一、引言

數(shù)字化時(shí)代，信息資源的重要性日益凸顯，掌握和管理信息資源將成為未來(lái)行業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，而這正是檔案管理的核心價(jià)值所在。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，各行各業(yè)都迎來(lái)了前所未有的機(jī)遇，檔案管理領(lǐng)域同樣可以借助信息化技術(shù)來(lái)提升工作效能。因此，采用先進(jìn)的信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理的信息化進(jìn)程，無(wú)疑是順應(yīng)時(shí)代潮流的必然選擇。然而，從當(dāng)前的實(shí)際情況看，盡管檔案管理信息化建設(shè)已取得初步成效，但仍存在諸多不足，需要采取更加科學(xué)有效的策略來(lái)進(jìn)一步改進(jìn)。

二、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

（一）提高檔案管理效率

就檔案材料而言，其通常涵蓋了日常各項(xiàng)工作內(nèi)容、各類活動(dòng)的詳細(xì)記錄，以及上下級(jí)部門(mén)間的工作協(xié)調(diào)溝通記錄等，由此可見(jiàn)，其數(shù)量龐大且信息體系錯(cuò)綜復(fù)雜。這無(wú)疑對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，即需要從多個(gè)維度進(jìn)行深入剖析，并對(duì)其進(jìn)行全面而系統(tǒng)的整合處理。隨著數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，運(yùn)用檔案信息化管理手段有望進(jìn)一步提升檔案管理工作的精確性和高效性。例如，借助搜索引擎技術(shù)，可以實(shí)現(xiàn)檔案資料的便捷搜索、調(diào)用及利用，這不僅大大節(jié)省了工作時(shí)間，還有效提升了檔案資料的應(yīng)用效能。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，檔案資料的數(shù)量在不斷攀升，這無(wú)疑給檔案管理工作的順利推進(jìn)增加了難度。因此，加大力度推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，能夠極大地提高檔案管理效率，以更好地應(yīng)對(duì)檔案資料處理與管理方面更高層次的需求。

（二）降低檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案極易發(fā)生損壞或丟失等意外情況，這對(duì)檔案管理工作而言無(wú)疑構(gòu)成了一種潛在的安全風(fēng)險(xiǎn)。然而，在數(shù)字化浪潮的推動(dòng)下，實(shí)施檔案信息化管理能夠有效規(guī)避傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所帶來(lái)的種種風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)而提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。在此過(guò)程中，通過(guò)將檔案資料轉(zhuǎn)化為電子檔案并妥善保管，不僅增強(qiáng)了檔案管理的安全性，還為檔案管理工作的順利推進(jìn)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。此外，檔案資料的數(shù)字化處理方式確保了海量檔案數(shù)據(jù)資源得以更加完整地保存，打破了時(shí)空的限制，為各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展創(chuàng)造了有利條件。

（三）方便檔案信息傳輸及共享

在檔案信息化管理中，其數(shù)據(jù)傳輸及資源共享的潛力得到了釋放。得益于先進(jìn)的信息化管理模式和高效的運(yùn)維技術(shù)，檔案信息資源實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)距離傳輸，從而減少了以往由于人為因素導(dǎo)致的檔案管理差錯(cuò)，進(jìn)一步提升了文檔資料的整體利用效率，為檔案庫(kù)的構(gòu)建注入了大量豐富的信息資源，同時(shí)也為廣大用戶提供了更為全面、優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，確保每位用戶在查閱檔案資料時(shí)，都能夠快速、準(zhǔn)確地獲取所需信息。

（四）有效降低管理成本

當(dāng)前，借助數(shù)字化技術(shù)推進(jìn)檔案管理向信息化轉(zhuǎn)變，能夠有效簡(jiǎn)化檔案管理流程，科學(xué)合理地優(yōu)化現(xiàn)有資源配置，從而大幅度降低人力成本和空間成本。首先，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，采集、整理以及分類等環(huán)節(jié)均需大量人工參與，耗時(shí)費(fèi)力且人力資源投入大。而在檔案管理信息化的過(guò)程中，可以依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)自動(dòng)完成檔案資料的一系列操作，無(wú)須過(guò)多人力便能高效完成檔案管理工作。其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案占用空間較大，而經(jīng)過(guò)信息化處理的檔案資料則可以存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)、硬盤(pán)等媒介中，極大地節(jié)省了存儲(chǔ)空間，這些都在一定程度上降低了管理成本。

三、檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）信息化意識(shí)有待增強(qiáng)

當(dāng)前社會(huì)已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，一些常規(guī)的信息技術(shù)手段已難以滿足廣大檔案工作者在檔案信息服務(wù)方面的需求。然而，部分檔案管理工作者尚未充分認(rèn)識(shí)到這一現(xiàn)實(shí)，他們?nèi)狈π畔⑻幚矸矫娴拿翡J洞察力，且在信息化管理方面的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備不足，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代所帶來(lái)的各種變化及新的需求。一些檔案工作者甚至秉持錯(cuò)誤觀念，認(rèn)為檔案信息化與自身工作無(wú)關(guān)，在日常工作中依然沿用傳統(tǒng)的檔案信息管理理念和工作模式。

（二）資金投入不足

在科技飛速發(fā)展的背景下，我國(guó)對(duì)信息化相關(guān)領(lǐng)域的投入力度逐年遞增，這無(wú)疑為解決檔案管理信息化建設(shè)中所面臨的資金短缺問(wèn)題提供了有力保障。然而，檔案管理工作具有一定的特殊性，其在基礎(chǔ)設(shè)施方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)。檔案信息化管理需要配備大型服務(wù)器與存儲(chǔ)設(shè)備、高效專業(yè)的檔案錄入管理軟件，檔案管理所需的資金投入不僅限于硬件設(shè)施的購(gòu)置，還包括基礎(chǔ)設(shè)施的運(yùn)行維護(hù)，這些設(shè)備價(jià)格及維護(hù)成本高。在目前資金明顯匱乏的影響下，基礎(chǔ)設(shè)施更新?lián)Q代速度緩慢。

（三）人員素質(zhì)有待提升

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，亟須具備較高綜合素質(zhì)的人才參與其中，他們不僅要熟練掌握信息技術(shù)的使用方法，還需具有一定的知識(shí)儲(chǔ)備、較高的信息素養(yǎng)。然而，現(xiàn)階段的檔案管理工作隊(duì)伍普遍存在人員年齡結(jié)構(gòu)老化趨勢(shì)，這些經(jīng)驗(yàn)豐富的從業(yè)者雖然在實(shí)踐操作方面表現(xiàn)出色，但對(duì)信息技術(shù)的應(yīng)用卻較為生疏；而年輕員工對(duì)新興技術(shù)和創(chuàng)新方法有著更為深刻的理解，但在檔案管理的理論基礎(chǔ)與實(shí)際操作層面仍存在明顯不足，從而導(dǎo)致人員綜合素質(zhì)不高的狀況。

四、數(shù)字化時(shí)代檔案管理信息化建設(shè)策略

（一）積極轉(zhuǎn)變檔案管理理念

當(dāng)前，部分檔案管理部門(mén)在實(shí)際工作中仍拘泥于傳統(tǒng)的工作模式與落后的管理理念，在數(shù)字化時(shí)代大背景下迫切需要檔案管理人員轉(zhuǎn)變管理理念。首先，管理層應(yīng)率先垂范，充分發(fā)揮引領(lǐng)作用，帶動(dòng)其他員工深化對(duì)信息化建設(shè)的認(rèn)知與理解。其次，要鼓勵(lì)檔案管理人員積極投身于檔案管理信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)之中，深入探究最新的理論成果，通過(guò)參與多樣化的培訓(xùn)課程及國(guó)內(nèi)外交流活動(dòng)，以此拓寬檔案管理視野，全面把握信息化檔案管理的基本原理、技術(shù)手段及操作流程等，深刻領(lǐng)悟大數(shù)據(jù)在檔案管理工作中的重要價(jià)值，從而培育大數(shù)據(jù)思維，以更有效地應(yīng)對(duì)檔案管理信息化進(jìn)程中的各項(xiàng)任務(wù)。最后，應(yīng)借助視頻、宣傳冊(cè)等多種媒介推廣檔案管理信息化的理念，使檔案管理人員認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化不僅是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，更是提升檔案管理工作效能的關(guān)鍵手段。

（二）多渠道獲取資源支持

當(dāng)前，檔案管理工作的經(jīng)費(fèi)主要源自財(cái)政預(yù)算。為加速信息化建設(shè)的步伐，檔案管理部門(mén)須主動(dòng)探索并拓寬資金籌措渠道。相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大對(duì)專項(xiàng)預(yù)算的傾斜力度，以保障信息化建設(shè)獲得持續(xù)且充足的資金支持，用于檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的完善與升級(jí)。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)積極吸引各類社會(huì)機(jī)構(gòu)參與檔案管理的信息化建設(shè)，例如，可以嘗試與網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營(yíng)商開(kāi)展深度合作，爭(zhēng)取免費(fèi)或優(yōu)惠的網(wǎng)絡(luò)資源及相關(guān)技術(shù)支持；同時(shí)，與計(jì)算機(jī)領(lǐng)域知名企業(yè)建立穩(wěn)固的合作關(guān)系，以獲取包括資金、技術(shù)和服務(wù)在內(nèi)的多方面優(yōu)質(zhì)資源支持。

（三）不斷完善人才培育機(jī)制

隨著檔案管理信息化建設(shè)步伐的加速，人才培養(yǎng)的重要性日益凸顯。檔案管理人員不僅要具備一定的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備和嫻熟的操作技能，還應(yīng)擁有一定的信息素養(yǎng)，以勝任檔案信息收集、鑒別、評(píng)估等一系列工作任務(wù)。因此，檔案管理部門(mén)亟須加大力度引進(jìn)高素質(zhì)的專業(yè)人才，以擴(kuò)充和優(yōu)化現(xiàn)有人才隊(duì)伍，從而提升整個(gè)團(tuán)隊(duì)的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)水平。在此過(guò)程中，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有員工的培訓(xùn)同樣至關(guān)重要，要營(yíng)造積極向上的學(xué)習(xí)氛圍，激發(fā)員工的學(xué)習(xí)積極性，助力他們不斷提升專業(yè)能力，實(shí)現(xiàn)個(gè)人職業(yè)生涯的成長(zhǎng)，以更好地服務(wù)于檔案管理信息化建設(shè)。此外，檔案管理部門(mén)還應(yīng)強(qiáng)化考核評(píng)價(jià)機(jī)制，制訂科學(xué)、合理的考核標(biāo)準(zhǔn)與方法，在重視績(jī)效考核的同時(shí)，實(shí)施有效的激勵(lì)機(jī)制，為檔案管理人員的職業(yè)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)保障。

（四）積極構(gòu)建檔案數(shù)字化管理平臺(tái)

首先，依據(jù)檔案管理規(guī)范要求，檔案管理部門(mén)應(yīng)致力于構(gòu)建功能完備、運(yùn)行高效的數(shù)字化管理平臺(tái)，旨在實(shí)現(xiàn)檔案的高效管理。在實(shí)際操作中，檔案管理部門(mén)可積極探索與第三方機(jī)構(gòu)的深度合作路徑，委托其承擔(dān)檔案數(shù)字化管理平臺(tái)的研發(fā)任務(wù)，從而為提升檔案管理工作的整體質(zhì)量奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。此外，檔案管理部門(mén)可考慮組建專業(yè)研發(fā)團(tuán)隊(duì)，依據(jù)自身實(shí)際需求，自主研發(fā)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。

其次，檔案管理部門(mén)要確保檔案數(shù)字化管理平臺(tái)能與其他各類信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)資源共享。具體而言，在啟動(dòng)檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)之前，應(yīng)深入調(diào)研其他相關(guān)系統(tǒng)的建設(shè)規(guī)范及數(shù)據(jù)處理標(biāo)準(zhǔn)，將其作為檔案數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)的重要參考，以確保各系統(tǒng)間的兼容性和一致性，為信息資源的共享共建提供先決條件。

再次，檔案管理部門(mén)應(yīng)高度重視數(shù)字化管理平臺(tái)的后期維護(hù)與升級(jí)管理。在日常檔案管理工作中，檔案管理人員應(yīng)主動(dòng)承擔(dān)起檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的維護(hù)與升級(jí)職責(zé)，通過(guò)持續(xù)優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，提升檔案管理工作效率，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性。

最后，檔案管理部門(mén)應(yīng)充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，構(gòu)建一個(gè)覆蓋互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)的智慧檔案信息資源及安全管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)在線備份或異地備份，為檔案信息資源的安全性提供有力保障。具體而言，檔案部門(mén)要緊密結(jié)合自身實(shí)際需求，制訂出具有較高可行性和針對(duì)性的檔案數(shù)字化管理方案，使管理工作方式更好地契合大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，可與軟件開(kāi)發(fā)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，將檔案信息的收集、處理、存儲(chǔ)、應(yīng)用等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的具體需求傳達(dá)給軟件開(kāi)發(fā)商，共同打造功能強(qiáng)大且全面的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)。通過(guò)采用集中式管理模式，切實(shí)提升檔案管理工作效率，確保檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。

（五）積極構(gòu)筑安全防護(hù)體系

大數(shù)據(jù)時(shí)代，海量信息的出現(xiàn)給檔案信息安全帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)，諸如信息泄露、損壞以及惡意篡改等風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)有發(fā)生，對(duì)此，必須采取一系列切實(shí)有效的措施來(lái)預(yù)防并堅(jiān)決遏制此類風(fēng)險(xiǎn)事件的發(fā)生。首先，檔案管理部門(mén)應(yīng)進(jìn)一步加大網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)的力度，不僅要定期對(duì)防火墻進(jìn)行升級(jí)，以有效阻止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)行為，還要部署先進(jìn)的隔離網(wǎng)關(guān)，構(gòu)建起一道堅(jiān)實(shí)的防線，防止非法訪問(wèn)的出現(xiàn)。同時(shí)，還應(yīng)運(yùn)用物理隔離手段，如設(shè)置專門(mén)的物理隔離區(qū)域，以抵御來(lái)自外網(wǎng)的各種惡意攻擊。其次，檔案管理部門(mén)應(yīng)高度重視網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全防護(hù)工作，建立健全系統(tǒng)漏洞監(jiān)測(cè)機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修復(fù)系統(tǒng)中的潛在漏洞，從而有效防止木馬病毒等惡意軟件的入侵。在此基礎(chǔ)上，還可以基于可信計(jì)算技術(shù)實(shí)行嚴(yán)格場(chǎng)景白名單控制，受保護(hù)的主機(jī)只能做白名單規(guī)定的事情，只允許經(jīng)過(guò)認(rèn)證的程序在系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)行，以確保內(nèi)部系統(tǒng)的絕對(duì)安全性。最后，還應(yīng)通過(guò)外圍加固的方式，如增加安全認(rèn)證、數(shù)據(jù)加密等措施，使網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用更加安全可靠，全方位保障檔案信息的安全。

五、結(jié)語(yǔ)

數(shù)字化時(shí)代，為了進(jìn)一步加速檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程，應(yīng)當(dāng)秉持可持續(xù)發(fā)展的戰(zhàn)略性思維，緊密圍繞檔案管理工作的實(shí)際需求，切實(shí)提升檔案的利用效率。為此，要積極應(yīng)用先進(jìn)的技術(shù)手段，驅(qū)動(dòng)傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式穩(wěn)步向檔案信息化管理方式轉(zhuǎn)型。在此過(guò)程中，應(yīng)優(yōu)化人員配備、設(shè)備配置及體系構(gòu)建等各個(gè)環(huán)節(jié)，逐步構(gòu)建一套完備的、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化以及精細(xì)化的管理體系，以專業(yè)且經(jīng)驗(yàn)豐富的檔案管理人才隊(duì)伍為支撐，全方位推動(dòng)檔案信息化建設(shè)順利發(fā)展。

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（作者簡(jiǎn)介：管文君，女，碩士研究生，長(zhǎng)春市民辦學(xué)校黨建工作促進(jìn)中心，助理館員，研究方向：檔案）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）