摘 要 教學(xué)檔案是教學(xué)過程中的重要數(shù)據(jù)，在本科教育教學(xué)評估中有著重要作用。二級學(xué)院作為學(xué)校辦學(xué)的主體，教學(xué)檔案資源內(nèi)容豐富，涵蓋面廣，體系龐大。但長期以來，高校更注重學(xué)校機(jī)關(guān)職能部門的檔案管理，而二級學(xué)院的教學(xué)檔案管理存在檔案制度不健全、管理手段落后等問題。海洋學(xué)院以煙臺大學(xué)本科教學(xué)評估為契機(jī)，健全教學(xué)檔案管理制度，使用現(xiàn)代檔案管理理論和技術(shù)對教學(xué)檔案進(jìn)行科學(xué)規(guī)范化管理，為本科教學(xué)評估提供了數(shù)據(jù)保障。

關(guān)鍵詞 審核評估；教學(xué)檔案；二級學(xué)院；信息化

中圖分類號：G647 " " " " 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.16400/j.cnki.kjdk.2025.01.034

Exploration of Teaching Archive Management in Secondary Colleges from the Perspective of Undergraduate Teaching Review and Evaluation

LIU Jiajia， CHEN Chuntao

（School of Ocean， Yantai University， Yantai， Shandong 264005）

Abstract Teaching records are important data in the teaching process and play a crucial role in undergraduate education evaluation. As the main body of school operation， secondary colleges have rich teaching archive resources， wide coverage， and a huge system. However， for a long time， universities have paid more attention to the archive management of functional departments of the school， while the teaching archive management of secondary colleges has problems such as incomplete archive systems and outdated management methods. Taking the undergraduate teaching evaluation of Yantai University as an opportunity， the Ocean College has improved the management system of teaching archives， and used modern archive management theories and technologies to scientifically standardize the management of teaching archives， providing data guarantee for undergraduate teaching evaluation.

Keywords audit and evaluation; teaching archives; secondary college; information

2021年1月，教育部印發(fā)了《普通高等學(xué)校本科教育教學(xué)審核評估實(shí)施方案（2021―2025年）》，對新一輪本科教育教學(xué)審核評估工作進(jìn)行了部署。本輪評估對高校進(jìn)行了“兩類四種”分類：第一類為具有世界一流辦學(xué)目標(biāo)、一流師資隊(duì)伍和育人平臺，培養(yǎng)一流拔尖創(chuàng)新人才，服務(wù)國家重大戰(zhàn)略需求的普通本科高校；第二類根據(jù)高校辦學(xué)定位、辦學(xué)歷史的不同分為三種：一是已參加過上輪審核評估，以學(xué)術(shù)型人才培養(yǎng)為主要方向的普通本科高校；二是已參加過上輪審核評估，以應(yīng)用型人才培養(yǎng)為主要方向的普通本科高校；三是已通過合格評估5年以上，首次參加審核評估、本科辦學(xué)歷史較短的地方應(yīng)用型普通本科高校[1]。評估依托“普通高校本科教育教學(xué)評估系統(tǒng)”，線上線下評估相結(jié)合。

本科教育教學(xué)評估是檢驗(yàn)學(xué)校全面發(fā)展的重要手段，而教學(xué)作為高校工作的重點(diǎn)之一，成為評估時(shí)的重中之重[2]。教學(xué)檔案因其歷史性和細(xì)節(jié)性在高校教學(xué)質(zhì)量保障中扮演著核心角色，通過詳細(xì)記錄教學(xué)活動(dòng)、課程設(shè)計(jì)、評估結(jié)果及教學(xué)改革的歷史數(shù)據(jù)，為教學(xué)質(zhì)量的持續(xù)改進(jìn)提供了重要依據(jù)[3]。真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的檔案及其有效利用是各類教學(xué)評估的直接信息來源，也是評估中的重要內(nèi)容之一，影響各類教學(xué)評估的效果。

1 二級學(xué)院教學(xué)檔案現(xiàn)狀

教學(xué)檔案是高校檔案工作的重要組成，是在日常教學(xué)管理、教學(xué)運(yùn)行過程中產(chǎn)生的，和教學(xué)活動(dòng)密切相關(guān)的記錄材料，是反映管理水平、教學(xué)工作的真實(shí)資料，具有較高的參考價(jià)值、保存價(jià)值。教學(xué)檔案作為對教學(xué)過程各項(xiàng)工作真實(shí)情況的記錄，具有監(jiān)控和憑證的作用，是高校面對教育主管部門的各類審核評估、教學(xué)檢查、專業(yè)認(rèn)證時(shí)最直接最基礎(chǔ)的支撐材料。教學(xué)檔案可以為各級管理部門進(jìn)行相關(guān)決策時(shí)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，也可以為教學(xué)管理人員和教師開展各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)提供服務(wù)，從而推進(jìn)教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量。教學(xué)檔案是評價(jià)一所高校教學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量的重要依據(jù)，有著不可替代的作用[4]。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，校院兩級管理模式成為目前高校管理的主要模式，但在教學(xué)檔案管理方面，由于二級學(xué)院的檔案管理缺乏相關(guān)國家標(biāo)準(zhǔn)，多數(shù)高校更注重學(xué)校職能部門檔案的收集與存檔，導(dǎo)致二級學(xué)院教學(xué)檔案管理方面存在管理意識薄弱、管理制度不健全、管理手段落后等問題。

1.1 教學(xué)檔案管理意識薄弱

二級學(xué)院作為高校辦學(xué)的主體，在管理、教學(xué)、科研等方面擁有自主權(quán)，是教育教學(xué)評估的重要對象。二級學(xué)院教學(xué)檔案具有內(nèi)涵豐富，體系龐大等特點(diǎn)，是高校教學(xué)檔案的重要組成部分。但現(xiàn)階段，二級學(xué)院往往沒有專業(yè)的檔案管理人員，相關(guān)工作由教學(xué)秘書或教務(wù)員兼職負(fù)責(zé)。其教學(xué)本職工作繁重，加上缺少檔案管理方面的專業(yè)培訓(xùn)與技能，以及師生對教學(xué)檔案工作不重視，導(dǎo)致教學(xué)檔案管理水平不到位。

1.2 教學(xué)檔案制度不健全

以煙臺大學(xué)海洋學(xué)院為例，在本科教育教學(xué)評估前未制定專門的教學(xué)檔案管理制度，對于哪些材料需要?dú)w檔，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)間沒有明確的要求，這就導(dǎo)致相關(guān)人員在進(jìn)行歸檔時(shí)因?yàn)槁氊?zé)不明確而產(chǎn)生抵觸拖延的心理，從而導(dǎo)致歸檔材料不規(guī)范甚至該歸檔未歸檔的情況。因此，建立健全一套能保障教學(xué)運(yùn)行質(zhì)量、提升辦學(xué)水平的檔案管理制度具有重要意義。

1.3 教學(xué)檔案管理手段落后

煙臺大學(xué)海洋學(xué)院現(xiàn)有水產(chǎn)養(yǎng)殖學(xué)、輪機(jī)工程、航海技術(shù)、能源與動(dòng)力工程、海洋科學(xué)5個(gè)本科專業(yè)，專任教師100余人，全日制在校本科生近2000人。由于人才培養(yǎng)和學(xué)科建設(shè)的需要，本科教學(xué)模式多樣，包括專業(yè)理論課、實(shí)驗(yàn)課、專業(yè)實(shí)踐課，以及面向全校師生的全校通選課等。2023―2024學(xué)年春學(xué)期共開設(shè)專業(yè)課113門，其中考試課33門，考查課38門，實(shí)驗(yàn)實(shí)踐課上機(jī)課27門，實(shí)習(xí)課15門，全校通選課2門，每年需要存檔的教學(xué)檔案類型多、數(shù)量大。

目前學(xué)院存檔的教學(xué)檔案主要包括以下幾大類：①教學(xué)管理類：包括學(xué)校及學(xué)院制定的管理文件、相關(guān)教學(xué)工作的會議文件資料等；②招生類：包括學(xué)院的招生計(jì)劃、招生簡章、新生錄取名單及入校資格審核材料等；③學(xué)籍管理類：包括學(xué)籍檔案卡、學(xué)籍異動(dòng)材料（如休學(xué)、退學(xué)、入伍、復(fù)學(xué)等）、畢業(yè)生畢業(yè)資格審核材料、成績冊、結(jié)業(yè)生材料等；④教學(xué)運(yùn)行類：包括培養(yǎng)方案、教學(xué)大綱、實(shí)踐教學(xué)、考核材料等；⑤教材類：自編、主編教材、專業(yè)課程教材建設(shè)規(guī)劃項(xiàng)目等。⑥質(zhì)量文件類：包括教學(xué)質(zhì)量報(bào)告、督導(dǎo)工作文件等。

現(xiàn)存的教學(xué)檔案都采用紙質(zhì)版形式存檔，隨著時(shí)間的推移，數(shù)量越來越多，同時(shí)由于人員的變動(dòng)、辦公地點(diǎn)的更換及管理的不規(guī)范，出現(xiàn)了部分紙質(zhì)檔案遺失、損壞的情況，給查閱工作帶來困難，也存在難以檢索的問題。

2 教學(xué)檔案管理的具體措施

2.1 建立健全教學(xué)檔案管理制度

根據(jù)審核評估對教學(xué)檔案的存檔要求，對現(xiàn)有各項(xiàng)教學(xué)活動(dòng)積累的教學(xué)檔案進(jìn)行系統(tǒng)的整理與分析，修訂、完善學(xué)院教學(xué)檔案管理制度，納入院級本科教學(xué)管理文件體系。通過制度明確歸檔的材料類型，歸檔的時(shí)間以及歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化歸檔流程及查閱、保密各項(xiàng)事宜，從而提高檔案資料的質(zhì)量。借鑒管理學(xué)上的過程管理模式，從縱向角度加強(qiáng)教學(xué)檔案質(zhì)量管理，以發(fā)揮教學(xué)檔案的作用。在檔案的管理中，以教學(xué)目標(biāo)為原則設(shè)計(jì)教學(xué)檔案管理框架，以教學(xué)活動(dòng)為依據(jù)制定教學(xué)檔案管理方案，以問題為導(dǎo)向不斷對教學(xué)管理方案進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，提升教學(xué)檔案的整體質(zhì)量。以橫向分類為輔，注重教學(xué)檔案的內(nèi)在連續(xù)性，清晰地突出教學(xué)各項(xiàng)活動(dòng)相關(guān)檔案的特點(diǎn)和作用，完善教學(xué)檔案體系建設(shè)，方便教學(xué)檔案的日常使用[5]。

海洋學(xué)院在2024年之前未對全校通選課的相關(guān)考核材料提出明確歸檔要求，這是由于全校通選課的任課教師雖為學(xué)院教師，但具體開課情況由教務(wù)處負(fù)責(zé)，從而導(dǎo)致歸檔職責(zé)不明確，導(dǎo)致全校通選課的材料未能完整存檔。在修訂相關(guān)教學(xué)檔案管理制度的過程中，學(xué)院明確將考試課、考查課、全校通選課各類課程的期末考核材料以及過程考核材料全部納入歸檔范圍。

在明確歸檔范圍的基礎(chǔ)上，細(xì)化歸檔標(biāo)準(zhǔn)：對于采用試卷形式進(jìn)行考核的課程，在歸檔時(shí)需要將封面、閱卷記錄、考場記錄、A/B空白卷、參考答案和評分標(biāo)準(zhǔn)、試卷分析、教學(xué)記錄表、成績單及排序后的試卷一起裝訂，避免了歸檔材料標(biāo)準(zhǔn)不一致的情況。

明確教學(xué)檔案管理期限。對于有重要參考價(jià)值的教學(xué)檔案，比如重大事件、教學(xué)改革、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、學(xué)籍變更、入學(xué)信息等，應(yīng)永久保存。其他檔案則根據(jù)其價(jià)值和相關(guān)管理規(guī)定進(jìn)行期限內(nèi)保存[6]。為對現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案進(jìn)行細(xì)化分類，學(xué)院購置文件柜及檔案盒，從大類上按照教學(xué)管理類、教學(xué)業(yè)務(wù)類、招生類等分柜分層存放。每一大類下再按照小類建立檔案盒，按照存放內(nèi)容粘貼檔案盒標(biāo)簽，并在盒內(nèi)增加檔案索引目錄，方便查找和內(nèi)容的隨時(shí)更新，提高教學(xué)檔案資料的檢索效率。

2.2 建立電子教學(xué)檔案

傳統(tǒng)的紙質(zhì)版檔案在存儲時(shí)需要相應(yīng)的存儲面積，在日常查閱和整理時(shí)也需要管理人員搬上搬下，十分不便利。而且紙質(zhì)材料隨著年份的推移和翻閱次數(shù)的增加，還容易損壞，不利于教學(xué)檔案的保存與重復(fù)使用。如果經(jīng)歷校區(qū)或檔案室搬遷等變動(dòng)，還容易造成遺失。為了解決以上問題，海洋學(xué)院從2024年開始探索建立電子檔案，主要涉及紙質(zhì)與電子檔案間的整合、現(xiàn)有紙質(zhì)教學(xué)檔案的數(shù)字化等問題。

從2024年起，學(xué)院將要存檔的教學(xué)檔案（除考核材料外）以數(shù)字化形式進(jìn)行儲存，在響應(yīng)了無紙化辦公政策的同時(shí)，也降低了對存儲面積的要求，提高了檔案存儲的安全性。為了提高檢索效率，建立了存檔材料的命名規(guī)則，以“類別―存檔日期―項(xiàng)目名稱―存檔部門/存檔人”的形式進(jìn)行命名，如“招生類―2023年9月―2023級新生入學(xué)名冊―業(yè)務(wù)辦”，方便檔案資料的檢索。

3 取得的成效

2023年8月煙臺大學(xué)八角灣校區(qū)正式啟用，開啟一校三區(qū)辦學(xué)新格局。海洋學(xué)院作為第一批搬到八角校區(qū)的4個(gè)學(xué)院之一，其教學(xué)條件、科研條件、辦公條件都得以改善。2023―2024學(xué)年秋學(xué)期開始，海洋學(xué)院對專業(yè)課全面實(shí)施課堂教學(xué)改革，要求任課教師改進(jìn)一直以來“期末一考定成績”課程考核方式，加強(qiáng)過程性考核，考核方式多樣化?？偝煽冎辽儆扇糠謽?gòu)成：平時(shí)考核（包括隨堂測試、課后作業(yè)等）、單元測試（含期中考試，與期末考核形式一致）、期末考試等。其中，期末考試成績權(quán)重不超過50%，并且由任課教師設(shè)置強(qiáng)制達(dá)標(biāo)線。課后作業(yè)、單元測試、期中考核等，和期末試卷一起作為課程考核的重要支撐材料。

畢業(yè)論文方面，裝訂成冊的紙版畢業(yè)論文、過程指導(dǎo)記錄、評審表、修改記錄表等，均以學(xué)號建立文件夾按照畢業(yè)論文開展過程逐一歸檔，可以清楚查閱到某一篇論文從選題到答辯的全過程。

經(jīng)過近一年的努力，海洋學(xué)院教學(xué)檔案室在規(guī)范管理、存檔材料數(shù)量上都取得一定的進(jìn)步，方便教師通過查閱以往的教學(xué)檔案材料，豐富教學(xué)內(nèi)容、提升教學(xué)水平，進(jìn)而促進(jìn)課堂教學(xué)改革，提升教學(xué)質(zhì)量。

4 結(jié)語

二級學(xué)院在教學(xué)檔案的管理方面主要依據(jù)2008年頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》，但此辦法主要是針對校級層面教學(xué)檔案的歸檔范圍進(jìn)行指導(dǎo)，對于二級學(xué)校教學(xué)檔案的歸檔內(nèi)容沒有明確規(guī)定。后期，學(xué)院將加強(qiáng)與學(xué)校檔案管理部門、教務(wù)處的協(xié)同合作，深挖與教學(xué)相關(guān)的檔案資源，實(shí)現(xiàn)存檔資料的不斷完善，更好地服務(wù)于學(xué)校的教育教學(xué)和管理工作，為師生開展教學(xué)活動(dòng)提供可靠支撐。

*通信作者：陳春濤

★基金項(xiàng)目：2024年煙臺大學(xué)教學(xué)改革研究項(xiàng)目“基于評估視域二級學(xué)院教學(xué)檔案規(guī)范化管理研究”（JYXM2024048Y）；2023年度高等教育科學(xué)研究規(guī)劃課題（23NL0429）。

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