摘 要：新一代信息技術(shù)的迅速發(fā)展標志著大數(shù)據(jù)時代的來臨。為更好地適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的要求，本文從大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的技術(shù)邏輯出發(fā)，認為事業(yè)單位人事檔案管理需要加強數(shù)字化轉(zhuǎn)型、深化數(shù)據(jù)分析、建立共享機制、優(yōu)化治理模式、堅守安全底線和注重特色開發(fā)，以推動干部人事檔案轉(zhuǎn)型升級和高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人事檔案；大數(shù)據(jù)時代

人事檔案是組織人事等相關(guān)部門根據(jù)黨的干部政策，記錄干部經(jīng)驗、政治思想、品德作風、工作能力、工作成果與工作業(yè)績等的文件資料，是正確選拔使用干部的重要依據(jù)。隨著新技術(shù)的不斷更迭，檔案治理進入數(shù)字化管理時代，人事檔案管理的對象、手段發(fā)生了根本性變化?！陡刹咳耸聶n案工作條例》（以下稱《條例》）對檔案信息化建設(shè)做出了安排部署，成為指導(dǎo)大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的綱領(lǐng)性文件。面對新形勢與新任務(wù)，事業(yè)單位要以創(chuàng)新思維引領(lǐng)檔案管理，推動人事檔案工作走深走實。

1 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新的技術(shù)邏輯

技術(shù)進步和管理升級是大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理的重要特征。做好檔案管理創(chuàng)新，要遵循大數(shù)據(jù)時代的技術(shù)邏輯，明晰機理，夯實數(shù)據(jù)管理內(nèi)功。

1.1 信息技術(shù)驅(qū)動人事檔案治理模式創(chuàng)新

以人工智能、區(qū)塊鏈技術(shù)為代表的新技術(shù)不斷成熟完善，促使檔案管理進入數(shù)字化時代，為檔案治理模式轉(zhuǎn)型和治理能力的提高提供了技術(shù)手段。伴隨數(shù)字政府和智慧城市等數(shù)字戰(zhàn)略的出臺，檔案數(shù)據(jù)治理成為新的發(fā)展方向，具體而言：一是治理模式的技術(shù)性。新技術(shù)改變了人事檔案管理的方式，實現(xiàn)治理工具的轉(zhuǎn)型，檔案管理進一步融合大數(shù)據(jù)技術(shù)的信息挖掘速度、云計算技術(shù)的分布式計算效率、區(qū)塊鏈技術(shù)的高安全性能和人工智能技術(shù)的感知性優(yōu)勢，實現(xiàn)檔案信息化到數(shù)字化與智能化的轉(zhuǎn)型，體現(xiàn)了技術(shù)架構(gòu)之新。二是治理過程的整體性。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)自由流動和共享是“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的必然要求。打通不同部門與主體間的信息壁壘，將好經(jīng)驗擴展到社會層面，有助于提升人事檔案管理的現(xiàn)代化水平。比如，共享平臺或者數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，有利于分析人才結(jié)構(gòu)，為人才政策制定提供依據(jù)。三是治理效能的精準性。信息技術(shù)的快速反應(yīng)性與精準化能夠滿足特定治理主體的需求。

1.2 信息技術(shù)推動人事檔案服務(wù)效率的提升

信息技術(shù)與檔案資源、主體之間的融合日益加深，檔案利用和服務(wù)實效的提升成為突出特征。一是數(shù)字技術(shù)更加成熟，使得傳統(tǒng)的人事檔案工作一些標準化、程度化較高的工作勢必被取代，如智能化數(shù)據(jù)采集、收集、分類與檢索，極大地提升了工作效率，節(jié)約了人力物力。二是場景應(yīng)用更加廣泛。數(shù)據(jù)賦能檔案管理“微應(yīng)用”，數(shù)據(jù)管理和平臺更加智能化，在收管存用等領(lǐng)域打造更多數(shù)字化治理場景的應(yīng)用。三是開發(fā)利用更加多樣化。智慧編研、數(shù)據(jù)挖掘與分析推動人事檔案數(shù)據(jù)安全合規(guī)開放，人事資源的內(nèi)在價值、治理規(guī)律和實踐經(jīng)驗更好地展示出來，提高了干部人事檔案利用的效能，充分發(fā)揮檔案資政作用。

1.3 信息技術(shù)衍生人事檔案數(shù)字新業(yè)態(tài)

以5G、云計算和大數(shù)據(jù)等為代表的新一代信息技術(shù)蓬勃發(fā)展，成為數(shù)字經(jīng)濟發(fā)展的新引擎，在持續(xù)催生新興業(yè)態(tài)的同時不斷激發(fā)人事檔案工作的發(fā)展活力，呈現(xiàn)出創(chuàng)新活躍、融合加速的良好發(fā)展態(tài)勢，對檔案轉(zhuǎn)型拉動作用愈加凸顯。比如，數(shù)字技術(shù)的興起，使檔案業(yè)務(wù)形態(tài)發(fā)生根本變化，人事數(shù)據(jù)管理、驅(qū)動和安全成為主流要素，人事檔案管理向數(shù)據(jù)態(tài)演變。如何激發(fā)人事檔案數(shù)據(jù)潛能、提升管理質(zhì)效成為檔案工作的關(guān)鍵任務(wù)。

2 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理創(chuàng)新面臨的實踐困境

2.1 缺乏頂層設(shè)計

長期以來，人事檔案管理被視為事務(wù)性工作，未能引起足夠重視。因此，事業(yè)單位人事檔案管理未能形成較為健全的管理體制，治理模式較為滯后，多數(shù)停留在應(yīng)付上級檢查或者落實《條例》上。比如，數(shù)字化建設(shè)缺乏破除信息壁壘的主動性，檔案數(shù)據(jù)流動性較差，行業(yè)間溝通不順暢。數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極性與主動性不強，缺乏統(tǒng)一規(guī)劃和推進機制，人員配備等要素不夠優(yōu)化，轉(zhuǎn)型支撐條件較為薄弱。

2.2 治理能力不足

一是檔案治理思維缺失?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對檔案“四個體系”建設(shè)提出明確要求，但是事業(yè)單位對檔案治理體系的內(nèi)涵和關(guān)系理解不夠深入，“管理思維”仍然占主流，將人事檔案收、管、用及安全等環(huán)節(jié)割裂開來，檔案治理效能較為滯后。二是管檔隊伍能力亟待提高。檔案人員對整理規(guī)范、利用規(guī)則和安全制度了解不夠深入，大多停留在以“收”為主階段，內(nèi)功修煉不足，信息化知識和數(shù)據(jù)化手段掌握較少，難以適應(yīng)數(shù)字社會要求。三是基礎(chǔ)設(shè)施投入不足。多數(shù)事業(yè)單位缺乏獨立的人事檔案管理系統(tǒng)，信息化管理手段單一、自主搭建平臺能力弱，歸根到底是對人事檔案投入較少，無力負擔轉(zhuǎn)型升級的軟硬件需求。

2.3 管控意識不強

一是數(shù)據(jù)安全防護能力不足。對電子檔案安全性防護不夠及時。比如，數(shù)據(jù)被泄露風險、弱密碼管理、缺乏員工培訓及第三方供應(yīng)商安全等，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露將造成不可挽回的損失。二是安全制度執(zhí)行不嚴格。對檔案利用與流轉(zhuǎn)制度落實不夠有力，歸檔材料把關(guān)不嚴格，檔案造假問題時有發(fā)生。三是備份管理意識不強。多數(shù)事業(yè)單位缺乏數(shù)據(jù)備份意識，存儲介質(zhì)與保存環(huán)境都面臨較大的風險隱患。

2.4 創(chuàng)新動力不夠

一是檔案價值闡釋不夠。人事檔案管理是樹立選人用人工作的重要基礎(chǔ)，蘊含著重要的治理經(jīng)驗和智慧，有利于調(diào)整人才政策，但是事業(yè)單位對人事檔案價值的認識存在偏差，未能從中梳理好經(jīng)驗與好做法，為黨委政府決策提供參考。二是數(shù)據(jù)全流程管理不足。紙質(zhì)檔案數(shù)字化、數(shù)據(jù)架構(gòu)與數(shù)據(jù)質(zhì)量管控等方面未實現(xiàn)流程化與規(guī)范化，人事檔案管理體系需要進一步健全。

3 大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案管理的創(chuàng)新思路

事業(yè)單位要順應(yīng)大數(shù)據(jù)時代的要求，從組織管理、精細規(guī)范和服務(wù)利用等方面著力，不斷提高干部人事檔案工作信息化水平，實現(xiàn)檔案管理從“紙間”到“指尖”的蛻變，推動檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)格化與安全化。

3.1 數(shù)字化轉(zhuǎn)型

數(shù)字化轉(zhuǎn)型是人事檔案創(chuàng)新管理的必由之路?！稐l例》對數(shù)字檔案提出明確要求，闡明了新形勢下人事檔案管理創(chuàng)新的內(nèi)涵。結(jié)合《檔案法》《檔案法實施條例》的要求，數(shù)字化轉(zhuǎn)型包括三個方面。一是，建立好數(shù)字化平臺。數(shù)字化平臺實現(xiàn)存儲、檢索、利用與保護的多元集成，實現(xiàn)材料接收、轉(zhuǎn)出與審核等線上管理。同時，結(jié)合RFID實現(xiàn)實體檔案智能化管理，對檔案材料非授權(quán)帶出、非法查閱和存放超期等進行精準化預(yù)警，實現(xiàn)人事檔案管理的自動化、智能化和高效化。二是，完善數(shù)字化管理流程。抓好源頭管理，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)格式、交換標準和存儲格式，建立統(tǒng)一的對接流程和標準規(guī)范。注重從人事檔案數(shù)據(jù)一致性、完整性和有效性等角度分析，確保檔案管理的科學性和可量化。三是加強檔案數(shù)據(jù)的備份管理?！陡刹咳耸聶n案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求應(yīng)用在線、離線相結(jié)合的方式實現(xiàn)備份。事業(yè)單位要將數(shù)據(jù)管理和數(shù)據(jù)備份作為重要業(yè)務(wù)工作，強調(diào)規(guī)范化和常態(tài)化，通過專業(yè)備份軟件系統(tǒng)實時自動更新備份數(shù)據(jù)，確保系統(tǒng)運行數(shù)據(jù)與備份數(shù)據(jù)的一致性和準確性，定期檢測存儲載體，確保數(shù)據(jù)安全。

3.2 深化數(shù)據(jù)分析

大數(shù)據(jù)技術(shù)已普遍應(yīng)用于檔案領(lǐng)域，對人事檔案管理要吸收借鑒好經(jīng)驗與好做法，提高智能化程度。一是用好數(shù)據(jù)挖掘。數(shù)據(jù)挖掘是指從眾多數(shù)據(jù)中提取隱含的、他人所未知的信息和價值的過程。一方面，數(shù)據(jù)挖掘能夠?qū)θ耸聶n案數(shù)據(jù)信息特征進行提取，發(fā)現(xiàn)潛在有價值的信息，分析其趨勢與路徑，總結(jié)人事管理中的問題與經(jīng)驗；另一方面，深度學習與算法優(yōu)化等人工智能技術(shù)可以擴大人事檔案數(shù)據(jù)的收集，并借助其高效的信息整合生成能力全面反映干部隊伍建設(shè)情況，助推人事工作高質(zhì)量發(fā)展。二是用好數(shù)據(jù)分類。數(shù)據(jù)分類可以從多種視角和維度進行標準設(shè)定。比如，按照學歷、年齡和工作經(jīng)歷等字段構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)分類體系。在此過程中，需要做好檔案的價值、重要性和敏感性的評估，將分類與分級結(jié)合起來，實現(xiàn)檔案的差異化管理。三是用好數(shù)據(jù)劃控。利用機器學習等技術(shù)，構(gòu)建“劃控”規(guī)則庫和知識庫，對數(shù)據(jù)進行智能化分析，解決開放審核量大和效率低的問題。比如，人事檔案中涉及個人隱私等方面的內(nèi)容，可借助語義與文本分析進行篩選，提高劃控精準度。

3.3 建立共享機制

數(shù)據(jù)共享機制是促進資源整合、提高工作效率的有效途徑。一是制定好共享標準。按照《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》要求，做好數(shù)據(jù)接口和文本類型等的標準與規(guī)范。對于文本和圖形等格式的電子文件來說，在共享中需要將這類數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成規(guī)范格式，并按一定組織方式存儲。對于文件是傳統(tǒng)載體的文字或圖像來說，要按照統(tǒng)一規(guī)范采用文本方式、掃描錄入方式和存儲圖文方式等統(tǒng)一處理，加強人事檔案的信息化建設(shè)。二是建設(shè)好共享平臺。要以業(yè)內(nèi)其他共享模式為參照，相關(guān)軟件、技術(shù)要求和共享內(nèi)容需要在分級分類管理的基礎(chǔ)上，通過人事檔案數(shù)據(jù)管理平臺獲取或瀏覽，嚴禁數(shù)據(jù)被泄露和第三方非法獲取。在此過程中，不同密級的檔案要做到分類共享，對用戶名、口令和瀏覽下載操作等全流程管理，杜絕數(shù)據(jù)被濫用和篡改。三是挖掘好數(shù)據(jù)容量。常態(tài)化做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)維護工作，及時更新最新相關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息，保持數(shù)據(jù)真實與可靠性。及時協(xié)調(diào)、解決共享開放中存在的數(shù)據(jù)整理與庫表更新等問題，解決部門“不敢共享、不能共享與不愿共享”的難題。

3.4 優(yōu)化治理模式

一是強化結(jié)果導(dǎo)向。充分發(fā)揮干部人事檔案在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊伍中的重要作用，將干部人事檔案融入干部工作各環(huán)節(jié)，為干部教育培養(yǎng)、選拔任用與管理監(jiān)督等工作奠定堅實基礎(chǔ)。二是深化制度設(shè)計。聚焦《檔案法》與《條例》等重點內(nèi)容，修訂完善檔案開發(fā)、利用與安全等全流程的標準規(guī)范，著力構(gòu)建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、可操作性強的制度體系。三是持續(xù)賦能檔案隊伍。圍繞制約檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的現(xiàn)實問題和短板弱項，通過專題培訓、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和實踐鍛煉等方式精準化賦能檔案人員技能的提升，建設(shè)具有專業(yè)化水平和工作活力的檔案隊伍。四是強化過程監(jiān)管。從干部人事檔案管理的角度監(jiān)督選人用人和提拔任用的開展情況，利用檢查監(jiān)督和日常監(jiān)督的方式對干部人事檔案相關(guān)方面的管理進行監(jiān)督。扎實做好檔案日常審核、提前預(yù)審和問題快速調(diào)查核實，有效規(guī)范干部人事檔案流程。

3.5 堅守安全底線

按照《條例》與《干部人事檔案材料收集歸檔有關(guān)規(guī)定》，增強系統(tǒng)思維，貫徹好國家總體安全觀，推進人事檔案安全體系現(xiàn)代化。一是做好檔案利用與流轉(zhuǎn)安全管控。規(guī)范檔案的查、借、用、轉(zhuǎn)等管理程序，對轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的干部檔案嚴格把關(guān)，履行登記手續(xù)。對需歸檔材料，層層把關(guān)、嚴格審核，確保歸檔材料的真實性與完整性。二是強化網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)。局域網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實行物理隔離，政務(wù)網(wǎng)與因特網(wǎng)之間實行邏輯隔離。在局域網(wǎng)配備防火墻等關(guān)鍵防護，確保檔案信息與網(wǎng)絡(luò)安全。積極引入人工智能與區(qū)塊鏈等新一代信息技術(shù)，在設(shè)備設(shè)施層面全力夯實網(wǎng)絡(luò)與信息安全基礎(chǔ)。三是做好實體檔案安全管理。常態(tài)化對檔案庫房、網(wǎng)絡(luò)機房和數(shù)字化科室等場所的溫濕度控制、監(jiān)控和消防等安全管理設(shè)施和運行狀況進行全面細致的檢查。采用先進的安全技術(shù)，配備必要的設(shè)施設(shè)備，完善檔案庫房內(nèi)控制度，做好重點領(lǐng)域安全的防范。

3.6 注重特色開發(fā)

一是加強宣傳教育。聚焦干部人事檔案管理的各環(huán)節(jié)，舉辦“人事檔案知識大講堂”系列活動，多層次、分領(lǐng)域地開展干部人事檔案知識宣傳，教育引導(dǎo)干部認真對待考核、入黨和參加工作等材料，提高干部檔案規(guī)范化水平。二是發(fā)揮資政作用。要始終把干部人事檔案工作放到落實全面從嚴治黨和從嚴管理干部的要求中，深入研究人事檔案中的經(jīng)驗做法和教訓，圍繞黨委政府中心工作，在人才引進與培養(yǎng)上提出建設(shè)性意見，為打造高素質(zhì)干部隊伍提供堅實的支撐。三是建好數(shù)據(jù)庫。根據(jù)工作需要，建立專業(yè)、專技和職級干部數(shù)據(jù)庫，突破時間與空間等因素的限制，隨時更新、動態(tài)管理，提升檔案利用效率。四是用好用活信息資源。推動干部人事檔案工作與選人用人工作深度融合，全面了解掌握干部的德才情況和歷史表現(xiàn)，分析干部成長經(jīng)歷、學習培訓和缺點不足，為上級決策提供依據(jù)。

結(jié)語

大數(shù)據(jù)時代，干部人事檔案工作呈現(xiàn)出新的特征。事業(yè)單位要提高政治站位，切實增強做好干部人事檔案和數(shù)字化管理工作的責任感和使命感。要突出重點任務(wù)，加快推進干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，扎實開展干部人事檔案的開發(fā)利用，進一步發(fā)揮信息化的支撐服務(wù)作用、全面加強網(wǎng)絡(luò)安全防護，全力以赴推動干部人事檔案規(guī)范化和信息化建設(shè)工作落地見效。要抓住素質(zhì)提升這一關(guān)鍵要素，進一步提升組織人事干部的政策水平和管檔用檔能力，不斷提高科學化管理水平。

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作者簡介：王芳（1970—），大學學歷，棗莊市疾病預(yù)防控制中心副研究館員，方向：檔案管理。