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        企業(yè)辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策

        2024-12-31 00:00:00朱明明
        中國(guó)經(jīng)貿(mào) 2024年13期
        關(guān)鍵詞:管理制度精細(xì)化辦公室

        企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中,辦公室作為重要的樞紐,其中行政管理是一項(xiàng)具備較強(qiáng)綜合性的工作。主要負(fù)責(zé)與員工進(jìn)行溝通交流,提供項(xiàng)目服務(wù),從根本上提升辦公室行政管理工作效率,能夠有效解決企業(yè)不同部門(mén)員工之間存在的矛盾,全面提升企業(yè)運(yùn)行水平,促使企業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。因此,在辦公室行政管理中,落實(shí)精細(xì)化管理理念也是相關(guān)經(jīng)營(yíng)者和管理人員需要重點(diǎn)探討的話題。在本文中,就結(jié)合行政管理精細(xì)化的內(nèi)涵以及意義,探討了目前辦公室行政管理中存在的問(wèn)題,并提出了幾點(diǎn)有效的解決對(duì)策,希望通過(guò)本文的研究能夠進(jìn)一步提升企業(yè)精細(xì)化管理水平。

        行政管理精細(xì)化內(nèi)涵

        第一,精細(xì)化管理是一種意識(shí),其主要表現(xiàn)在管理人員需要積極主動(dòng)地追求,管理效率的提升,始終保持積極向上的態(tài)度,提升自己的心態(tài),促使行政管理工作的順利推進(jìn)。第二,精細(xì)化管理是一種管理理念,不僅能夠全面體現(xiàn)在行政管理的整個(gè)過(guò)程中,還能夠體現(xiàn)在管理人員的思想觀念中,作為一種重要的工作模式。企業(yè)在開(kāi)展行政管理時(shí),各個(gè)環(huán)節(jié)都能夠全面體現(xiàn)精細(xì)化的應(yīng)用優(yōu)勢(shì),所以企業(yè)在開(kāi)展行政管理時(shí),需要選擇更為有效的管理方式,全面提升管理效果。第三,精細(xì)化管理是一種有效的工作習(xí)慣,能夠有效提升管理人員的專業(yè)程度,通過(guò)不斷地培養(yǎng),確保其始終能夠保持高效的工作狀態(tài)。

        行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的意義

        企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中,辦公室的主要工作職責(zé)是協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)之間的關(guān)系,處理各種日常事務(wù),負(fù)責(zé)對(duì)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的決策進(jìn)行貫徹落實(shí),將精細(xì)化管理理念融入行政管理中,能夠全面提升管理人員的工作效率,促使日常管理工作的順利推進(jìn),使用精細(xì)化管理模式,要求工作人員必須保持認(rèn)真細(xì)致的態(tài)度,對(duì)行政管理中的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的分析,避免在工作過(guò)程中出現(xiàn)消極散漫的情緒,同時(shí)還要求管理人員能夠具備較強(qiáng)的執(zhí)行力。

        國(guó)有企業(yè)作為國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的重要組成部分,實(shí)施辦公室行政精細(xì)化管理更是具有十分重要的意義,在企業(yè)內(nèi)部建立完善的運(yùn)營(yíng)體系,結(jié)合企業(yè)發(fā)展現(xiàn)狀,制定切實(shí)有效的管理制度,并且組建更加專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì),在企業(yè)內(nèi)部形成積極向上的文化氛圍。結(jié)合目前采用的辦公室管理系統(tǒng)進(jìn)行分析,主要包括以下幾個(gè)特點(diǎn):要簡(jiǎn)單,不要重復(fù);要透明,不要黑箱;要責(zé)任,不要放任。實(shí)施精細(xì)化管理以后,能夠促使企業(yè)面對(duì)激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)仍然保持較大的優(yōu)勢(shì),從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的雙重發(fā)展。即在辦公室行政管理過(guò)程中融入精細(xì)化管理模式,能夠進(jìn)一步創(chuàng)新企業(yè)的管理體系,避免在日常管理中出現(xiàn)各種風(fēng)險(xiǎn),進(jìn)一步加大企業(yè)的管理力度,為精細(xì)化管理模式的落實(shí)奠定良好的基礎(chǔ)。實(shí)施精細(xì)化管理,還能夠進(jìn)一步加大內(nèi)部控制力度,促使工作人員能夠更加順利高效地完成自身的任務(wù),確保各項(xiàng)決策的順利傳達(dá),以此來(lái)實(shí)現(xiàn)國(guó)有企業(yè)發(fā)展的總體目標(biāo)。

        辦公室行政管理問(wèn)題

        管理制度不健全 結(jié)合目前辦公室行政管理的實(shí)際狀況來(lái)看,面臨的主要問(wèn)題就是管理制度不夠完善,內(nèi)部控制不夠規(guī)范,國(guó)有企業(yè)的內(nèi)控管理主要就是針對(duì)內(nèi)部進(jìn)行控制,只有加大內(nèi)部控制力度,才能夠從根本上提升企業(yè)的工作效率,有效減少風(fēng)險(xiǎn)因素的產(chǎn)生,內(nèi)控工作對(duì)于行政管理水平的提升具有十分重要的意義,而管理制度則決定了行政管理工作的各個(gè)流程以及管理方式,極大地決定了企業(yè)的管理質(zhì)量。

        目前,有部分企業(yè)在落實(shí)行政管理時(shí),并沒(méi)有制定完善的內(nèi)控制度,致使行政管理過(guò)程中并沒(méi)有完善的內(nèi)控制度作為依據(jù),在管理中也很容易出現(xiàn)問(wèn)題,再加上企業(yè)管理制度不夠完善,很難對(duì)工作人員的行為進(jìn)行有效的約束,致使企業(yè)在開(kāi)展行政管理時(shí),很容易遇到管理混亂的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了企業(yè)的發(fā)展水平。

        管理方法過(guò)于單一 企業(yè)長(zhǎng)期發(fā)展過(guò)程中,需要逐步建立與企業(yè)實(shí)際狀況相契合的企業(yè)文化以及完善的管理制度,但是在實(shí)際落實(shí)過(guò)程中仍然會(huì)存在一定的不足之處。隨著時(shí)代的飛速發(fā)展,國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平得到了極大的提升,但是現(xiàn)有的行政管理方式仍然比較單一,已經(jīng)成為影響提升行政管理水平的主要因素之一。單一的管理模式,忽視了對(duì)員工職責(zé)的劃分,致使其在實(shí)際工作過(guò)程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題,甚至在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)還會(huì)相互推卸責(zé)任。要想從根本上解決這一問(wèn)題,企業(yè)的管理人員就必須具備較強(qiáng)的環(huán)境適應(yīng)能力,確保其能夠在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中保持優(yōu)勢(shì),從而顯著提升企業(yè)行政管理的總體效率。

        職責(zé)分工不夠明確 國(guó)有企業(yè)在開(kāi)展行政管理時(shí),面臨的另外一個(gè)關(guān)鍵問(wèn)題就是內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)相對(duì)比較混亂,沒(méi)有明確劃分工作人員的職責(zé)。為了能夠從根本上提升行政管理水平,就需要不斷地完善企業(yè)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu),合理劃分每位工作人員的職責(zé)。結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況來(lái)看,部分企業(yè)并沒(méi)有設(shè)置明確的組織機(jī)構(gòu),致使企業(yè)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)非?;靵y,在工作過(guò)程中也無(wú)法順利協(xié)調(diào)各個(gè)部門(mén)的責(zé)任,嚴(yán)重影響了行政管理工作的順利推進(jìn),同時(shí)還會(huì)對(duì)國(guó)有企業(yè)的未來(lái)發(fā)展產(chǎn)生一定的影響。所以,對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō),要想從根本上提升管理水平,就必須建立完善的組織機(jī)構(gòu),正確劃分每一位工作人員的職責(zé)。

        員工綜合素質(zhì)較低 企業(yè)在開(kāi)展行政管理工作時(shí),各項(xiàng)工作任務(wù)都需要由相應(yīng)的員工來(lái)完成和落實(shí),因此,工作人員的專業(yè)水平和綜合素養(yǎng)也決定了行政管理工作能否順利推進(jìn)。企業(yè)行政管理方面的決策以及具體的任務(wù)都是由管理人員來(lái)實(shí)施,所以管理人員自身的意識(shí)將會(huì)直接決定行政管理工作的質(zhì)量。如果管理人員自身不具備較強(qiáng)的管理意識(shí),沒(méi)有端正自己的工作態(tài)度,很容易影響行政管理的實(shí)際效率。由于國(guó)有企業(yè)內(nèi)部部分工作人員綜合素質(zhì)不夠高,不具備強(qiáng)烈的責(zé)任感,在工作過(guò)程中也無(wú)法保持高度的責(zé)任心,致使辦公室各項(xiàng)工作堆積,嚴(yán)重影響了行政管理工作的質(zhì)量和效率。

        辦公室行政管理精細(xì)化管理措施

        制定行政管理精細(xì)化制度 國(guó)有企業(yè)要想真正踐行精細(xì)化管理模式,就必須建立完善的管理制度,結(jié)合自身的實(shí)際狀況,制定更加嚴(yán)格的精細(xì)化管理制度,明確管理流程,結(jié)合企業(yè)行政管理工作的實(shí)際,要求以精細(xì)化管理制度,進(jìn)一步規(guī)范管理人員的行為,確保各項(xiàng)日常工作都更具規(guī)范化并全面提升工作效率。在制定管理制度時(shí),需要對(duì)具體的管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化,確保能夠真正將管理步驟和責(zé)任進(jìn)行有效的銜接,結(jié)合具體的工作內(nèi)容和完成狀況進(jìn)行科學(xué)的評(píng)價(jià),確保精細(xì)化管理制度的順利落實(shí)和執(zhí)行。因此,要想真正實(shí)現(xiàn)行政管理的精細(xì)化,就必須結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際情況,建立完善的管理機(jī)制,嚴(yán)格按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的要求落實(shí)各項(xiàng)工作,以此來(lái)促進(jìn)國(guó)有企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

        行政管理改革創(chuàng)新 企業(yè)進(jìn)行辦公室行政管理時(shí),為了能夠真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理的目標(biāo),要求每一位行政管理工作人員,做好管理工作的創(chuàng)新和改革。在精細(xì)化管理理念中,精是指逐步摒棄傳統(tǒng)粗放型的管理模式進(jìn)行總結(jié)提煉,從而獲得正確的處理方式;細(xì)是指細(xì)致入微,能夠針對(duì)企業(yè)管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行深入剖析,深入挖掘引起問(wèn)題的根本原因,只有這樣才能夠更好地發(fā)現(xiàn)事物內(nèi)外部之間的聯(lián)系。企業(yè)要想真正實(shí)現(xiàn)辦公室行政精細(xì)化管理的目標(biāo),就必須對(duì)管理理念進(jìn)行不斷的創(chuàng)新和改革,激勵(lì)內(nèi)部員工不斷地反思自己,取得更大的進(jìn)步。所以,企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中必須能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理的改革創(chuàng)新,這樣才能夠真正激發(fā)精細(xì)化管理的應(yīng)用價(jià)值。

        精細(xì)化崗位設(shè)置 企業(yè)在落實(shí)行政管理精細(xì)化管理理念時(shí),還需要對(duì)內(nèi)部的崗位進(jìn)行精細(xì)化的設(shè)置,進(jìn)一步明確各個(gè)崗位的具體職責(zé),行政管理是企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展的樞紐,其主要任務(wù)是做好各個(gè)部門(mén)的協(xié)調(diào)配合。由于行政管理工作的特殊性,其涉及的內(nèi)容非常廣泛,主要包括后勤保障、媒體宣傳以及文化建設(shè)等多方面的內(nèi)容。因此,企業(yè)在開(kāi)展辦公室行政管理時(shí),應(yīng)結(jié)合企業(yè)實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r以及工作內(nèi)容,對(duì)具體的管理崗位進(jìn)行精細(xì)化的設(shè)置,有效減少各個(gè)部門(mén)工作內(nèi)容的重疊,確保崗位職責(zé)的順利落實(shí),對(duì)工作崗位進(jìn)行精細(xì)化設(shè)置,也能夠有效節(jié)約企業(yè)人力成本的支出,明確各個(gè)崗位的具體職責(zé),能夠確保在管理過(guò)程中更好地銜接各項(xiàng)任務(wù),切實(shí)提升管理效率。要想真正實(shí)現(xiàn)精細(xì)化崗位設(shè)置,就必須結(jié)合企業(yè)的發(fā)展需求,對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行完善和創(chuàng)新,保證各項(xiàng)管理制度能夠順利落實(shí),進(jìn)一步明確各個(gè)不同崗位的職責(zé),對(duì)工作內(nèi)容進(jìn)行有效的監(jiān)督和審核,也能夠全面提升行政管理精細(xì)化水平。

        提高工作人員的綜合素養(yǎng) 國(guó)有企業(yè)應(yīng)增強(qiáng)員工的改革意識(shí),使職工正確認(rèn)識(shí)三項(xiàng)制度改革對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性,提高每個(gè)職工對(duì)三項(xiàng)制度改革的信心。同時(shí),加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高員工專業(yè)技能,深化企業(yè)改革。值得注意的是,首先,三項(xiàng)制度改革背景下國(guó)有企業(yè)在探索績(jī)效考核方法時(shí)必須充分考慮每位員工的切身利益,而不是粗略地制定指標(biāo),否則就容易產(chǎn)生阻力,不利于企業(yè)員工自覺(jué)參與三項(xiàng)制度改革工作。

        其次,三項(xiàng)制度改革背景下國(guó)有企業(yè)績(jī)效考核工作應(yīng)當(dāng)加快薪酬制度改革,優(yōu)化薪酬分配體系。在三項(xiàng)制度改革的背景下,國(guó)有企業(yè)必須走出平衡的薪酬體系,將員工的薪酬分類作為協(xié)調(diào)薪酬體系的關(guān)鍵內(nèi)容,使員工逐漸實(shí)現(xiàn)從“需要做”到“主動(dòng)做”“樂(lè)于做”的轉(zhuǎn)變。國(guó)有企業(yè)要不斷優(yōu)化績(jī)效考核方法,建立新的績(jī)效考核體系,根據(jù)企業(yè)工作計(jì)劃,制定工作流程和績(jī)效考核指標(biāo),量化考核體系,通過(guò)對(duì)員工進(jìn)行公平公正的評(píng)價(jià),加大績(jī)效考核工作的執(zhí)行力度。

        最后,根據(jù)三項(xiàng)制度改革的要求,國(guó)有企業(yè)應(yīng)在充分保證績(jī)效考核結(jié)果公平、客觀的基礎(chǔ)上,將績(jī)效考核運(yùn)用到薪酬調(diào)整、晉升、職業(yè)培訓(xùn)發(fā)展等方面,實(shí)現(xiàn)人員的正常流動(dòng)和優(yōu)化,確保人員穩(wěn)定,有效激發(fā)人力資源的集體活力,以滿足國(guó)有企業(yè)持續(xù)快速發(fā)展的內(nèi)在需要。

        總而言之,將精細(xì)化管理模式應(yīng)用到行政管理中,能夠全面提升工作效率,有效降低企業(yè)管理成本的投入,避免出現(xiàn)重復(fù)性作業(yè),促使企業(yè)獲得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展。另外,企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中融入新型的管理理念,能夠全面提升企業(yè)管理水平,只有不斷地優(yōu)化辦公室管理職能,調(diào)整組織結(jié)構(gòu),建立完善的管理機(jī)制,才能夠真正將精細(xì)化管理和信息化管理融入企業(yè)發(fā)展的各個(gè)環(huán)節(jié),促使國(guó)有企業(yè)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

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