摘 要：檔案整理是檔案管理的核心環(huán)節(jié)，信息組織理論為檔案整理提供了新視角。文章在梳理檔案整理相關(guān)研究和實(shí)踐基礎(chǔ)上，指出全宗理論在應(yīng)用層次、適用機(jī)構(gòu)、理論實(shí)質(zhì)三方面的局限，并探討了信息組織理論在檔案管理中的應(yīng)用潛力，提出通過(guò)“實(shí)體—信息—知識(shí)”三個(gè)層面有序組織，重新審視全宗理論，以適應(yīng)信息時(shí)代檔案管理新需求。

關(guān)鍵詞：信息組織理論；全宗理論；檔案整理

分類(lèi)號(hào)：G272

Reconsideration of the Fonds Theory from the Perspective of Information Organization Theory

Huang Xinrong， Zhao Xia

（ School of Public Administration， Northwest University， Xi’an， Shaanxi 710127 ）

Abstract： The organization of archives is a core aspect of archival management， and information organization theory provides a new perspective for archival organization. Based on a review of relevant researches on the organization of archives， this article points out the limitations of the fonds theory in terms of application levels， suitable institutions， and theoretical essence. It also explores the potential of applying information organization theory to archival management. The article proposes to reconsider the fonds theory through the orderly organization of the three levels of \"entity-informationknowledge\" to adapt to the new needs of archival management in the information era.

Keywords： Information Organization Theory； Fonds Theory； Organization of Archives

在檔案學(xué)界，全宗理論長(zhǎng)期被奉為檔案整理的基礎(chǔ)理論。然而，經(jīng)實(shí)踐檢驗(yàn)，該理論本身存在許多局限性，并不能做到完全自洽。眾多學(xué)者紛紛從不同視角出發(fā)，對(duì)該理論進(jìn)行解釋、補(bǔ)充與完善。盡管如此，仍未徹底解決檔案整理過(guò)程中存在的疑點(diǎn)和挑戰(zhàn)。

另一方面，在“圖書(shū)情報(bào)與檔案管理”一級(jí)學(xué)科更名為“信息資源管理”的大背景下，檔案作為信息資源的重要分支，在邏輯上亦應(yīng)承襲并體現(xiàn)與一級(jí)學(xué)科信息資源管理相一致的共性。因此，有必要強(qiáng)調(diào)并深化信息資源管理的基礎(chǔ)理論在檔案學(xué)領(lǐng)域的應(yīng)用，使其成為構(gòu)建檔案學(xué)理論體系的核心支撐。本文在分析檔案整理理論的基礎(chǔ)上，指出全宗理論的不足，并探討將信息組織理論作為檔案管理的基礎(chǔ)理論的可行性。

有關(guān)全宗理論和其相關(guān)的來(lái)源原則、事由原則的爭(zhēng)論和探討，一直持續(xù)不斷，進(jìn)入20世紀(jì)80年代，檔案整理領(lǐng)域的探索持續(xù)深化，如在事由原則與來(lái)源原則的關(guān)系方面，主要聚焦于事由原則的定義[1]、與來(lái)源原則關(guān)系的演進(jìn)[2]和統(tǒng)一[3]、事由原則的重新審視和定位[4]；在全宗理論方面，主要集中在我國(guó)檔案界對(duì)全宗理論概念[5]和實(shí)質(zhì)[6]的探討，國(guó)內(nèi)外全宗理論的發(fā)展[7-9]，主、客體全宗[10]和全宗群[11]等新形態(tài)全宗的構(gòu)建等問(wèn)題上。

在實(shí)踐領(lǐng)域，由全宗理論定義的檔案分類(lèi)、檔號(hào)編制也產(chǎn)生了大量的問(wèn)題，不得不使用全宗匯集、檔案匯集等全宗的補(bǔ)充形式。隨著抗疫檔案等專(zhuān)題檔案的出現(xiàn)，人們開(kāi)始探討這些不符合全宗理論的檔案整理問(wèn)題。即使是新的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）也產(chǎn)生了一些實(shí)踐應(yīng)用的問(wèn)題[12]，讓人不得不思考全宗理論的適用范圍。

此外，由于電子文件的大量產(chǎn)生，信息技術(shù)廣泛用于檔案整理。部分學(xué)者著眼于電子文件檔案整理，提出檔案的實(shí)體整理和檔案的信息整理的“二元檔案”實(shí)踐體系[13-14]，同時(shí)向“虛擬整理”[15]、“數(shù)據(jù)態(tài)”[16]變革，最終達(dá)到知識(shí)層面[17]的內(nèi)化，以便更好地開(kāi)發(fā)利用[18]檔案信息內(nèi)容。

已有研究從傳統(tǒng)視角與技術(shù)變革視角豐富了我國(guó)檔案整理領(lǐng)域的理論體系。不難發(fā)現(xiàn)，傳統(tǒng)的全宗理論，是產(chǎn)生于社會(huì)關(guān)系比較簡(jiǎn)單、以紙張為主要載體時(shí)期的整理理論，隨著社會(huì)關(guān)系的復(fù)雜化，檔案形成單位之間的合作越來(lái)越多，各類(lèi)新型檔案不斷產(chǎn)生，載體形式也越來(lái)越豐富，作為檔案整理基礎(chǔ)理論的全宗理論，雖然已經(jīng)不斷調(diào)整，但依然存在許多問(wèn)題。另外，隨著人們?cè)谛畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代對(duì)檔案管理的要求提升，僅能做到檔案整理有序化，已然不能指導(dǎo)檔案整理全過(guò)程。亟須構(gòu)建一種從檔案實(shí)體、信息、知識(shí)三個(gè)層面出發(fā)的系統(tǒng)性整理理論，以全面、深入地指導(dǎo)檔案整理工作。

1 全宗理論的局限性

1.1 全宗理論局限于實(shí)體檔案整理層次

從檔案整理的二元實(shí)踐看，以全宗理論為代表的傳統(tǒng)檔案整理理論，主要關(guān)注實(shí)體檔案的物理存儲(chǔ)與分類(lèi)，如通過(guò)組件、分類(lèi)、排列、編號(hào)編目、排架等基本檔案整理活動(dòng)將檔案實(shí)體進(jìn)行有序化處理。數(shù)字時(shí)代，檔案客體進(jìn)一步泛化，檔案形式和內(nèi)容急劇變化，電子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、社交媒體記錄等非傳統(tǒng)形式檔案大量涌現(xiàn)。全宗理論對(duì)于數(shù)據(jù)層的檔案整合存在明顯不足，未能將其全面納入理論框架之中。

正如錢(qián)毅教授所說(shuō)，未來(lái)的檔案管理將是多態(tài)共存的狀態(tài)，傳統(tǒng)的實(shí)體檔案、電子檔案、檔案數(shù)據(jù)將共同構(gòu)成檔案管理的內(nèi)容。信息社會(huì)發(fā)展的最終趨勢(shì)是一切信息向數(shù)據(jù)化方向發(fā)展，實(shí)體檔案依然有價(jià)值，但其在檔案信息總量中的比例會(huì)越來(lái)越小。即使是實(shí)體檔案，也需要將其數(shù)字化，并進(jìn)一步數(shù)據(jù)化，即把實(shí)體檔案信息變?yōu)閿?shù)據(jù)信息，才能更好地發(fā)揮其價(jià)值。[19]

1.2 全宗理論實(shí)際上是分類(lèi)方法的應(yīng)用

全宗理論強(qiáng)調(diào)檔案的來(lái)源和形成者，將檔案按照其形成者（如組織、機(jī)構(gòu)、個(gè)人）進(jìn)行分類(lèi)，形成不同的全宗。這種分類(lèi)方法有助于保持檔案的完整性和系統(tǒng)性，體現(xiàn)了整理檔案的歷史聯(lián)系。全宗理論在檔案管理中確實(shí)扮演著分類(lèi)整理檔案的重要角色，其本質(zhì)上是一種按機(jī)構(gòu)來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)整理的方法，是特定來(lái)源類(lèi)分情境下的一個(gè)應(yīng)用實(shí)例。

全宗原則主要或基本適用于綜合檔案館。傳統(tǒng)實(shí)體檔案因其唯一性，通常采用來(lái)源原則劃分全宗。在實(shí)踐中，來(lái)源原則在分類(lèi)層次上主要適用于綜合檔案館的頂層分類(lèi)，如國(guó)家綜合檔案館以全宗為單位管理檔案，如圖1所示?？梢钥闯觯瑱n案整理的主要方法是分類(lèi)，通過(guò)分類(lèi)，給全館的檔案建立一個(gè)有序的體系，然后將每一份文件歸類(lèi)到具體的類(lèi)目中，固定其位置，形成檔號(hào)。全宗是檔案館在第一層次分類(lèi)時(shí)，普遍采用的分類(lèi)方法，即以機(jī)構(gòu)來(lái)源劃分，形成一個(gè)個(gè)全宗，但在全宗之下，根據(jù)需要，往往還采用年度、機(jī)構(gòu)、保管期限等標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類(lèi)。因此，它是分類(lèi)方法在檔案館一級(jí)分類(lèi)中的一個(gè)應(yīng)用，并非是檔案分類(lèi)的全部規(guī)則。

1.3 全宗理論不能指導(dǎo)所有檔案機(jī)構(gòu)的整理

全宗理論強(qiáng)調(diào)按照檔案的形成機(jī)構(gòu)和來(lái)源進(jìn)行整理，一定程度上確實(shí)有助于保持檔案的完整性和歷史聯(lián)系。然而，隨著機(jī)構(gòu)活動(dòng)的日益復(fù)雜和多樣化，以及跨機(jī)構(gòu)、跨領(lǐng)域合作項(xiàng)目的增加，檔案的形成和來(lái)源也變得更加復(fù)雜。在綜合檔案館中，面對(duì)檔案的復(fù)雜性，已然形成了全宗的變通形式，如全宗匯集、檔案匯集。近年來(lái)，社會(huì)活動(dòng)越來(lái)越復(fù)雜，一些檔案館形成越來(lái)越多全宗理論解決不了的檔案類(lèi)別，如奧運(yùn)檔案、抗疫檔案[20]、秦嶺別墅區(qū)整治檔案，這些檔案來(lái)源機(jī)構(gòu)復(fù)雜，形成單位和人員眾多，但又圍繞一件事形成，需要將其作為一個(gè)整體對(duì)待，顯然以機(jī)構(gòu)來(lái)源為主體的全宗理論在此類(lèi)檔案的詮釋上力不從心。

全宗理論也不適合指導(dǎo)所有機(jī)構(gòu)和企業(yè)的檔案整理。全宗概念本質(zhì)上是指一個(gè)機(jī)構(gòu)所形成的檔案綜合體，但當(dāng)某一機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的檔案僅在其內(nèi)部檔案室保存，并未納入綜合檔案館的接收范疇，即未向檔案館移交時(shí)，檔案館便不會(huì)為該機(jī)構(gòu)的檔案分配全宗號(hào)。此情境下，按全宗理論形成的《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）將全宗號(hào)設(shè)定為檔案編號(hào)體系中的最高級(jí)別，并作為必選項(xiàng)，其顯然存在實(shí)操上的局限性。[21]

即使在綜合檔案館中，根據(jù)需要，在全宗之上，還要形成全宗群，如在《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）中，其舉例的檔號(hào)有：J019-LY·2019·Y-001。其中J019為全宗號(hào)，LY為檔案門(mén)類(lèi)代碼（錄音檔案），2019為年度，Y為保管期限代碼，001為件號(hào)，而全宗號(hào)前面的J代表了全宗的屬性，該全宗是新中國(guó)成立后全宗的19號(hào)全宗，說(shuō)明了在檔案館中，全宗也可以按屬性聚類(lèi)在一起，即所有以J開(kāi)頭的全宗號(hào)都是一類(lèi)全群，形成了全宗群，只是檔案館不把全宗群看作是實(shí)體管理的單位，只是在概念上對(duì)全宗進(jìn)行劃分，不作為檔案管理的統(tǒng)計(jì)單位。全宗號(hào)不是綜合檔案的最頂級(jí)分類(lèi)號(hào)，從檔案分類(lèi)的角度，根據(jù)需要可以把一份檔案先按國(guó)家分，再按檔案館分，最后才是全宗號(hào)和其他分類(lèi)號(hào)，如最新的《檔案著錄規(guī)則》（DA/T 18—2022）給出了CN-436001-X043-LX·2011·Y-016-0038的檔號(hào)示例，表明在全宗號(hào)X043之上，還可以有國(guó)家代號(hào)、檔案館代號(hào)。

在綜合檔案館中，全宗之下需要進(jìn)一步分類(lèi)，其分類(lèi)的標(biāo)準(zhǔn)有類(lèi)別（事由或問(wèn)題）、時(shí)間（年度）、保管期限、保管單位（卷或件）等，因此，在檔案整理中，往往需要結(jié)合檔案的形成特點(diǎn)和規(guī)律，結(jié)合管理需要，對(duì)檔案進(jìn)行多級(jí)分類(lèi)，然后把其位置通過(guò)檔號(hào)確定下來(lái)，如《檔號(hào)編制規(guī)則》（DA/T 13—2022）中舉例的A439-WS·2015·D30·003-005，則表示分別使用了全宗-類(lèi)別（文書(shū)）-時(shí)間（年度）-保管期限（30年）-卷-件的分類(lèi)方法來(lái)排列檔案。

2 信息的組織理論的內(nèi)涵

戴維·溫伯格提出了“秩序的三個(gè)層次”：實(shí)體層面的有序排列、信息層面的虛擬秩序，以及信息利用時(shí)的按需重組的動(dòng)態(tài)無(wú)序。[22]基于此，在信息管理中，可以構(gòu)建出一套理論——信息組織的層次論，即在不同層次，采取不同的信息組織方法。在第一層次，即實(shí)體層，主要目的是有序化，其方法主要是分類(lèi)。在第二層次，即信息層，主要目的是揭示與發(fā)現(xiàn)，其方法主要是元數(shù)據(jù)。在第三層次，即知識(shí)層，目的是關(guān)聯(lián)和重組，其主要方法是語(yǔ)義分析、關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)等。

這套理論和圖書(shū)情報(bào)界所使用的信息組織方法有著天然的契合度，如在第一層次，圖書(shū)情報(bào)主要采用分類(lèi)法來(lái)使實(shí)體達(dá)到有序，《杜威十進(jìn)分類(lèi)法》《中國(guó)圖書(shū)館分類(lèi)法》等是其代表。但由于分類(lèi)的局限性，圖書(shū)館在很早就開(kāi)始使用卡片式目錄來(lái)彌補(bǔ)分類(lèi)的局限，書(shū)目卡片開(kāi)創(chuàng)了信息描述的先河，也是最早的元數(shù)據(jù)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，本體、語(yǔ)義網(wǎng)等知識(shí)組織工具被廣泛應(yīng)用，數(shù)據(jù)挖掘、知識(shí)圖譜、知識(shí)發(fā)現(xiàn)等成為圖情檔領(lǐng)域研究的熱點(diǎn)。

2.1 實(shí)體整理層次

實(shí)體管理是檔案管理的基礎(chǔ)，是“第一秩序”，是信息管理的基礎(chǔ)。對(duì)于檔案來(lái)說(shuō)， “信息”總是依賴(lài)于一定的實(shí)體，即使在電子和數(shù)據(jù)時(shí)代，對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和備份的管理，也是所有業(yè)務(wù)活動(dòng)的基礎(chǔ)。

實(shí)體層次整理目標(biāo)是有序化。有序化是人類(lèi)認(rèn)識(shí)事物、掌控事物的目的。有序化的基本方法是分類(lèi)，“分類(lèi)的動(dòng)機(jī)取決于我們大腦的史前構(gòu)造，取決于構(gòu)建并維持有意義連貫事物（事物、動(dòng)物、工具、部落成員）組合的特殊神經(jīng)系統(tǒng)，從根本上說(shuō)，分類(lèi)可以減少腦力活動(dòng)，簡(jiǎn)化信息流”[23]。分類(lèi)是認(rèn)識(shí)事物的方法，也是對(duì)檔案進(jìn)行有序化的基本方式。通過(guò)分類(lèi)，制定一個(gè)從總到分、層層劃分、層層隸屬的分類(lèi)體系，使每一份檔案都在這個(gè)體系中有一個(gè)合適的位置。全宗理論從本質(zhì)上是一種按機(jī)構(gòu)來(lái)源進(jìn)行分類(lèi)整理的方法。

但是，實(shí)體整理層次也有局限性。首先，分類(lèi)方案確定困難、死板。實(shí)體整理第一步是根據(jù)檔案的形成特點(diǎn)、數(shù)量等特征，形成一個(gè)合理的分類(lèi)方案，然后再把某份檔案歸類(lèi)到這個(gè)分類(lèi)方案中，給其一個(gè)分類(lèi)號(hào)（檔號(hào)），將其位置固定下來(lái)。由于檔案的復(fù)雜性，很難形成統(tǒng)一的方案。另外隨著機(jī)構(gòu)的發(fā)展，檔案內(nèi)容越來(lái)越多，分類(lèi)方案也需要不斷地調(diào)整。其次，一份檔案只能分到一個(gè)類(lèi)。在嚴(yán)格的分類(lèi)體系下，一份檔案文件往往只能歸入一個(gè)類(lèi)別，這限制了檔案信息的多維展現(xiàn)和利用。最后，只能按分類(lèi)方案查找對(duì)象，利用者必須按照既定的分類(lèi)方案進(jìn)行檢索，缺乏靈活性和個(gè)性化。

實(shí)體管理作為檔案管理的基礎(chǔ)層次，確保了其物理層面上的有序性。然而，檔案管理的最終目的并非僅僅維持這種一維的秩序，而是為了促進(jìn)檔案的利用。于是在一維秩序的基礎(chǔ)上有了立體化的“信息管理”，再在其之上，有了進(jìn)一步的“知識(shí)管理”。

2.2 信息組織層次

信息組織層次作為“第二秩序”，在超越實(shí)體局限性的層面上對(duì)信息進(jìn)行組織和管理。在這一層次，信息不再受限于物理實(shí)體約束，而是利用元數(shù)據(jù)方法對(duì)信息進(jìn)行描述和結(jié)構(gòu)化。元數(shù)據(jù)是用于描述信息資源屬性的一種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，它通過(guò)對(duì)信息特征、關(guān)系、來(lái)源等進(jìn)行規(guī)范描述，為信息多維查找提供了可能。

為了規(guī)范地描述信息對(duì)象，需要形成不同元數(shù)據(jù)規(guī)范。這些規(guī)范定義了元數(shù)據(jù)的元素、結(jié)構(gòu)和使用方式，以確保信息描述的準(zhǔn)確性和一致性。元數(shù)據(jù)可以被任意分類(lèi)和排序，以適應(yīng)不同的信息組織和檢索需求。通過(guò)元數(shù)據(jù)和信息對(duì)象之間的映射關(guān)系，用戶(hù)可以準(zhǔn)確地找到所需信息對(duì)象，實(shí)現(xiàn)信息高效檢索和利用。

在虛擬空間中，信息組織層展現(xiàn)出了無(wú)限可能性。由于擺脫了實(shí)體整理的限制，信息可以按照其內(nèi)在的邏輯、關(guān)聯(lián)和屬性進(jìn)行組織和分類(lèi)。一份檔案可以因?yàn)槠湓谀撤矫婧土硪环輽n案有關(guān)聯(lián)而被歸為一類(lèi)，這種關(guān)聯(lián)可以是主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物等多種維度。

盡管信息組織層次克服了實(shí)體整理的局限性，但信息的存儲(chǔ)和傳遞仍然依賴(lài)于具體的載體單元，即文獻(xiàn)。無(wú)論是紙質(zhì)文獻(xiàn)還是電子文獻(xiàn)，它們都是信息的物理載體，承載著信息的具體內(nèi)容。這意味著用戶(hù)在獲取信息時(shí)，仍然需要面對(duì)大量的文獻(xiàn)，而難以直接獲得藏于文獻(xiàn)內(nèi)部的知識(shí)。

2.3 知識(shí)組織層次

第三秩序即“知識(shí)組織”層次，信息組織的最終目的是利用其中有用的知識(shí)。知識(shí)組織層次通過(guò)語(yǔ)義分析、聚類(lèi)等方法，對(duì)檔案信息的元數(shù)據(jù)及全文進(jìn)行深入分析，查找到有價(jià)值的語(yǔ)義單元（數(shù)據(jù)），并將其關(guān)聯(lián)為一個(gè)整體，將海量的信息轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的知識(shí)，從而實(shí)現(xiàn)了從信息到知識(shí)的轉(zhuǎn)化，為用戶(hù)提供更加深入和全面的信息服務(wù)?；谟?jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，知識(shí)組織層次的方法不斷迭代，使得知識(shí)組織層次具有強(qiáng)大的生命力和廣闊的應(yīng)用前景。多維的信息組合可以隨時(shí)從底層有序的組織中抽取，這種無(wú)序是建立在有序的基礎(chǔ)之上的，這種靈活性使得知識(shí)組織層次能夠更好地適應(yīng)復(fù)雜多變的信息環(huán)境。

3 信息組織理論視角下全宗理論的重新審視

3.1 “實(shí)體—信息—知識(shí)”的三層管理模式

檔案管理從實(shí)體管理到信息管理，再到知識(shí)管理的轉(zhuǎn)變，反映了檔案管理理念和方法的演進(jìn)，以及隨著技術(shù)進(jìn)步和社會(huì)發(fā)展對(duì)檔案管理需求的變化。管理尺度從案卷到文件，從載體管理到不再依賴(lài)于載體的信息管理、再到文件中的知識(shí)單元，管理粒度越來(lái)越細(xì)。

本文基于信息組織理論，提出了一種檔案資源管理模式，如圖2所示。這一模式旨在通過(guò)系統(tǒng)的分類(lèi)和整理，將檔案資源從原始的實(shí)體形態(tài)逐步提煉為信息，并最終轉(zhuǎn)化為具有深度和價(jià)值的知識(shí)，從而更高效地管理和利用檔案資源。

實(shí)體管理階段突出了由檔案本質(zhì)屬性決定的傳統(tǒng)價(jià)值的開(kāi)發(fā)，管理活動(dòng)主要圍繞檔案實(shí)體展開(kāi)。在該階段，檔案實(shí)體形態(tài)是信息賴(lài)以存在的物理基礎(chǔ)，檔案在數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)上的平衡與優(yōu)化成為衡量管理效率的三個(gè)尺度。這種管理方式的特點(diǎn)是穩(wěn)固、單一，更多地關(guān)注檔案的物理保存和整理。

信息管理以檔案信息與載體的剝離為前提，突破了實(shí)體檔案的物理局限，弱化物的概念，直接對(duì)信息進(jìn)行相對(duì)獨(dú)立的管理、加工和利用。這一階段，元數(shù)據(jù)應(yīng)用使得檔案信息的處理更加高效、便捷，管理信息的維度擴(kuò)大，可以多角度對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行描述和查找，大大提高了檔案信息資源的管理效率和利用水平。

知識(shí)管理階段是檔案管理的高級(jí)階段，是前兩種管理形式的延伸與拓展。知識(shí)管理通過(guò)數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等手段，對(duì)信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)、整合、更新和創(chuàng)新等管理，旨在構(gòu)建一個(gè)乃至多個(gè)知識(shí)系統(tǒng)，系統(tǒng)內(nèi)的知識(shí)不斷累積和循環(huán)，最終形成智慧，更高效、精確、個(gè)性地支持決策和發(fā)展。

3.2 建立檔案實(shí)體分類(lèi)整序的思路與方法

面對(duì)檔案整理過(guò)程中涌現(xiàn)的新情況、新挑戰(zhàn)，無(wú)須機(jī)械套用全宗理論，試圖以此來(lái)強(qiáng)行適應(yīng)檔案整理工作的實(shí)際需求。事實(shí)上，檔案匯集、主客體全宗等全宗的補(bǔ)充形式早已窺見(jiàn)了全宗構(gòu)成條件的悖論——這些補(bǔ)充形式并非遵循檔案的來(lái)源進(jìn)行歷史聯(lián)系的組織，而是基于特定的事由或主題進(jìn)行分類(lèi)和立卷。[24]

在檔案實(shí)踐中，工作的實(shí)際需要并非單純追求歷史原貌的重現(xiàn)，而是側(cè)重針對(duì)現(xiàn)實(shí)問(wèn)題提供具體解決方案。事由原則所體現(xiàn)出的邏輯聯(lián)系在檔案整理中再次展現(xiàn)出其獨(dú)特價(jià)值。馬林青構(gòu)建職能驅(qū)動(dòng)的“職能—活動(dòng)—事務(wù)”文件分類(lèi)等級(jí)結(jié)構(gòu)[25]，提供了一種新的分類(lèi)視角，有助于更加精細(xì)地反映組織或機(jī)構(gòu)的職能活動(dòng)及其所形成文件之間的有機(jī)聯(lián)系。歷史聯(lián)系與邏輯聯(lián)系，各自并無(wú)絕對(duì)的優(yōu)越性，它們各自在特定的應(yīng)用場(chǎng)景下展現(xiàn)出獨(dú)特的價(jià)值，在檔案整理工作中是相互補(bǔ)充、相互統(tǒng)一的，共同服務(wù)于檔案整理的本質(zhì)理念——即確保檔案之間的有機(jī)聯(lián)系。

實(shí)體層通過(guò)有序化進(jìn)行檔案整理，保持檔案間的有機(jī)聯(lián)系，這種聯(lián)系既基于歷史聯(lián)系，也遵循邏輯聯(lián)系。在運(yùn)用來(lái)源原則進(jìn)行分類(lèi)時(shí)，提倡靈活結(jié)合多種分類(lèi)方法，如組織機(jī)構(gòu)、主題和職能等分類(lèi)法等。

實(shí)體層其實(shí)是構(gòu)建了一個(gè)人們認(rèn)識(shí)檔案的有序體系，即把雜亂無(wú)序的檔案，通過(guò)構(gòu)建分類(lèi)方案，形成一個(gè)邏輯上有序的分類(lèi)體系，然后把某一份具體檔案放到這個(gè)體系中，并將其位置（檔號(hào)）固定下來(lái)。但這個(gè)體系及位置只是一個(gè)邏輯位置。通過(guò)分類(lèi)，可以知道這份文件的檔號(hào)，但其實(shí)并不知道其在哪個(gè)庫(kù)房、哪個(gè)架閣、哪個(gè)卷盒中。在實(shí)際的管理工作中，還需要給每份文件一個(gè)保存的位置號(hào)，通過(guò)這個(gè)位置號(hào)，就可以找到這份文件。這個(gè)位置號(hào)，可以通過(guò)條碼、二維碼或RFID標(biāo)簽來(lái)標(biāo)注。

實(shí)體層檔案有其無(wú)可比擬的獨(dú)特價(jià)值，主要體現(xiàn)在憑證價(jià)值、史料價(jià)值上。它們是行政決策的重要依據(jù)、業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效憑證，并具備一定的法律效益。此外，實(shí)體層檔案還承載著延展至未來(lái)的社會(huì)記憶價(jià)值。

3.3 建立檔案元數(shù)據(jù)描述方法、信息交互方法

傳統(tǒng)的元數(shù)據(jù)形式，即手工著錄卡片，早在互聯(lián)網(wǎng)出現(xiàn)之前便作為描述圖書(shū)、資料等的重要工具而存在。在圖書(shū)館中，通過(guò)主題、作者等不同的分類(lèi)維度，卡片目錄為每一本書(shū)籍匹配了表示圖書(shū)位置的分類(lèi)號(hào)，使得信息的檢索和組織變得有序且高效。類(lèi)似地，在檔案管理實(shí)踐中，檔號(hào)即基于分類(lèi)體系而生成的排架順序號(hào)。進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，元數(shù)據(jù)被引入，進(jìn)一步推動(dòng)了信息分類(lèi)和檢索的革新。元數(shù)據(jù)不僅繼承了卡片目錄和關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息描述功能，還通過(guò)多維度的查找方式，實(shí)現(xiàn)了更為靈活和高效的信息交互方法。

元數(shù)據(jù)的管理與利用依賴(lài)于一系列技術(shù)手段，包括但不限于RDF（資源描述框架）以實(shí)現(xiàn)資源的語(yǔ)義化描述；關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)以確保數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的規(guī)范化和完整性；圖數(shù)據(jù)庫(kù)以捕獲和處理復(fù)雜的實(shí)體間關(guān)系；領(lǐng)域本體以定義特定領(lǐng)域的共享概念與關(guān)系；XML（可擴(kuò)展標(biāo)記語(yǔ)言）來(lái)結(jié)構(gòu)化地表示和傳輸數(shù)據(jù)。通過(guò)對(duì)這些技術(shù)手段的綜合運(yùn)用，元數(shù)據(jù)能夠滿(mǎn)足特定需求和場(chǎng)景下的信息價(jià)值挖掘與應(yīng)用。同時(shí)，信息層能夠應(yīng)用知識(shí)元語(yǔ)義模型等技術(shù)，對(duì)知識(shí)層的知識(shí)元進(jìn)行抽取與鏈接。

3.4 建立局部范圍的檔案知識(shí)組織方法與技術(shù)

在檔案整理中，知識(shí)組織層發(fā)揮著至關(guān)重要的作用，其核心目的是關(guān)聯(lián)重組檔案中的知識(shí)信息，以便更好地滿(mǎn)足用戶(hù)的知識(shí)需求。

在方法模式上，知識(shí)組織層主要運(yùn)用語(yǔ)義分析技術(shù)，深入剖析檔案信息內(nèi)容及結(jié)構(gòu)的含義和上下文關(guān)系，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的深入理解和表示。同時(shí)，聚類(lèi)技術(shù)也是關(guān)鍵的一環(huán)，通過(guò)實(shí)體識(shí)別、關(guān)系抽取和數(shù)據(jù)探索等手段，將相關(guān)的知識(shí)信息聚集在一起，形成有邏輯、有層次的知識(shí)結(jié)構(gòu)，揭示數(shù)據(jù)中的隱藏模式或趨勢(shì)。

在技術(shù)支撐方面，采用語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘、深度學(xué)習(xí)、情感分析和自然語(yǔ)言處理等技術(shù)。語(yǔ)義網(wǎng)絡(luò)能夠構(gòu)建檔案知識(shí)之間的關(guān)聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，為知識(shí)圖譜的構(gòu)建提供基礎(chǔ)；數(shù)據(jù)挖掘則用于從海量的檔案數(shù)據(jù)中提取有價(jià)值的信息和知識(shí)；深度學(xué)習(xí)技術(shù)能夠模擬人腦的學(xué)習(xí)過(guò)程，自動(dòng)識(shí)別和提取檔案中的關(guān)鍵信息；情感分析技術(shù)則用于分析檔案中的情感傾向；自然語(yǔ)言處理技術(shù)則使得計(jì)算機(jī)能夠理解和處理人類(lèi)的語(yǔ)言，實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)的智能化處理。

這些技術(shù)支撐和方法模式共同構(gòu)成了檔案知識(shí)組織層的核心，旨在實(shí)現(xiàn)知識(shí)的價(jià)值化。通過(guò)關(guān)聯(lián)重組和知識(shí)圖譜的構(gòu)建，檔案中的知識(shí)能夠被以更加直觀、易懂的方式展現(xiàn)給用戶(hù)，提高用戶(hù)的知識(shí)獲取效率。同時(shí)，知識(shí)推薦、用戶(hù)畫(huà)像和智能問(wèn)答等功能的應(yīng)用，也使得檔案知識(shí)能夠更好地服務(wù)于用戶(hù)個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)知識(shí)的個(gè)性化推送和智能交互。

4 結(jié) 語(yǔ)

以全宗理論為代表的整理理論長(zhǎng)久以來(lái)占據(jù)著核心地位，其對(duì)于檔案實(shí)踐的影響深遠(yuǎn)而持久。但全宗理論也有其局限性，其更多地聚焦于檔案的實(shí)體層面，未能全面覆蓋所有檔案機(jī)構(gòu)的整理實(shí)踐。

數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案整理對(duì)象和方式的變化推動(dòng)整理理論的變革。我們需要重新審視檔案整理的目標(biāo)和方法，以適應(yīng)時(shí)代的新需求?！鞍研畔⑻釤挸芍R(shí)，進(jìn)而把知識(shí)激活成智能，這是信息學(xué)的核心和靈魂。”[26]同樣地，這一思想也為檔案整理提供了新的視角和思路。通過(guò)“實(shí)體-信息-知識(shí)”三個(gè)層面的有序組織，檔案資源實(shí)現(xiàn)從物理實(shí)體的分類(lèi)，到信息層面的深度關(guān)聯(lián)[27]，再到知識(shí)價(jià)值的挖掘與提煉，最終達(dá)成了資源的有效利用。

作者貢獻(xiàn)說(shuō)明

黃新榮：確定選題，提出重要觀點(diǎn)，制訂論文框架，撰寫(xiě)并修改論文；趙夏：討論并設(shè)計(jì)論文框架，撰寫(xiě)論文。

注釋與參考文獻(xiàn)

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（責(zé)任編輯：陳 騫）