聯(lián)性，彼此相互獨立，致使形成數(shù)據(jù)孤島，跨系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程出現(xiàn)斷裂，數(shù)據(jù)依賴手動導(dǎo)出或?qū)?，耗時且易出錯。對于已建立接口的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)交互時還可能出現(xiàn)以下情況：數(shù)據(jù)傳輸失敗，如接口調(diào)用超時、網(wǎng)絡(luò)中斷、請求被拒絕等；數(shù)據(jù)格式不兼容，如數(shù)據(jù)解析失敗、字段缺失或不匹配等；數(shù)據(jù)不一致，如上游業(yè)務(wù)系統(tǒng)流程已辦結(jié)或數(shù)據(jù)進(jìn)行了變更，而下游檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)未能及時獲取或更新；在性能方面存在瓶頸，如接口響應(yīng)緩慢、高并發(fā)下檔案系統(tǒng)崩潰等。

（三）系統(tǒng)建設(shè)過程中對新技術(shù)使用不足

數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)建設(shè)的目的在于輔助完成檔案的收集、整理、保存、利用等。近年來，新技術(shù)層出不窮，但很多集團型企業(yè)在開展數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)建設(shè)時，未能充分利用好這些新技術(shù)，導(dǎo)致處理基礎(chǔ)性、事務(wù)性工作依然需要耗費大量人力，并且使用效果不盡如人意。例如，在信息采集時，系統(tǒng)不能自動分析和提取，需要人工完成篩選和著錄；在檔案整理和收集過程中，系統(tǒng)不能自動判斷，需要人工對照保管期限表判定并審核大量信息；在檔案利用時，設(shè)計的檢索工具使用起來不夠靈活，檢索結(jié)果與用戶需求差異大、檢索速度慢等。

（四）檔案面臨的安全威脅不斷增多

檔案安全主要涉及檔案載體安全和檔案信息安全。在以紙質(zhì)檔案為主的時代，人們對于檔案安全的更多關(guān)注點在于如何建立一個堅固的、防護措施完備的庫房，從而預(yù)防自然災(zāi)害，確保檔案載體安全。而當(dāng)前建設(shè)數(shù)字檔案館（室），檔案信息所面臨的安全威脅已遠(yuǎn)超檔案載體，“檔案數(shù)據(jù)存在信息倫理、知識產(chǎn)權(quán)保護、隱私侵犯、系統(tǒng)平臺漏洞、技術(shù)更新?lián)Q代、黑客病毒侵襲、載體壽命不確定等各種安全風(fēng)險”[4]。總體來看，一是可能存在技術(shù)安全風(fēng)險，如由于系統(tǒng)漏洞或隔離措施不足而遭受攻擊、加密不足而導(dǎo)致敏感信息泄露、缺少防護手段而無法及時有效應(yīng)對新型網(wǎng)絡(luò)威脅等；二是可能存在設(shè)定機制缺陷，如權(quán)限與訪問控制設(shè)定混亂，檔案可能被無權(quán)限人員調(diào)閱等；三是可能存在物理與環(huán)境隱患，如設(shè)備與載體管理不當(dāng)，造成檔案數(shù)據(jù)無法讀取等。這些隱形的風(fēng)險都具有難以察覺、關(guān)聯(lián)性強、影響面大的特點。

三、集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)策略

集團型企業(yè)建設(shè)數(shù)字檔案館（室）是檔案工作轉(zhuǎn)型的必經(jīng)之路，考驗企業(yè)的協(xié)調(diào)能力、系統(tǒng)建設(shè)的設(shè)計能力、科技力量的運用能力、應(yīng)對風(fēng)險的防范能力。在實際操作過程中，集團型企業(yè)可從以下四個方面著手改善。

（一）做好統(tǒng)籌規(guī)劃，協(xié)調(diào)成員共同發(fā)展

集團總部發(fā)揮著頂層指導(dǎo)的作用，應(yīng)秉承“立足現(xiàn)狀、確定目標(biāo)、合理分工、有序推進(jìn)”的基本思路開展工作。在建設(shè)數(shù)字檔案館（室）之前，集團總部要先進(jìn)行全面系統(tǒng)的調(diào)研，可協(xié)調(diào)總部及成員單位檔案人員、業(yè)務(wù)人員、技術(shù)人員成立調(diào)研組，對集團的檔案情況（類別、數(shù)量、分布情況，是否需要遷移）、數(shù)字化情況（已完成檔案類別、數(shù)量、質(zhì)量，未完成檔案類別、數(shù)量）、基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備情況（是否已配備，是否符合標(biāo)準(zhǔn)；是否經(jīng)過相關(guān)權(quán)威部門測評取得證書，是否安全）、檔案系統(tǒng)情況（功能是否滿足要求，性能是否達(dá)標(biāo)，安全策略是否建立）、業(yè)務(wù)系統(tǒng)情況（業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)量，業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)需要歸檔的電子文件情況，與檔案系統(tǒng)建立接口情況）、與檔案相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)制定情況（是否全面、彼此之間是否有沖突）等進(jìn)行全面摸底。在充分掌握各成員單位現(xiàn)實情況及面臨的困難后，集團總部從整體考慮，制定頂層規(guī)劃，統(tǒng)一制度標(biāo)準(zhǔn)，做好人員、資金保障工作，定期組織培訓(xùn)，提高檔案人員的專業(yè)能力和技術(shù)水平，確保總部與成員單位在建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館（室）時，可以實現(xiàn)同頻共振、協(xié)同發(fā)展。

（二）完善接口生態(tài)建設(shè)，搭建數(shù)據(jù)互聯(lián)通道

無論是“上下級單位檔案系統(tǒng)”還是“業(yè)務(wù)和檔案系統(tǒng)”之間，完善接口生態(tài)建設(shè)，實質(zhì)上是構(gòu)建數(shù)字世界的“神經(jīng)脈絡(luò)”，既可以解決當(dāng)下系統(tǒng)互通的“血栓”問題，更可以為未來業(yè)務(wù)創(chuàng)新鋪設(shè)高速通道。其中，接口質(zhì)量直接決定企業(yè)數(shù)字機體的“供血能力”，通過制定統(tǒng)一的接口規(guī)范，明確通信協(xié)議與請求方式、數(shù)據(jù)格式與結(jié)構(gòu)、安全與權(quán)限、錯誤處理機制等，可提高數(shù)據(jù)完成自動化交互的質(zhì)量。同時，接口規(guī)范要注意版本控制，避免因系統(tǒng)升級導(dǎo)致數(shù)據(jù)交互中斷。集團總部可以選擇1～2個關(guān)鍵業(yè)務(wù)流程，優(yōu)先開發(fā)接口，后續(xù)再逐步擴展接口范圍。在數(shù)據(jù)交互時，集團型企業(yè)要注意使用穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)協(xié)議，部署負(fù)載均衡以分散請求壓力；通過建立元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，在系統(tǒng)間使用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)字段、類型，或構(gòu)建語義本體庫，實現(xiàn)業(yè)務(wù)和檔案的同義詞對應(yīng)，同時做好數(shù)據(jù)校驗，確保數(shù)據(jù)交互的完整性和準(zhǔn)確性；通過消息隊列實現(xiàn)異步通信，下游系統(tǒng)定時監(jiān)測鏈路健康度，每天比對上下游系統(tǒng)間數(shù)據(jù)的一致性，設(shè)立消息反饋、錯誤重試機制，確保數(shù)據(jù)傳輸成功；進(jìn)行大數(shù)據(jù)量交互時，系統(tǒng)可采用分頁傳輸，提升響應(yīng)速度。此外，對于集團型企業(yè)，為了提高管理效率、節(jié)約管理成本、縮短建設(shè)周期等，在上下級單位檔案系統(tǒng)建設(shè)中可以采取“統(tǒng)一建設(shè)、集中部署”的方式，即總部在搭建完成檔案系統(tǒng)后，可直接為成員單位開放檔案數(shù)據(jù)空間，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化采集、自動化管理、跨區(qū)域利用。

（三）加強機器學(xué)習(xí)，催化科技賦能反應(yīng)

“隨著信息技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字檔案館的管理和服務(wù)模式會不斷發(fā)生變化，倒逼數(shù)字檔案館朝著智慧型、知識型方向發(fā)展，出現(xiàn)生態(tài)位變化。”[5]機器學(xué)習(xí)就是其中的一個催化劑，近年來，它在圖像識別、自然語言處理、個性化推薦等領(lǐng)域都取得了突破性進(jìn)展。在數(shù)字檔案館（室）系統(tǒng)建設(shè)過程中，集團型企業(yè)可以提高機器學(xué)習(xí)能力，在多個環(huán)節(jié)中通過與技術(shù)的融合，實現(xiàn)自動化處理、智能分析和深度挖掘，催化科技賦能反應(yīng)，變現(xiàn)科技賦能價值。在檔案著錄環(huán)節(jié)，可通過計算機視覺技術(shù)，識別照片、圖紙或手寫的文檔內(nèi)容，生成描述性元數(shù)據(jù)；通過不斷訓(xùn)練手寫體識別專用模型，識別模糊、復(fù)雜的手寫檔案；可利用自然語言處理技術(shù)，提取文字中的關(guān)鍵信息完成自動標(biāo)引。在歸檔環(huán)節(jié)，可在形成電子檔案的業(yè)務(wù)系統(tǒng)里，內(nèi)置檔案分類方案、保管期限鑒定、歸檔格式審核等功能，減少人工判定，提高電子文件歸檔效率。在檔案檢索方面，可借助Embedding模型實現(xiàn)“以意搜文”；“基于卷積神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)（CNN）和循環(huán)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)（RNN）的文本分類和檢索方法，在處理中文文本時表現(xiàn)出了優(yōu)異的性能”[6]，這兩種方法在檔案的內(nèi)容理解、特征提取、語義檢索等方面具有重要意義，可以提高檢索效率；對于檢索結(jié)果，可以通過提取點擊率、瀏覽時長、下載行為等動態(tài)調(diào)整排序，或者使用協(xié)同過濾，推薦相似用戶偏好的檔案。

（四）增強安全措施，構(gòu)筑安全保障防線

數(shù)字檔案館（室）的安全防護措施涉及技術(shù)防御、權(quán)限控制、環(huán)境管理等，需全面考慮各個因素，從而建立數(shù)據(jù)安全保障機制，提高數(shù)據(jù)資源保護能力。集團型企業(yè)具體可從以下幾個方面著手實施：一是進(jìn)行技術(shù)加固，“采取包括入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、入侵防御系統(tǒng)（IPS）和防火墻在內(nèi)的多層防護措施，構(gòu)建安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境以防范外部攻擊”[7]，同時，對檔案本身進(jìn)行安全保護，在存儲和傳輸過程中，通過加密技術(shù)進(jìn)行加密，采用哈希算法等確保數(shù)據(jù)的完整性。二是嚴(yán)格控制訪問權(quán)限，可通過系統(tǒng)自身的角色設(shè)置，對文檔的瀏覽操作權(quán)限進(jìn)行細(xì)粒度區(qū)分，實現(xiàn)檔案用戶權(quán)限和檔案數(shù)據(jù)權(quán)限組合控制，限制對敏感數(shù)據(jù)資源的訪問。三是對周邊環(huán)境進(jìn)行監(jiān)測與管控，包括檔案保管環(huán)境、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境、信息存儲環(huán)境等，定期對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行掃描、比對校驗，如有異常情況，及早發(fā)現(xiàn)修復(fù)。同時，堅持?jǐn)?shù)據(jù)級備份和應(yīng)用級備份相結(jié)合，可采用異地、異質(zhì)、實時、在線等多種備份形式，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)損毀丟失無法挽回的情況。

四、結(jié)語

推動數(shù)字檔案館（室）建設(shè)是大勢所趨，集團型企業(yè)要以此為契機，提升檔案整體管理水平。在此過程中，集團總部要注重發(fā)揮頂層指導(dǎo)作用，制定清晰的戰(zhàn)略目標(biāo)，全程跟蹤和控制，定期評估，根據(jù)反饋意見進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，從而有效推動集團型企業(yè)數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)和發(fā)展。

注釋及參考文獻(xiàn)：

[1]中華人民共和國國家檔案局.國家檔案局辦公室關(guān)于印發(fā)《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》的通知[EB/OL].（2017-09-19）[2024-08-01]. https ： //www. saac.gov.cn/daj/tzgg/201709/ 520f7404ff78448f85edc3109bb64e2b.shtml.

[2]中華人民共和國國家檔案局.中華人民共和國檔案法[EB/OL].（2020-06-20）[2024-08-01].https：//www.saac.gov. cn/daj/falv/202006/79ca4f151fde470c996bec0d50601505.shtml.

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作者單位：中國農(nóng)業(yè)發(fā)展銀行