《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”專章，凸顯了檔案信息化建設(shè)在檔案事業(yè)中的重要地位。《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》第五十七條要求建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，有序開展檔案數(shù)字化工作。盡管傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作已持續(xù)進(jìn)行多年，但是各單位數(shù)字化程度各不相同，在一定時(shí)期內(nèi)，傳統(tǒng)載體檔案仍將繼續(xù)增加，存量數(shù)字化任務(wù)任重道遠(yuǎn)。傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化是檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，具有項(xiàng)目周期長、管理難度大、質(zhì)量要求高、工作任務(wù)重等特點(diǎn)，只有真正實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，才能打破檔案利用的種種限制，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置和科學(xué)管理。

一、加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，精心統(tǒng)籌謀劃

建立健全檔案數(shù)字化建設(shè)的領(lǐng)導(dǎo)體制和工作機(jī)制，明確各級責(zé)任和任務(wù)。成立專門的檔案數(shù)字化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，負(fù)責(zé)制定數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃、實(shí)施方案和推進(jìn)計(jì)劃。加強(qiáng)對數(shù)字化建設(shè)的督促檢查，確保各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處。主動(dòng)與財(cái)政、行政審批等部門對接，按程序做好項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目評審、項(xiàng)目審批、經(jīng)費(fèi)保障等工作。堅(jiān)持以需求為牽引，以利用為目的，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。貫徹常用優(yōu)先、目錄優(yōu)先、急用優(yōu)先、孤本優(yōu)先、特色優(yōu)先的原則，以滿足利用需求。

二、加強(qiáng)制度建設(shè)，明確崗位責(zé)任

建立權(quán)責(zé)明確、覆蓋全程的崗位責(zé)任制，推進(jìn)檔案數(shù)字化加工程序化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。一是建章立制，明晰崗位職責(zé)。建立值班制度、會(huì)商制度、專題會(huì)議制度、工作人員管理制度、檔案調(diào)還卷制度、數(shù)據(jù)管理制度、數(shù)字化設(shè)備管理制度、監(jiān)理制度、工作現(xiàn)場管理制度、保密管理制度等，以制度化保障數(shù)字化，用數(shù)字化帶動(dòng)規(guī)范化。二是建立完善的檔案數(shù)字化工作流程。明確調(diào)卷、前處理、掃描、修圖、質(zhì)檢、還卷等環(huán)節(jié)的操作規(guī)范，建立流程單登記簿。三是建立嚴(yán)格的突發(fā)事件防范和應(yīng)急處置責(zé)任制，制定工作預(yù)案，切實(shí)履行崗位職責(zé)，保證突發(fā)事件應(yīng)急處置工作有序開展。

三、加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，培育崗位能手

打鐵還需自身硬，檔案部門的工作人員，需要熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和數(shù)字化技能。要通過開展人員管理、設(shè)備管理、數(shù)據(jù)管理和現(xiàn)場安全管理等全方位的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，加強(qiáng)數(shù)字化人才隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)一支具備檔案學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)、信息管理等多方面知識(shí)的專業(yè)人才隊(duì)伍，為檔案數(shù)字化提供人才保障。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)對參與的員工也要積極開展培訓(xùn)，對檔案整理規(guī)范、著錄規(guī)范、數(shù)字化掃描規(guī)范、安全保密要求等進(jìn)行全方位培訓(xùn)，提高參與者的綜合素質(zhì)。

四、加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，精細(xì)過程管理

對外包服務(wù)進(jìn)行全方位全過程監(jiān)管，包括設(shè)備入場的安全審查、外包人員資質(zhì)審查、數(shù)字化加工現(xiàn)場的監(jiān)管等，事前規(guī)范、事中抽查、事后驗(yàn)收?？梢氡O(jiān)理公司對檔案數(shù)字化的全過程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，他們能夠確保項(xiàng)目質(zhì)量、保障項(xiàng)目進(jìn)度、控制項(xiàng)目成本、提供專業(yè)建議、降低返工率，同時(shí)也可以將檔案館工作人員從細(xì)節(jié)管理中解放出來，更加專注于項(xiàng)目實(shí)施的宏觀管理和核心關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)的監(jiān)督。對錄入的館藏檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和定期抽查，確保錄入數(shù)據(jù)與原始檔案一致性和數(shù)字化成果的準(zhǔn)確、完整、可用、安全。

五、加強(qiáng)驗(yàn)收整改，做好成果交付

要發(fā)揮好項(xiàng)目驗(yàn)收監(jiān)管作用，加強(qiáng)項(xiàng)目驗(yàn)收工作，提前制定驗(yàn)收方案，成立驗(yàn)收小組，明確驗(yàn)收內(nèi)容和驗(yàn)收程序，為高質(zhì)量完成項(xiàng)目提供有力支持。加大階段性驗(yàn)收力度，避免因加工周期過長造成驗(yàn)收工作量過大和因未及時(shí)監(jiān)測而出現(xiàn)大批量不合格產(chǎn)品導(dǎo)致積重難返的問題。竣工驗(yàn)收時(shí)，對檔案數(shù)字化成果進(jìn)行全面檢查與評估，確保數(shù)字圖像、檔案目錄數(shù)據(jù)、元數(shù)據(jù)、工作文件、存儲(chǔ)載體等的完整性和準(zhǔn)確性。此外，還需檢查數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性和存儲(chǔ)載體的可用性、安全性等。驗(yàn)收合格后，填寫《紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表》并由相關(guān)負(fù)責(zé)人和專家簽字確認(rèn)。如果在終驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)不合格項(xiàng)，應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)團(tuán)隊(duì)進(jìn)行整改。整改完成后，需重新進(jìn)行驗(yàn)收，直至所有項(xiàng)目均符合標(biāo)準(zhǔn)。驗(yàn)收通過后，按照相關(guān)規(guī)定履行還卷入庫手續(xù)，在確保數(shù)字化成果的安全性和可訪問性的基礎(chǔ)上，對數(shù)字化成果進(jìn)行備份和移交。