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        學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)融合建設的可行性研究

        2024-12-31 00:00:00張海燕
        中國科技投資 2024年26期

        摘要:學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設,根本目的是確保學生資助工作的公平性和準確性。本文探討了學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設在實際操作中的可行性,分析了融合建設的優(yōu)勢與劣勢,并結合福建省明溪縣學生資助工作要求,構建了自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務層、接口層和功能層構成的業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架。結果顯示,該檔案管理系統(tǒng)建設的可行性得到了充分驗證。希望通過本文的研究,讓教育資源得到更加合理的分配和利用,提升管理效率和智能化水平。

        關鍵詞:學生資助;檔案管理系統(tǒng);歸檔集成;歸檔功能

        DOI:10.12433/zgkjtz.20242648

        在現(xiàn)代教育管理體系中,學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)無疑是最關鍵的組成部分。學生資助業(yè)務系統(tǒng)主要承擔著對學生資助資金進行合理分配與嚴格監(jiān)管的重要任務,確保每一分資金都能準確無誤地到達需要幫助的學生手中,保障資金使用的透明性和效率。檔案管理系統(tǒng)是記錄學生個人信息、教育背景、成績表現(xiàn)等關鍵數(shù)據(jù)的平臺,它對維護教育秩序、促進教育公平起著基礎性作用。隨著信息技術的不斷發(fā)展和普及,這兩種系統(tǒng)之間的融合建設得以深入推進,展現(xiàn)出巨大的發(fā)展?jié)摿蛯嶋H應用價值。

        一、學生資助業(yè)務與檔案管理融合建設的可行性分析

        (一)技術可行性

        信息化時代,云計算、大數(shù)據(jù)、移動互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能、區(qū)塊鏈等前沿互聯(lián)網(wǎng)信息技術的成熟運用,為各行各業(yè)的深度融合和創(chuàng)新發(fā)展提供了堅實的技術支撐和保障。這些技術的綜合運用,能夠有效應對和解決大規(guī)模數(shù)據(jù)存儲、高速數(shù)據(jù)處理、高效數(shù)據(jù)傳輸、深度數(shù)據(jù)分析、嚴格數(shù)據(jù)安全等方面的問題,從而保障系統(tǒng)運行的高效性、穩(wěn)定性和數(shù)據(jù)信息的真實性、可靠性[1]。

        (二)制度可行性

        2023年7月30日,國家檔案局、國務院辦公廳頒布實施《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》,規(guī)范了電子檔案管理系統(tǒng)制度性建設。同時,福建省教育廳聯(lián)合福建省檔案館發(fā)布了《福建省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法(試行)》、《福建省學生資助檔案管理辦法》,規(guī)范福建省政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理工作,明確了檔案管理的基本原則、適用范圍、責任分工、電子檔案的分類登記管理、安全管理等內(nèi)容,為學生資助業(yè)務和檔案管理系統(tǒng)建設提供了依據(jù)。

        (三)應用可行性

        融合建設后的系統(tǒng)將大幅提高資助工作的效率,實現(xiàn)資源的最優(yōu)配置,顯著降低因人工操作可能帶來的風險和誤差,減少工作中不必要的重復環(huán)節(jié)。此舉不僅提高了流程的流暢性,也為工作人員提供了更加清晰明確的工作指引,從而降低了工作負擔。此外,系統(tǒng)通過打造更加便捷的服務通道,提供高度個性化的服務體驗,有效提升了學生和家長的使用滿意度以及對資助政策的信任感。

        二、構建與業(yè)務系統(tǒng)相融合的檔案管理系統(tǒng)態(tài)勢分析

        (一)優(yōu)勢分析

        1.數(shù)據(jù)互聯(lián)互通

        融合建設的實施,打破了數(shù)據(jù)之間的孤立狀態(tài),使資助業(yè)務和檔案管理數(shù)據(jù)能夠相互交流和互通有無。通過這種方法,數(shù)據(jù)的共享性和利用率得到了顯著提高,為精準資助提供了有力的科學支持。這一舉措不僅優(yōu)化了數(shù)據(jù)管理流程,還進一步提高了工作效率,確保了數(shù)據(jù)的準確性和實時性。在此基礎上,相關部門可以便捷地獲取所需信息,從而作出更加精確的決策。

        2.提升工作效率

        自動化和智能化處理方式大大降低了人工操作的需求,減少了紙質(zhì)材料在流轉(zhuǎn)過程中的復雜性,這不僅提升了工作效率,也對檔案管理工作產(chǎn)生了積極影響。另外,這些系統(tǒng)還具備實時更新數(shù)據(jù)的功能,可確保信息的準確性和時效性,為決策者提供更可靠、更及時的數(shù)據(jù)支持。這樣一來,無論是資助工作的管理,還是檔案的管理,都可以更加精準、高效地完成,從而提高了整體的工作質(zhì)量。

        3.優(yōu)化資源配置

        通過對學生資助數(shù)據(jù)的全面、深入分析,系統(tǒng)能夠精確地識別出真正需要資助的學生,確保資助資源被合理地分配到最需要的地方,從而極大地提升教育資源的優(yōu)化配置和公平分配,使學生專心致志地投入學業(yè),無需為經(jīng)濟問題分心。這不僅是對個體命運的改善,更是社會整體公平正義的體現(xiàn),是國家教育公平理念的具體實踐。

        (二)劣勢分析

        1.技術復雜程度高

        融合建設是指將多種互聯(lián)網(wǎng)技術與信息技術深度整合,實現(xiàn)各種技術間的無縫銜接和協(xié)同工作的過程。這種建設方式不僅涉及互聯(lián)網(wǎng)技術的創(chuàng)新應用,還涉及各種信息技術的集成和融合,因此,技術難度相對較高。為了保證融合建設的順利進行,需要一個具備豐富的技術知識和經(jīng)驗,能夠熟練運用各種互聯(lián)網(wǎng)和信息技術專業(yè)的技術團隊負責開發(fā)和維護工作,以滿足融合建設的需求。

        2.資金投入大

        實施融合建設需要技術革新并整合教育資源。然而,在這一工作的推進過程中,教育機構需要面對的一個重要問題便是經(jīng)費[2]。具體而言,融合建設要求教育機構投入大量的資金用于技術研發(fā),以保證教育資源的更新和升級,滿足現(xiàn)代化教育的需求。同時,還需購置大量先進的教學設備,為學生提供更好的教學環(huán)境和條件。然而,對于資金有限的教育機構來說,這是一個不小的負擔,它們面臨較大的經(jīng)濟壓力,甚至會影響其它項目的開展。

        3.數(shù)據(jù)共享與隱私保護難題

        在當今這個信息技術迅猛發(fā)展的時代,數(shù)據(jù)共享已經(jīng)成為推動社會進步的重要力量。然而,在享受數(shù)據(jù)共享帶來的便捷和高效的同時,如何妥善處理數(shù)據(jù)共享與個人隱私保護之間的矛盾,成為一個極具挑戰(zhàn)性的課題。這不僅涉及技術的應用,更關乎法律法規(guī)的制定與完善,亟需構建一套既能夠促進數(shù)據(jù)資源的合理利用,又能有效維護公民個人信息安全的政策和制度體系。

        三、與學生資助業(yè)務系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)框架內(nèi)容

        (一)與學生資助業(yè)務系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)歸檔要素分析

        檔案管理系統(tǒng)歸檔要素,是建設學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理融合系統(tǒng)的基本框架內(nèi)容,是檔案管理系統(tǒng)的基礎。在探討業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔集成要素時,不同的業(yè)務系統(tǒng)因其特定的業(yè)務邏輯和數(shù)據(jù)特性,會有不同的歸檔集成需求和要素。經(jīng)過查閱文獻和研究分析,本文篩選出了幾種主流的業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的歸檔集成要素系統(tǒng),如PDM系統(tǒng)、OA系統(tǒng)、網(wǎng)上行政審批平臺,并列出了每個系統(tǒng)的歸檔集成要素[3]。作者基于頻次定量和人工定性相結合的方法,判斷是否適用于一般業(yè)務與檔案管理系統(tǒng)的融合建設要素,最終篩選出15個業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成要素,包括電子文件及元數(shù)據(jù)、目錄、歸檔范圍、歸檔方式、接口、封裝、數(shù)字簽名、格式、四性檢測、用戶權限管理、日志記錄與查看、歸檔結果反饋、流程管理、保管期限、密級劃定。其中,關鍵性的業(yè)務系統(tǒng)需要針對不同的資助類型采集不同的內(nèi)容,如下表1所示。

        (二)與學生資質(zhì)業(yè)務系統(tǒng)融合的檔案管理系統(tǒng)框架內(nèi)容設計

        根據(jù)《電子檔案單套管理一般要求》(DA/T92—2022)的要求,本文基于檔案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一技術要求和業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的要素內(nèi)容,結合福建省明溪縣學生資助工作的需求,構建了自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務層、接口層和功能層構成的業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架[4]。具體內(nèi)容如下:

        首先,數(shù)據(jù)層關注的歸檔集成要素聚焦于電子文件及其元數(shù)據(jù),這一范疇涵蓋歸檔集成對象的來源與具體構成。這類以數(shù)字形態(tài)存在的文件具備易復制性、易修改性、依賴特定軟硬件環(huán)境、海量存儲、高速傳輸?shù)忍卣?,其重點在于,通過科學合理的手段確保電子文件及其元數(shù)據(jù)的完整性、真實性、可用性和安全性,即通常所說的檔案文件的“四性”。本研究基于明溪縣實際工作需求設計,在數(shù)據(jù)來源上精心規(guī)劃,整合了全國學生資助管理信息系統(tǒng)以及省、市級學生資助管理信息管理系統(tǒng)作為核心數(shù)據(jù)源。同時,為了實現(xiàn)信息的全面互通與高效利用,該設計還充分考慮了與各部門的無縫對接,包括財政部門、民政部門、社會保障機構、鄉(xiāng)村振興相關部門、銀行系統(tǒng)、殘疾人聯(lián)合會等外部重要機構。

        其次,業(yè)務層主要指系統(tǒng)業(yè)務操作前端的流程和規(guī)則配置。業(yè)務層的規(guī)則配置必須以實現(xiàn)全面的自動化為目的,對于已有的業(yè)務系統(tǒng),如果前端的配置規(guī)則功能模塊不可行,或需要新建業(yè)務系統(tǒng),則需要基于基本的業(yè)務流程配置規(guī)則文件,并提前將配置規(guī)則置入接口,實現(xiàn)面向文檔管理的規(guī)范化改造。融合系統(tǒng)框架構建的業(yè)務層面主要包括數(shù)據(jù)匯聚,即通過特定的工具,對文檔歸檔范圍、歸檔方式、保管期限和元數(shù)據(jù)歸檔規(guī)則進行全面的抽取、轉(zhuǎn)化和聚合,以實現(xiàn)數(shù)據(jù)的統(tǒng)一和完整,將零散的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成標準化的、可供系統(tǒng)直接使用和操作。

        再次,接口層的主要任務是明確接口的技術選型和規(guī)定接口的管理性及技術性規(guī)范內(nèi)容[5]。目前,主要的接口技術包括RESTful API、GraphQL、WebSocket、SOAP以及各類消息隊列技術(如RabbitMQ、Kafka等)。融合系統(tǒng)建設內(nèi)容接口層主要是根據(jù)這些技術的特點,基于組織機構內(nèi)部數(shù)據(jù)特征和業(yè)務需求,設計并采取定義數(shù)據(jù)交換標準、建立統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換接口等措施。具體來說,根據(jù)國家檔案局提供的歸檔數(shù)據(jù)標準,制定有針對性的數(shù)據(jù)交換標準,建立系統(tǒng)間統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交換接口。該接口設計具有技術選型合理、接口規(guī)范完善的特點,能夠有效支持不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互。在數(shù)據(jù)交換過程中,嚴格遵循既定的標準和規(guī)范,同時注重保障接口的開放性,確保不同系統(tǒng)能夠很方便地接入和進行數(shù)據(jù)交換。

        最后,功能層主要是為實現(xiàn)系統(tǒng)的實際操作應用而建設的功能模塊,可實現(xiàn)對數(shù)據(jù)層和業(yè)務層要求的具象化。融合系統(tǒng)設計了包括檔案流程管理、系統(tǒng)操作訪問權限管理、檔案文件的編目等功能,并為系統(tǒng)使用人員提供了檔案查詢、借閱等管理服務,還支持文件統(tǒng)計、導出、打印等服務功能。功能層的設計主要是為了保障檔案文件的“四性”,有助于保障檔案管理的安全性。本研究系統(tǒng)注重用戶體驗和可操作性。通過優(yōu)化界面設計、簡化操作流程等措施,使系統(tǒng)更加易于上手和使用,從而降低了用戶的學習成本和使用難度。

        四、結語

        研究結果表明,學生資助業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的融合建設具有顯著的優(yōu)勢和一定的劣勢?;跈n案管理系統(tǒng)的統(tǒng)一技術要求和業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的要素內(nèi)容,結合福建省明溪縣學生資助工作的需求,通過構建自下而上由數(shù)據(jù)層、業(yè)務層、接口層和功能層構成的業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理融合系統(tǒng),極大地優(yōu)化了學生資助檔案管理的規(guī)范性和實用性,為提升教育管理水平、促進教育公平做出了重要貢獻,以期推動教育信息化的深入發(fā)展。綜上,本次檔案管理系統(tǒng)建設的可行性得到了充分驗證。

        參考文獻:

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        [2]薛曉鵬.醫(yī)院辦公自動化系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)融合研究[J].辦公自動化,2022,27(18): 19-22.

        [3]王強,吳志杰.業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架:構建與內(nèi)涵解析[J].檔案學通訊,2020,(06):45-53.

        [4]國家檔案局.電子檔案單套管理一般要求(DA/T92—2022)北京:中國標準出版社,2022.

        [5]王強,吳志杰.業(yè)務系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)歸檔集成框架:構建與內(nèi)涵解析[J].中國檔案,2021,(03):77.

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