進(jìn)入數(shù)字化時(shí)代，厘清數(shù)字化視域下檔案管理的現(xiàn)狀，探討數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理的影響，對(duì)于提高檔案管理效率，保障檔案信息安全，促進(jìn)檔案資源共享和推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化具有現(xiàn)實(shí)意義。傳統(tǒng)檔案管理方式主要依賴于紙質(zhì)文件和人工操作，不僅效率低下，且存在信息丟失、查找困難等問(wèn)題。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷進(jìn)步，檔案管理正逐步向數(shù)字化、信息化和智能化方向發(fā)展。[1]數(shù)字化視域下的檔案管理不僅僅是對(duì)紙質(zhì)檔案的電子化轉(zhuǎn)換，更涉及檔案管理理念、模式和技術(shù)手段的全面革新。然而，當(dāng)前檔案管理的數(shù)字化發(fā)展還面臨諸多挑戰(zhàn)，如數(shù)字化程度參差不齊、管理系統(tǒng)不完善、人員數(shù)字素養(yǎng)不足及信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加等問(wèn)題。這些問(wèn)題嚴(yán)重制約了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，亟須深入研究和探討應(yīng)對(duì)策略。

一、數(shù)字化視域下檔案管理概述

在信息化迅速發(fā)展的今天，檔案管理逐漸走上了數(shù)字化道路。數(shù)字化視域下的檔案管理不僅是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化存儲(chǔ)，更是檔案管理模式、手段和理念的全方位變革。傳統(tǒng)檔案管理依賴人工操作和紙質(zhì)文件，工作效率低下且易出現(xiàn)人為錯(cuò)誤。而在數(shù)字化視域下，檔案管理通過(guò)先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案的電子化存儲(chǔ)、智能化檢索和高效化利用。[2]數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入、分類、存儲(chǔ)和檢索，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，數(shù)字化技術(shù)還賦予檔案管理更高的安全性，通過(guò)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制和備份機(jī)制，有效保障了檔案信息的安全。此外，數(shù)字化視域下的檔案管理還促進(jìn)了檔案資源的共享與利用，其通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的檔案信息共享，打破了信息孤島，極大地提升了檔案資源的利用效率?？傊?，數(shù)字化視域下的檔案管理是一場(chǎng)全面而深刻的變革，為檔案管理的現(xiàn)代化和智能化提供了堅(jiān)實(shí)的技術(shù)支撐和廣闊的發(fā)展空間。

二、數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案管理的積極影響

（一）提升檔案管理效率

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用極大地提升了檔案管理的效率。通過(guò)數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，檔案的錄入、分類、存儲(chǔ)和檢索等操作實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化和智能化，大幅縮短了工作時(shí)間，降低了人工操作的錯(cuò)誤率。數(shù)字化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)批量處理，快速完成大量檔案的錄入和整理工作，顯著提高了工作效率。[3]此外，數(shù)字化技術(shù)還支持智能檢索和全文搜索，使檔案查詢更加便捷、準(zhǔn)確，用戶可以在短時(shí)間內(nèi)獲取所需信息，節(jié)省了大量的人力和時(shí)間成本。

（二）增強(qiáng)檔案安全性

數(shù)字化技術(shù)為檔案管理提供了更高的安全保障。通過(guò)加密技術(shù)、訪問(wèn)控制和日志記錄等手段，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)能夠有效防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)篡改，確保檔案信息的機(jī)密性和完整性。加密技術(shù)可以為數(shù)據(jù)傳輸和存儲(chǔ)提供保護(hù)，防止信息泄露。訪問(wèn)控制機(jī)制可以對(duì)不同用戶設(shè)置不同的權(quán)限，確保只有授權(quán)人員才能訪問(wèn)敏感信息。

（三）促進(jìn)檔案資源共享與利用

數(shù)字化技術(shù)極大地促進(jìn)了檔案資源的共享與利用。數(shù)字化檔案通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地區(qū)的共享和交流，使檔案信息能夠在不同的用戶和系統(tǒng)之間無(wú)縫傳遞，用戶可以隨時(shí)隨地訪問(wèn)和利用檔案資源，從而打破信息孤島，提升檔案資源的利用價(jià)值，方便信息的獲取和應(yīng)用。此外，數(shù)字化檔案還支持多媒體形式的存儲(chǔ)和展示，使圖片、音視頻等多種類型的檔案信息可以得到充分利用，豐富檔案的內(nèi)容和表現(xiàn)形式。

（四）推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化和智能化

數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用推動(dòng)了檔案管理從傳統(tǒng)模式向現(xiàn)代化和智能化方向發(fā)展。隨著人工智能、大數(shù)據(jù)和區(qū)塊鏈等新興技術(shù)的融入，檔案管理正逐步實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化和智能化。人工智能技術(shù)可以用于檔案的自動(dòng)分類和智能檢索，提高信息處理的效率和準(zhǔn)確性。大數(shù)據(jù)技術(shù)則可以對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，提供決策支持和趨勢(shì)預(yù)測(cè)，提升檔案管理的科學(xué)性和前瞻性。區(qū)塊鏈技術(shù)可以為檔案管理提供高度安全和透明的記錄機(jī)制，確保檔案信息的不可篡改和可追溯性。

三、數(shù)字化視域下檔案管理的現(xiàn)狀

（一）檔案數(shù)字化程度參差不齊

目前，檔案數(shù)字化進(jìn)程在不同地區(qū)單位間存在明顯差異。一些經(jīng)濟(jì)發(fā)達(dá)地區(qū)和大型企事業(yè)單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了較高程度的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，建立了完善的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案數(shù)字化率達(dá)到80%以上，且在系統(tǒng)的使用和管理方面具備較高水平。然而，在其他地區(qū)和中小型單位，檔案數(shù)字化工作則相對(duì)滯后，檔案仍以紙質(zhì)形式為主，數(shù)字化檔案數(shù)量較少，數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)支持也相對(duì)匱乏。[4]這種現(xiàn)象導(dǎo)致檔案管理水平不平衡，限制了檔案資源的利用效率和共享能力。

（二）檔案管理系統(tǒng)不夠完善

現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)在功能和穩(wěn)定性方面仍存在諸多不足，難以完全滿足當(dāng)前檔案管理的需求。首先，部分檔案管理系統(tǒng)功能單一，缺乏必要的智能化和自動(dòng)化功能，如智能檢索、數(shù)據(jù)分析和遠(yuǎn)程訪問(wèn)等，無(wú)法支持復(fù)雜的檔案管理任務(wù)。其次，系統(tǒng)的兼容性和擴(kuò)展性較差，難以與其他信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，導(dǎo)致信息孤島現(xiàn)象嚴(yán)重，檔案數(shù)據(jù)難以共享和整合。最后，一些系統(tǒng)的用戶界面設(shè)計(jì)不夠友好，操作復(fù)雜，導(dǎo)致檔案管理人員在使用過(guò)程中效率低下，加重了工作負(fù)擔(dān)。

（三）檔案管理人員數(shù)字化能力不足

在數(shù)字化視域下，檔案管理人員的數(shù)字化能力顯得尤為重要。然而，當(dāng)前許多檔案管理人員在數(shù)字化操作技能和知識(shí)儲(chǔ)備方面還存在明顯不足。首先，不少檔案管理人員習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，面對(duì)新興的數(shù)字化技術(shù)感到陌生和不適應(yīng)，缺乏必要的數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)和操作技能。其次，由于缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，檔案管理人員對(duì)數(shù)字化技術(shù)的掌握不夠全面，難以熟練運(yùn)用各種數(shù)字化工具和系統(tǒng)進(jìn)行高效管理。最后，部分檔案管理人員對(duì)于信息安全意識(shí)淡薄，對(duì)數(shù)字化環(huán)境下的安全防護(hù)措施了解不足，難以有效防范信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

（四）檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)增加

隨著檔案管理的數(shù)字化進(jìn)程不斷推進(jìn)，檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)也在增加。數(shù)字化檔案在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中面臨著各種網(wǎng)絡(luò)安全威脅，容易受到網(wǎng)絡(luò)攻擊，如黑客攻擊、病毒感染和數(shù)據(jù)泄露等，給檔案信息的安全性帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。檔案信息在存儲(chǔ)和傳輸過(guò)程中也可能因系統(tǒng)故障或操作失誤導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失或損壞，影響檔案的完整性和可用性。

四、數(shù)字化視域下檔案管理策略

（一）加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作統(tǒng)籌規(guī)劃

數(shù)字化視域下，要想提升檔案管理的整體水平，必須加強(qiáng)檔案數(shù)字化工作的統(tǒng)籌規(guī)劃。

首先，制訂科學(xué)合理的發(fā)展規(guī)劃是關(guān)鍵。規(guī)劃應(yīng)明確檔案數(shù)字化工作的目標(biāo)、范圍、步驟和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，合理配置人力、物力和財(cái)力資源，確保各項(xiàng)工作有條不紊地進(jìn)行。[5]規(guī)劃中還應(yīng)包含對(duì)數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備的選擇標(biāo)準(zhǔn)、檔案數(shù)字化的技術(shù)規(guī)范以及數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和安全保障措施，以確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全。其次，要據(jù)此建立嚴(yán)格的工作流程和質(zhì)量控制體系，對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行多次檢查，使統(tǒng)籌規(guī)劃得到具體落實(shí)，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，要依據(jù)相關(guān)政策，結(jié)合自身實(shí)際情況，完善檔案數(shù)字化工作的相關(guān)規(guī)范，包括工作標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程、質(zhì)量管理和安全保障措施，確保檔案數(shù)字化工作有章可循、有據(jù)可依。最后，應(yīng)注重資源整合與共享，通過(guò)建立檔案數(shù)字化工作的協(xié)作機(jī)制，促進(jìn)不同部門、不同地區(qū)之間的合作與交流，實(shí)現(xiàn)資源的優(yōu)化配置和信息的共享利用。

（二）搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)

搭建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是現(xiàn)代檔案管理發(fā)展的重要趨勢(shì)，其通過(guò)提供強(qiáng)大的功能支持和靈活的擴(kuò)展性，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、快速檢索和智能推薦，還支持多種檔案格式的管理，從而滿足新時(shí)期檔案管理的多樣化需求。

首先，在前期規(guī)劃階段，應(yīng)明確系統(tǒng)構(gòu)建目標(biāo)，進(jìn)行需求調(diào)研，制訂詳細(xì)規(guī)劃，包括技術(shù)選型、資源籌備、標(biāo)準(zhǔn)制訂等，確保項(xiàng)目順利啟動(dòng)。其次，進(jìn)入系統(tǒng)實(shí)施階段，要重點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)與開發(fā)，其中涉及軟件編程、硬件部署、數(shù)據(jù)遷移及系統(tǒng)測(cè)試，此階段需要確保檔案得到數(shù)字化處理，系統(tǒng)功能完善且安全穩(wěn)定運(yùn)行。再次，運(yùn)行維護(hù)階段，系統(tǒng)上線后，要持續(xù)進(jìn)行日常運(yùn)維、用戶支持、系統(tǒng)更新與效果評(píng)估，并根據(jù)反饋調(diào)整優(yōu)化，保障系統(tǒng)長(zhǎng)期高效服務(wù)。最后，系統(tǒng)的整體架構(gòu)過(guò)程要緊跟數(shù)字技術(shù)的發(fā)展，確保檔案管理數(shù)字化、智能化水平不斷提升。通過(guò)以上措施，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)將能夠有效提升檔案管理的效率和質(zhì)量，為檔案部門提供強(qiáng)有力的信息支持。以四川省瀘州市檔案館為例，近年來(lái)該館大力推進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)，對(duì)檔案資源實(shí)現(xiàn)了完全性的數(shù)字轉(zhuǎn)化，并在此基礎(chǔ)上搭建了瀘州市智慧（數(shù)字）檔案館綜合管理系統(tǒng)，依托館內(nèi)局域網(wǎng)對(duì)檔案進(jìn)行信息采集、數(shù)據(jù)管理和保存以及智能查詢等，使檔案館在檔案管理、檔案服務(wù)等方面得到了全方位提升。

（三）定期開展檔案管理人員培訓(xùn)

定期開展檔案管理人員培訓(xùn)是提升檔案管理水平的重要舉措。在數(shù)字化視域下，檔案管理人員要掌握先進(jìn)的技術(shù)和工具，具備較強(qiáng)的數(shù)字化操作能力和信息安全意識(shí)。

首先，培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案數(shù)字化的基本原理、操作技能、系統(tǒng)使用方法和安全管理措施等，并邀請(qǐng)數(shù)字化管理領(lǐng)域?qū)＜抑v授最新的數(shù)字技術(shù)和管理理念，確保檔案管理人員能夠全面掌握數(shù)字化管理的理論和實(shí)踐。[6]同時(shí)，結(jié)合實(shí)際工作需求，安排實(shí)操演練，使管理人員能夠在實(shí)踐中熟練掌握系統(tǒng)操作和檔案處理技能。培訓(xùn)結(jié)束后，還要通過(guò)在線學(xué)習(xí)平臺(tái)提供持續(xù)的學(xué)習(xí)資源，方便員工隨時(shí)查閱和學(xué)習(xí)。其次，要建立培訓(xùn)評(píng)估機(jī)制，通過(guò)考核和反饋不斷優(yōu)化培訓(xùn)內(nèi)容和形式，確保培訓(xùn)效果達(dá)到預(yù)期。定期培訓(xùn)不僅有助于提升檔案管理人員的技術(shù)水平和專業(yè)素養(yǎng)，還能夠增強(qiáng)他們的工作信心和責(zé)任感，進(jìn)而使檔案管理人員能夠更好地應(yīng)對(duì)數(shù)字化環(huán)境下的各種挑戰(zhàn)，推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

（四）建立健全的檔案信息安全保障機(jī)制

建立健全的檔案信息安全保障機(jī)制是確保檔案數(shù)字化進(jìn)程順利進(jìn)行的重要環(huán)節(jié)。檔案信息安全涉及數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸和訪問(wèn)等多個(gè)方面，需要完善的安全措施和管理機(jī)制對(duì)其進(jìn)行保護(hù)。

首先，應(yīng)完善檔案信息安全管理機(jī)制，明確各級(jí)人員的安全責(zé)任和操作規(guī)范，并要求所有檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守，確保檔案信息在整個(gè)生命周期都受到嚴(yán)格保護(hù)。其次，采用先進(jìn)的技術(shù)手段，如數(shù)據(jù)加密、身份驗(yàn)證、訪問(wèn)控制和日志記錄等，全面提升檔案信息的安全性和可追溯性。最后，為確保安全保障機(jī)制達(dá)到預(yù)期效果，要定期開展安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)急演練，模擬檔案信息泄露或系統(tǒng)故障等緊急情況，檢驗(yàn)和提高應(yīng)急響應(yīng)能力?？梢悦考径冉M織一次全面的安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，檢查各環(huán)節(jié)安全措施的落實(shí)情況，并針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題制訂整改方案?？傊?，通過(guò)建立健全的檔案信息安全保障機(jī)制，能夠有效提升檔案信息的安全性和可控性，為檔案數(shù)字化管理的順利開展提供堅(jiān)實(shí)的安全保障。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理正經(jīng)歷著深刻的變革。通過(guò)對(duì)數(shù)字化視域下檔案管理現(xiàn)狀的分析，我們可以看到，雖然數(shù)字化檔案管理面臨著諸多挑戰(zhàn)，但也為提升管理效率、保障信息安全、促進(jìn)資源共享提供了新的機(jī)遇。通過(guò)科學(xué)規(guī)劃、技術(shù)應(yīng)用、人才培養(yǎng)和體系保障，檔案管理將實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化、智能化管理的全面轉(zhuǎn)型。希望本文的研究能為檔案管理實(shí)踐提供有價(jià)值的參考，推動(dòng)檔案管理事業(yè)不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，從而更好地服務(wù)于社會(huì)。

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★基金項(xiàng)目：本文系湖南省檔案局“局館分設(shè)背景下檔案館職能定位研究項(xiàng)目”（項(xiàng)目編號(hào)：2019-G-03）的研究成果。

（作者簡(jiǎn)介：吳青霞，女，碩士研究生，湖南科技學(xué)院檔案館，研究館員，研究方向：檔案學(xué)）

（責(zé)任編輯 張?jiān)埔荩?/p>