摘要：隨著技術(shù)的飛速發(fā)展，數(shù)字化檔案作為新興檔案存儲(chǔ)方式，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下被廣泛地利用于各個(gè)領(lǐng)域。面對(duì)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案工作發(fā)展趨勢(shì)，構(gòu)建共享性與智能化兼?zhèn)涞臄?shù)字化管理平臺(tái)是實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值充分發(fā)揮重要手段。檔案管理部門(mén)可在充分發(fā)揮檔案數(shù)字化屬性優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)上，通過(guò)完善管理機(jī)制、優(yōu)化操作手段、轉(zhuǎn)變工作理念、提升技術(shù)能力來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案的科學(xué)管理與利用。推動(dòng)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的構(gòu)建不僅僅是網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的必然選擇，也是充分發(fā)掘并利用檔案信息資源的有效手段。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；檔案數(shù)字化；管理平臺(tái)

doi：10.3969/J.ISSN.1672-7274.2025.02.056

中圖分類號(hào)：G 271；TP 393.4" " " " " 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A" " " " " " 文章編碼：1672-7274（2025）02-0-03

Research on the Construction of Archives Digital Management Platform"in the \"Internet plus\" Era

DU Ping

（Bohai University Archives， Jinzhou 121013， China）

Abstract： With the rapid development of technology， digital archives， as a new way of archives storage， are widely used in various fields with the help of Internet technology. In the face of the development trend of archive work in the \"Internet plus\" era， building a digital management platform with both sharing and intelligence is an important means to realize the full play of archive value. The archives management department can achieve scientific management and utilization of digital archives by improving management mechanisms， optimizing operational methods， transforming work concepts， and enhancing technical capabilities， while fully leveraging the advantages of digital archives. Promoting the construction of a digital archive management platform is not only an inevitable choice for archive management work in the network environment， but also an effective means to fully explore and utilize archive information resources.

Keywords： internet plus; digitalization of archives; management platform

互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)因其覆蓋廣泛、應(yīng)用方便的特性在社會(huì)各領(lǐng)域被廣泛運(yùn)用。隨著檔案意識(shí)的全面普及，民眾對(duì)檔案的利用需求呈幾何級(jí)增長(zhǎng)，檔案存儲(chǔ)方式逐漸由實(shí)體存儲(chǔ)向數(shù)字化存儲(chǔ)過(guò)渡，為了與之相適應(yīng)，檔案管理方式也由傳統(tǒng)的手工管理轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上平臺(tái)管理。構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)，提升檔案科學(xué)管理水平是我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展與改革的新風(fēng)向。

1" "檔案數(shù)字化的屬性特征與發(fā)展趨勢(shì)

1.1 檔案數(shù)字化的屬性特征

檔案數(shù)字化是順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代檔案資源管理與檔案信息利用需求的必然選擇[1]。綜合剖析檔案數(shù)字化的內(nèi)涵，其屬性特征主要體現(xiàn)在以下三方面。第一，檔案數(shù)字化可以在提高檔案利用率的同時(shí)促進(jìn)檔案資源價(jià)值的發(fā)揮，并且能夠?qū)^藏紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化檔案資源。經(jīng)過(guò)數(shù)字化處理的檔案不僅可以更長(zhǎng)久地發(fā)揮其“存憑留史”的價(jià)值，而且能夠以數(shù)字化的保存形式適應(yīng)不同管理軟件的查閱與利用，進(jìn)而將其利用價(jià)值發(fā)揮到極致。因此，在檔案數(shù)字化過(guò)程中會(huì)體現(xiàn)出共享性以及數(shù)字性這兩種屬性特征。第二，將相關(guān)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理后，檔案保存形式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案形式，可以嚴(yán)格依照電子檔案的標(biāo)準(zhǔn)及要求進(jìn)行日常管理、維護(hù)與利用，因此檔案數(shù)字化具有管理利用方式一體化與標(biāo)準(zhǔn)化的屬性特征。第三，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化，可以在推進(jìn)檔案資源充分利用與科學(xué)存儲(chǔ)的同時(shí)，可充分發(fā)揮檔案信息的服務(wù)功能，以滿足社會(huì)科技進(jìn)步與檔案事業(yè)發(fā)展的雙重需要。這使得檔案數(shù)字化兼具社會(huì)性與網(wǎng)絡(luò)性的屬性特征。

1.2 檔案數(shù)字化的發(fā)展趨勢(shì)

在以科技發(fā)展為先導(dǎo)的當(dāng)今社會(huì)，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的大范圍運(yùn)用給各個(gè)行業(yè)的傳統(tǒng)運(yùn)維模式帶來(lái)了巨大沖擊與挑戰(zhàn)。隨著無(wú)紙化辦公逐漸在社會(huì)多個(gè)領(lǐng)域推行，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案因需要大量空間用于保管與維護(hù)，且在查閱利用的靈活性與便捷性上無(wú)法滿足檔案利用者需要，而逐漸與社會(huì)發(fā)展進(jìn)程脫節(jié)。一方面，檔案作為客觀真實(shí)反映歷史變遷的原始記錄，其自身的佐證信息與參考價(jià)值對(duì)社會(huì)發(fā)展具有重要的導(dǎo)向意義。傳統(tǒng)的檔案資源以實(shí)體的紙質(zhì)檔案為主，可利用現(xiàn)代技術(shù)手段，將這部分紙質(zhì)檔案資源進(jìn)行數(shù)字化處理，優(yōu)化檔案保存結(jié)構(gòu)，有利于檔案資源的進(jìn)一步開(kāi)發(fā)利用[2]。另一方面，對(duì)檔案資源開(kāi)展數(shù)字化建設(shè)可以促進(jìn)檔案信息資源的科學(xué)管理與廣泛利用。進(jìn)行檔案資源數(shù)字化建設(shè)，可實(shí)現(xiàn)多個(gè)有利用權(quán)限的部門(mén)對(duì)同一檔案信息資源的查詢利用，讓檔案利用主體更自主、更全面地對(duì)檔案中的記載予以借鑒，同時(shí)在檔案自身價(jià)值發(fā)揮上，打破了時(shí)間和空間的局限性。

2" "構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的意義

2.1 檔案數(shù)字化管理平臺(tái)具有公益性價(jià)值

檔案工作是我國(guó)全面發(fā)展整體布局中的重要組成部分，為黨和政府各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展提供基礎(chǔ)參考和史料支持。各級(jí)檔案保管機(jī)構(gòu)在履行檔案管理與安全維護(hù)職責(zé)的基礎(chǔ)上，還具有對(duì)有利用需求的社會(huì)公眾提供檔案查詢服務(wù)的義務(wù)，以便發(fā)揮檔案“存憑、留史、資政、育人”的社會(huì)價(jià)值。我國(guó)的檔案資源屬于國(guó)家所有，服務(wù)于人民群眾，檔案利用服務(wù)也是國(guó)家在民生層面上發(fā)揮公共服務(wù)職能的重要渠道，彰顯其公益性價(jià)值。

2.2 檔案數(shù)字化管理平臺(tái)具有社會(huì)性價(jià)值

檔案是指人類在從事不同社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的原始記錄，具有較高的參考價(jià)值與佐證意義。在檔案利用過(guò)程中，檔案的相關(guān)政治、經(jīng)濟(jì)、文化價(jià)值得以充分發(fā)揮，有效推動(dòng)了社會(huì)生活的全面進(jìn)步。開(kāi)展檔案數(shù)字化管理工作，依托互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)最大程度發(fā)掘檔案價(jià)值，在確保檔案利用合理、安全的基礎(chǔ)上為人民群眾提供更全面、更方便的檔案信息服務(wù)，是檔案數(shù)字化建設(shè)工作的宗旨，也是檔案數(shù)字化管理工作社會(huì)性價(jià)值的集中體現(xiàn)。

3" "檔案數(shù)字化管理平臺(tái)構(gòu)建策略

3.1 建立科學(xué)有效的管理體系

3.1.1 明確檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)總體目標(biāo)

檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的建設(shè)是一個(gè)系統(tǒng)性、連續(xù)性的過(guò)程，不可能一蹴而就。在檔案資源整理與立卷階段，需要嚴(yán)格地對(duì)歸檔材料進(jìn)行整理分類，并做好接下來(lái)的檔案數(shù)字化準(zhǔn)備工作，因此對(duì)各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)用于檔案資源開(kāi)發(fā)處理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)要求較高。搞好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，配備精良的軟件設(shè)施與硬件設(shè)施是建立檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的基礎(chǔ)要素[3]。在檔案資源數(shù)字化處理階段，數(shù)字化行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與技術(shù)規(guī)定是各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)必須嚴(yán)格遵守的行為準(zhǔn)則。傳統(tǒng)檔案載體多為紙質(zhì)材料，在進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化流程中必須考慮到檔案資源自身的真實(shí)性、完整性、標(biāo)準(zhǔn)性與實(shí)用性。在數(shù)字化檔案材料提供服務(wù)階段，檔案從業(yè)人員的管理水平與技術(shù)能力尤為重要。各個(gè)檔案管理機(jī)構(gòu)的人員配置是檔案數(shù)字化管理平臺(tái)建設(shè)的主導(dǎo)力量，擁有德才兼?zhèn)涞臋n案管理團(tuán)隊(duì)可以規(guī)避電子檔案利用中可能會(huì)遇到的數(shù)據(jù)信息外泄、模塊查詢精準(zhǔn)度不高、數(shù)據(jù)利用效能偏低等情況。

3.1.2 完善檔案數(shù)字化管理平臺(tái)供給機(jī)制

首先，優(yōu)化各級(jí)檔案管理部門(mén)行政職能。各級(jí)檔案管理部門(mén)行政能力的提升是檔案管理由傳統(tǒng)模式向數(shù)字化管理模式邁進(jìn)的原動(dòng)力。依靠行政職能的變革，檔案管理部門(mén)在大幅度提升自身內(nèi)驅(qū)力的同時(shí)，加大力度敦促轄區(qū)內(nèi)各類檔案機(jī)構(gòu)開(kāi)創(chuàng)工作新局面，打通多元化供給途徑，更加充分地開(kāi)發(fā)檔案社會(huì)價(jià)值。其次，在數(shù)字化處理過(guò)程中遵從民主科學(xué)決策機(jī)制。檔案數(shù)字化建設(shè)道路長(zhǎng)遠(yuǎn)，從數(shù)字化系統(tǒng)的選定、信息技術(shù)設(shè)備的購(gòu)進(jìn)到數(shù)字化工作日程安排、數(shù)字化操作人員的確定等都需要多方合作共建。從數(shù)字化工作發(fā)展的視角切入，審時(shí)度勢(shì)地選擇適合自身實(shí)際情況的正確操作方案是高效完成檔案數(shù)字化工作的最優(yōu)解。最后，建立健全監(jiān)督機(jī)制。鑒于檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中需要投入大量財(cái)力完成數(shù)字化設(shè)備購(gòu)置與信息平臺(tái)引進(jìn)，完備的監(jiān)督機(jī)制必不可少。依托自我監(jiān)督與上級(jí)督查，檔案數(shù)字化建設(shè)過(guò)程中的制度決策與工作部署可以得到充分貫徹落實(shí)。

3.1.3 科學(xué)設(shè)計(jì)模塊功能與效用

通過(guò)分級(jí)設(shè)置檔案數(shù)字化管理平臺(tái)系統(tǒng)，明確各個(gè)二級(jí)模塊的操作功能。在檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的模塊設(shè)計(jì)上，可依據(jù)操作目的設(shè)置“平臺(tái)管理模塊”用于平臺(tái)管理員對(duì)用戶注冊(cè)與注銷、用戶權(quán)限界定、數(shù)據(jù)恢復(fù)與批處理等調(diào)試功能進(jìn)行操作；設(shè)置“館藏案卷管理模塊”用于對(duì)檔案材料系統(tǒng)錄入、檔案借閱與還回、檔案鑒定與銷毀等功能進(jìn)行操作；設(shè)置“館藏檔案查詢檢索模塊”，通過(guò)簡(jiǎn)單檢索、分類檢索、關(guān)鍵字檢索、高級(jí)檢索、館際檢索完成所需檔案材料的查詢操作；設(shè)置“館藏檔案業(yè)務(wù)處理模塊”用于對(duì)檔案接收入館、歸檔目錄打印、檔案在館統(tǒng)計(jì)等數(shù)據(jù)管理功能進(jìn)行操作。

3.2 轉(zhuǎn)變服務(wù)理念

3.2.1 在基層檔案管理機(jī)構(gòu)深入推進(jìn)檔案數(shù)字化理念

檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)對(duì)檔案保管機(jī)構(gòu)而言不再是錦上添花的特色工作，而是勢(shì)在必行的剛性要求，直接關(guān)系著檔案工作發(fā)展進(jìn)程。檔案機(jī)構(gòu)從業(yè)人員須及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思維，從系統(tǒng)全面收集好電子檔案資源入手，努力轉(zhuǎn)變自身的服務(wù)認(rèn)知以適應(yīng)檔案數(shù)字化工作發(fā)展建設(shè)需要。此外，檔案數(shù)字化工作者的主觀學(xué)習(xí)態(tài)度也影響著檔案數(shù)字化的成效?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案工作者應(yīng)充分發(fā)揮自主學(xué)習(xí)能力，通過(guò)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)交流、會(huì)務(wù)培訓(xùn)等多種渠道拓寬信息資源數(shù)字化方面的相關(guān)知識(shí)，以便提升數(shù)字化檔案資源整理與開(kāi)發(fā)的業(yè)務(wù)能力。檔案信息資源隨著數(shù)字科技時(shí)代的到來(lái)而呈現(xiàn)裂變式數(shù)量激增，如何將這些電子信息資源利用好，從而使其最大化地轉(zhuǎn)變?yōu)樯鐣?huì)產(chǎn)能是檔案利用流程中的重中之重。通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)中信息檢索點(diǎn)的提取，可形成完整查閱結(jié)論，在這一過(guò)程中，檔案工作人員的人工服務(wù)始終貫穿其始終。提升檔案工作人員主動(dòng)服務(wù)意識(shí)，有利于全面地開(kāi)展“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代數(shù)字檔案利用工作。

3.2.2 強(qiáng)化檔案數(shù)字化存儲(chǔ)與檢索理念

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，檔案數(shù)字化存儲(chǔ)因其具有存儲(chǔ)成本低、存儲(chǔ)空間小的特點(diǎn)而被廣泛應(yīng)用于各級(jí)各類檔案管理機(jī)構(gòu)。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管模式逐步轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化存儲(chǔ)，不但可以提升檔案信息資源的安全性，而且可以實(shí)現(xiàn)隨時(shí)存儲(chǔ)，極大簡(jiǎn)化了檔案利用流程。另外，檔案資源的存儲(chǔ)最終通過(guò)利用體現(xiàn)其價(jià)值，而大多數(shù)檔案利用者對(duì)檔案查閱利用的方法并不了解，因此很難實(shí)現(xiàn)檔案信息與查檔需求的有效對(duì)接。隨著互聯(lián)網(wǎng)覆蓋率顯著提升，檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)據(jù)化趨勢(shì)凸顯，這在無(wú)形中為有檔案利用需要的人員提供了便利條件，同時(shí)也給檔案管理人員帶來(lái)了新的工作挑戰(zhàn)。鑒于工作屬性，檔案管理人員須強(qiáng)化自身數(shù)據(jù)檢索理念，提升數(shù)據(jù)檢全能力與數(shù)據(jù)檢準(zhǔn)能力。通過(guò)對(duì)檢索平臺(tái)、App、Qamp;A模塊等查詢系統(tǒng)的利用，提升自身捕捉有效信息的敏感度，以便能夠在紛繁復(fù)雜的大數(shù)據(jù)中迅速獲取所需信息。

3.3 在提升信息技術(shù)能力的同時(shí)建立資源共享平臺(tái)

3.3.1 提升信息技術(shù)能力為檔案數(shù)字化管理提供保障

檔案數(shù)字化管理對(duì)相關(guān)人員的信息技術(shù)能力提出了新的要求。首先，檔案數(shù)字化管理需要數(shù)據(jù)保密技術(shù)作為支撐。目前，能夠?qū)⒉焕蛩亟y(tǒng)一隔離開(kāi)的防火墻已經(jīng)廣泛運(yùn)用于各個(gè)數(shù)據(jù)系統(tǒng)，其具備的分組過(guò)濾功能可有效降低干擾因素對(duì)系統(tǒng)的威脅。電子簽名和印章的使用也是檔案數(shù)字化管理過(guò)程中較為常見(jiàn)的數(shù)字加密技術(shù)。相比之下，電子文件認(rèn)證技術(shù)的運(yùn)算處理復(fù)雜性要高于防火墻與電子簽章，它采用先獲取驗(yàn)證碼、后比較運(yùn)算的方式來(lái)識(shí)別電子文件是否真實(shí)有效。其次，引入數(shù)據(jù)遷移技術(shù)保障操作正常運(yùn)行。數(shù)據(jù)遷移指的是利用技術(shù)手段將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移至其他存儲(chǔ)載體或其他數(shù)據(jù)庫(kù)的操作過(guò)程。介質(zhì)轉(zhuǎn)換、格式轉(zhuǎn)換與系統(tǒng)轉(zhuǎn)換是數(shù)據(jù)遷移最常見(jiàn)的三種模式。在此過(guò)程中，要綜合考量時(shí)間與成本，避免操作環(huán)境與時(shí)間節(jié)點(diǎn)對(duì)數(shù)據(jù)遷移帶來(lái)影響。最后，合理利用云存儲(chǔ)與云備份。云存儲(chǔ)與云備份因其低成本、回報(bào)高、安全性好、利用方便而被廣泛運(yùn)用于多個(gè)工作領(lǐng)域，它們?cè)跒槭褂貌块T(mén)提供更大存儲(chǔ)空間的同時(shí)也讓檔案信息資源的管理不再局限于時(shí)間空間，節(jié)省了更多管理成本，也更為安全方便。

3.3.2 建立并擴(kuò)大資源共享平臺(tái)

建設(shè)館際共享平臺(tái)是檔案信息資源整合統(tǒng)一、協(xié)同共享的必經(jīng)之路。一方面，檔案數(shù)字化建設(shè)需要依托多種網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)平臺(tái)，利用信息化手段承載管理任務(wù)，從而構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與數(shù)字化管理體系聯(lián)動(dòng)對(duì)接的資源共享平臺(tái)。依托資源共享平臺(tái)，多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)資源整合與互通，在節(jié)省人力物力的同時(shí)也滿足了利用群體的閱檔需求。同時(shí)，多個(gè)部門(mén)亦可通過(guò)云端對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、調(diào)取與維護(hù)，極大提高了檔案利用率與辦公效率。

4" "結(jié)束語(yǔ)

“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，數(shù)字化信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域中的運(yùn)用給檔案管理工作帶來(lái)了新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的構(gòu)建，打破了傳統(tǒng)意義上時(shí)間、空間對(duì)檔案管理工作的約束，有利于數(shù)字化檔案資源的科學(xué)管理與利用，在推進(jìn)檔案價(jià)值轉(zhuǎn)化與提升公共服務(wù)能力方面具有可實(shí)施性。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：杜" 萍（1982-），女，滿族，遼寧錦州人，副研究館員，碩士，研究方向?yàn)樾畔⒒芾砼c檔案利用。