摘 要：文章旨在探討如何推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化。通過對當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題展開分析，提出了一系列有針對性的策略和措施。同時，結(jié)合實際案例闡述了規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化開展檔案管理工作的重要性和積極影響，為事業(yè)單位提高檔案管理水平提供了有益的參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

中圖分類號：G271 文獻標(biāo)識碼：A

事業(yè)單位檔案管理工作作為重要的社會服務(wù)事業(yè)和公共管理事業(yè)，其價值不容忽視。檔案承載著豐富的歷史信息，既是事業(yè)單位發(fā)展歷程的忠實記錄，又是重要的依據(jù)，可以為當(dāng)前的決策提供借鑒。通過深入研究分析以往的檔案資料，總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，能夠為今后制定發(fā)展規(guī)劃提供有益的作用。同時，檔案管理工作優(yōu)質(zhì)，服務(wù)社會價值顯著。比如，把具體的檔案材料向社會公開，對增強事業(yè)單位工作的透明度、公信力以及促進社會了解和監(jiān)督都有很大的幫助。但在檔案管理工作的實際操作中面臨的挑戰(zhàn)也不少。一方面，是檔案管理工作抓得不夠緊，在人力、物力、財力等方面的投入力度不夠；另一方面，在檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)上管理流程缺乏規(guī)范性，隨意性較強。

一、事業(yè)單位檔案管理工作的現(xiàn)狀及問題

1.管理意識淡薄

有些事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視。

一是有的單位對檔案管理工作的重要意義認(rèn)識不夠。對核心業(yè)務(wù)部門往往投入更多的精力和資源，認(rèn)為檔案管理工作只是輔助性工作，對單位的發(fā)展和運行并無直接的作用，這種短視的觀點導(dǎo)致檔案管理工作在經(jīng)費分配、技術(shù)引進以及人員配備等方面得不到應(yīng)有的重視和支持。

二是普通職工對檔案管理工作的重要性也缺乏足夠的認(rèn)識。他們認(rèn)為檔案管理只是簡單的資料收集和保管，沒有認(rèn)識到檔案對單位決策、業(yè)務(wù)開展和歷史傳承等方面的重要價值及其蘊含的豐富信息。在日常工作中，對檔案的形成、積累和移交等工作抓得不夠緊，檔案材料處置隨意性大。比如某事業(yè)單位在開展一項重要課題總結(jié)時，由于前期對有關(guān)檔案資料的收集整理不夠重視，導(dǎo)致在撰寫總結(jié)報告時對課題的成效和問題評估不夠全面和準(zhǔn)確，對項目的完善和后續(xù)的決策制定造成了一定的難度。

2.管理制度不完善

檔案管理工作能夠規(guī)范、有序地開展，健全的檔案管理制度是重要保證。但是，目前很多機構(gòu)在檔案管理體系上的不足是顯而易見的。在檔案收集環(huán)節(jié)，由于缺少明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，致使一些重要的檔案資料收集不及時，造成檔案資料不完整或不準(zhǔn)確，甚至一些重點業(yè)務(wù)活動檔案往往因收集責(zé)任人不明確而被遺漏或丟失。在整理環(huán)節(jié)上，分門別類、編碼標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，使整理檔案工作顯得雜亂無章。不同部門、不同人員對檔案的查找和利用可能會采取不同的方式，造成工作難度極大。在檔案的保管上，對檔案保管環(huán)境、安全保護措施等方面的規(guī)定不夠細(xì)致，不能切實保證檔案的安全和完整。個別單位檔案庫房簡陋，缺少必要的設(shè)施，達不到防火、防潮或防蟲等要求，給檔案的存儲增加了一定的危險性。對檔案查閱、借閱流程規(guī)定不明、審批手續(xù)煩瑣等利用環(huán)節(jié)要求不夠明確，造成檔案利用效率不高。有的單位連檔案利用登記反饋制度都沒有建立，不能有效跟蹤評估利用檔案的情況，如某事業(yè)單位在開展檔案庫房搬遷工作中，由于檔案的搬運、保管制度不夠完善，致使部分檔案在搬運過程中發(fā)生混亂、丟失現(xiàn)象，造成單位的損失難以挽回。

3.技術(shù)手段落后

許多事業(yè)單位的檔案管理信息化程度極低，在數(shù)字化時代，仍然嚴(yán)重依賴手工操作、紙質(zhì)檔案的傳統(tǒng)管理方式。手工操作不但效率較低，而且人為操作也容易出錯。在整理、編目和檢索檔案過程中，難以滿足快速、準(zhǔn)確獲取檔案信息的需要，工作量大，且耗費時間長。紙質(zhì)檔案管理辦法弊端較多，易受火災(zāi)、水災(zāi)或蟲蛀等環(huán)境的影響，造成卷宗毀損或遺失。同時，對紙質(zhì)檔案的存儲空間有較高的要求，庫房壓力也隨著檔案數(shù)量的不斷增長而加大。檔案管理信息化程度不高，造成查檔難、利用難。缺乏有效的電子檢索系統(tǒng)，在大量紙質(zhì)檔案中尋找一份檔案，需要耗費大量時間和精力。此外，各科室之間的檔案信息交流不暢，檔案的數(shù)字化共享無法實現(xiàn)，工作協(xié)同性和效率受到影響，如某事業(yè)單位因多年前的檔案還存放在紙質(zhì)檔案中，且無電子索引，需要查閱一份多年前的檔案資料，在庫房里找了好幾天，工作進度受到嚴(yán)重影響。

4.檔案管理人員素質(zhì)參差不齊

影響檔案管理工作質(zhì)量的一個關(guān)鍵因素就是檔案管理人員的素質(zhì)。目前，事業(yè)單位檔案管理人員普遍存在專業(yè)知識不足、業(yè)務(wù)技能不強的問題。有些檔案管理人員不是檔案管理專業(yè)出身，對檔案管理的基本原理、方法和技術(shù)等方面缺乏系統(tǒng)的理論知識，理解不深。在實際工作中對影響檔案管理質(zhì)量和效率的規(guī)范流程和標(biāo)準(zhǔn)還不能很好地操作。此外，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)機會。由于單位對檔案管理工作不夠重視，很少給檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流的機會，造成他們不能及時掌握現(xiàn)代檔案管理工作的新要求與新技術(shù)，知識和技能更新滯后，很難適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作，如某事業(yè)單位引進了一套先進的檔案管理軟件，但檔案信息化管理工作仍然進展緩慢，原因是檔案管理人員缺乏相關(guān)培訓(xùn)和操作經(jīng)驗，軟件功能發(fā)揮不出來。

二、推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化開展的策略

1.增強管理意識

在推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的進程中，增強管理意識是首要任務(wù)。通過多種有效的宣傳和培訓(xùn)手段，可以顯著提高事業(yè)單位全體人員對檔案管理工作重要性的認(rèn)識。

在宣傳方面，可以利用單位的宣傳欄、電子顯示屏和工作群等渠道，定期發(fā)布關(guān)于檔案管理工作的重要性、意義以及相關(guān)成果的信息。例如，展示一些因檔案管理工作出色而對單位發(fā)展產(chǎn)生積極影響的案例，或者介紹檔案在解決歷史遺留問題、支持決策制定等方面的關(guān)鍵作用。同時，可以組織開展檔案管理主題的宣傳周或宣傳月活動，通過舉辦講座、發(fā)放宣傳資料等形式，深入普及檔案管理的知識和作用。培訓(xùn)工作應(yīng)具有針對性和系統(tǒng)性。針對檔案管理人員，可以邀請專家開展專題講座，著重闡述檔案管理與單位戰(zhàn)略規(guī)劃和業(yè)務(wù)發(fā)展之間的緊密聯(lián)系，以及如何從管理層面給予支持和推動。對于普通員工，可以開展基礎(chǔ)的檔案管理知識培訓(xùn)，讓他們了解檔案的形成、收集和整理等流程以及自身在檔案管理工作中的職責(zé)。此外，還可以組織實地參觀檔案管理工作先進單位，讓員工親身感受開展規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理帶來的好處，并將檔案管理工作納入單位的發(fā)展戰(zhàn)略和工作計劃，從制度層面保障其重要地位。在制定發(fā)展戰(zhàn)略時，應(yīng)明確檔案管理工作的長期目標(biāo)和階段性任務(wù)，如在一定時期內(nèi)實現(xiàn)檔案管理的信息化升級，或者達到特定的檔案管理規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)。工作計劃中應(yīng)詳細(xì)列出檔案管理工作的具體安排，包括資源配置、工作進度和考核指標(biāo)等，確保檔案管理工作與單位的其他業(yè)務(wù)工作同步推進、協(xié)調(diào)發(fā)展。

例如，某事業(yè)單位在制訂年度工作計劃時，將檔案管理信息化建設(shè)列為重點項目之一，明確了投入的資金、預(yù)期達到的信息化水平以及相關(guān)責(zé)任人，并將其完成情況納入部門和個人的績效考核，從而有效地推動了檔案管理工作的開展。

2.完善管理制度

建立健全涵蓋檔案全生命周期的管理制度，對于實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化至關(guān)重要。在檔案的收集環(huán)節(jié)，應(yīng)明確規(guī)定各類檔案的收集范圍、時間節(jié)點和責(zé)任人。例如，對于科研項目檔案，應(yīng)在項目結(jié)題后的規(guī)定時間內(nèi)由項目負(fù)責(zé)人將相關(guān)資料完整地移交至檔案部門，對于行政公文檔案，規(guī)定由辦公室專人定期收集。同時，建立收集工作的監(jiān)督機制，確保重要檔案無遺漏。整理環(huán)節(jié)需要制定統(tǒng)一、科學(xué)的分類和編碼標(biāo)準(zhǔn)?？梢愿鶕?jù)單位的業(yè)務(wù)特點和檔案的屬性，采用分類法或主題法等實行分類，并賦予唯一的編碼，以便于快速檢索和管理。比如，將財務(wù)檔案按照年度和項目實行分類編碼，將人事檔案按照部門和職位實行分類編碼。此外，規(guī)范檔案的裝訂、標(biāo)注等整理工作的具體要求，確保檔案整理的規(guī)范性和一致性。保管環(huán)節(jié)應(yīng)明確檔案的存儲環(huán)境要求、安全防護措施和定期檢查制度。檔案庫房要具備良好的防火、防潮、防蟲和防盜等設(shè)備設(shè)施，溫度和濕度應(yīng)控制在適宜的范圍內(nèi)。建立檔案的定期盤點和檢查制度，及時發(fā)現(xiàn)并處理檔案可能出現(xiàn)的損壞與丟失等問題。比如，規(guī)定每月對檔案庫房展開一次全面檢查，每季度進行一次檔案盤點。利用環(huán)節(jié)要優(yōu)化檔案的查閱、借閱流程，簡化審批程序，并建立嚴(yán)格的登記和反饋制度。明確規(guī)定不同級別和類型檔案的查閱和借閱權(quán)限，利用信息化手段實現(xiàn)線上申請和審批，提高效率。借閱檔案時，要求借閱人詳細(xì)登記借閱信息，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。建立檔案利用的反饋機制，收集利用者的意見和建議，以便不斷改進檔案管理工作。比如，某事業(yè)單位制定了詳細(xì)的《檔案管理制度》，明確規(guī)定檔案的收集、整理、保管和利用等環(huán)節(jié)的操作流程，并在實際工作中嚴(yán)格執(zhí)行。通過這種方式，該單位的檔案管理工作實現(xiàn)了有章可循，提高了工作的規(guī)范性和效率。

3.提高管理技術(shù)水平

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，加大對檔案管理信息化建設(shè)的投入是推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化的必然選擇。首先，引入先進的檔案管理軟件。這類軟件通常具備檔案的錄入、分類、檢索和統(tǒng)計等功能，能夠大幅度提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。可以選擇一款功能強大的檔案管理軟件，實現(xiàn)對檔案的快速錄入和自動分類，通過關(guān)鍵詞檢索能夠迅速找到所需檔案。數(shù)字化掃描設(shè)備也是必不可少的?？梢詫⒓堎|(zhì)檔案實行數(shù)字化掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，不僅可以節(jié)省存儲空間，還便于檔案的長期保存和利用。在選擇數(shù)字化掃描設(shè)備時，要考慮其分辨率、掃描速度和穩(wěn)定性等因素，以確保掃描質(zhì)量和工作效率。同時，建立安全可靠的檔案信息管理系統(tǒng)。加強系統(tǒng)的安全防護，可以采取數(shù)據(jù)加密、訪問控制和備份恢復(fù)等措施，防止檔案信息被泄露和丟失。此外，要確保系統(tǒng)的兼容性和擴展性，能夠與單位內(nèi)部的其他信息系統(tǒng)實行數(shù)據(jù)交互和共享。在推進檔案數(shù)字化管理的過程中，要注重數(shù)據(jù)質(zhì)量的把控，嚴(yán)格檢查數(shù)字化后的檔案質(zhì)量，確保圖像清晰、文字準(zhǔn)確和數(shù)據(jù)完整。在數(shù)字化掃描后，應(yīng)安排專人對掃描結(jié)果展開核對和修正，保證電子檔案的質(zhì)量。還應(yīng)加強對信息技術(shù)和設(shè)備的維護和更新。定期對檔案管理軟件升級，確保其功能不斷完善和性能的優(yōu)化。及時更換老化或損壞的設(shè)備，保證數(shù)字化工作順利開展。例如，某大型事業(yè)單位投入大量資金建設(shè)了數(shù)字化檔案管理平臺，實現(xiàn)了檔案的在線查閱、借閱和審批，極大地提高了工作效率和服務(wù)質(zhì)量。同時，通過定期的數(shù)據(jù)備份和系統(tǒng)維護，保障了檔案信息的安全和穩(wěn)定。

4.加強檔案管理人員的培訓(xùn)

定期組織檔案管理人員參加專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)交流活動，對提高其業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)具有重要意義。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理的理論知識、實踐技能和最新的行業(yè)動態(tài)。在理論知識方面，包括檔案學(xué)基本原理、檔案法規(guī)政策、檔案管理的基本原則和方法等。實踐技能培訓(xùn)則著重于檔案的整理、編目、數(shù)字化處理和信息檢索等實際操作技能。同時，還應(yīng)關(guān)注行業(yè)的最新發(fā)展趨勢和技術(shù)應(yīng)用，如大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用與區(qū)塊鏈技術(shù)對檔案安全的保障等。培訓(xùn)方式應(yīng)多樣化，可以邀請業(yè)內(nèi)專家集中授課，組織參加專業(yè)的培訓(xùn)班和研討會，也可以開展經(jīng)驗分享和案例分析活動。此外，利用在線學(xué)習(xí)平臺，讓檔案管理人員能夠根據(jù)自己的時間和需求自主學(xué)習(xí)。學(xué)習(xí)交流活動也是提升能力的重要途徑?？梢越M織檔案管理人員到其他單位參觀學(xué)習(xí)，借鑒先進的管理經(jīng)驗和方法。參加行業(yè)內(nèi)的學(xué)術(shù)交流會議，了解最新的研究成果和實踐經(jīng)驗。還可以建立內(nèi)部的交流機制，如定期召開工作座談會，讓檔案管理人員分享工作中的心得和遇到的問題，共同探討解決方案。為了確保培訓(xùn)效果，應(yīng)建立培訓(xùn)考核機制。對參加培訓(xùn)的人員實行考核，評估其對培訓(xùn)內(nèi)容的掌握程度和應(yīng)用能力。將考核結(jié)果與績效掛鉤，激勵檔案管理人員積極參加培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)。例如，某事業(yè)單位定期組織檔案管理人員參加由檔案管理協(xié)會舉辦的專業(yè)培訓(xùn)課程，并在內(nèi)部開展“檔案管理之星”評選活動，評選出在工作中表現(xiàn)出色、培訓(xùn)考核成績優(yōu)秀的人員，極大地調(diào)動了檔案管理人員的積極性和主動性，打造了一支專業(yè)化、高素質(zhì)的檔案管理隊伍。

三、結(jié)論

推進事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是一項長期而艱巨的任務(wù)。需要事業(yè)單位從意識、制度、技術(shù)和人員等多方面入手，不斷改進和完善工作。只有這樣，才能充分發(fā)揮檔案管理工作的作用，為事業(yè)單位的發(fā)展和社會服務(wù)提供有力保障。

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作者單位：1.伊金霍洛旗蘇布爾嘎鎮(zhèn)綜合保障和鄉(xiāng)村發(fā)展中心

2.伊金霍洛旗人力資源綜合服務(wù)中心

3.伊金霍洛旗紅慶河鎮(zhèn)綜合保障和鄉(xiāng)村發(fā)展中心

4.烏審旗委決策咨詢服務(wù)中心

5.伊金霍洛旗干部人事檔案中心

作者簡介：魏偉（1991—）男，漢族，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，本科，館員，研究方向：檔案管理；馮軍（1984—），男，漢族，本科，館員，內(nèi)蒙古鄂爾多斯人，館員，研究方向：檔案管理。