摘 要：文章圍繞新形勢(shì)下電子檔案管理及檔案信息安全建設(shè)，深入分析了電子檔案管理的重要性、當(dāng)前狀況、存在的問(wèn)題及其原因。同時(shí)，針對(duì)電子檔案面臨的網(wǎng)絡(luò)安全威脅、法規(guī)政策的不完善以及技術(shù)挑戰(zhàn)等安全風(fēng)險(xiǎn)展開(kāi)了探討。在此基礎(chǔ)上，文章提出了新形勢(shì)下電子檔案管理的策略，包括技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)、人員培訓(xùn)和意識(shí)提升。此外，針對(duì)檔案信息安全，提出了安全技術(shù)措施、安全管理體系和數(shù)據(jù)恢復(fù)與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。這些策略的實(shí)施，有助于提高電子檔案管理的效率和安全性，有效應(yīng)對(duì)信息環(huán)境的復(fù)雜性。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)背景下；電子檔案管理；檔案信息安全；建設(shè)策略

在數(shù)字化時(shí)代背景下，電子檔案管理的重要性愈發(fā)凸顯，成為信息管理和檔案工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。隨著互聯(lián)網(wǎng)和信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，電子檔案不僅承載了大量的歷史、文化和科學(xué)數(shù)據(jù)，還在企業(yè)運(yùn)營(yíng)以及保障國(guó)家安全、社會(huì)管理中起著不可或缺的作用。然而，新形勢(shì)下的技術(shù)變革和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的復(fù)雜性給電子檔案管理和信息安全帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。本文從電子檔案管理的重要性出發(fā)，深入分析其管理現(xiàn)狀、存在的問(wèn)題及其原因，并針對(duì)新形勢(shì)下電子檔案面臨的安全風(fēng)險(xiǎn)，提出切實(shí)可行的管理策略和安全建設(shè)方案。通過(guò)對(duì)電子檔案管理和信息安全建設(shè)策略的探討，旨在為適應(yīng)新時(shí)代的檔案管理提供理論參考和實(shí)踐指導(dǎo)。

一、電子檔案管理的重要性

在信息化社會(huì)，電子檔案管理扮演著至關(guān)重要的角色。隨著電子行政管理系統(tǒng)和數(shù)字化企業(yè)的發(fā)展，大量的信息記錄、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)及歷史資料被電子化，形成電子檔案。這些檔案不僅是信息資源的重要組成部分，還是企業(yè)決策和社會(huì)研究的寶貴資產(chǎn)。高效的電子檔案管理可以顯著提升信息檢索的速度和準(zhǔn)確性，優(yōu)化資源分配，降低管理成本。同時(shí)，隨著網(wǎng)絡(luò)空間安全問(wèn)題的日益突出，電子檔案的安全管理更顯重要，不僅關(guān)系到個(gè)人隱私和企業(yè)秘密的保護(hù)，還涉及國(guó)家安全和社會(huì)穩(wěn)定。因此，加強(qiáng)電子檔案的管理，確保其安全、有效地被利用和保存，已經(jīng)成為現(xiàn)代信息管理的一項(xiàng)重要任務(wù)和挑戰(zhàn)。

二、電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.電子檔案的特點(diǎn)與分類(lèi)

電子檔案作為一種新型的檔案形式，最顯著的特點(diǎn)是信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有易于存儲(chǔ)和快速檢索的優(yōu)勢(shì)，能夠支持復(fù)雜的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和豐富的媒體類(lèi)型。此外，電子檔案的傳輸效率高，可以實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問(wèn)和共享，極大地提高了檔案的利用率。就分類(lèi)而言，電子檔案可以分為文本檔案、圖像檔案、音視頻檔案、數(shù)據(jù)庫(kù)檔案等。這些檔案涵蓋了企業(yè)文件、企業(yè)記錄、科研數(shù)據(jù)等多個(gè)領(lǐng)域，形式多樣化、內(nèi)容豐富化。然而，電子檔案的易損性和格式多樣性也帶來(lái)了保存和管理上的挑戰(zhàn)，如何保證長(zhǎng)期保存和確保兼容性是電子檔案管理需面對(duì)的重要問(wèn)題。

2.當(dāng)前電子檔案管理的主要模式

目前，電子檔案管理主要依賴于電子檔案管理系統(tǒng)和相關(guān)技術(shù)支持。這些系統(tǒng)通常包括檔案的數(shù)字化處理、分類(lèi)編目、索引建立、存儲(chǔ)管理以及訪問(wèn)控制等功能。在實(shí)踐中，多數(shù)機(jī)構(gòu)采用集中式的管理模式，即通過(guò)集中的數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)存儲(chǔ)和管理所有電子檔案，以便于集中維護(hù)和統(tǒng)一管理。此外，云存儲(chǔ)技術(shù)的應(yīng)用使得電子檔案管理更為靈活和高效，支持了大數(shù)據(jù)環(huán)境下的大規(guī)模存儲(chǔ)需求。然而，現(xiàn)行的管理模式在應(yīng)對(duì)日益增長(zhǎng)的數(shù)據(jù)量、多樣化的管理需求以及安全保護(hù)方面仍面臨諸多挑戰(zhàn)。不同機(jī)構(gòu)間的檔案互操作性差、系統(tǒng)安全防護(hù)不足、管理人員專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不均等，成為當(dāng)前電子檔案管理亟待解決的關(guān)鍵問(wèn)題。

3.存在的主要問(wèn)題及其原因分析

電子檔案管理面臨的主要問(wèn)題包括技術(shù)更新迅速導(dǎo)致的兼容性問(wèn)題、檔案安全性和隱私保護(hù)的挑戰(zhàn)以及管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足等。首先，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，新的存儲(chǔ)格式和通信協(xié)議不斷涌現(xiàn)，使得舊的電子檔案面臨兼容性問(wèn)題，甚至有丟失和損壞的風(fēng)險(xiǎn)；其次，網(wǎng)絡(luò)攻擊和泄露數(shù)據(jù)事件頻發(fā)，對(duì)電子檔案的安全性和保護(hù)提出了更高要求。不僅要防止外部的非法入侵，還需防范內(nèi)部人員的濫用和誤操作；最后，電子檔案管理涉及內(nèi)容多，要求管理人員具備相應(yīng)的技術(shù)能力和專(zhuān)業(yè)知識(shí)。但是，目前許多機(jī)構(gòu)在這方面的投入不足，導(dǎo)致管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)和技術(shù)水平與檔案管理的要求存在差距。這些問(wèn)題的存在，對(duì)電子檔案的長(zhǎng)期保存、有效利用和安全管理構(gòu)成了嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。

三、新形勢(shì)下電子檔案的安全風(fēng)險(xiǎn)

1.網(wǎng)絡(luò)安全威脅

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案面臨著多種網(wǎng)絡(luò)安全威脅。首先，黑客攻擊是主要威脅之一。包括病毒、木馬、網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)等多種形式，這些攻擊可能導(dǎo)致電子檔案被泄露、破壞或丟失；其次，內(nèi)部安全威脅也不容忽視。員工的誤操作或惡意行為可能導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損壞或被泄露。此外，隨著技術(shù)的發(fā)展，新型的網(wǎng)絡(luò)攻擊手段不斷涌現(xiàn)，如零日攻擊、高級(jí)持續(xù)威脅（APT）等，給電子檔案安全帶來(lái)更大挑戰(zhàn)。對(duì)抗這些網(wǎng)絡(luò)安全威脅，需要構(gòu)建更為嚴(yán)密的安全防護(hù)體系，及時(shí)更新安全策略，提高安全防護(hù)能力。

2.法律法規(guī)與政策的不完善

電子檔案的管理和保護(hù)同樣受到法律法規(guī)和政策制定的影響。目前，許多國(guó)家和地區(qū)的相關(guān)法律法規(guī)尚不完善，對(duì)電子檔案的定義、管理、利用和保護(hù)等方面缺乏明確規(guī)定，導(dǎo)致在實(shí)際操作中出現(xiàn)法律適用的模糊地帶，給電子檔案管理帶來(lái)了難度。同時(shí)，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范也增加了不同機(jī)構(gòu)間檔案管理和交換的難度。為了提高電子檔案的管理效率和安全性，需要加強(qiáng)法律法規(guī)建設(shè)，制定更加完善和詳細(xì)的管理規(guī)范和操作指南，為電子檔案的管理提供法律保障。

3.技術(shù)挑戰(zhàn)與人員素質(zhì)要求

技術(shù)挑戰(zhàn)是電子檔案管理面臨的另一個(gè)重要問(wèn)題。隨著新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，如人工智能、大數(shù)據(jù)以及云計(jì)算等，電子檔案的管理和利用方式也在不斷變化，要求管理系統(tǒng)能夠適應(yīng)新技術(shù)，保持高效和安全。然而，許多現(xiàn)有的管理系統(tǒng)無(wú)法完全適應(yīng)這些變化，需要不斷升級(jí)和改造。此外，隨著技術(shù)的發(fā)展，電子檔案管理也對(duì)人員的素質(zhì)提出了更高要求，不僅需要掌握基本的信息技術(shù)知識(shí)，還要了解相關(guān)的法律法規(guī)和檔案管理原則。目前，許多機(jī)構(gòu)在人才培養(yǎng)和技術(shù)更新方面的投入不足，成為提高電子檔案管理水平的瓶頸。因此，加強(qiáng)人員培訓(xùn)和技術(shù)投入，對(duì)提高電子檔案管理的整體水平具有重要意義。

四、新形勢(shì)下的電子檔案管理策略

1.技術(shù)創(chuàng)新應(yīng)用

在新形勢(shì)下，電子檔案管理策略需重點(diǎn)關(guān)注技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用，以提升管理效率和安全性。首先，人工智能（AI）技術(shù)，特別是自然語(yǔ)言處理（NLP）在檔案的分類(lèi)、檢索和分析過(guò)程中發(fā)揮關(guān)鍵作用。AI的高效數(shù)據(jù)處理能力可以提高檔案信息處理的準(zhǔn)確性和效率，通過(guò)自動(dòng)提取關(guān)鍵信息，優(yōu)化檔案分類(lèi)和索引；其次，區(qū)塊鏈技術(shù)通過(guò)其不可篡改和去中心化特性，在確保電子檔案數(shù)據(jù)安全性和透明度方面具有顯著優(yōu)勢(shì)。它能夠創(chuàng)建安全的檔案跟蹤系統(tǒng)，記錄檔案訪問(wèn)和修改歷史，有效防止數(shù)據(jù)被篡改；再次，云計(jì)算技術(shù)為電子檔案的存儲(chǔ)和管理提供了靈活性和擴(kuò)展性。云服務(wù)支持快速擴(kuò)展存儲(chǔ)空間，并提供遠(yuǎn)程訪問(wèn)功能，使檔案信息能夠跨地域共享，從而大幅提高工作效率；最后，大數(shù)據(jù)分析技術(shù)能夠從海量電子檔案中提取有價(jià)值的信息，幫助機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)趨勢(shì)和預(yù)測(cè)未來(lái)，為科學(xué)決策提供支持。

2.法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

在新形勢(shì)下，加強(qiáng)電子檔案管理的法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)是確保檔案安全和有效管理的關(guān)鍵。首先，必須更新和完善與電子檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，包括對(duì)電子檔案的定義、分類(lèi)、處理、存儲(chǔ)、保護(hù)、訪問(wèn)和銷(xiāo)毀等方面制定明確的法律規(guī)范。例如，對(duì)于文件數(shù)據(jù)的處理，應(yīng)符合數(shù)據(jù)保護(hù)法律法規(guī)，確保檔案管理活動(dòng)的合法性和合規(guī)性；其次，建立健全國(guó)家和行業(yè)層面的標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一規(guī)定電子檔案的管理流程、技術(shù)規(guī)范、安全要求等。統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)不僅有助于提高檔案管理的效率和一致性，還對(duì)不同機(jī)構(gòu)間的檔案互操作性和數(shù)據(jù)共享至關(guān)重要。例如，通過(guò)制定統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和交換格式，可以實(shí)現(xiàn)不同系統(tǒng)間的檔案數(shù)據(jù)無(wú)縫對(duì)接；最后，相關(guān)部門(mén)應(yīng)發(fā)揮引導(dǎo)和監(jiān)督作用，確保各項(xiàng)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)得到有效實(shí)施，包括定期審查和評(píng)估電子檔案管理實(shí)踐，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正管理中的不足。通過(guò)建立健全法律法規(guī)體系和標(biāo)準(zhǔn)，為電子檔案的安全、高效管理提供堅(jiān)實(shí)的法律和規(guī)范支持。

3.人員培訓(xùn)和意識(shí)提升

在新形勢(shì)下，電子檔案管理策略的成功實(shí)施在很大程度上依賴于人員的培訓(xùn)和意識(shí)提升。首先，系統(tǒng)的培訓(xùn)計(jì)劃對(duì)于提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能至關(guān)重要。包括對(duì)最新的檔案管理技術(shù)、信息安全知識(shí)以及相關(guān)法律法規(guī)的培訓(xùn)。例如，通過(guò)定期組織專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和研討會(huì)，管理人員可以及時(shí)了解和掌握人工智能、大數(shù)據(jù)分析等新興技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用以及數(shù)據(jù)保護(hù)法律法規(guī)的最新變化；其次，加強(qiáng)全體員工的安全意識(shí)教育至關(guān)重要。不僅包括基本的信息安全培訓(xùn)，如密碼管理、防范網(wǎng)絡(luò)釣魚(yú)等，還包括對(duì)電子檔案重要性和保護(hù)措施的宣傳。通過(guò)定期舉辦安全意識(shí)活動(dòng)和培訓(xùn)，可以提高員工對(duì)電子檔案安全性的認(rèn)識(shí)，減少因操作不當(dāng)導(dǎo)致的安全事件；最后，激發(fā)管理人員的創(chuàng)新精神和問(wèn)題解決能力也非常重要。通過(guò)鼓勵(lì)探索新的管理方法、技術(shù)應(yīng)用和改進(jìn)措施，可以不斷優(yōu)化檔案管理流程，提高管理效率和安全性。通過(guò)這些綜合措施，可以顯著提高電子檔案管理的專(zhuān)業(yè)水平和整體效能，從而更好地應(yīng)對(duì)新形勢(shì)下的挑戰(zhàn)。

五、檔案信息安全建設(shè)策略

1.安全技術(shù)措施

在檔案信息安全建設(shè)中，實(shí)施有效的安全技術(shù)措施是關(guān)鍵。首先，加密技術(shù)的應(yīng)用至關(guān)重要，包括加密存儲(chǔ)和傳輸中的電子檔案數(shù)據(jù)，以防止數(shù)據(jù)在傳輸過(guò)程中被截獲或在存儲(chǔ)時(shí)被非法訪問(wèn)。其次，實(shí)施嚴(yán)格的訪問(wèn)控制和身份驗(yàn)證機(jī)制，確保只有授權(quán)用戶才能訪問(wèn)敏感檔案。最后，應(yīng)用入侵檢測(cè)系統(tǒng)和防火墻等網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，以識(shí)別和阻止外部的惡意攻擊。同時(shí)，定期展開(kāi)安全漏洞掃描和修補(bǔ)，保持系統(tǒng)的最新?tīng)顟B(tài)，以應(yīng)對(duì)新出現(xiàn)的安全威脅。為應(yīng)對(duì)意外情況，建立數(shù)據(jù)備份和災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃也是不可忽視的一環(huán)，確保在數(shù)據(jù)丟失或系統(tǒng)崩潰時(shí)能夠迅速恢復(fù)正常運(yùn)營(yíng)。通過(guò)這些技術(shù)措施的綜合應(yīng)用，可以大幅提高電子檔案的信息安全性。

2.安全管理體系

建立和完善電子檔案的安全管理體系是確保信息安全的另一重要方面。首先，制定全面的安全管理政策和程序，明確安全責(zé)任、操作規(guī)范和應(yīng)對(duì)流程。其次，強(qiáng)化內(nèi)部管理，包括對(duì)員工開(kāi)展安全意識(shí)培訓(xùn)，建立嚴(yán)格的內(nèi)部審計(jì)和監(jiān)控機(jī)制，以防止內(nèi)部數(shù)據(jù)被泄露和濫用。最后，應(yīng)建立檔案安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，定期評(píng)估和審查電子檔案系統(tǒng)的安全風(fēng)險(xiǎn)，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決潛在的安全問(wèn)題。同時(shí)，與外部安全專(zhuān)家和機(jī)構(gòu)合作，定期開(kāi)展安全咨詢和審計(jì)，確保安全管理措施的有效性和先進(jìn)性。在安全管理體系中還應(yīng)包括法律合規(guī)性的考量，確保檔案管理遵循相關(guān)的法律法規(guī)要求，以免因法律風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)致的安全問(wèn)題。

3.數(shù)據(jù)恢復(fù)與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃

在新形勢(shì)下的檔案信息安全建設(shè)策略中，制定和實(shí)施有效的數(shù)據(jù)恢復(fù)與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃是一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。這一策略的核心是確保在數(shù)據(jù)丟失、系統(tǒng)故障或其他安全事件發(fā)生時(shí)，電子檔案能夠迅速且安全地恢復(fù)，以保障信息的連續(xù)性和可用性。關(guān)鍵措施包括建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)備份策略，如定期備份數(shù)據(jù)并確保備份數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)，采用加密技術(shù)并在多地存儲(chǔ)備份以防單點(diǎn)故障；詳細(xì)規(guī)劃災(zāi)難恢復(fù)流程，包括明確數(shù)據(jù)恢復(fù)步驟、責(zé)任分配和緊急聯(lián)系方式，確保緊急情況下迅速響應(yīng)；定期恢復(fù)演練，以測(cè)試和評(píng)估恢復(fù)流程的有效性，并據(jù)此調(diào)整優(yōu)化計(jì)劃；投資必要的恢復(fù)技術(shù)與工具，并培訓(xùn)關(guān)鍵人員，確保他們?cè)诰o急情況下能夠有效執(zhí)行恢復(fù)計(jì)劃。這樣的策略可以顯著提升電子檔案系統(tǒng)在面對(duì)安全威脅時(shí)的韌性，確保關(guān)鍵信息的安全，維護(hù)機(jī)構(gòu)的運(yùn)營(yíng)連續(xù)性。

六、結(jié)論

本文深入探討了新形勢(shì)下電子檔案管理的重要性、現(xiàn)狀及面臨的挑戰(zhàn)，并提出了針對(duì)性的管理策略和安全建設(shè)措施。在電子檔案管理方面，強(qiáng)調(diào)了技術(shù)創(chuàng)新的應(yīng)用、法律法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)以及人員培訓(xùn)和意識(shí)提升的重要性。特別是在安全建設(shè)方面，提出了實(shí)施安全技術(shù)措施、建立健全安全管理體系和數(shù)據(jù)恢復(fù)與災(zāi)難恢復(fù)計(jì)劃。通過(guò)這些策略的實(shí)施，可以有效提高電子檔案的管理效率和安全性，保障檔案信息的完整性和可用性。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和信息環(huán)境的日益復(fù)雜，電子檔案管理和信息安全將持續(xù)面臨新的挑戰(zhàn)。因此，持續(xù)的創(chuàng)新、合規(guī)與培訓(xùn)，將是電子檔案管理工作開(kāi)展和完善的關(guān)鍵。

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作者單位：陜煤集團(tuán)神木紅柳林礦業(yè)有限公司

作者簡(jiǎn)介：袁小梅（1985—），女，漢族，陜西神木人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。